數字化視域下事業單位檔案管理信息化建設路徑探討

摘要：檔案作為歷史經歷的真實記錄載體、各項活動開展及政策執行信息的收集渠道、未來發展趨勢的預測參照依據，在事業單位決策管理、履職盡責、建設發展等領域均發揮著顯著作用。該文采用文獻綜述法對數字化視域下事業單位檔案管理信息化建設這一課題加以分析。首先從理論層面論述了事業單位檔案管理信息化建設的定義及其在檔案長久保存、調取借閱、文化建設等方面的積極作用；其次客觀分析了當前事業單位推進檔案管理信息化建設所面臨的基礎環境、信息技術應用、人才隊伍、安全管理等問題；最后提出了加強檔案管理基礎建設、搭建檔案管理信息化平臺、建設復合型檔案管理隊伍、加強檔案網絡安全保護等措施，以期為相關事業單位加快檔案管理信息化建設進程提供一些參考與借鑒。

關鍵詞：數字化；事業單位；檔案管理；信息化建設；現代化發展；職能履職

中圖分類號：G717.24 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4110（2024）09（c）-0110-05

Discussion on the Information Construction Path of Archives Management in Public Institutions under the Digital Perspective

ZHANG Limin

（Xiamen Center for Disease Control and Prevention， Xiamen Fujian， 361021， China）

Abstract： Archives， as a true record carrier of historical experiences， a channel for collecting policy implementation information， and a reference for predicting future development trends， play a significant role in decision-making and management， fulfilling responsibilities， and construction and development of public institutions. This article adopts the literature review method to analyze the topic of informationization construction of archives management in public institutions from a digital perspective. Firstly， the definition of informationization construction in archives management of public institutions and its positive role in long-term preservation， retrieval and borrowing of archives， cultural construction， etc. were discussed from a theoretical perspective. Secondly， an objective analysis was conducted on the basic environment， information technology application， talent team， security management， and other issues faced by current public institutions in promoting the informatization construction of archive management. Finally， measures were proposed to strengthen the infrastructure of archive management， establish an archive management information platform， build a composite archive management team， and enhance archive network security protection， in order to provide some reference and inspiration for relevant institutions to accelerate the process of archive management information construction.

Key words： Digitization; Institution; Archives management; Information construction; Modernization development; Function performance

加快檔案管理信息化建設，是事業單位主動順應數字化時代發展趨勢、最大化滿足社會各界及單位內部檔案需求的必然舉措，是打破傳統檔案管理模式局限、提高各類檔案開發利用價值的有效路徑。通過數字化技術賦能事業單位傳統檔案管理工作，確保各類檔案在事業單位決策管理、項目執行、建設發展的過程中開發利用效能最大化發揮出來[1]。隨著我國信息科技領域創新進步，當前多數事業單位已經積極開展了檔案管理信息化建設活動，但是因受到諸多因素影響和制約，信息化建設進程較為緩慢、信息技術對檔案管理模式的改革創新作用并不顯著。因此，如何在數字化視域下加快推進檔案管理信息化建設進程，提高檔案管理信息化水平，已經成為各事業單位亟待解決的發展難題。

1 事業單位檔案管理信息化建設的定義

所謂檔案管理信息化建設，具體是指針對事業單位以往所沿用的以紙質檔案為主體、人工操作為主要形式的檔案管理模式進行信息化技術賦能。運用現代化信息技術及各類智能化設備、軟件、系統平臺等開展資料采集整合、分類儲存、調取借閱、開發利用等活動[2]。事實上，檔案管理信息化建設是在全國檔案行政管理機關統一組織與領導下，各事業單位對內積極開展的一項“官方活動”。因此，無論是信息技術操作流程還是檔案信息化管理標準、傳輸口徑等均擁有統一科學的制度支撐與政策指引。尤其是近年來，經濟社會飛速發展加快了信息科技領域的創新進步，各事業單位檔案管理信息化建設進程、建設成效等明顯提升，各類檔案的開發利用價值也因此得到了最大化發揮。

2 事業單位加強檔案管理信息化建設的必要性

第一，有利于實現檔案永久保存，提高檔案開發利用價值。以往事業單位所采用的傳統檔案管理模式以紙質檔案為主體，該類檔案不僅在傳輸借閱過程中較容易出現丟失、破損等情況，同時對儲存空間及環境要求較高。例如，檔案儲存室需始終保持干燥，如果空氣濕度較大紙質檔案很可能出現發霉的情況。除此之外，長期保存的紙質檔案紙張會發黃變脆，無法在后續參考借閱活動中發揮應有價值。而加強檔案管理信息化建設，可以將紙質檔案通過儀器掃描錄入文件信息并轉化為電子文檔，并長久儲存于云端數據庫中[3]。不僅可以實現長久保存、提高各類檔案的開發利用價值，同時還可以幫助事業單位節省檔案儲存空間。第二，有利于提高檔案查詢便捷性。檔案作為歷史的真實記錄載體，是跟隨著時代進步所積累形成的。因此，隨著事業單位持續發展，單位所積累的檔案數量越來越多，儲存體量龐大。不僅占據了極大的物理空間，同時也給查詢利用檔案活動增加了難度。通常情況下，事業單位需要在檔案查詢環節投入大量人力、物力、時間精力，從海量化檔案中找尋對應文件資料，甚至還有可能面臨查詢無果的情況。加強檔案管理信息化建設，事業單位檔案管理人員可以借助檔案數據庫、檔案信息化目錄等通過檢索檔案內容相關關鍵詞、檔案生成時間、檔案名稱等獲取相應檔案資料。與此同時，加快檔案管理信息化建設還可以降低外界對事業單位檔案管理工作的干擾，確保檔案文件資料不受時空約束，在計算機中安全、長久地儲存[4]。

3 事業單位檔案管理信息化建設面臨的現實困境

3.1 檔案管理信息化建設環境不佳

事業單位檔案管理信息化建設需要基于良好的基礎環境開展，其中包含了思想環境、物質環境、制度環境。就現階段國內多數事業單位的檔案管理信息化建設情況來看，因長期使用傳統檔案管理模式，因此或多或少面臨著信息化建設基礎環境不佳的情況。具體表現為以下三個方面：第一，思想環境不佳。部分事業單位因受傳統行政管理思維、事業單位體制改革、激烈的行業競爭及復雜的內外環境等因素影響，一直以來對檔案管理工作的重視度較低。甚至個別事業單位將檔案管理工作直接劃入后勤保障范疇，忽略了檔案管理在事業單位決策管理、發展規劃設計、問題反饋等方面的作用。基于這一思想，事業單位業務部門對檔案收集活動不重視、不配合，往往在業務活動或項目結束很久以后才向檔案部門提交相關資料，弱化了檔案管理工作的分析指導職能[5]。第二，物質環境不佳。例如，事業單位檔案管理工作所使用的計算機設備老舊，無法運行先進的線上檔案管理系統，僅能夠實現檔案資料錄入。又如，檔案管理系統與事業單位各業務系統無法兼容，在檔案管理過程中檔案數據采集仍然需要人工操作，將采集到的信息錄入計算機系統中。不僅無法提高事業單位檔案管理工作效率，還會增加人力成本與時間成本。第三，制度環境不佳。檔案管理信息化建設是指傳統檔案管理模式與信息科技的融合創新，傳統檔案管理制度中尚未涉及信息技術相關內容，因此無法為事業單位檔案管理信息化建設提供指導與支撐。上述情況均不同程度地給事業單位檔案管理信息化建設帶來了阻礙。

3.2 尚未搭建檔案管理信息化平臺

經濟社會飛速發展帶動了我國信息科技領域的創新與進步，現如今各類數字化技術及設備日益成熟，能夠為事業單位檔案管理工作提供良好技術支持，科學優化檔案管理模式與管理效果。但是因部分事業單位對檔案管理、檔案管理信息化建設認知不夠深刻，因此很少運用數字化技術開展檔案管理工作。具體而言，雖然當前多數事業單位對內開展了信息化建設活動，但是多將信息科技應用于自動化辦公、行政管理、項目運營等方面，檔案管理仍然采用人工操作模式。甚至個別事業單位認為，檔案管理工作無法為事業單位創造直接經濟效益，如果在該領域投入信息科技，無異于是一次“虧本買賣”。這一想法極大程度上限制了事業單位檔案管理信息化建設進程。雖然有少數事業單位搭建了檔案管理信息化平臺，但是該平臺與其他業務系統無法兼容，數據傳輸口徑不一致，導致檔案管理人員在線上采集各部門、項目資料過程中，需將不同格式的數據信息統計轉化，然后再分類整合錄入到檔案管理系統中[6]，導致檔案信息化管理效率大打折扣，還較為容易引發檔案數據整合疏漏、錄入錯誤等情況。因此，數字化視域下各事業單位有必要主動順應時代發展新趨勢，構建檔案管理信息化平臺，提升檔案管理效率與質量。

3.3 缺乏復合型檔案管理人才助力

數字化視域下事業單位檔案管理信息化建設離不開專業檔案管理人才的助力與支持。檔案管理人員作為檔案管理基礎活動的組織開展者、檔案管理制度及管理方案的貫徹落實者、信息技術應用者，其檔案管理專業化技能與信息科技水平直接影響著事業單位檔案管理信息化建設成果，關乎信息技術能否在事業單位檔案管理活動中最大化展現出來。現階段，部分事業單位檔案管理信息化建設進程之所以止步不前，部分原因是受到檔案管理人員思想意識、專業技能問題的局限。一方面，事業單位以往沿用的傳統檔案管理模式中檔案管理人員僅需要負責文件資料采集與整合儲存這項內容。加強檔案管理信息化建設，如大數據技術、人工智能技術將可以代替人工完成這部分工作。這就導致部分檔案管理人員遭遇了職業危機，認為檔案管理信息化建設會造成自己失業，因此對信息化建設的參與熱情不高，甚至持有一定抵觸心理。另一方面，因事業單位長期將檔案管理工作歸結為后勤保障工作，因此多數檔案管理人員的年齡層次較大、多為臨近退休人員。甚至部分事業單位因人員編制數量有限，檔案管理崗位都是由其他崗位人員兼任，這也在一定程度上限制了事業單位檔案管理信息化建設進程。

3.4 檔案管理風險及安全隱患復雜

數字化視域下各事業單位在推進檔案管理信息化建設進程中面臨著諸多新型網絡安全風險。例如，網絡電腦病毒、黑客不法攻擊、電子檔案傳輸泄露、檔案管理信息化系統癱瘓等問題，均不同程度影響著事業單位檔案管理安全性與實效性。甚至個別不法分子利用互聯網高度開放性及網絡病毒的傳染性、破壞性、潛伏性等特點，竊取事業單位機密檔案，或者直接損毀檔案。這一情況下，事業單位檔案完整性與安全性不僅受到了嚴重威脅，還會影響事業單位決策管理與長遠發展。上述各類新型風險發生的原因在于，互聯網本身就具備高度開放性，任何人都可以靈活使用網絡[7]。再加上如大數據技術在為事業單位檔案管理提供資料收集服務過程中，會自動在互聯網平臺上收集、下載相關文件資料，而一些文件資料中潛藏病毒，從而給事業單位檔案管理信息化系統運行造成危害。除此之外，現階段還存在不法分子直接攻擊事業單位網站的情況，導致檔案管理信息化系統直接癱瘓，致使事業單位無法順利高效地開展檔案管理工作。

4 數字化視域下事業單位檔案管理信息化建設策略

4.1 加強基礎環境建設，為檔案管理信息化發展打好基礎

針對現階段事業單位推進檔案管理信息化建設進程中所面臨的思想重視度不足、物質基礎環境不佳、相關制度不完善等情況，可以從思想、物質、制度三個角度“對癥下藥”，為數字化視域下事業單位檔案管理信息化建設打好堅實基礎[8]。首先，加大宣傳推廣，深化事業單位全員的檔案管理信息化建設意識。借助宣傳講座、專家教學、工作交流會議等形式，逐步引導事業單位全體人員對檔案管理、檔案管理信息化建設形成客觀認知，認清信息技術對檔案管理工作的積極作用，促使其在崗位工作中主動參與、積極配合檔案管理信息化建設活動，真正實現全員參與、全過程實施、動態化發展的檔案管理信息化建設新格局。此外，事業單位還應密切關注政府相關部門推出的關于檔案管理信息化建設的各類指導文件、幫扶政策等，確保自身檔案管理信息化建設方向與國家要求、社會需求相契合。其次，拓展建設資金來源渠道，加大先進技術及設備引進力度。例11pb78JHynQapL7ulLiQv3vKrqK0D066ivRsdWmFh/8=如，事業單位應積極尋求國家財政支持，通過向上級部門闡明檔案管理信息化建設的必要性，獲取充足的財政資金支持。此外，事業單位還可以通過組建科研項目獲取專業技術與設備支持，為檔案管理信息化建設創造良好基礎條件。在更新技術方面，事業單位可以與通信公司合作，借助其網絡基礎設施、信息技術支持實現檔案管理信息化建設目標。最后，完善相關制度。事業單位應結合檔案管理信息化建設的新變化，拓展傳統檔案管理制度內容。如明確檔案管理信息化階段性建設目標、檔案信息化管理流程、檔案人員工作任務與權利等，為檔案管理信息化建設活動提供制度支撐[9]。

4.2 引進技術支持，搭建數字化檔案管理平臺

各事業單位應基于數字化發展大潮流、大趨勢背景，認清搭建數字化檔案管理平臺的必要性與重要性，結合本單位檔案類型、總量及管理需求等，實現數字化技術賦能檔案管理工作的發展目標，不斷提升事業單位檔案管理信息化建設水平（見圖1）。第一，引進技術支持，搭建檔案管理數字化平臺。利用大數據技術、互聯網技術等搭建集檔案資料采集、分類整合、調取查閱、傳輸共享、開發利用等功能于一體的線上管理平臺。并將該平臺與事業單位各部門運行的業務系統進行有效對接，統一數據傳輸口徑、豐富數據傳輸渠道。借助數字化管理平臺支持，事業單位可以在業務活動中動態化收集資料信息，無需格式轉化即可儲存與利用。第二，豐富檔案管理信息化平臺功能，為各類檔案高效管理與開發利用提供技術支持。如自動化分類檔案、自動編制檔案目錄、關鍵詞檢索檔案、智能化推薦檔案資料等功能，將檔案管理工作在事業單位發展中的積極作用最大化發揮出來。以智能化檔案推薦功能為例，相關工作人員在檔案管理信息化系統中收集某一基礎建設項目資料時，檔案管理信息化平臺借助人工智能技術，通過對“項目”“建設”等關鍵詞的智能化分析，為其提供該項目及同類項目的建設方案、施工記錄、工程質檢報告、采購成本等資料。

圖1 數字化檔案管理系統

4.3 加強隊伍建設，強化檔案管理質量

相關事業單位應當認清檔案管理信息化建設不僅需要依托于良好的基礎環境、先進的技術及設備支持，同時也離不開人員操作。即便引進再高級的管理技術與智能化設備，仍然需要人工指導。基于此，事業單位也應結合檔案管理信息化建設要求及發展趨勢，從人才引進、人員培養、激勵獎懲三個層面著手，打造一支契合數字化視域下事業單位檔案管理信息化建設需求的檔案管理工作團隊。其一，加大人才引進力度。相關事業單位應當結合檔案管理信息化建設需求提高檔案管理崗位招聘門檻，既要考察應聘人員的檔案管理專業知識與技能扎實程度，同時也要從眾多應聘者中擇優選取熟練操作各類信息軟件的人員。或者，事業單位可以通過與高校合作引進檔案管理及計算機專業人才，并對其進行定向人才培養，為事業單位檔案管理信息化建設提供人才支持。其二，加強人員培訓。培訓內容應包含檔案管理理論知識與實操技能、各類檔案管理信息軟件、系統平臺的操作方法等，確保所有在崗檔案管理人員有能力操作信息技術開展檔案管理工作，提升事業單位檔案管理信息化水平。其三，完善激勵獎懲機制。通過將檔案管理人員的日常工作表現、新技術學習與運用情況、個人為事業單位檔案管理信息化建設所作出的貢獻等進行客觀分析與評價，并依據評價結果科學獎懲，以此調動檔案管理人員推進檔案管理信息化建設的熱情。

4.4 創新管理措施，保障檔案資料信息安全

正如前文所述，數字化技術及各類智能化設備雖然為事業單位檔案管理工作提供了諸多技術便利，但是也帶來了各種新型的檔案管理風險隱患，在一定程度上影響了事業單位檔案管理信息化建設成效。對此，相關事業單位應當創新檔案管理措施，最大化保障好檔案資料完整安全。第一，聘請專業技術人員或者與第三方軟件開發公司加強合作。當前部分經濟實力有限、信息科技水平較低的事業單位，其所使用的檔案管理信息化系統是直接通過外部引進的成熟系統。該系統發行面向市場中的所有對象，因此并不具備針對性，將其應用于事業單位檔案管理活動中難免出現不適配的情況。再加上部分事業單位并不具備信息科技研發能力，因此加劇了檔案管理信息安全風險的發生概率。通過聘用專業技術人員或與軟件開發公司加強合作，定期對單位運行的檔案管理信息化系統進行安全檢測，及時發現系統漏洞并修補，防止病毒入侵。第二，構建檔案管理信息化系統身份訪問機制，為各部門職工分配登錄賬號與密碼，并事前結合不同部門的業務活動對檔案資料的需求，劃撥訪問權限。這樣不僅可以維護好事業單位檔案管理的秩序，還可以減少機密文件泄露、丟失等人為操作風險[10]。

5 結束語

綜上所述，數字化視域下加快檔案管理信息化建設對于提高檔案管理效率與質量、最大化發揮各類檔案的開發利用價值、提升事業單位決策管理科學性等具有較強現實意義。對此，相關事業單位應當主動順應數字化時代發展潮流，在認清檔案管理信息化建設必要性的基礎上，客觀分析現階段檔案管理信息化建設進程緩慢、建設效果不佳的原因。然后，從基礎環境、信息平臺、人才隊伍、安全管理4個方面，加快推進檔案管理信息化建設進程。最終，運用數字化技術賦能檔案管理工作，提升檔案開發利用價值。

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