“互聯網+”視角下高職院校學籍檔案數字化管理研究

摘"要：互聯網+視角下高職院校學籍檔案數字化管理，為簡化學籍檔案管理流程與提升檔案管理效率提供有力保障。新時期高職院校依托互聯網+視角的學籍檔案數字化管理體系建設，要在有效分析學籍檔案管理平衡性不足、學籍檔案管理工作結構單一等基礎問題的同時，利用動態平衡數字化管理制度建設、建立一站式管理服務平臺等舉措，不斷提升學籍檔案管理工作質量，完善基于數字化服務體系建設的學籍檔案管理工作環境。

關鍵詞：互聯網+；高職院校；學籍檔案；數字化管理

中圖分類號：G717文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2024）11-0155-03

引言

互聯網+教育的穩步推進，為高職院校學籍檔案管理的數字化建設提供新的思路。高職院校則要基于數字化發展體系建設，持續面向學籍檔案數字化管理做好服務平臺搭建及管理技術優化，充分圍繞互聯網+學籍檔案管理多元融合服務，以提升學籍檔案數字化管理的時效性、有效性，為高職院校更好地滿足新時期學籍檔案管理多元化需求夯實基礎。

一、互聯網+視角下高職院校學籍檔案數字化管理要求

2021年12月，全國數字檔案館建設推進會以電視電話會議形式召開，會上前國家檔案局副局長解津偉指出“要按照統一領導、分級負責的原則做好統籌規劃、協調推進和監督指導工作，通過強化組織協調、完善標準規范、舉辦宣傳培訓、加強人才建設、爭取資金保障等有效措施，因地制宜、精準施策，有計劃、分步驟地全面推進地區數字檔案館建設。”因此，高職院校要根據職業人才培養的工作要求與職業發展要求，有的放矢地做好數字化學籍管理工作決策，結合學生學籍建檔、學生證辦理、轉學、復學學籍備案及電子學籍注冊等工作項目要求，科學地做好組織協調。在保證數字化學籍管理工作成果最大化的同時，簡化傳統紙質學籍管理結構下的工作流程，細化各個階段學籍管理工作方案，進一步發揮高職數字化學籍管理工作的核心優勢。與此同時，2021年06月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，并在檔案管理數字建設與智慧服務方面指出“加強繼續教育師資隊伍建設，推動繼續教育形式多樣化，完善繼續教育學時制度，優化繼續教育課程和教材，強化數字課程開發，推進教育資源共享，促進檔案教育培訓和互聯網融合發展。”由此可見，數字檔案管理體系建設，需要圍繞加強數字檔案管理人才培養與強化對教育事業的服務能力兩個方面內容進行布局，既要從人才培養體系建設中，做好對高校、職業院校學籍檔案數字化管理的服務指導，也要依托現代化教育體系建設，為數字檔案人才培養創造有利條件。

二、互聯網+視角下高職院校學籍檔案數字化管理經驗借鑒

2022年6月，浙江大學依托“網上浙大2.0”積極探索打造數字化教育發展生態，并將智云課堂、數字學籍等網絡服務，納入學生管理的教育模塊，并借助高性能AI計算集群為教育科研、教育資源共享與數字學籍檔案管理服務平臺搭建提供多方面支持，有效提高學籍檔案數字化管理的工作水平。2023年4月，湖南省通過推進數字化學籍管理，為精準幫扶教育體系建設提供教育支持，進一步通過對對象人口、低保人口的動態監測，為義務教育階段、高等教育階段學生提供經濟、教育及就業等多個層面的教育服務幫扶^［1］。從而，讓數字學籍檔案管理不再局限于單方面地人才培養，而是能在精準扶貧、教育幫扶等多個層面，更好地加速家庭困難學生的學習成長。2023年5月，浙江省湖州市進一步運用學生檔案管理的數字化建設，把檔案管理系統與學生心理健康管理系統進行融合，通過對學生心理健康問題的一鍵處置、一鍵干預，充分實現對學生心理健康問題的一對一幫扶，讓學籍檔案管理數字化建設，能打造健康學習環境、優化心理環境等多個方面進行教育延伸^［2］。綜合以上各地區、各高校的數字化學籍檔案管理措施來看，數字化檔案管理需要在服務功能拓展、動態化管理對接、管理系統設計、管理服務信息資源共享及管理服務培訓等多個層面共同發力，深入探索數字化學籍檔案管理新路徑。尤其是高職院校的數字化學籍檔案管理，要以提升職業人才就業發展競爭力、加強職業人才管理服務保障及加強多元服務功能開發等內容，作為深化數字化學籍檔案管理工作成果轉化的內在支撐。

三、基于互聯網+視角下高職院校學籍檔案數字化管理核心規范

國家檔案局發布的《數字檔案館系統測試指標表》，雖然主要是面向數字檔案館提供管理服務支持，但對于高職學籍檔案的數字化管理，仍然具有一定的參考意義^［3］。其中，數字檔案管理主要分為一級指標、二級指標兩項內容。一級指標涉及基礎設施、系統功能、檔案資源、保障體系及服務績效五項內容。從高職學籍檔案數字化管理的工作需求來看，在基礎設施方面，高職院校需要在二級指標的網絡平臺建設上，搭建具有可拓展性、可靠性及特征的服務平臺，重點為學籍檔案數字化管理的服務拓展提供支持^［4］。在系統功能方面，高職院校應基于二級指標的管理、接收、保存及利用四項內容，在有效拓展學籍檔案數字化服務功能的同時，配置數據庫管理、數據備份、數據共享、檔案信息校驗、檔案數據收錄等系統功能，便于隨時針對檔案信息內容進行查閱或信息修正。在檔案資源上，高職院校要根據學生學籍檔案種類、檔案信息的不同，有效地做好信息內容梳理與信息整合，保證檔案信息具有長期保存的條件，并為學籍檔案信息的運用創造便利條件，滿足學籍檔案數字格式轉換、鑒定、審核等工作需求。針對學籍檔案的保障體系建設，則要根據二級指標的制度制定與實施，重點圍繞檔案密鑰管理、風險評估、數據存儲、數據備份等做好服務管理對接，保證學籍數據信息管理的安全性、有效性與針對性。在服務績效方面，要根據校方、教師、用人單位的服務評價，做好對檔案管理人員的績效考核評價，滿足高職學籍檔案數字化管理的多方面工作需求，提升檔案管理人員綜合性的數字化管理工作能力。

四、新時期互聯網+視角下高職學籍檔案數字化管理實踐困境

（一）高職學籍檔案數字化管理服務缺乏平衡性

高職學籍檔案管理工作項目內容相對較為豐富。但部分高職院校在學籍檔案管理工作任務的分配方面，未能按照檔案管理工作人員的工作優勢、工作特點與工作項目強度，有針對性地做好管理協調。促使部分學籍檔案管理人員產生個別人員工作繁重或工作內容過于單調的問題。從而，導致高職在互聯網+視角下學籍管理數字化建設，未能實現工作任務與工作資源的平衡管理。從學籍管理的工作需求來看，職工個人工作精力相對較為有限，管理平衡的缺失實際上降低管理資源配置的科學性，使管理工作的推進難以實現緊密銜接，部分職工由于學籍檔案管理工作任務較為繁重，通常無法按照績效考核要求完成檔案管理任務。最終，降低高職學籍檔案管理的工作質量，使數字化的學籍檔案管理體系建設流于形式，未能有效地為高職檔案管理工作的高質量推進提供系統化支持。

（二）高職學籍檔案管理人員的數字化管理工作能力有待提升

目前，高職學籍檔案管理人員雖然具有過硬的專業素養，能勝任部分數字化的學籍檔案管理工作，但在實際檔案管理工作實踐方面，往往存在數字化管理方法單一及管理服務時效性不足的問題。部分高職學籍檔案管理人員，僅能運用少量信息化設備與數字化設備開展階段性的學籍檔案管理工作，難以基于學生學籍檔案管理的多元需求，做好與各類不同管理服務工作的對接。譬如，部分學籍檔案管理人員在學生學籍檔案信息的錄入方面，僅按照數字檔案系統的學籍編寫頁碼進行檔案信息校正，未能通過智能服務的數字校驗，簡化學籍檔案的管理工作流程。從而，使部分高職院校學籍檔案管理，雖然實現管理服務體系的數字化建設，但學籍檔案的數字化管理工作效率卻未能實現有效提升。究其原因，部分高職院校未能面向學籍檔案管理人員，提供多方面的數字化管理服務培訓支持。促使部分學籍檔案管理人員多數通過數字化知識的自學掌握數字化管理技能。從而，使高職學籍檔案的數字化管理工作，難以實現規范化、統一化及高效化。

（三）高職學籍檔案數字化管理的多元融合服務結構單一

高職學籍檔案管理工作涉及檔案的收集、分類、整理、編制、裝訂、掃描、入庫、保管、出庫及檔案信息統計等多項內容。數字化檔案管理服務的推進，實際上有效地簡化學籍檔案管理流程，提升學籍檔案管理的及時性與時效性。然而，從當前高職學籍檔案數字化管理工作現狀來看，雖然部分高職院校針對學生學籍檔案管理工作進行充分強化，同時，也建立完善的數字化檔案管理服務體系。但部分數字化管理工作項目，仍然僅限于學籍檔案管理的內部服務系統，在對外服務對接方面，則存在管理質量不高、管理服務針對性不強與管理效率下降的問題。譬如，部分高職學籍檔案管理與企業的服務對接，則在檔案信息掃描、檔案編制方面，未能面向企業做好檔案信息統計，而是單方面地根據教師或企業方面提供信息數據，針對學生檔案信息進行校正或錄入。由于企業信息存在一定的滯后性，促使部分學生學籍檔案信息的錄入缺乏內容完整性，難以有效地提升學籍檔案信息錄入的全面性。最終，使高職學籍檔案管理的數字化建設，未能依托多元融合服務體系的構建，做好對檔案管理工作質量的有效提升。

五、依托互聯網+視角的高職院校學籍檔案數字化管理科學策略

（一）構建動態平衡的數字化學籍檔案管理制度

構建動態平衡的數字化學籍檔案管理制度，是指通過對高職學籍檔案管理任務的統籌管理實踐，統一地做好學籍檔案管理任務、管理要求的發布，根據各個不同崗位的工作需求及管理人員工作能力、特點，有針對性地做好管理工作任務的布置，并適當地優化針對職工的績效考核內容，提升部分工作量較高、工作難度較大等學籍檔案管理工作的福利待遇、薪資待遇，保證數字化學籍檔案管理工作的平衡性，加強數字化管理服務資源轉化，有效基于互聯網+數字化資源管理的模式，靈活地做好學籍檔案管理資源優化。從而，使高職院校能通過平衡管理資源、管理任務，更好地加強各個階段、各個崗位學籍檔案管理銜接緊密性，為高職院校更好地做好學籍檔案信息錄入、建檔、歸檔及檔案信息檢索等相關工作提供保障。此外，高職院校應按照各個階段學籍檔案管理任務的不同，做好對線上數字化管理系統的優化，開通線上數字檔案管理工作問題反饋渠道，不斷做好對檔案管理人員工作意見的收集，為高職院校更好地控制學籍檔案數字化管理工作的平衡性提供內容參考。

（二）強化高職學籍檔案管理人員的數字化管理培訓

高職院校需要定期面向學籍檔案管理人員做好數字化管理培訓，并通過線上管理培訓服務考核，將數字化檔案管理效率、管理質量及管理服務評價等，納入績效考核的管理機制，持續提升高職院校對檔案管理人員的數字化服務培訓幫扶能力，拓展檔案管理人員數字化管理工作視野，豐富檔案管理人員專業知識儲備，充分圍繞互聯網+動態化學籍檔案機制建設，提升檔案管理工作人員的數字化管理服務能力，并為檔案管理人員數字化管理服務技能的運用提供教育培訓保障。譬如，在學生學籍檔案信息歸檔的數字化培訓方面，高職院校要根據檔案管理人員服務端的系統功能，做好對檔案信息歸檔流程的講解，進一步運用線上數字檔案模擬，幫助檔案管理人員模擬檔案歸檔操作場景^［5］。同時，高職院校可以基于互聯網+檔案管理服務的模式，在線上實訓項目中加入數字檔案數據校驗、數據統計、數據轉錄等數字化管理操作規程，幫助檔案管理人員持續提升數字化的學籍檔案管理工作質量，滿足新時期職業人才學籍檔案管理工作的多方面需求。所以，面向學籍檔案管理人員做好數字化管理服務培訓，是提升高職學籍檔案數字化管理質量的關鍵，實現高職學籍檔案數字化管理的規范化、標準化推進，為高職院校在新時期教育背景下持續做好學籍檔案數字化管理的推陳出新夯實基礎。

（三）建立一站式的多元融合學籍檔案數字化管理平臺

建立一站式的多元融合學籍檔案數字化管理平臺，主要目的是通過對數字檔案學籍管理體系的內部服務系統與外部服務模塊雙向融合，打造一體化的學籍檔案數字化管理服務機制，進一步利用對數字化管理服務平臺資源的整合，為高職學籍檔案數字化管理服務提供多方面支持。譬如，在與企業開展服務對接的過程中，高職院校可以借鑒互聯網+數字留言板的檔案管理模式，加強對職業人才赴企實訓信息數據統計，結合教師對赴崗指導工作反饋，有針對性地做好學籍檔案數據信息歸類。從而，運用高職學籍管理數字化平臺與校企合作服務平臺的有效對接，依托多元融合服務管理體系，加強對學籍檔案數字化管理工作質量，讓高職院校能利用互聯網+數字留言板的檔案管理模式，加強對學籍檔案數字化管理平臺治理與信息共享，充分提升高職學籍檔案數字化管理的服務對接能力，為高職院校更好地做好學籍檔案數字化管理體系建設，提供基于一站式數字化管理服務的內容、平臺及技術支持。所以，建立一站式多元融合學籍檔案數字化管理平臺，有效強化學籍檔案管理的靈活性，讓高職院校能根據職業人才培養、發展需求與教育、實訓情況，科學地做好動態化服務管理體系建設，保證高職院校學籍檔案數字化管理服務有效性與信息全面性、完整性，解決學籍檔案數字化管理的多元融合服務結構單一的現實問題。

結語

互聯網+視角下的高職院校學籍檔案數字化管理，要基于數字化技術、數字化平臺系統化地做好檔案管理實踐，持續加強互聯網+學籍檔案多元服務體系建設，保證高職學籍檔案數字化管理工作的有效性，為高職互聯網+視角下學籍檔案數字化管理的高水平推進奠定良好根基。

參考文獻：

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