數字化時代檔案資源開發和利用分析

一、引言

在當前信息技術快速發展的時代背景下，數字化已然成為檔案資源管理的趨勢，各種前沿技術的引入為檔案資源的開發與利用開創了全新路徑。檔案事業在迎來新的發展機遇之余，也面臨更多的問題與挑戰，復雜化、多元化發展趨勢愈發明顯。作為檔案工作的核心內容，檔案資源開發和利用工作如何順應數字化時代的趨勢獲得新突破與新發展，成為備受關注的焦點。現階段檔案資源的開發和利用依舊存在諸多問題，如資源較為分散、利用效率低下、管理不規范等，給檔案事業的發展與創新帶來不小的阻礙，不但影響著檔案資源的開發與利用工作，也不利于檔案服務質量與效率的提升。因此，對數字化時代檔案資源開發和利用的現狀與對策進行探討，具有重要的現實意義。基于此，本文從數字化時代角度切入，對檔案資源的開發和利用從多個維度展開分析，并提出相應的對策，以期實現對檔案資源的全面開發、準確檢索、快速共享與高效利用，實現檔案管理工作向高質量、高效率發展，為檔案相關工作的穩步、有序推進保駕護航。

二、數字化時代檔案資源開發和利用的現狀

（一）取得的成效

進入數字化時代，檔案資源的開發和利用迎來前所未有的變革，檔案資源的數字化進程不斷加快，信息化水平大幅提升，網絡化服務持續拓展，這些都使檔案資源的保存、管理與利用獲得諸多便利，迎來重要的發展機遇。

首先，檔案資源的數字化進程不斷vHqdFpuLzyQj308Aa19oeA==加快。新形勢下越來越多單位積極致力于檔案信息的數字化轉化，將傳統的紙質檔案轉化為數字檔案，借助掃描、錄入等手段將其存儲在設備或云端，為檔案資源的保存與管理帶來了極大的便利。受此影響，數字檔案資源的共享也變得更為便捷，用戶只需借助互聯網便可以隨時訪問、獲取所需的檔案資源，使檔案資源的利用突破了時空限制。其次，檔案資源的信息化水平得到了飛躍式提升。檔案管理部門通過建立完善的信息化系統，并設立檔案目錄數據庫、全文數據庫等，為用戶提供了檔案資源的在線查詢、檢索與利用服務。在信息化技術的助力下，不但使檔案資源利用的實效性與便捷性大幅提升，還實現了對檔案資源的數字化加工、處理與分析。最后，檔案資源的網絡化服務也日趨完善。依托創建檔案網站、設置在線服務窗口等途徑，用戶可以直接享受到檔案資源的查詢、下載等服務。如此，用戶可以打破時間和地域的限制，便捷、高效地獲取和利用所需的檔案資源；還可以享受到個性化推薦、在線咨詢等增值服務，進一步提高了用戶的滿意度。[1]

（二）面臨的問題

1.技術標準不統一，資源共享利用困難

檔案資源數字化進程中，技術標準不統一無疑是一項突出的問題。由于欠缺一套規范統一的技術標準，不同機構或系統之間的數字檔案資源很難實現有效共享，所采用的技術標準與規范要求存在差異，便會使數字檔案資源的格式、編碼、接口等出現不同程度的偏差，加大了資源對接與互操作的難度。技術標準的不統一也不利于數字檔案資源的利用，受格式與編碼不兼容的影響，用戶在獲取、利用數字檔案資源的過程中通常要進行較復雜的轉換與處理，降低了數字檔案資源的利用效率。[2]

2.復合型人才短缺，檔案工作受限制

數字化時代對檔案管理人員的技術技能提出了更高的要求。然而，現階段檔案領域的人才供給遠遠不足，尤其欠缺兼具信息技術素養與檔案管理技能的復合型人才。一些檔案管理人員的信息素養不高，難以勝任數字化檔案資源的管理與開發工作。而擁有信息技術背景的人才，其檔案管理技能往往不足，難以將所掌握的信息技術充分付諸檔案管理實踐中。復合型人才的缺乏嚴重影響了檔案資源的開發與利用，使檔案管理工作無法與數字化時代的發展需求相適應。

3.檔案存儲空間需求大，檔案安全風險多

數字化檔案資源包括文本、圖像、視頻、音頻等不同類型的數據文件，需要占用大量的存儲空間，如何將這些數據有效存儲、妥善保護是檔案管理工作中的一大挑戰。由此可見，數字化檔案資源的管理面臨著巨大挑戰，需要采用先進的存儲技術，并且不斷優化管理流程。與此同時，數字化檔案資源還面臨著數據丟失、篡改等安全風險，一旦出現硬件故障、自然災害、病毒感染、網絡攻擊等情況，這些數據就會面臨丟失或篡改的風險。[3]因此，必須落實好數據安全管理措施，比如要設置有效的訪問控制機制、對敏感數據進行加密、監測數據訪問行為等，以提高數據的安全性。

4.知識產權問題須重視，權限控制機制須健全

數字化檔案資源還涉及知識產權與權限管理問題。一方面，數字化檔案資源有時會涉及知識產權問題，在開發和利用期間須依循相關規定，盡可能地確保檔案資源的合規性與相關權利人的權益。另一方面，數字化檔案資源的開發與利用涉及多方主體，要求設置嚴謹有效的權限控制機制，基于用戶的身份與需求界定訪問權限，以確保數據的安全性與使用的合規性，避免權限濫用或非法操作問題，這些皆需要引起相關人員的重視。[4]

三、數字化時代檔案資源開發和利用的對策

（一）注重規范管理，建立統一的檔案管理標準

在檔案資源的數字化進程中，建立統一的檔案管理標準是關鍵所在，這不但可以確保數字檔案的規范性，還有助于促進不同機構與系統之間的資源共享。對此，應致力于建立和完善統一的檔案管理標準，進一步明確數字化檔案的具體格式、質量標準、元數據規范等細則。首先，要明確檔案資源的格式標準，規定不同類型的檔案資源（諸如文本、圖像、音頻、視頻等）應采取何種格式，方能確保檔案資源在不同系統與軟件中的兼容性與可訪問性。其次，要明確數字化檔案資源的質量標準，具體應包括數字化檔案資源的分辨率、色彩深度、壓縮比等參數，使數字化檔案質量達標，為檔案資源利用提供數據支持。[5]最后，要細化元數據規范。元數據作為描述數字化檔案的重要信息，包含文件名稱、文件大小、創建日期以及作者等內容。設置統一的元數據規范有助于用戶更便捷、準確地查找、使用數字化檔案資源，增強資源的可發現性與可訪問性。需要注意的是，檔案管理標準的制訂僅僅是檔案資源數字化建設的第一步，后續的推廣與實踐同樣不可忽視，相關機構應以有效手段促進檔案管理標準的宣傳與應用，提供相應的培訓與指導，確保檔案管理人員深刻了解并遵循這一標準，促進數字化檔案資源互聯互通。[6]

（二）重視人才隊伍建設，提升檔案管理人員的綜合素質

復合型人才不足是導致檔案資源數字化開發和利用工作難以高效推進的重要原因，對此，相關機構須將人才隊伍建設置于重要位置。一方面，要強化對現有檔案管理人員的管理與培訓，開展專業培訓活動，引導他們踴躍參加。培訓內容應涵蓋數字化技術、檔案管理理論、信息安全管理等不同方面的知識，使檔案管理人員可以全面應對數字化時代的挑戰。要使檔案管理人員通過培訓學習檔案管理理論知識，掌握信息化管理技術，了解相關法律法規等，進而增強專業素養、精進自身能力。另一方面，要積極引入復合型人才，這樣的人才除了應具備扎實的檔案管理知識，還應熟練掌握數字化技術，為檔案資源的開發與利用提供有力支持。對于新引進的人才，要多組織他們參與實踐活動，諸如參與檔案數字化項目、投身于檔案咨詢服務工作等，使他們可以通過實踐不斷積累經驗，增強實操技能。[7]除此之外，在實際工作中，應設置合理可行的獎懲機制，借助行之有效的獎懲措施充分調動檔案管理人員參與培訓的熱情與投身工作的積極性；并且拓展檔案人員的晉升渠道，為其提供更多發展機會，引導他們在學習知識、增強技能的過程中拓展職業發展空間。

（三）引入前沿技術，推進檔案資源數字化進程

引進新興技術手段可以為加快檔案資源數字化進程提供有力保障，依托這些技術可以快速、準確地將紙質檔案轉化為數字形式，實現檔案資源的數字化存儲與檢索。例如，配備高速率、高精度的掃描設備，其自動雙面掃描、批量掃描、多格式輸出等功能可以大幅提升掃描質量與效率，減少不必要的人工干預。依靠圖像識別技術可以實現對檔案圖像內容的自動識別與規范分類，提高檔案管理與檢索的自動化水平。通過自然語言處理技術如文字識別、OCR技術等可以準確且高效地識別檔案中的文本信息，將紙質文檔轉化為可以編輯和搜索的數字化文檔。利用數據挖掘和數據分析技術，可以廣泛挖掘、深入分析檔案資源中的隱藏信息與關聯數據，致力于檔案資源的智能化管理與利用。依托云計算技術可實現對檔案信息資源的云端存儲、快速共享與高效利用，提高檔案的可訪問性與檔案資源利用的便捷性。隨著科技的持續進步，各種新興的數字化技術手段，比如虛擬現實、增強現實、區塊鏈等也被應用于檔案數字化領域，為檔案資源的存儲、展示與保護提供了更多可能性。因此，相關機構還應密切留意數字化技術的發展動態，并且應用好這些新技術，促進檔案數字化水平的持續提升。[8]

（四）強化安全管理，夯實檔案安全管理的基礎

檔案資源的安全是檔案工作的基石，當前檔案安全管理所面臨的挑戰不斷升級。為有效應對這些挑戰，須施以一系列兼具針對性與實效性的措施，以確保檔案資源的安全性和可靠性。

首先，要建立全面、細致的檔案安全管理規范，規范中應將檔案管理的職責與要求細化到位，為檔案管理工作提供明確的工作標準。無論是檔案信息的收集、整理、數字化處理，還是存儲、利用與銷毀，每一環節皆須明確具體工作流程，安排具體的責任人，使檔案工作的整個過程皆受到嚴密監控與科學管理。其次，強化技術防范是保障檔案安全的另一有力手段。面對層出不窮的安全風險因素，須及時引入先進的安全技術手段。綜合運用數據加密、訪問控制、入侵檢測等多元管理措施，為數字化檔案的安全存儲、順利傳輸與高效利用筑牢安全防線；持續加大網絡安全防護力度，通過設置防火墻、配備入侵檢測系統、落實網絡流量監控等，確保檔案管理系統不會受到網絡攻擊或者惡意程序的入侵。[9]最后，為保證檔案資源的安全性，還要有條不紊地推進定期的安全審計與漏洞評估，及時發現安全隱患并采取針對性的應對之策。檔案資源在存儲與利用期間可能遭遇各種突發情況，相關機構應編制應急預案，明確檔案資源的應急處置流程與具體措施，確保及時響應、有效應對。

四、結語

總體而言，數字化時代為檔案資源的開發和利用帶來了更多的可能性，但是，其間存在的諸多問題同樣不可忽視。數字化時代檔案資源的開發和利用工作本身是一項需要持續推進、不斷改進的長期任務，而非一蹴而就的短期工程。[10]對此，相關機構必須立足現狀，從注重規范管理、重視人才培養、引入前沿技術、強化安全管理等方面著手，以促進檔案管理工作在數字化時代實現更好的發展。

參考文獻：

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[8]楊陳麗.數字人文視角下綜合檔案館檔案利用服務發展策略研究[J].蘭臺內外，2024（23）：55-57.

[9]丁訓華.基于大數據的高校數字檔案資源共享平臺建設的探索[J].辦公自動化，2024，29（09）：57-59.

[10]周文泓，王欣雨，陳喆，等.我國公共數據授權運營的進展解析——兼論對數據要素化導向下數字檔案資源開發利用的啟示[J].檔案與建設，2024（04）：11-17.

（作者簡介：趙閩麗，女，本科，三明市勞動人事爭議仲裁院，副研究館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）