數字化背景下干部學院聲像檔案管理路徑探析

一、引言

2023年9月，中共中央印發了修訂后的《干部教育培訓工作條例》（下文簡稱《條例》），對于進一步推進干部教育培訓工作科學化、制度化、規范化，具有十分重要的意義。《條例》指出，“要建立完善干部教育培訓檔案，如實記載干部參加教育培訓情況和考核結果”，這對干部學院檔案工作包括聲像檔案管理，提出了更高、更明確的要求。干部學院聲像檔案是在課堂教學、現場考察、交流研討等教育培訓實踐中，直接形成的圖片和音視頻資料，是最為客觀真實且形象生動的檔案資料，對于干部學院培訓課程開發、學員管理、師資人才培養、科研與智庫建設等工作，具有文書檔案無法替代的重要作用，保存利用價值很大。數字化背景下，由于聲像檔案本身的數字載體屬性，其保存利用價值更為凸顯，檔案部門要緊跟新時代發展步伐，探索改進管理模式和方法舉措，積極推動聲像檔案在干部教育培訓實踐中發揮更大作用。

二、干部學院聲像檔案管理現狀

調研發現，干部學院檔案館室普遍保存有較大數量的聲像檔案，有干部培訓現場照片、授課視頻，也有參觀考察和交流研討等全過程影像資料，這些資料為豐富館藏檔案提供了重要渠道來源。但在聲像檔案的整理歸檔、存儲管理、開發利用等方面，還存在一些不容忽視的問題，與數字化背景下干部學院高質量發展要求還有較大差距。

（一）聲像檔案數字化管理制度不健全

科學完善的管理制度是聲像檔案數字化工作規范有序開展的前提基礎。在調研中發現，部分干部學院沒有健全符合本單位專業特色的聲像檔案管理制度，沒有專門制定印發聲像檔案管理職責分工和考核獎懲制度文件，業務部門與檔案管理部門職責區分不明晰。有些單位缺少聲像檔案數字化建設發展規劃和目標要求，工作實施過程中存在隨意性、零碎化等問題。有些單位對于數字轉換、存儲備份等聲像檔案日常管理缺少具體操作規程，工作開展缺乏制度約束，導致聲像檔案征集、歸檔和利用等環節出現脫檔斷續不銜接、敷衍隨意不規范等現象。

（二）聲像檔案業務人員能力素質不過硬

部分單位檔案業務人員未經過系統專業培訓，本職崗位技能不夠精練，難以獨立承擔聲像檔案專項業務，部分技術業務需要依托第三方機構外包服務。大多數單位已經投入使用聲像檔案數據管理平臺，但部分業務人員還不能熟練完成批量上傳、歸類檢索等基礎操作；還有部分人員由于信息化專業知識匱乏、計算機網絡運用技能不精，難以適應聲像檔案數字化管理需要，存在“不會干、干不好”問題。另外，也有部分人員認為檔案管理崗位不易“顯山露水”、難以“出名掛號”，存在愛崗敬業意識不強、積極進取精神不足等問題，缺乏主動性創造性，工作思路還局限于傳統文書檔案為主的管理模式，不能適應數字化背景下新的形勢任務需要。

（三）聲像檔案基礎設施建設不完善

聲像檔案容易因自然環境變化而影響使用壽命，與文書檔案相比，聲像檔案對保管條件要求更為苛刻，對存儲場所的清潔度、溫濕度和電磁防護等，均有特定標準要求。調研發現，只有少數干部院校單獨設置了聲像檔案庫房或專柜，大部分單位將聲像檔案資料同文書檔案一并存放，未采用專業分類防護設施。由于設施不完善、管理不科學，造成了載體設備脆化破損、紙質照片褪色折損、視頻光盤讀取率低等問題，嚴重降低了聲像檔案保存利用價值。

（四）聲像檔案載體數字轉換不完整

近年來，國家檔案局多次發布關于聲像檔案數字化規范性文件，明確了聲像檔案數字化工作標準要求。調研發現，部分干部學院未實現聲像檔案全面數字化，部分聲像資料仍以磁盤、光盤等形式存儲歸檔。有些單位檔案管理系統中只存儲資料光盤目錄信息，沒有把載體內容進行數字化轉換；有些單位雖然部分完成數字轉換，但未通過檔案管理系統將資料上傳到云數據庫。也有部分干部學院聲像檔案雖已實現數字化轉換，但數據備份僅依靠后臺服務器，缺乏多層或異地備份，后期數據量持續增長容易造成系統負載過重、風險防范能力減弱。

三、加強干部學院聲像檔案管理的對策

（一）建立健全聲像檔案管理機制

建立健全聲像檔案管理機制，是推動數字化背景下聲像檔案工作高質量發展的前提基礎。

1.明確部門職責分工

根據國家檔案局聲像檔案數字化技術規范，結合干部學院教育培訓工作特點，從聲像檔案收集整理、開發利用的各個環節，分層分類制定相應的管理制度和操作流程。對于比較重要的制度措施，要制定形成規范性文件，明確領導責任、業務分工和考核獎懲，以增強文件的權威性、操作性，為聲像檔案優質管理提供有效制度保障。

2.制定完善業務管理體系

干部學院檔案管理部門與培訓業務部門要加強溝通，根據上級文件要求和本職業務工作需要，合理合規地研究確定聲像檔案歸檔范圍、保管期限、業務流程；擬制形成聲像檔案整理移交、查詢借閱、安全保密等工作制度，并對移交數據標準和文字說明列表進行調整優化，確保聲像檔案數字化管理有明確規范的操作標準。

3.強化監督推進工作落實

把聲像檔案管理工作納入本單位建設總體規劃和工作計劃，與干部教育培訓工作同步籌劃思考、同步開展實施，著力實現檔案管理融入單位中心工作。要根據部門職責制定相應考核標準，與年度工作績效考核掛鉤，督促落實全員檔案管理責任，把外在約束轉化為內在要求，積極推動數字化背景下聲像檔案管理工作規范有序開展。

（二）規范實施聲像檔案流程管理

干部教育培訓工作具有較強的周期性、階段性、動態性，聲像檔案管理要主動向課堂教學、參觀考察等活動延伸，合理確定歸檔范圍，嚴格落實流程管理，確保檔案資料數據完整、安全可靠、具有價值。

1.注重把好收集整理“關口”

隨著聲像設備的技術進步，聲像資料制作獲取更加快捷，“隨手拍”“隨時拍”成為普遍形象，這既為檔案征集拓寬了來源渠道，同時也對聲像資料選取甄別提出更高要求。要根據政策法規和干部教育培訓工作特點，將具有保存價值的聲像資料納入歸檔范圍，在規定時限內向檔案部門移交。歸檔資料應當是原版原件，要求圖像清晰、聲音清楚。記錄或存儲聲像文件、目錄數據的原始載體，應當以離線方式歸檔。歸檔移交時，要對音視頻文件和電子載體進行檢測，包括載體外觀、聲像內容和病毒檢驗，確保檔案完整性和安全性。

2.規范落實存儲管理要求

依據存儲介質特殊要求，采取相應安全措施，做好備份，防止因存儲介質損壞或技術升級造成聲像檔案丟失。要定期對館藏檔案進行清點核查，并對存儲介質進行定期更新，適時遷移存儲信息，將數據資料從原存儲載體轉換到穩定性更高的同類載體，防止因載體老化或損壞而造成數據丟失；對于存儲的數據，要做好主從熱備、定期備份、異地容災等技術處理，確保檔案數據安全穩定。具備條件的單位，可建設應用智能聲像檔案管理系統，提高管理效率，更好地保護和利用聲像資源。

3.積極拓寬查詢利用渠道

積極做好聲像檔案服務利用，為學院開展資料查詢、教學課程統計、教學成果評估等活動提供有力的檔案支持。要建立完善在線數據庫，依托本單位檔案綜合管理系統，對聲像檔案資料進行處理加工，讓存儲、發布、檢索、下載更為便捷高效。對存量館藏非數字格式聲像檔案，要進行數字化轉換，通過專用檔案管理系統進行存儲備份。可探索運用微信小程序，與聲像檔案信息系統后臺數據進行鏈接，在查詢、展覽、教育等方面，為學員提供“觸手可及、隨用隨取”的檔案移動服務體驗[1]。

（三）大力培養聲像檔案專業人才

加強檔案業務人員能力素質培養，優化檔案人才隊伍結構，是當前干部學院聲像檔案建設提質增效的迫切需要。

1.提升數字化專業技能

檔案管理數字化是大勢所趨，干部學院可采取“在崗實踐+脫產培訓”方式，組織開展檔案數字化專題業務培訓，幫助檔案管理人員掌握數據著錄、保存、檢索等專業知識，熟練掌握數據平臺系統的操作技能。積極開展異地業務交流，組織現場走訪參觀，學習借鑒成功做法和先進管理經驗。注重與數據密集型企業和檔案專業服務機構合作，通過現場指導、技術咨詢、跟訓跟學等方式，不斷提升檔案管理人員數字化專業技能。

2.實施項目化人才激勵

建立聲像檔案管理人才項目激勵機制，對業務技能過硬、工作成績突出人員，要適時給予充分的表彰獎勵。要落實好檔案管理人員調職調級、獎金福利、請假休假等各項待遇，把參加“示范檔案館”創建、檔案專項檢查等任務情況，作為業績考核時重要依據，激勵檔案管理人員在數字化業務轉型中擔當作為。當前，部分干部學院將檔案管理人員職稱評審與本單位專職人才聘用一并統籌計劃，對檔案從業人員起到了較好激勵作用。

（四）建設并完善聲像檔案基礎設施

隨著數字化管理深入推進，聲像檔案數據存量大幅度增加，這對檔案館室的基礎建設和數字設備提出了更高的要求。

1.完善數字化管理系統

根據專業聲像檔案數據管理要求，開發建設安全可靠、便于利用的聲像檔案數據管理平臺系統，全面實現照片和音視頻等聲像檔案批量上傳、在線檢索、瀏覽查詢等功能。要積極推進電子檔案管理系統與本單位辦公自動化系統、教學業務系統等相互鏈接，實現信息互通、資源共享，更好地為干部教育培訓工作發揮支持和保障作用；涉密聲像檔案管理，必須遵守國家有關聯網保密規定，防止出現失泄密問題。

2.配置標準化場館設備

數字化背景下，聲像檔案庫房設計更需考慮數字設備運維要求，選址應充分考慮環境條件、便捷程度、通風效果等因素，滿足保密性、安全性、穩定性等多項標準。要按照最新政策法規，落實防火、防潮、防磁等技術措施，配置專業安防系統，如視頻監控、門禁系統以及消防設施等；庫房內應配置專業防磁柜，將磁盤、光盤、移動硬盤等聲像檔案載體單獨存放；要安裝空調和溫濕度調控設備，確保庫房具備恒溫、恒濕等保管條件，防止因檔案載體潮濕發霉而導致數據損毀或丟失。江蘇蘇州干部學院利用學院整體搬遷和轉型升級機會，對檔案庫房進行重新定位設計和規劃建設，為創建省級示范檔案館提供了較好基礎保障，這一做法對其他同類別檔案館建設具有參考借鑒價值。

參考文獻：

[1] 陳勇，姚燕珠.微信小程序在檔案移動服務中的應用研究[J].檔案與建設，2023（1）：70-72.

作者單位：江蘇蘇州干部學院