基于業務憑據電子化的財務共享服務研究

[摘 要]財務信息共享是極具意義的研究課題，不僅能豐富財務管理的內涵，而且能拓寬財務管理邊界，深化財務共享服務，重新定義財務處理、財務核算，為實現財務共享服務轉型提供支持。文章以業務憑據電子化運用實施背景為依據，探究業務憑據電子化背景下的財務共享服務的做法，聚焦實際案例分析財務項目處理、財務架構、財務審批以及業務對接的轉變，以期提升財務共享服務成效，在業務憑據電子化背景下把控財務管理風險，提高經營效率，為財務發展提供支持。

[關鍵詞]業務憑據；電子化；財務共享

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）11-0025-03

一、業務憑據電子化運用的實施背景

由于財務管理中存在業務憑據財務流程混亂、易地事后審核效率低等問題，為了確保業務處理的規范性和科學性，相關人員對業務憑據管理進行相應改革，將紙質業務憑據轉化為電子業務憑據，實施歷史業務憑據檔案信息化等措施，以解決業務憑據管控困難的問題。

（一）業務流程有待優化

在電力財務共享服務中心成立后，財務審核、制證及付款等業務都轉交給共享服務中心管理，但是在轉交過程中發現，業務憑據線上審核審批制度不健全，紙質業務憑據仍舊在財務處理市場占較大比重，業務憑據審核未實現電子化和信息化，導致紙質業務憑據與電子業務憑據穿插使用，在信息傳遞和交互過程中出現業務憑據遺失問題，影響了財務共享服務中心的業務憑據交接和傳遞質量[ 1 ]。

（二）異地事后稽核效率低

基層單位在審核憑據的過程中，需要將業務數據、會計憑證傳輸至財務共享服務中心接受集中核查，但是在業務憑據、會計憑證處理過程中，以紙質憑據為主，基層單位將憑據傳遞至財務共享服務中心，需要跨越較遠的地理距離，浪費大量時間，業務憑據、會計憑據備案的時間較短。

另外，由于財務共享服務中心采取異地事后審核稽查制度，審核周期較長，無法保證業務數據的存續性，極可能在運送紙質業務憑據的過程中造成紙質業務憑據損壞，影響后續審核稽查質量和準確性。

（三）紙質業務憑據傳遞效率低

紙質業務憑據傳遞手續煩瑣，傳遞、審核周期長，嚴重影響后期財務信息憑據的審核質量以及業務結算、資金支付的及時性。如果紙質業務憑據一直占據業務處理的主流，會嚴重影響財務信息憑證匯總的有效性[ 2 ]。

（四）歷史業務憑據檔案復雜

歷史業務憑據是企業財務信息的憑證，通常情況下，會計人員在訂正紙質財務檔案時，需要將紙質業務憑證遞交給前端業務部門及財務共享服務中心，并留存備案。如果在事后財務信息賬目審查過程中，要調取業務憑證、查找與財務共享服務中心、業務部門對接的憑證，進行人工翻閱和校對，會經歷翻閱、傳遞、復印及審校等環節，如果全程采用紙質業務憑證，會影響歷史業務憑據的查詢效率，提升歷史業務憑據查閱的復雜程度。

二、業務憑據電子化運用的主要做法

為確保業務憑據向財務共享服務中心各部門遞交的效率，相關人員要推動業務數據電子化，完成對電子化業務憑據的有效運用，提高業務憑據電子化轉型的效率。

（一）電子信息化建設

在業務憑據電子化建設過程中，需要梳理業務流程，通過開展業務憑據電子化業務，完成業務憑據的線上審批、自動化處理和審核，為報銷付款提供紙質憑據和憑證。相關部門要以業務憑據電子化為核心，建立審批系統，提高報銷、付款效率，通過對業務憑據各個類型的結構化轉化，完成對業務憑據的掃描、采集和處理，通過系統上接口及時上傳業務憑據，以實現對業務憑據的采集，完成業務憑據基礎處理工作[ 3 ]。

（二）業務憑據影像采集

將紙質業務憑據轉變為電子業務憑據，需要依托于憑據影像的獲取。利用OCR技術將非結構化數據轉變為結構化數據，獲取和錄入數據信息圖像，借助系統中業務憑據數據的影像管理功能，完成影像信息采集、識別和儲存，將業務憑據與業務項目一一對應，確保電子化業務憑據構建的完整性。

采集影像信息后，要實現業務憑據影像信息的流轉，借助于系統模塊打通財務、業務及會計等系統，傳遞電子業務憑據，確保業務憑據與業務項目同步進行，利用電子業務憑據跟蹤、審核和審批所有業務項目，確保業務憑據影像獲取的精準性。

（三）系統集成匹配

電子業務憑據處理系統的兼容性較強，系統在處理時可根據業務部門的實際需要，調取業務憑據電子影像，為合同、業務項目提供憑證。系統附帶的影像管理模塊，還能在影像信息傳遞時附加數據傳輸、影像數據定期備份功能，可在調取業務數據影像的過程中，保證業務數據傳遞安全。通過系統數據源系統，可以自動獲取業務憑據信息，掃描管理業務憑據的二維碼，完成業務與業務憑據之間的關聯，向相關部門提交查詢、儲存請求，待系統對發票進行掃描和識別后，就可完成業務憑據的檢驗和轉發。

（四）業務憑據實現

每個項目的電子業務憑據都建立唯一的識別碼和標識碼，當系統接收到調取業務憑據指令時，可發送指令與項目業務憑據相關聯，比對業務憑據與項目每筆業務付款賬目。待接收付款時，賬目會自動回復至業務憑據影像管理模塊，完成數據的回單匹配。回單匹配會實現業務單據、原始附件、會計憑證三單匹配，可通過權限管理實時調用，為銀行查詢信息提供憑證。

借助于系統影像功能，財務共享服務中心系統能夠完成對高端業務憑據的影像采集，直接將業務憑據影像嵌入業務項目，在調用時，只需經過用戶和影像系統同意就可提升用戶對前端業務的滿意度，推進業務項目順利進行。

三、基于業務憑據電子化的財務共享服務

基于業務憑據電子化的財務共享服務需要完善對財務項目、財務架構的處理，定期修訂電子業務憑據，確保電子業務憑據審批和修訂的準確性，輔助電子業務憑據與業務項目精準對接。

（一）處理財務項目

在貫徹落實資金省級集中管控目標的基礎上，優化集團賬戶管理體系，持續提升資金集中度，深化資金共享任務池派單及績效考核體系應用，持續提升收款側業務數據質量；打通資金收款結算池、資金付款結算池與實體資金池，實現“三池貫通”打造西藏公司資金“一個池”運營體系。以收付款省級集中為基礎，優化省級收支賬戶體系，統一設立省級支付賬戶，撤銷分公司支出賬戶，實現對公司賬務省級集中管理，降低賬戶數量，提高資金歸集及運行效率。

優化資金結算管理體系，通過深化付款訂單、收付款結算池，建設封閉結算鏈條，以付款訂單作為資金結算的核心樞紐，所有付款訂單均由前端業務部門發起，審批后集成至財務系統，明確業財職責，強化業財深度融合。

（二）調整財務架構

財務共享服務中心要在業務憑據電子化背景下，對財務組織架構進行細微調整，適應業務憑據工作獲取的轉變。財務組織可以細分為基層管理部門、中層管理部門、高層管理部門三個等級，每一層級都具有不同的權限，直接將財務共享業務納入系統管理，財務服務共享中心可不再單獨設置財務部門。

其中，基層管理部門負責處理業務憑據上傳影像，管理業務數據上傳憑證，聯系相關部門，裝訂、維護業務原始憑據；中層管理部門負責審核業務憑據上傳的所有文件，審核項目范圍內的財務數據，確保業務憑據管理和應用的合規性；高層管理部門負責所有業務憑據的審核、核算及支付結余，審核完結項目的業務憑據情況以及資金支付情況。

（三）審批修訂

按照電子化業務的報賬需要，在財務服務共享中心審批業務時，調用業務審批模塊，設計業務憑據相關審核流程，在審核電子業務憑據的過程中，在遵守相應規范的基礎上，達成業務憑據的報賬請求。

鑒于電子業務憑證與紙質憑證管理的差異性，財務共享服務中心要完成對業務憑據保證規定的相關修訂，修改財務服務共享中心相關業務，對業務憑證進行分賬管理，確保整體業務憑證操作的規范性。

另外，在審批修訂過程中，要明確各個單位的審批修訂權限，完成項目業務憑證檔案的建立，在規定時間內完成業務項目審核。

（四）共享業務對接

財務共享服務系統與業務系統對接，實現業務憑證數據的實時傳遞。財務共享服務系統與經法系統、資產管理系統、營銷系統相連接，可基本實現業務憑證數據的全面覆蓋，完成業務項目中業務憑證的獲取[ 4 ]。通過業務系統與財務服務共享系統的互聯互通，可為業務辦理提供信息化支持，全面推進電子業務憑證在業務中的應用，為后續業務辦理奠定基礎。

四、基于業務憑據電子化的財務共享服務成效

（一）轉變財務職能

電子化業務憑據徹底打破了時間和空間的限制，充分發揮電子業務憑據在財務管理中的作用，各單位財務人員無須再重復核對和校對紙質業務憑據，僅需利用系統完成對業務憑據進行基本核算就可完成相應任務。財務人員將有更多精力和時間開展管理會計工作，形成系統化、規模化及標準化的財務處理模式[ 5 ]。財務人員的工作重心發生了相應轉移，其在開展工作的過程中，能夠花費更多時間進行財務分析、預算管控及財務項目管理，推動財務工作轉型，甚至可以開展深入的業財融合，承擔更多交易處理職責，具有更大的管理決策權限。

（二）把控經營風險

內控措施是企業經營穩定的前提，財務共享服務與內控措施的充分結合，能夠確保財務共享服務中心實現對業務的全面覆蓋。當業務項目需要相關備案資料時，能夠通過財務共享服務實現對單位的全面管控，降低單位經營發展風險，為后續單位開展多項業務提供輔助。

例如，某些基層單位未按照要求處理業務項目單據回執，事后審核或稽查未達到財務管控要求，財務共享服務中心有權實現對后續業務項目的實際管控，通過事后在線稽核手段完成對業務項目賬目的審核，管控基層單位不合規范的財務行為，降低企業整體運營風險。

（三）提高工作效率

電子業務憑證手段的應用大幅提升了基層單位的工作效率。一方面，電子化業務憑據推動了傳統審計方式的轉型。在傳統審計工作中，需要利用紙質業務憑據完成對賬目的審查，且是異地事后審查，但是電子化憑據的應用可使財務人員利用系統完成在線審查任務，利用系統核對業務項目賬目情況，有效控制業務風險，如果發現業務憑據不符合項目建設要求，就能在第一時間糾正，能夠大幅縮短業務項目審核的時間。另一方面，在業務項目審核過程中，電子化業務憑據的應用能夠在同一系統上完成業務人員報賬、領導人員審賬及財務審核等工作，基層財務人員、領導層財務人員可同時完成對業務的處理，處理報銷、資金支付等業務，提高業務項目的處理效率。

（四）整合業務流程

電子化業務憑據的應用，能夠助力企業將各項制度規范嵌入財務系統，實現業務與財務的融合，立足于財務角度完成對業務流程的全方位把控，提升業務項目處理效率，規范業務財務流轉，降低財務管控風險。同時，隨著業務賬目和財務賬目的不斷深化，電子化業務憑據達成了業財融合要求，能夠在保證財務賬目合規性的同時，為各個預設業務賬目提供判斷依據，完成財務服務轉移，提升業財融合的合規性，完成財務管控的要求，從源頭上降低財務管控出現的風險，確保財務管控發揮實效性，提高了規范化水平與財務管控能力，全方位覆蓋企業各項事務。

五、結語

在業務憑據電子化發展背景下，財務共享服務中心應轉變工作模式及工作重點，利用電子化業務憑證充分提高規模化運營效率，完成對財務處理的風險防控，推動財務處理制度優化，使企業可按照規范化流程及規定完成財務決策，提升財務信息的處理能力。此外，財務共享服務中心要緊密結合企業發展戰略與發展規劃，轉變財務工作思路和工作模式，妥善處理好業務憑據電子化對財務工作的影響，為企業經營發展提供強有力的支持，提高財務信息質量，提升財務決策支持能力，實現對企業經營的風險管控，推動企業可持續發展。

參考文獻：

[1]馬越，趙力.基于財務共享服務模式的企業管理水平提升研究[J].財務管理研究，2024（03）：173-178.

[2]樊驍翔.區塊鏈智能合約與財務共享服務的整合[J].中國集體經濟，2024（07）：145-148.

[3]馮靈芝.財務共享服務模式下企業資金管理探究[J].財會學習，2024（07）：13-15.

[4]楊曉靜.多元化集團財務共享服務中心的建設策略探析[J].活力，2024（04）：97-99.

[5]巫美玲.信息化時代國有企業如何構建財務共享服務中心[J].中國鄉鎮企業會計，2024（02）：92-94.