高校行政管理信息化建設探究

摘"要：行政管理信息化建設是教育信息化中的重要環節，信息化建設對于提升行政管理工作效能，進一步推進高校治理能力現代化具有重大意義。本文從闡述加強新時代高校行政管理信息化建設的意義出發，分析了信息化視角下高校行政管理工作面臨的發展困境，并從數字化協同、標準互通戰略、培養機制健全、行業技術規范、信息安全措施等方面提出高校行政管理信息化發展對策建議。

關鍵詞：教育信息化；行政管理；信息化管理

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2024）07-0089-03

引言

黨中央、國務院高度重視信息化工作，習近平總書記強調，沒有信息化就沒有現代化。教育信息化“十三五”落地實施以來，全國高校已逐漸達成“教育信息化”的共識，普遍認識到信息化在學校教學、科研及學校治理等方面發揮的巨大作用。隨著中央網信辦印發《“十四五”國家信息化規劃》，提出要把教育信息化作為發展的戰略制高點，以教育信息化推動教育高質量發展。可見，教育信息化已成為未來教育的發展趨勢，并逐漸成為評價高校教育教學管理科學化、規范化、標準化的重要指標。

一、新時代高校行政管理信息化建設的意義

（一）優化組織構架與提升管理效能

隨著社會的不斷發展，高校行政管理面臨著日益龐雜的任務和復雜的環境。通過引入信息技術，建立智能管理系統，高校得以實現迅速的信息傳遞、實時監測與響應，進一步加強了管理決策的科學性和時效性，使得在快速變化的社會背景下，高校管理層更能夠迅速做出適應性強、有效果的戰略性決策。傳統行政管理中的信息滯后、決策不及時等問題成為制約高校管理效能的瓶頸。通過信息化建設，智能管理系統不僅提供了全面的數據支持，且通過數據分析和挖掘，為高校管理層提供了更深層次的洞察。

（二）資源優化配置與整合

資源優化配置的核心是實現資源的有效利用，減少資源浪費。利用信息化系統，高校得以更加精準地管理各類資源，包括財務、人力、教學設備等。信息化系統通過數據分析和預測，使高校能夠更科學地進行資源規劃和分配，有助于提高資源利用效率，使得高校在面對日益增長的教育需求時能夠更加靈活、迅速地做出相應調整。同時，信息化系統也能促使各項資源在不同部門、系統間實現協同運作。資源整合的優勢在于打破原有的信息孤島，實現信息的流通共享。

（三）提升服務質量與滿足多元需求

高校作為知識傳承和人才培養的重要場所，其服務對象涵蓋了學生、教職工等多元化的群體。通過構建智能服務平臺，高校能夠更加靈活、個性化地滿足這些多元化的需求。服務質量是高校形象和聲譽的重要體現，也是吸引和留住優秀學生與教職員工的重要因素。通過信息化建設，高校能夠提高服務的個性化和差異化水平。智能服務平臺不僅能夠更好地滿足用戶的特定需求，還能夠通過數據分析不斷優化服務流程，提升服務效能"［1］。

二、信息化視角下高校行政管理工作面臨的發展困境

在信息化時代，高校行政管理工作既迎來了新的機遇，也面臨著更為復雜的發展困境。發展困境不僅僅局限于技術層面，還涉及組織結構、管理理念、資源配置等多個方面，呈現出多層次、多方面的挑戰。在信息化的視角下，本文總結出以下五大挑戰：

（一）信息孤島與系統碎片化

隨著高校行政管理信息化的推進，信息孤島和系統碎片化問題愈發顯著。信息孤島不僅僅是技術上的分隔，更是組織結構和信息流程的斷裂。此外，還存在信息溝通渠道不暢、信息標準不一致等問題。這不僅使得決策者難以獲取全面數據，也導致了資源的不均衡利用，影響了高校行政管理的整體效能。系統碎片化表現為高校內部存在多個獨立的管理系統，各系統之間缺乏有效的互通。系統碎片化不僅使得數據難以整合，也增加了系統維護和更新的復雜性，例如學生管理系統、財務管理系統、人事管理系統等相對獨立運作，使得信息無法順暢流通，制約了高校信息化管理水平的提升。信息孤島與系統碎片化直接影響了高校行政管理的整體效能和協同性，使得高校內部難以形成全局視野，限制了數據的整合，也增加了系統運維的成本。

（二）安全與隱私的挑戰

高校行政管理涉及大量敏感信息，包括學生檔案、教職工個人信息、財務數據、科研項目等。隨著信息化建設的深入，信息安全和隱私保護受到了巨大的挑戰。例如西北工業大學泄密事件，網絡攻擊、數據泄露事件頻發，不僅損害了高校的聲譽，也對師生的個人隱私構成了潛在威脅"［2］。隱私挑戰涉及大規模的數據處理、信息傳輸，以及對用戶隱私的合規處理。安全挑戰主要體現在網絡攻擊、數據泄露、惡意軟件等多方面。研究表明，高校網絡系統是攻擊的重要目標之一"［3］。黑客通過各種手段，如釣魚攻擊、惡意軟件注入等，試圖獲取敏感信息或干擾系統正常運行。

（三）非統一標準與兼容性難題

在信息化時代，高校行政管理工作的數字化轉型受到非統一標準與兼容性難題的制約，主要涉及不同系統、軟件和平臺之間標準不一、兼容性差異大等方面，給高校行政管理帶來了復雜性和局限性。高校行政管理系統眾多，包括學生管理、財務管理、人事管理等多個方面。然而，由于缺乏統一的標準，不同供應商、開發者采用的數據格式、交互方式和接口設計差異巨大，導致了各系統之間信息難以互通，數據流動受限，使管理者難以獲取全面、一致的數據視圖，導致了決策的滯后和局部最優決策的頻繁發生。而且，維護和升級系統也變得復雜，需要投入更多的資源。而兼容性問題是由于各種設備、操作系統和應用程序的多樣性導致的。高校內部可能同時運行Windows、MacOS、Linux等多種操作系統，教職工和學生使用的終端設備也各異。非統一標準與兼容性難題給高校帶來了數據交流的障礙，增加了系統的維護成本，降低了整體的信息化水平。

（四）人才短缺與培訓困境

人才短缺與培訓困境是高校行政管理信息化發展的瓶頸問題，影響了數字化轉型的深入推進。人才短缺首先影響高校信息化團隊的建設。缺乏技術專業人才，導致信息系統的設計、開發和維護能力有限，進而影響高校行政管理工作的數字化水平，使得一些先進的技術和方法難以得到應用。其次，人才短缺對決策層的數字化認知提出了挑戰。管理者在制定數字化戰略和計劃時，由于對信息技術的了解不足，導致制定的計劃缺乏前瞻性和實際可行性，影響整體的數字化轉型效果"［4］。加上信息技術發展迅速，傳統的培訓方式和周期往往無法滿足實際需求，導致人才無法迅速適應新技術的應用場景，培訓困境同時也牽涉到組織文化和變革管理。由于數字化轉型涉及業務流程和工作方式的根本性改變，缺乏對這一變革進行有效培訓和溝通，容易引發員工的阻力，阻礙整體轉型的推進。

（五）信息化建設參與度不足

在信息化時代，高校行政管理工作的數字化轉型面臨著信息化建設與參與度不足的嚴峻挑戰，涉及技術投入、組織文化、用戶培訓等多個方面，影響著數字化轉型的順利進行。一是信息化建設不足。高校行政管理工作的信息化建設不足主要表現在技術投入、系統更新、安全保障等方面。缺乏足夠的技術投入導致信息系統陳舊，難以適應日新月異的技術發展。系統更新不及時則可能面臨安全隱患，影響信息化的穩定運行。由于信息系統的滯后和不完善，行政流程仍然依賴傳統的紙質文件和手工操作，導致管理效率低下，容易出現錯誤和延誤。二是參與度不足引發的復雜性。參與度不足是指在數字化轉型中，組織成員對信息化的認知、支持和積極參與程度較低。研究指出，員工參與度不足導致數字化轉型的推進面臨阻力"［5］。教職工可能對新系統使用產生抵觸情緒，拒絕改變既有的工作方式，從而限制了信息化的深入應用。

三、新時代高校行政管理信息化建設的對策研究

（一）實施數字一體化戰略

信息孤島與系統碎片化是高校行政管理工作數字化轉型中亟待解決的關鍵問題。首先，制定一體化的信息化規劃。高校應制定全面的信息化規劃，明確統一的信息系統架構和技術標準。這有助于消除信息孤島，降低系統碎片化的發生概率。其次，推行數據標準化和整合。在信息系統設計和開發過程中，推行數據標準化，確保不同系統中的數據格式和定義一致。同時，采用先進的數據整合技術，實現系統之間的數據共享與整合。再次，強化協同辦公平臺。通過部署協同辦公平臺，促使各部門之間實現更加緊密地協同工作。這可以包括項目管理工具、共享文檔系統等，提高團隊協作效率，減少信息孤島。最后，采用統一的技術平臺。在系統選擇和開發過程中，優先選擇采用統一的技術平臺，確保系統具有較高的兼容性和集成性。

（二）全面強化信息安全措施

信息化視角下，高校行政管理工作所面臨的安全與隱私挑戰是復雜而嚴峻的。從安全角度看，建立完善的網絡安全體系、提高信息系統的抗攻擊能力是關鍵。為全面強化信息安全。第一，技術層面。引入先進的加密技術、身份驗證手段，確保敏感信息在傳輸和存儲過程中的安全性。同時，開發智能的安全系統，能夠實時監測并阻止潛在的網絡攻擊。第二，制度層面。建立完善的信息管理制度，包括隱私政策、數據使用規范等，規范信息的采集、存儲、處理和傳輸流程。加強對員工和相關人員的隱私保護培訓，增強信息安全意識。第三，合作與共享。推動高校之間信息安全的合作與共享，共同應對網絡威脅。建立安全信息共享平臺，及時傳遞攻擊信息和安全經驗，形成聯防體系。通過不斷改進和創新，高校將能夠在信息化浪潮中保護隱私、確保安全，為行政管理提供可靠的數字支持。

（三）實施標準互通戰略

非統一標準與兼容性難題制約了高校行政管理數字化轉型的深入發展。這不僅僅是技術層面的問題，更牽涉到組織結構、管理理念和資源配置等多方面。首先，應制定統一標準。推動在教育領域建立統一的標準和規范，尤其是在高校行政管理系統的開發和運行中。這將有助于不同系統間更好地實現信息互通，提高數據流通效率。其次，采用開放標準與引入集成平臺。使用集成平臺作為橋梁，實現不同系統之間的連接。通過建立數據接口，使得系統能夠更加靈活地進行數據交換和共享。選擇采用開放的標準和協議，使得系統更容易與其他系統進行兼容。再次，強調跨平臺兼容性。在系統設計和開發中注重跨平臺的兼容性，確保系統能夠在不同操作系統和設備上正常運行。采用響應式設計、多平臺適配等技術手段，使得用戶無論使用何種設備都能夠獲得一致的用戶體驗。最后，推進行業標準的制定。通過參與行業標準的制定過程，確保標準符合高校行政管理的需求，有助于建立更為統一和開放的行業標準，推動行政管理系統的互通性提升。

（四）建立健全的人才培養機制

為應對人才短缺與培訓困境，高校可以采取以下綜合性策略。第一，建設跨學科團隊。在行政管理信息化團隊中建設跨學科的專業團隊，包括信息技術專業人才、管理專業人才和數據分析專業人才，有助于在數字化轉型中更全面地考慮技術和管理的需求。第二，制定人才培養計劃。高校應該制定長期的人才培養計劃，包括面向現有員工和新進員工的培訓計劃。第三，引入外部專業培訓機構。高校可以積極合作外部專業培訓機構，引入專業的培訓資源和課程，有助于填補內部培訓資源不足的問題，提供更為系統和專業的培訓服務。第四，推行“以人為本”的變革管理。在數字化轉型中，高校需要注重“以人為本”的變革管理理念。建立溝通機制，積極傾聽員工的意見和反饋，解決他們在數字化轉型中的疑慮和問題。第五，制定靈活的培訓計劃。針對不同部門和崗位的需求，制定靈活的培訓計劃，個性化、模塊化的培訓方式可以更好地適應不同崗位員工的學習需求，提高培訓的效果。

（五）推進數字化協同發展

信息化建設與參與度不足是高校行政管理數字化轉型中的核心問題，為解決信息化建設與參與度不足的問題。第一，提升技術投入。高校應當增加對信息化建設的投入，更新老舊系統，引入新技術，確保信息系統處于領先水平。進一步對硬件、軟件和網絡基礎設施進行升級和維護，以適應不斷變化的數字環境。第二，制定明確的數字化戰略。高校需要制定明確的數字化戰略，將信息化建設納入整體規劃，包括明確的目標、時間表、責任人等，以便有序推進數字化轉型。第三，加強培訓與溝通。提高參與度的關鍵在于有效地培訓和溝通。高校應該加強對員工的數字化培訓，使其更好地理解新系統的優勢和使用方法。第四，培養數字化領導力。高校領導層需要具備數字化領導力，積極推動數字化轉型。這包括理解新技術的應用場景，支持數字化創新，為員工提供數字化轉型的愿景和動力。第五，鼓勵創新文化。培養開放、鼓勵創新的組織文化，鼓勵團隊提出新的想法和解決方案，從而促進數字化轉型的積極參與。

結語

高校在信息化建設中，應構建科學合理的戰略規劃，加強內外部合作，關注技術安全、人才培養和用戶體驗等方面，促進信息系統的良性發展，更好地支持高校行政管理工作的現代化。這不僅關系到高校內部的管理水平，也是高校適應新時代社會變革和提升教育品質的關鍵一環。通過數字一體化戰略、全面強化信息安全措施、標準互通戰略、建立健全的人才培養機制、推進數字化協同的綜合策略，將使高校更好地適應信息時代的發展。

參考文獻：

［1］王海燕.基于信息化建設視角的高校行政管理策略研究［J］.中國管理信息化，2018，21（22）：224-225.

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［3］劉鵬，孫謙，賀寶華等.“技術與制度”雙輪驅動，保障校園網絡數據安全［J］.中國教育信息化，2019（01）：66-69.

［4］李招娣.高校行政管理人員信息化素養建設探究［J］.就業與保障，2023（03）：154-156.

［5］王丹飛.教育信息化2.0背景下地方高校信息化建設的思考［J］.中國多媒體與網絡教學學報，2022（12）：5-9.