區域性檔案數字資源共享研究與實踐

目前，我國檔案事業正處于戰略轉型發展的關鍵時期，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出要加強區域檔案信息資源共享平臺建設，促進檔案信息資源館際共建互通，推進檔案信息資源跨層級、跨部門共享利用。隨著大數據時代的到來，人們對檔案信息和檔案文化的需求越來越高、越來越廣，加快檔案開放共享、擴大檔案利用途徑、提供高質量的服務已然是當務之急。

一、區域性檔案數字資源共享的現狀

近年來，技術手段的發展推動了區域檔案數字資源共享共建，國內各級檔案機構相繼建立了檔案數字資源共享服務平臺，例如長三角民生檔案跨區域一體化在線查檔平臺，居民可以查詢長三角地區345家綜合檔案館中與自己相關的婚姻登記、獨生子女等民生檔案；上海市檔案館設計研發的“跟著檔案觀上海”數字人文平臺，通過選擇年份和地點，便能在平臺上瀏覽不同時期上海重要點位的歷史。這些平臺將涉及民生、歷史的檔案數字資源的目錄或原文集成到統一的平臺上，以便于公眾進行遠程檔案查閱。

目前我國檔案數字資源共享模式可以概括為三種形式。第一種是檔案資源保存主體共享。這種類別不涉及檔案數字資源目錄和原文數據的共享，各級檔案數字資源保存主體通過簽署協議的方式，共享地點和聯系方式，將檔案原文通過傳真、郵寄等方式跨區域傳送。在這種模式下，受理檔案館成為查檔群眾的代理查檔人，為群眾查找異地檔案提供方便。第二種是目錄集成共享。公眾可以登錄共享平臺查閱共享檔案數字資源目錄，雖然無法直接看到檔案原文，但有助于公眾成為信息主體，使其能更加深入、全面地了解檔案信息資源。第三種是目錄原文集成共享。公眾通過平臺可以直接看到檔案原文，有助于提升公眾查閱檔案的體驗感，提高滿意度和認可度。目前，各地都在搭建不同種類的檔案數字資源共享平臺，來滿足社會各界檔案利用者的需求，但如何讓這些檔案資源得到更深入、更廣泛、更便捷地利用，是數據提供者、平臺搭建者所面臨的難題與挑戰。

二、區域性檔案數字資源共享建設存在的問題

（一）區域內檔案信息化發展水平不均衡

受地區經濟文化發展水平等因素影響，目前對檔案數字資源進行集中整合仍面臨一定程度的困難。不同類別或不同層面的數據共享，都需要通過數字化加工，將傳統檔案資源轉換為可在網絡平臺共享的檔案數字資源。區域性的檔案資源共享要求本區域檔案數字化水平相對一致，但實際上市與市、縣與縣之間存在不同程度的發展差距，造成數字化水平不均衡、檔案數字資源匱乏等問題。除了數字化水平發展不均衡外，各地區的檔案基礎設施設備完善程度也存在差距，部分地區無法滿足搭建平臺的基礎環境建設要求，數據共享只能停留在表面。

（二）共享資源類型單一，缺乏統一標準

從共享資源類型方面來看，有的地區實現了民生檔案資源共享，有的地區推行紅色檔案資源共享，可以說，大多數地區都停留在對單一類型檔案資源的共享上。并且，區域內各種類型的信息共享平臺數量繁多，群眾面對繁雜的平臺需要進行甄別，不僅沒有為群眾解決問題帶來方便，反而增添了負擔。如果將不同類型的檔案資源共享在一個平臺上，統一接入端口，那么只需登錄一次，便可以查閱區域內各種不同類型的檔案數字資源。另一方面，共享主體在進行數據上傳時，沒有統一標準，對數據的描述缺乏統一規范，有些主體對數據的描述字段涵蓋廣，有些卻很簡單，無法兼容。面對這一問題，需要檔案數字資源平臺建設組織者建立高包容、差異化的上傳模式，同時要做好一定的檢測，既保證資源的豐富性，又能夠還原各地檔案數字資源的管理格式。

（三）開放審核力度低，共享數據范圍小、內容少

2022年，國家檔案局頒布了《國家檔案館檔案開放辦法》（國家檔案局令第19號），將各級國家檔案館檔案開放期限從30年縮短至25年。各地根據新的辦法要求需要對館藏檔案進行重新開放審核，但開放審核任務量大、人員少，工作進度緩慢，成效并不顯著，導致目前各地開放共享的數據范圍小、內容少，很多時候群眾在平臺上無法查到自己想要查詢的內容，平臺不能為群眾提供更深層次的利用服務。

（四）安全風險高

安全始終是檔案事業的根基和底線，建設檔案數字資源信息共享平臺是檔案工作適應高質量發展的現實需要，可以大幅提高檔案部門的服務水平，但同時也給檔案安全工作帶來巨大挑戰。一方面，從平臺本身安全考慮，如網絡安全設備配備不達標、平臺安全技術措施不到位或權限控制不精準都有可能導致數據在管理和傳輸中發生安全風險。另一方面，從信息安全角度來講，檔案數字資源的開放使用與隱私保護是對立統一的辯證關系，在考慮將館藏內容“應開盡開”的同時也要兼顧檔案內容的隱私性、保密性和安全性。

（五）公眾參與度不高

一方面，平臺數據有限，覆蓋范圍小，不能滿足公眾不同的查檔需求，導致平臺利用率低。另一方面，有些地區的檔案數字資源共享利用平臺雖然已經建設完成，但宣傳不夠，群眾知曉度低，平臺無法完全發揮便民服務的作用。

三、區域性檔案數字資源共享對策

（一）探索有效機制，創新區域內信息共享方式

區域內檔案數字資源共享對于參與方的檔案信息化程度具有一定要求，然而一定區域內的各個檔案數字資源共享主體的數字化發展程度要達到一致是很困難的，如果等到所有參與主體都符合共享條件再建設平臺是不現實的。針對區域內各主體發展不平衡的現象，可以根據實際建立合適且可行的共享機制，如邯鄲市檔案館提出“水母式”共享機制。水母外形像一把透明傘，向四周伸出長長的觸手，水母的觸手主要用于捕捉食物和移動，失去觸手的水母仍能生存，但其捕食能力和移動效率會受到影響。“水母式”共享機制的原理就是以一個區域內條件成熟的檔案館作為傘狀體，提供基礎軟硬件設施、數據存儲服務器和平臺使用權限等，并采取技術手段做好安全防護，區域內其他檔案館無需采購軟件或硬件，只需要提供數據即可“零成本”加入，以此帶動其他檔案館積極參與，豐富平臺內容，推動共享工作高效、迅速、有力、可控地發展。邯鄲市國家級數字檔案館以自身應用系統為基礎，優化系統共享利用功能，建立市、縣兩級館際共享平臺，實現區域內檔案數字資源共享服務。

（二）數據格式求同存異，在規范的基礎上保留差異

對于因數據描述格式不一導致數據無法兼容的問題，應該在數據接入前做好充分的調研和分析，制定好數據標準規范，將必填項以及字段要求逐一列出，同時要尊重各地區在檔案管理過程中產生的差異，在不影響整體利用的前提下求同存異。如邯鄲市檔案館在組織縣（市、區）檔案館提交數據時，發現各地檔案館在檔案整理時檔號結構有的以年度為最低類目，有的則以保管期限為最低類目，排列編號各不相同，目錄著錄項存在字符長短、機構分類不一致等問題。如果要求所有上傳數據標準統一，那么部分地區則需要重新開展數字化加工。結合工作實際，邯鄲市檔案館要求數據上傳方準備的數字資源格式在符合國家相關標準規范的基礎上，著錄數據必填項，對于數據格式存在的特殊情況，不做統一化要求。如大名縣檔案館與邯鄲市檔案館的全宗號組成結構就存在差別，大名縣檔案館采用大寫字母和數字的組合，邯鄲市檔案館則采用的是全數字組成結構，考慮到全宗號結構并不影響數據查閱，故對這一差異進行了保留。同時通過擴大字符數，解決了上傳數據項字段不統一的問題。另外，邯鄲市檔案館將系統構建的數據庫集中在邯鄲市檔案館的服務器上，其中中心庫系統數據庫用來配置加入系統平臺的各個檔案館訪問地址等管理數據，各個綜合檔案館分別配置了數據庫，用于存儲檔案數據。在各館數據庫下，檔案信息通過數據表存儲，數據表采用“檔案標識—全宗號—檔案類型”的形式命名，如“arc—0019—jh”（“jh”即以件為基礎單位的簡化整理類型）規范檔案數據的存儲結構，同時達到各全宗數據相互隔離的效果，避免著錄項因格式上存在細微差別而不能導入系統。

（三）突出開放重點，更好服務人民群眾

面對開放任務量大、人員少這一難點，可優先選取利用率較高的民生類檔案進行開放審核，滿足人民群眾對這部分檔案的查閱需求。如邯鄲市檔案館科學謀劃、周密部署，組織檔案開放審核工作小組優先對民生類檔案較多的邯鄲市教育局、原邯鄲市勞動局共6354件檔案進行開放審核，同時，組織各縣（市、區）檔案館優先將民生類檔案開放后上傳至平臺，逐步推動民生類檔案優先共享。此外，邯鄲市檔案館集中會審、修改完善了《邯鄲市檔案館接收辦法》和《邯鄲市檔案館檔案接收標準》，要求進館單位移交涉密檔案目錄、到期開放目錄和延期開放目錄，確保進館檔案的開放審核符合相關規定，有效減少檔案館檔案開放審核工作量，提升檔案開放審核效率。

（四）多措并舉，提升平臺安全水平

提升檔案信息化基礎設施設備安全水平，健全檔案網絡、檔案信息系統和檔案數字資源安全保密防護體系，切實保障檔案數字資源安全。一是在政務外網配備防火墻、入侵檢測、漏洞掃描、VPN、入侵防御、WEB防火墻、日志審計等網絡安全設備。二是采取技術措施做好安全防護。利用防病毒、密碼管理、數字認證、身份認證、審計跟蹤等技術安全防護系統。三是數據傳輸把好保密關。對上傳到系統平臺的數據嚴格審核、層層把關，確保符合在政務外網傳輸的條件和檔案安全保密要求。

（五）加大宣傳力度，擴大共享平臺的覆蓋面

一方面，要發動各級檔案館積極參與，不斷豐富檔案數字資源，綜合各類型檔案數據，保證有檔可用，有檔能用。另一方面，要加大社會宣傳，通過各種途徑做好共享平臺的宣傳工作，讓更多的群眾了解到平臺“誰能查”“能查什么”“怎么查”等問題，堅持以人民為中心的發展思想，廣泛采納群眾的意見建議，不斷優化完善工作機制、系統功能、數據類別，將檔案資源充分利用起來，真正實現檔案為民所用、解民所急、化民所憂，發揮檔案價值。

檔案資源共建共享是一項長期的綜合性工作，要努力探尋創新、高效、實用的共享機制，建設智能、多樣、現代化的系統平臺，推動檔案事業不斷高質量發展。

河北省檔案局科技項目“區域性數字檔案資源共享研究與實踐”研究成果（項目編號：2024-X-13）

作者單位：邯鄲市檔案館 邯鄲市中心醫院