數字經濟背景下企業檔案精細化管理路徑分析

摘 要：數字經濟時代的到來對企業檔案管理產生了深刻影響，同時也對企業檔案管理提出了新的要求。基于數字經濟背景，企業檔案應以精細化作為管理理念，對企業檔案管理流程重新梳理，綜合分析內部環境的變化，識別企業檔案管理中出現的新問題。并以此為依據調整企業檔案管理方向，形成更為精細化的管理思路和手段，充分發揮企業檔案信息的價值和作用，為數字經濟時代背景下企業檔案管理質量提升創造條件。

關鍵詞：數字經濟；企業檔案管理；精細化；實施路徑

2019年，國家檔案局印發的《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》中明確指出，要給予企業檔案管理工作足夠的重視，積極推進企業檔案數字化與精細化發展。在數字經濟背景下，企業之間競爭更為激烈，企業要想實現高質量發展，就必須培育新質生產力，而新質生產力既需要科技創新，又需要對企業內部檔案信息資源進行系統整合，將檔案信息資源作為新質生產力培育的重要資源[1]。企業檔案管理部門應將檔案精細化管理作為重要發展方向，同時借助信息技術實現企業檔案與業務工作的深度融合，有效解決企業檔案“信息孤島”的問題，更好地發揮企業檔案信息的價值。

1 數字經濟背景下企業檔案精細化管理的必要性

數字經濟是以數據信息資源為核心，通過技術創新形式推動資源優化配置，形成新質生產力。數字經濟通過對數據資源的合理開發和利用，進而實現數字信息賦能經濟高質量發展。與傳統經濟發展形勢相比，數字經濟有助于產業之間的融合創新，進而催生出新業態與新模式。其對于企業檔案管理的影響體現為兩方面，一是推動企業檔案管理模式創新，二是有助于實現檔案價值的最大化。

1.1 企業檔案管理模式創新的現實需要

數字經濟發展加速了企業管理模式的變革，大數據、云計算等在企業檔案管理中的應用推動了電子檔案的發展。檔案數字化轉型升級成為主流，由此在檔案精細化程度、信息準確性、檔案利用效率和共享程度等方面提出了更高要求。第一，企業檔案管理模式要適應數字經濟發展要求，提高檔案的管理和利用率。第二，企業數字檔案建設要求建立與之相匹配的管理制度和流程，增強企業檔案管理的規范性，進而為企業檔案事業高質量發展提供支持。

1.2 充分挖掘企業檔案信息價值的需要

隨著大數據、云計算和人工智能技術的不斷發展，多元化的技術手段為企業檔案信息資源整合、開發和利用提供了技術支持。但是在這一背景下，如果只是實現技術手段與企業檔案管理的簡單疊加，難以對企業檔案信息蘊含的巨大價值進行精準識別，也無法結合企業的戰略發展對企業檔案信息進行精準“提純”，助力企業高質量發展。因此，需要以精細化管理理念作為指導，借助大數據、云計算等技術手段，將企業檔案蘊含的內在價值精準提取，明確企業檔案信息與企業核心業務、企業戰略規劃之間的關系，為企業核心業務拓展和企業戰略規劃提供詳細的檔案數據支持，更好地預測市場變化[2]。

1.3 企業檔案管理質量提升的需要

數字經濟背景下，技術賦能的作用和價值越來越凸顯。企業要想在激烈的市場競爭中謀得主動，獲得競爭優勢，就必須充分調動企業各個部門的積極性和主動性，圍繞各自業務進行大膽創新。企業檔案管理工作也應該圍繞企業高質量發展這一核心目標，以精細化管理作為具體思路，不斷地提升企業檔案管理的質量。一方面，企業檔案精細化管理能夠細化檔案管理流程，發現在企業檔案管理過程中可能存在的風險點，并提出有針對性的解決措施，為企業檔案管理質量提升提供助力。另一方面，將精細化管理理念融入企業檔案管理人員的教育培訓之中，有助于企業檔案管理人員主動轉變傳統工作思路，主動對照自身在工作中的不足，不斷地提升自身的專業能力和素養，圍繞企業檔案管理存在的問題提出合理化建議，助力企業檔案管理質量提升。此外，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，新一代信息技術的廣泛應用，使檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法和模式。推動企業檔案精細化管理也是落實國家檔案事業發展規劃的重要舉措。

2 數字經濟背景下企業檔案精細化管理面臨的主要問題

2.1 檔案管理理念不夠“精細化”

企業檔案精細化管理的實現，首先應樹立精細化、精益化理念，即在日常檔案工作中將這一理念貫徹其中。但目前部分企業在管理過程中沿用傳統的管理思路和管理方法。認為在企業檔案管理過程中只要保證企業檔案信息不丟失，能夠完成基本的企業檔案管理任務就萬事大吉。在這樣落后的管理理念下，企業檔案管理始終會成為企業發展的背景板，難以融入企業發展的大格局之中。企業管理層對于企業檔案管理也會看輕，不會為企業檔案管理提供必要的人力、物力和財力支持。長此以往，企業檔案管理人員也會認為自身工作不重要，對于企業發展能夠起到的作用十分有限。部分檔案管理人員甚至會出現“當一天和尚撞一天鐘”的錯誤思想。企業檔案管理分散，企業檔案管理質量難以有效提升，也很難為企業戰略發展提供精細化的檔案信息支持。既弱化了企業檔案信息價值，也使得企業在發展過程中難以滿足數字經濟發展的要求。

2.2 檔案管理制度不夠“精細化”

檔案管理制度機制是企業檔案管理工作開展的重要依據。但目前部分企業在檔案管理過程中沒有形成精細化的管理制度機制，現行的制度機制與企業檔案管理還存在著不適應、不匹配和不協調問題。一方面，部分企業檔案管理缺少宏觀規劃。企業檔案管理是一項復雜的系統工程，在企業檔案管理過程中要適應數字經濟發展的時代要求，就必須形成長遠規劃，明確企業檔案管理未來的取向和重點，這樣才能夠確保企業檔案管理制度機制與企業檔案管理實際相適應。但部分企業在檔案管理過程中對于企業檔案管理沒有科學規劃和更新，部分企業忽略了檔案管理制度建設的重要性，企業在檔案管理過程中還存在著粗放性、隨意性問題，在一定程度上弱化了企業檔案管理的質量，也不利于企業檔案精細化管理理念的落地。另一方面，企業檔案管理制度機制不健全。企業檔案管理制度機制應形成閉環，這樣才能夠確保企業檔案管理各項工作都能夠有章可循[3]。但目前部分企業在檔案管理過程中所形成的制度機制還呈現出“條塊化”問題，制度與制度之間存在著漏洞和空白，導致企業檔案管理制度與企業發展步調不一致，企業檔案信息資源收集困難，企業檔案信息不完整，在一定程度上降低了企業檔案管理質量。

2.3 檔案管理人才的支持不足

企業檔案精細化管理不僅需要有理念、方法和制度的支撐，還需要檔案人員具有較強的執行力。企業檔案管理人員能力素質高低直接影響了企業檔案管理的質量，也直接影響企業精細化管理理念的落實。但目前部分企業沒有給予檔案管理人才培養足夠的重視。一方面，部分企業檔案管理人員屬于兼職性質，企業檔案管理主要由辦公室負責，這些人員既兼管企業行政工作，又參與企業檔案管理，難免會因為時間沖突或精力有限等問題，影響企業檔案管理的質量。另一方面，部分企業對檔案管理人員缺少系統的教育培訓。在數字經濟時代背景下，需要企業檔案管理人員及時更新管理理念，掌握必要的信息技術，提升企業檔案管理人員的信息素養。這樣才能夠確保企業檔案管理人員的能力素質與企業檔案的精細化管理相匹配。但目前部分企業在檔案人才培養過程中采取的手段和方式過于單一，培訓內容過于簡單，沒有將精細化管理理念、大數據、云計算和人工智能等技術作為培訓內容，導致培訓內容與企業檔案管理人才需求不匹配，在一定程度上弱化了企業檔案管理人才培養的質量。

3 數字經濟背景下企業檔案精細化管理具體實施路徑

企業作為數字經濟的重要參與主體，應充分重視數字經濟對企業檔案管理產生的深刻影響。企業在檔案管理過程中也要以檔案信息作為主要管理對象，實現對企業檔案信息的綜合運用，更好地發揮企業檔案信息在企業高質量發展中的積極作用。

3.1 樹立企業檔案精細化管理理念

企業檔案管理要適應數字經濟發展的要求，需要在理念上有所更新，將精細化管理理念深入企業檔案管理工作的全過程，保證檔案信息的真實性與完整性，在此基礎上提升檔案管理和利用效率。第一，企業管理層樹立企業檔案精細化管理理念。企業檔案管理部門要定期向企業管理層匯報企業檔案管理情況，召開專門研討會議，對數字經濟背景下企業檔案信息化管理的現實意義進行分析，并形成專門材料向企業管理層匯報，引起企業管理層對企業檔案管理的重視，建立良好的互動機制。同時，企業管理層也要給予企業檔案管理理念更新指導，引導企業檔案管理部門認識到新理念的優勢[4]，在實際工作中自覺地運用精細化管理思路和方法。第二，企業檔案管理人員要對精細化管理理論和實踐方法進行系統學習。企業檔案管理理念更新并不是一朝一夕的事情，特別是檔案管理人員長期從事檔案管理工作，傳統理念已經非常固化，對于傳統業務已經相當熟悉，要想在短時間內改變傳統的工作思路和工作理念可能會產生不適應。這就要求企業要給予檔案管理人員系統的教育培訓，邀請上級檔案管理部門針對企業檔案管理人員進行專門培訓，更新企業檔案管理理的念，理論知識學習和實踐方法學習同步，以檔案管理工作創新鞏固檔案精細化管理理念的逐步深化。

3.2 推動企業檔案管理過程的精細化

在數字經濟背景下，企業檔案精細化管理顯得尤為必要，在企業檔案管理過程中要對管理環節進行精細化落實。第一，企業檔案收集流程的精細化調整。只有精細化開展工作才能夠找出問題，優化檔案收集工作的細節。檔案信息收集是保證企業檔案信息質量的重要前提。因此，要對企業檔案收集流程進行精細化，確保檔案信息收集的真實性和完整性。既要形成精細化的檔案信息收集和移交制度機制，又要要求工作人員對收集上來的檔案信息進行精細化審核，通過數據對比、查詢原件等多種形式，確保收集的檔案信息真實可靠。第二，企業檔案管理過程精細化。對各項制度機制進行重新梳理，結合數字經濟發展要求，不斷優化檔案管理制度、機制和流程。精細化管理在企業檔案管理過程中的應用，主要體現在流程的優化方面，因而借助大數據工具和數字化管理平臺簡化現有檔案管理流程的同時，也能夠實現檔案的高質量和高效化管理。第三，企業檔案開發利用的精細化。檔案信息資源只有通過開發利用才能夠體現其價值。在檔案信息資源開發過程中，要引入大數據、云計算和人工智能等技術，對海量的檔案信息資源進行系統整合和深度挖掘，提煉出有價值的檔案信息，進而為企業發展形成新質生產力，助力企業高質量發展。

3.3 提升落實企業檔案精細化管理的能力

人才是推動經濟社會發展的重要資源。企業在檔案精細化管理過程中要將人才隊伍建設作為重中之重，加強對企業管理人員的教育培訓。在數字經濟時代背景下，企業檔案管理人員要掌握必要的數字技術技能，具備相應的信息素養，才能夠更好地完成企業檔案的精細化管理工作。第一，企業要為檔案管理人員提供專門的學習機會，讓企業檔案管理人員掌握必要的信息技術，學習大數據、云計算、人工智能和區塊鏈等相關技術，能夠熟練運用相關技術解決企業檔案精細化管理過程中遇到的各種問題。第二，企業要“因材施教”，針對不同崗位的企業檔案管理人員制定個性化的培訓方案，同時著重培養檔案人員使用數字化、信息化、智能化工具的思維和能力，推動企業檔案精細化工作順利開展[5]。增加企業檔案管理人員培訓的投入，組織企業檔案管理人員學習精細化管理方法，定期對企業檔案管理人員的專業能力進行考核，確保企業檔案管理人員能夠快速成長，對企業的精細化管理建言獻策，并提出具有創新性的觀點和建議，為企業高質量發展助力。第三，企業檔案精細化管理的目標在于為企業管理服務，提升企業檔案精細化管理的能力，也需要考慮企業所屬行業以及各部門之間的分工與協作，檔案信息資源共享和利用，搭建檔案信息資源平臺，是提升企業檔案精細化管理能力的體現，也是其現實要求，因而需要建立相關的銜接和促進機制，為企業檔案精細化管理和共享利用提供支持。

總之，當前數字經濟已經成為我國經濟發展的重要支柱，并融入了我國經濟的多個領域。當前隨著5G技術、人工智能和大數據等技術與經濟發展的深度融合，未來數字經濟業態將會變得更為多元化。在這一背景下，要求企業也應該以數字經濟作為主要趨向，主動融入數字經濟發展浪潮之中，而企業檔案信息屬于重要的數據資源，通過檔案精細化管理可以使企業檔案信息價值轉化成為經濟價值，進而助力企業高質量發展。

參考文獻

[1]張鵬飛，自正法.數字時代企業檔案數據合規體系的基本風險和建構路徑[J].檔案學通訊，2024（02）：74-82.

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[3]楊文，王強.數字時代國有企業檔案資源開發利用的內在機理與實踐路徑[J].檔案學研究，2022（03）：76-83.

[4]楊婧.論如何做好國有企業外事檔案的管理工作[J].北京檔案，2022（06）：37-38.

[5]于振江，王小虎，陳蔚.事業單位消防檔案精細化管理體系探討[J].中國檔案，2022（04）：54-55.