面向合同全過程管理的財務管理措施探討

摘要：文章主要探討財務管理在合同全過程管理中的作用，指出目前財務管理視角下企業合同管理過程中存在的問題。筆者結合自身在財務管理工作中的實踐，提出加強合同管理工作中的有效措施，即提升財務人員綜合素質、優化財務對合同的管理策略和推進財務數智轉型賦能方面，從這三個方面細化出具體的實施方案，以此分享在合同全過程管理中的相關經驗。

關鍵詞：財務人員；合同管理；財務管理；信息化；合同過程管理

中圖分類號：F275文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）34-0169-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.34.041

1引言

合同管理對于一個企業來說，是非常重要的基礎性工作，企業的一切經營活動都是以合同為依據開展的，合同管理不僅是結果管理更是過程管理，過程的各個階段又是不可分割、有機的整體，因此合同管理必須始終堅持全過程全生命周期管理的理念，正確的理念是管好合同的基礎。目前合同的全過程管理已逐漸成為現代企業合同管理的核心內容，涉及業務、法務、財務和稅務等方方面面，加強合同全過程管理有助于企業防范法律風險、維護企業合法權益，有助于降低企業經營風險、提高經營管理水平，有助于控制財務風險、提升資金使用效率，對促進企業長期可持續發展具有重要意義。其中，財務管理工作在合同管理中起到的作用不容忽視，財務管理工作涉及合同管理的幾乎每一個環節，無論合同中業務、法務、財務和稅務方面都與財務管理工作息息相關。筆者所在的單位是一家從事季節性生產的中型國有企業，文章中的合同主要指企業作為甲方簽訂的各類采購、服務等合同，基于財務管理視角的采購、服務類合同管理工作，主要可劃分為合同立項（計劃、預算）、合同訂立（包含合同審核、合同談判、合同簽訂、合同登記）、合同履行（包括合同驗收、合同結算、合同補充和變更、合同糾紛）、合同履行后評估反饋等。該企業有不斷修訂完善的合同管理制度——《合同管理辦法》（已修訂到第四版），也有信息化手段對合同進行管理——目前使用合同管理系統（結合項目采購管理系統）對合同立項、談判及簽訂進行管理，合同履行數據管理主要基于智能財務平臺。筆者作為企業的一名財務管理人員，將從財務管理視角，分析財務部門、財務人員在企業合同管理中發揮的作用。

2財務管理視角下企業合同管理中存在的問題

2.1管理人員管理思維轉變不到位

長期以來，企業的業務人員、管理人員關于合同管理的理念轉變不到位，在實際工作中往往把合同管理的關注放在合同簽訂上，簽訂之前檢查計劃、預算，各個職能部門按照企業合同管理辦法分工，僅審核合同文本中相應內容，缺乏全局管控意識，在合同后續的實際履行過程中，跟蹤控制意識有待提升，企業暫未建立具體可行的合同履約檢查機制，合同經辦人往往因為需同時兼顧多份合同，無暇對所有合同的履約情況做到高質量的監控，不得不通過簽訂補充協議完善合同約定事項，導致合同管理工作質量和效率的下降，擾亂企業正常的管理秩序，企業合同管理風險增加。實務中，從財務管理視角看合同管理工作，合同管理專業性強、知識面寬，對法律法規意識要求高，需要豐富的管理實踐經驗，目前財務人員的合同管理思維轉變不到位，風險意識偏弱，對合同管理工作的管理仍停留在管理惰性、經驗主義，甚至抱有抗拒心理，加之缺少主人翁意識，管理被動處于“見子打子”的狀態，人員前瞻性、系統性管理思維還需要持續提升。

2.2合同信息化孤島現象嚴重，信息化應用不到位

企業的各類經營管理系統基于各自角度開發，信息不能做到及時有效地共享和互通，無法形成合同管理需要的完整數據鏈，數據信息與業務流程脫節，造成合同管理信息化孤島現象嚴重。雖然目前企業在用的合同管理系統和智能財務平臺有部分數據可以實現共享，但信息系統的數據應用不到位，例如合同管理系統在合同立項和訂立階段，雖然合同管理系統中的合同數據能及時推送智能財務平臺，但由于合同管理系統中合同單價數據、合同支付數據、保證金收支等合同條款內容數據提取質量不高，導致兩個系統數據無法完全匹配，目前無法順利使用信息系統數據對企業合同執行管理、項目實施進度、費用支付、違約金收取、往來賬款收支等信息進行有效的統計分析，合同執行實施情況無法及時高效地反饋，統計分析結果滯后，不能有效服務于企業的生產經營決策。

3在財務管理工作中加強合同管理的有效措施

3.1提升財務人員綜合素質

3.1.1強化財務人員全局意識

強化財務管理人員的系統思維，系統性思維就是按照事物的存在方式及其特點進行思維。合同管理是一項系統工程，故需要有系統性思維與之相適應。不能僅僅局限在財務立場上看待合同管理工作，需要有大局觀和全局意識，把財務管理工作思路放在整個企業的生產經營活動中，要以企業全局戰略為綱，用開放的心態和包容的姿態，帶著底線思維和紅線意識工作，對合同條款進行嚴格把關，尤其重點審核資金收付、財稅條款、財務風險控制措施等。另外，在日常工作的溝通交流中，在參與經濟業務討論時、在合同談判過程中，發揮財務人員專業所長，提供財務視角的建議，有意識地傳達財務管理的基本要求和理念傳達。如果在合同管理工作中發現問題，不能推脫不能回避，需主動溝通、協調，同時取得對方對財務管理工作的理解和支持。

建立合同管理的財務視角前瞻性，財務部門是僅次于合同經辦部門、合同業務全面參與程度最高的部門，目前企業財務部門對合同管理實行合同“項目負責制”，即一位財務人員對同一合同從立項—訂立—履行—評估反饋進行全過程管控，每位財務人員可針對各自管理的合同類型特點，整理各自合同的風險點、付款周期、合同執行關鍵點等財務視角需關注的合同要素，才能體現合同管理的財務視角前瞻性。企業簽訂合同，就是圍繞企業生產經營開展，企業生產經營特點突出，有明顯的生產季節和非生產季節之分，導致每類合同都有其執行周期特點，比如設備維修項目主要集中在非生產季節進行，任務承攬項目主要集中在生產季節開支以及與生產經營相關的物資采購項目，合同均按生產周期簽訂，其他日常服務類合同通常以自然年度作為合同實施周期。根據企業生產經營特點，合同管理財務視角前瞻性才是建立依據，例如每年五月生產季節結束，退保證金的高峰期到來，財務人員可以提前與合同經辦人溝通款項支付事宜，及時有針對性地清理結算合同債權債務，并針對可能出現的風險事項發出預警。

3.1.2提升財務人員服務效能

轉變財務人員在合同管理工作中的自我定位，從財務管理層面提升財務人員對合同管理工作的重要性認識，目前企業賬務處理全面使用智能財務管理平臺，財務人員的工作已經從傳統埋頭記賬的繁重重復工作中解放出來。同時，工作職能也全面轉向管理會計職能，管理會計職能就包含合同全過程管理。按目前財務人員的分工，按業務類型為主，劃分職責的縱向管理的合同“項目負責制”，促使合同管理工作責任到人。財務人員要主動配合合同實施部門的工作，做好服務工作——處處體現“溫度”，適時表明“態度”，致力于為業務“指路”——明確告知對方合同款項支付的前提，需要提供哪些原始憑證資料，如未能完整提供需要如何補充，明確底線說明哪些操作絕對不可以；而非“堵路”——退回對方提供的原始憑證資料，僅跟對方表示不能報銷，不說明具體原因，不告知需如何補充完善資料。

依法治企、合規經營的理念必須深入人心，作為國有企業的財務人員持續提升業務知識和法律知識必不可少，知識水平提升的同時需要做好溝通協調工作。一方面，財務人員要加強與業務部門的溝通聯系，并向業務部門學業務，增加對業務知識的了解，提高溝通效率，降低溝通成本；另一方面，加大培訓力度，學習掌握合同法律知識，增強依法經營管理意識和重合同、守信用意識，充分認識到規范簽訂合同對防范經濟糾紛發生、保護企業合法權益的重要性。財務人員要做到熟悉企業合同管理制度流程，熟練掌握合同管理操作實務，才能提升服務工作水平，進而提高合同管理的質量和效率。

3.2優化財務管理的策略

3.2.1把好“事前防范”關

在合同訂立階段，財務人員要做好合同簽訂的事前準備工作，對乙方的情況進行摸底，如果是曾經合作過的乙方，前期合作情況如何，是否需要在合同中加入完善約束的條款；如果是未合作過的乙方，需了解其主體資格，信用狀況，曾經履行、正在履行的合同情況；針對工程施工合同，還需要進一步了解乙方債權債務情況，是否存在涉訴情況，確保乙方具備相應的履約能力，以維護企業利益。

財務人員在合同審核中要審查項目是否符合企業下達的計劃和預算；合同條款中涉及的資金收付、結算、票據及擔保條款是否合理、是否具有可操作性，是否符合國家財稅方面最新的法律法規和企業財務管理制度，避免產生財務風險；公開招投標的項目，還需要審核招標文件的財務合規性。

3.2.2把好“事中監督”關

在合同履行階段，財務人員要判斷收支條件是否已達成，實際上是考驗財務人員對某一特定業務的熟練把握程度，要檢查是否按照合同約定條款準確、完整地提供各類收付款原始憑證資料，包括但不限于發票是否按要求開具，發票記載金額、稅率等相關內容是否與合同約定一致，形式上是否達到付款條件等，合同約定需要預留質保金的，付款金額是否已預留質保金等，合同“事中監督”管理從側面也可以反映企業會計核算的精細度和內部管理水平。

對合同“事中監督”管理的高要求，倒逼財務部門建立合同復核制度。財務部門的合同登記人員在收到合同時，核查合同中涉及的財務收付款、發票開具等內容是否符合企業要求，每月復查合同（特別關注重點項目重點合同）履行情況、收付款情況，建立合同管理財務復核臺賬，在每季度末對合同執行情況再抽查以便及時發現履行異常，并采取必要措施。財務部門每個季度做一次合同管理工作季報，針對合同管理工作中發現的亮點及時總結分享，發現的問題及時溝通協調解決，并形成良性的正向溝通反饋機制。

3.2.3把好“事后評估”關

加強合同履行后的財務管理工作，做好PDCA管理循環。無論是從現實財務管理還是財務風險防控角度，合同履行后的財務管理都是不可或缺的一環。合同履行后的財務管理，是指在合同履行過程中，通過對與合同有關的會計資料進行整理、歸檔并加以利用，實現合同經濟利益最大化，進行成本控制和資金周轉，實現企業財務管理目標；在合同履行結束后，通過對與合同有關的經濟業務進行處理和分析，結合合同實際履行情況，比對合同最終執行結果與預期的差異，確認是否達到預定生產經營目標，及時發現企業在經營活動中存在的問題，并加以改進；通過對已產生的財務收支進行檢查、分析和總結，從中發現和解決企業經營活動中存在的問題，同時幫助業務部門在辦理同類經濟業務合同時，完善并改進合同文本，并加以規范執行。

在合同履行后階段，作為國有企業的社會責任，企業須及時支付中小企業款項，維護中小企業合法權益，優化營商環境。財務部門需要對合同的債權債務及時進行清理結算，包括合同約定收付質保金條款，如果達到質保金退還條件，是否按合同約定時間收退。通過清理結算債權債務，并將清理結算情況反饋合同經辦部門進而反饋給乙方，可以使雙方對債權債務有清楚的了解，避免以后發生的不必要糾紛。

3.2.4把好“涉稅事項”關

財務人員在審核合同時要從稅收籌劃和納稅抵扣等角度審視合同相關條款，近年來國家稅收政策更新較快，特別是增值稅稅率，加之疫情等原因帶來的稅收優惠和減免政策，在合同金額和發票開具類型的確定方面，發票增值稅稅率往往合同簽訂時是一個，實際開票時又有所調整，故在確定開具增值稅專用發票的合同簽訂時，要明確約定不含稅金額、稅率、含稅金額及約定“國家增值稅稅率發生變化，以不含稅金額為基礎，按最新稅率執行”等細節內容，避免理解產生歧義造成企業利益受損。

2022年7月1日頒布實施的《中華人民共和國印花稅法》，對企業合同印花稅的計提和繳納工作提出了更高的要求。財務部門還需持續完善合同登記制度，加強合同數據管理，智能財務平臺在企業合同數據信息能夠完整、準確、及時記錄的前提下，滿足財務人員識別、歸集涉稅合同需求，提高印花稅計繳效率，降低企業涉稅風險。

3.3推進財務數智轉型賦能

3.3.1應用財務信息化管控平臺

結合智能財務平臺，利用好合同管理系統，提升合同的信息化管理水平。比起與其他業務系統數據共享，在現有合同管理系統與智能財務平臺數據部分共享的基礎上，以財務管理作為切入點，利用合同管理系統與智能財務平臺實現數據融合，提升合同管理水平。幾乎所有經濟業務合同的實施結果均可通過企業會計賬簿直觀體現，資金收付是合同履行的核心要素，也是最關鍵的合同履行節點，財務有一套標準化、專業化、系統化的“語言體系”反映各類經濟業務，財務對合同執行的反映無論是費用支付、往來款收支、違約金收取等均用金額體現。財務部門通過嚴格管控合同管理系統審批環節關鍵數據質量，合同中約定的關鍵數據與合同執行數據在智能財務平臺上融合后，企業合同執行管理信息、項目實施進度、費用支付、違約金收取、往來賬款收支等信息的錄入、統計、分析完全可以通過信息系統來完成并預警，有權人通過智能財務平臺可以查詢所管合同執行進度和明細，按推送提前準備合同收付款原始憑證資料，平臺能夠實現合同履約進度進行高質量的監控，提升合同管理效率和質量。上述操作可確保合同執行數據全面準確并完整，合同執行效果的評估亦可通過智能財務平臺歸集的財務數據實現，財務對合同執行的評價主要從其執行效率（執行進度）、執行質量、執行合規性和合同糾紛（違約情況）等方面展開，同類合同還可以縱向對比分析近幾年該項目每年的執行情況，為企業的生產經營決策服務，切實維護企業利益。

3.3.2深挖數據資產化評估分析

深挖合同數據潛力，將數據真正轉化為企業數據資產。在相關數據逐步積累的過程中，在分析合同數據的基礎上，深度挖掘合同數據潛力，建立合同管理數據模型，將數據加工、提煉成信息解釋性指標和現實性指標，結合財務人員的專業知識，將數據轉變為管理信息并固化，使企業能夠通過實時監測指標和定期匯總指標監控企業的合同管理風險，并完成合同管理的績效測評，將數據真正轉化為企業的數據資產。

3.3.3實現全程電子化合同管理

以合同數據管理為基礎，形成合同電子檔案制度，建立項目合同全周期電子檔案，提高檔案歸檔效率，提升檔案查閱便捷性。隨著國家稅務管理“金稅四期”的全面上線，數電發票逐步替代普通紙質發票，結合《財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，加上企業智能財務平臺實現的會計憑證原始附件的全面電子化、企業合同管理系統（含采購管理系統）中合同文本（含項目檔案）電子化的實踐，為企業項目合同全周期電子檔案建立奠定了堅實的基礎。企業合同全周期電子檔案的建立，讓合同管理人員從傳統項目合同檔案管理的繁重工作中解脫出來，大幅提高了項目合同檔案歸檔效率；檔案信息方便查詢并得到有效利用，實現資源共享，可異地實時為利用者提供電子檔案信息，打破傳統利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，大幅提升了檔案查閱便捷性；促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全，可以通過終端上權限設置，有效地保護電子檔案的涉密程度，對檔案實體起到了保護作用和物理隔離，并有效地節約了檔案占用的物理空間。

4結語

綜上所述，面對日趨復雜多變的經濟形勢及企業頻繁發生的經濟業務，財務管理在合同全過程管理中是不可或缺的重要一環，財務部門必須充分認識到加強合同全過程管理的重要性，在管理中體現更多擔當，激發管理活力，促進提質增效，從財務視角把合同管理工作作為優化內部治理結構的主線之一，增強企業風險防范意識，帶頭營造企業良好的管理環境。

雖然財務部門從自身角度出發，可通過提升和完善自身管理，來承擔合同管理全過程中的職責，但作為全過程管理中的一員仍有其很大的局限性，要實現企業層面整體提升合同管理質量，還需要從合同信息化管理的頂層設計出發，加強打造企業集合化合同管理系統，筆者在文章結尾處提出了思路。

合同全過程管理工作，應乘著“數字化轉型”這一信息化改革東風，雖然目前企業各類平臺系統已各自開發完畢，為提高各個平臺系統的工作效率，最大化發揮數據資產價值，從實際業務出發，可以建立完全共享的管理平臺，將各類業務納入平臺進行管控，統一消息引擎，集成、整合各個合同管理相關的工作流程、待辦消息，實現采購管理系統、合同管理系統、智能財務平臺、OA辦公系統、生產管理系統、智能審計系統、能源管理系統等多系統的業務協同，建立企業自己的大數據分析平臺，將數據資源真正轉化為數據資產，不僅僅打造協同聯動的合同全過程管理機制，對合同進行全生命周期管理，還可以延伸對合同相對方進行動態管理，并建立合同相對方的數字畫像和資信體系，升級原有供應商評價機制，實現真正意義上的合同全過程管理，從而有效地防范風險、優化管理、降低成本、提高效益，助力企業高質量發展。

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