基于HRP系統的醫用檢驗試劑精細化管理實踐探索

摘"要：在現代化醫院高質量發展的要求下，醫用檢驗試劑的管理直接影響著診療服務質量以及醫院成本管控。本文基于醫院HRP系統，借助信息化技術支持，通過業務流程再造革新醫用檢驗試劑管理方式，形成了計劃與采購、供應與驗收、領用與庫存三大主要功能的可追溯、可視化的全流程精細化管理模式。HRP系統能有效提高工作效率，降低醫院人工成本、試劑浪費成本，促進醫院信息化建設和精細化管理水平顯著提升。

關鍵詞：醫用檢驗試劑；HRP系統；信息化建設

中圖分類號：F27""文獻標識碼：A"""doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.14.022

1"研究背景

近年來，國家陸續出臺文件強調公立醫院要向精細化運營模式轉變。2015年，國務院辦公廳發布《關于城市公立醫院綜合改革試點的指導意見》，明確提出加強公立醫院精細化管理，進一步降低醫療耗材成本；2021年《國務院辦公廳關于推動公立醫院高質量發展的意見》強調，公立醫院的發展方式從規模擴張轉向提質增效，運行模式從粗放管理轉向精細化管理，要建立醫院運營管理決策支持系統，推動醫院運營管理的科學化、規范化、精細化。

醫用檢測試劑作為醫院運營成本的重要組成部分，理應得到關注。無論是從國家政策要求，還是從醫院內部運營成本壓力看，公立醫院醫用檢測試劑粗放的管理模式已無法適應當下的發展需求。基于此，如何通過引入現代化管理理念和工具，以信息化系統為基礎促改增效，逐步推進醫用檢驗試劑的精細化管理，是醫院目前急需解決的問題。

目前，我國的醫用檢測試劑管理存在著品種多、追溯差、監管難等問題，傳統的粗放型管理已不能滿足現代醫院的經營和發展需要。以HRP（Hospital"Resource"Planningnbsp;，醫院資源規劃）的物資管理模塊為落腳點進一步細化檢驗試劑的全過程管理模式，為探索試劑管理提供了新的研究思路。

2"傳統檢驗試劑管理模式的主要問題

我院傳統的醫用檢驗試劑管理從采購到驗收的流程均依靠手工制單和記錄，短板和漏洞日益顯現。

（1）計劃制定不準確。醫用檢驗試劑的計劃主要由庫管員根據庫存憑經驗制定，無法對試劑計劃進行實時追蹤，易出現多訂、漏訂、錯訂等問題。醫用檢測試劑品類較多且品名較復雜，使用科室常以試劑簡稱申報計劃，對庫管員的專業水平要求較高，計劃名稱和實際入庫名稱不相符等問題屢見不鮮。

（2）貨物驗收不完善。試劑通常未經設備科庫房驗收入庫直接送至使用科室，收貨員手工記錄到貨的品種、數量、規格，存在遺漏、筆誤的情況。部分冷鏈試劑無專人負責，試劑不能及時入庫的現象時有發生，影響試劑使用。上述驗收環節導致入庫數量與實際到貨數不符、后補入庫、票據遺失的情況出現，最終影響試劑的財務處理。

（3）庫存管理不規范。試劑庫房中各類檢驗試劑混合存放，試劑庫存量、批號、效期均手工錄入，無法做到及時提醒，易導致物資過期或積壓浪費，進行批次追溯的難度較大。

（4）資質更新不及時。試劑相關資質證件由檔案管理員收集紙質材料，涉及試劑的種類、經銷商較多，整理耗時長且可能出現遺漏，對相關證件的有效期未能準確記錄和提醒，證件過期的情況時有發生，最終導致資質證件管理工作事倍功半。

3"HRP系統在醫用檢驗試劑信息化管理中應用的實踐探索

HRP系統是醫院在沿用ERP（Enterprise"Resource"Planning，企業資源規劃）技術構架的基礎上融入醫院現代化管理理念，將現有的信息流、業務流及數據流相整合后構建出的互聯互通、質效同頻的系統化醫院資源規劃管理平臺。為滿足醫院醫用檢測試劑全過程管理，實現各個環節互聯互通的需求，通過建設HRP平臺，實現醫院“人財物”的規范化、標準化和精細化管理。

2020年，我院為實現現代化公立醫院的綜合管理目標，引入HRP系統，以實現院物資的可追溯性全過程管理。"HRP系統中醫用檢驗試劑的信息化管理主要通過計劃與采購、供應與驗收、領用與庫存三大模塊組成，基本實現信息流、業務流及數據流一體化管理，做到從科室需求申請到領用的全流程可視化管理，形成了“面向管理”的可追溯監督機制。

3.1"計劃與采購

產品基礎信息維護的規范性直接影響業務使用和數據統計的質量，因此為了保證數據的準確性，由歸口管理部門設備科負責維護產品的字典，主要包括：試劑類別、品名、規格、型號、價格、廠家、供應商、中標編碼、注冊證等重要信息，并生成產品的唯一編碼，伴隨著產品的出入庫全流程。HRP系統中的證件管理功能的管控重點為試劑的證件資料、廠家和供應商的三證資料的完整性、有效性和真實性，這也是醫院質量監督的重要環節之一。設備科庫管員將相關資料及證件有效期錄入系統并設置過期自動提示，臨近證件到期日系統會發送預警提示，供應商及時更新資質。運用信息化管理檢驗科試劑證件檔案，確保了試劑使用的安全性，降低了時間成本和人力成本，也有效提高了證件管理的效率。

在品種字典維護完善的前提下，各使用科室通過HRP系統可以查看產品庫存量，并及時在系統里提交相應的計劃單，科室負責人通過電腦端對試劑計劃進行審批后匯總至設備科庫房管理員處，庫房管理員將各科室提交的試劑計劃合并后，提請設備科科長及分管領導審批，審批完成后計劃單即轉至采購管理科，進入試劑采購環節。采購員在HRP系統端逐單核對數量、金額等信息后，生成完整的電子計劃單，并通過“供應寶”線上通知供應商，在此過程中避免了手工改動計劃單的偏差，確保計劃的完整有效性。

3.2"供應與驗收

供應商根據院方提交的訂單信息，在供應寶平臺上根據實際配送情況填寫送貨的數量、批號、生產日期、失效日期、注冊證等信息后點擊配送并打印系統生成的配送單。其中試劑的品名、規格、型號、單價是系統自帶不可更改，避免了供應商開票名稱不一致、私自調價等風險，保證試劑計劃名稱、數量、規格、金額等信息的一致性。

根據《醫學實驗室質量和能力認可準則》以及醫院制定的驗收相關規定，庫管員須對照采購計劃逐一驗收并記錄相關隨貨文件信息。主要包括：（1）試劑發票及隨貨同行單，包含試劑品名、規格、型號、價格、數量、生產批號、效期、存儲及運輸條件等信息；（2）試劑冷鏈運輸記錄單，根據《醫療器械冷鏈（運輸、貯存）管理指南》的相關規定，需記錄運輸過程中溫度控制要求、控制設備、運輸方式以及運輸始末的溫度變化信息；（3）試劑質量檢測報告。基于供應商在供應寶平臺已填寫此次送貨的具體信息，庫管員核對無誤后則可在HRP系統中一鍵錄入供應寶系統內的數據，自動生成入庫統計表并累計相應試劑品種的庫存情況，便于統計分析與實時查詢，避免了人工錄入數據過程中繁瑣的操作以及可能發生的筆誤等問題。

3.3"領用與庫存

各使用科室領用是試劑管理的最終出口，是保證試劑精細化管理的重要節點，領用科室、品種、數量、時間等詳細信息均能通過信息化計劃，呈現在系統列表，便于查閱和回看。試劑的時效性影響其使用效果。庫存管理不規范易導致試劑積壓過期和浪費，因此HRP系統設置了庫存批號匯總表，在實際工作的兩個環節設置了效期及批號提醒：（1）庫管員驗收錄入試劑品種信息時，系統識別后自動提示新的批號和效期，方便庫管員將新舊批號的試劑分開擺放，便于使用；（2）系統設計了試劑近效期預警提醒功能，即在申領試劑時系統會自動提示庫存試劑的有效期，提醒庫管員優先領用近效期的試劑。在滿足使用科室需求量的前提下兼顧庫存最小、效期最新的管理要求。

4"HRP系統的實踐成效

本院通過引進HRP系統對傳統的試劑管理模式進行信息化改革，在人工管理模式下存在的問題得到有效改善：（1）追本溯源，全面管理。在醫用檢測試劑管理方面，HRP系統優化了資源的配置和使用，縮減了冗余的人工操作，提高了試劑管理的工作效率，同時促進物資精細化管理，保證了試劑可溯源性和醫療安全，避免了因試劑管理問題給臨床診斷以及社會造成的直接或間接經濟損失。（2）預警管理，防控風險。HRP系統在物資流轉環節設置預警，有效防范風險。根據先進先出的原則，對試劑進行“近效期”提醒，避免積壓庫存，防止浪費；對供應商證照資料超期提醒，極大地避免疏漏，保證采購規范合理。（3）節省人力，提高效率。HRP系統將原來繁雜的人力紙質傳輸轉變為線上系統流轉，在提高數據準確性的基礎上，降低手工制單的誤差風險。同時各科室間高效協同，有效縮短各科室的審簽時間，提高物資采購使用效率。

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