新媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用及研究

趙曄

（北京市朝陽城市建設(shè)綜合開發(fā)有限責(zé)任公司，北京 100027）

無論是政府單位，還是社會(huì)企業(yè)，檔案均是其發(fā)展過程中的重要參考，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，一切依賴人工，不僅管理效率相對(duì)較低，且對(duì)檔案信息的利用程度也不高，導(dǎo)致檔案管理工作成效十分有限。隨著社會(huì)科技的不斷發(fā)展，檔案管理已經(jīng)開始朝著信息化的方向轉(zhuǎn)變。檔案管理工作的信息化發(fā)展，是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理的融合，更是新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用創(chuàng)新，既有利于提升檔案管理工作效率、工作質(zhì)量，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，進(jìn)而提升檔案信息利用效率。目前，大部分檔案管理工作均開始運(yùn)用新媒體技術(shù)，但從實(shí)際情況來看，普遍存在著對(duì)新媒體技術(shù)應(yīng)用不到位的問題。鑒于此，本文對(duì)新媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用展開研究，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 新媒體技術(shù)概述

新媒體技術(shù)是指以現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等為依托，為用戶提供所需信息服務(wù)的一種媒介手段。新媒體技術(shù)的類型主要包括6 種，即圖像與圖形信息處理技術(shù)、聲音信息處理技術(shù)、視頻信息處理技術(shù)、流媒體技術(shù)、藍(lán)關(guān)技術(shù)及虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)[1]。由于新媒體技術(shù)是以互聯(lián)網(wǎng)等為依托，因而新媒體技術(shù)也具有便捷性、互動(dòng)性、及時(shí)性等特點(diǎn)，且新媒體技術(shù)兼具社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的雙重屬性，也正是憑借這些特點(diǎn)，新媒體技術(shù)在信息傳播上發(fā)揮出了重要作用。新媒體技術(shù)的出現(xiàn)與應(yīng)用，改變了很多行業(yè)生態(tài)，檔案信息管理也開始重視新媒體技術(shù)的應(yīng)用，朝著數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展。

2 新媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

2.1 有利于提升檔案查詢效率

傳統(tǒng)的檔案查詢方式，不僅耗時(shí)耗力，準(zhǔn)確度不高，而且檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享，在一定程度上降低了檔案的利用效率。而運(yùn)用新媒體技術(shù)強(qiáng)大的索引查詢功能，可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)查詢方式的不足，由人工查詢紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成查詢電子檔案，不僅能夠短時(shí)間內(nèi)快速查詢到需要的檔案，且查詢的準(zhǔn)確度更高[2]。此外，利用新媒體技術(shù)的互動(dòng)性，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享與傳播，極大地提升了檔案信息的利用效率。

2.2 有利于提升檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作，均是人工收錄、人工檢索，這種管理方式效率較低，且需要消耗大量人力、物力與時(shí)間成本。運(yùn)用新媒體技術(shù)后，電子化檔案的錄入與查詢均更加高效、快速[3]，且利用新媒體技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化展示與傳遞。所以，新媒體技術(shù)的應(yīng)用，顯著提升了檔案管理工作效率。

2.3 有利于增強(qiáng)影響效果

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，宣傳范圍以內(nèi)部刊物為主，故而影響效果相對(duì)有限，社會(huì)影響力也相對(duì)薄弱。而在新媒體技術(shù)應(yīng)用后，利用互聯(lián)網(wǎng)及微博、抖音、小紅書等各種新媒體平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)多渠道多途徑的檔案工作宣傳，顯著擴(kuò)大了檔案工作的影響范圍[4]。同時(shí)，也在很大程度上提升了檔案宣傳信息的時(shí)效性，讓更多普通群眾了解檔案工作，支持檔案工作，進(jìn)而提高檔案宣傳信息的影響力，營(yíng)造良好的社會(huì)輿論氛圍。

2.4 增加了信息存儲(chǔ)能力

檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，內(nèi)容繁雜，耗時(shí)耗力，且涉及面廣。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)，由于傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息難以錄入的情況，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)信息錄入量太少等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作質(zhì)量[5]。而新媒體技術(shù)降低了檔案信息的錄入難度，可以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、高效的檔案信息錄入與查詢。而且，由于是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，讀寫更加方便，即便是大容量信息，也能夠快速錄入到資料庫，提升了錄入速度，也增加了信息存儲(chǔ)能力。

3 新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

3.1 數(shù)字化程度不足

進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代后，大部分檔案管理機(jī)構(gòu)均在積極地推進(jìn)檔案數(shù)字化改革，著手構(gòu)建網(wǎng)站或者在線檔案場(chǎng)館，促進(jìn)檔案信息數(shù)字化發(fā)展，也為檔案信息的使用與傳播提供了更加方便、高效的平臺(tái)，用戶只需要簡(jiǎn)單檢索，便能夠準(zhǔn)確找到自己所需要的檔案信息[6]。但是，從實(shí)際情況來看，檔案信息的數(shù)字化程度還存在一定不足。其一，檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)站制作水平不高，在頁面布局的美觀性、人性化方面有所欠缺，而且頁面上呈現(xiàn)的內(nèi)容比較寬泛，信息更新存在滯后性，導(dǎo)致檢索的準(zhǔn)確性不高，服務(wù)器反應(yīng)慢，難以為用戶提供優(yōu)良的體驗(yàn)；其二，檔案信息管理系統(tǒng)不夠完善，導(dǎo)致檔案信息的檢索方式相對(duì)單一，無法滿足用戶自主檢索需求，在一定程度上影響了電子檔案的使用效率；其三，宣傳力度不足，宣傳方法不合理，導(dǎo)致公眾對(duì)網(wǎng)站不夠了解，網(wǎng)站訪問量比較低。

3.2 相關(guān)人員思想與技術(shù)落后

一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)新媒體技術(shù)在檔案管理中的重要性認(rèn)識(shí)不清，對(duì)新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，未能提供充足的資金或者制度上的保障。近年來，我國(guó)檔案從業(yè)者的科學(xué)文化水平有所提升，但在專業(yè)性上依然有所欠缺，尤其是很多年長(zhǎng)的工作人員，在對(duì)新媒體技術(shù)的理解與應(yīng)用上，存在一定困難，無法跟上時(shí)代發(fā)展速度，導(dǎo)致很多新媒體技術(shù)引進(jìn)后被擱置，變成“面子工程”，難以真正發(fā)揮出新媒體技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值[7]。另一方面，由于思想層面的落后，新媒體技術(shù)的應(yīng)用停留在表面，未能深入實(shí)際發(fā)揮作用。而且，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步非常快，同樣檔案管理中應(yīng)用的新媒體技術(shù)也需要不定期進(jìn)行更新、維護(hù)，然而大部分工作人員均未能做到對(duì)新媒體技術(shù)的定期維護(hù)、更新，進(jìn)一步削弱了新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果[8]。

3.3 新媒體技術(shù)的應(yīng)用過于表面化

運(yùn)用新媒體技術(shù)，檔案管理可以通過電子錄入、電子查找等方式展開，檔案管理效率相對(duì)提升。而且，利用各種新媒體平臺(tái)，也顯著提升了檔案內(nèi)容知識(shí)的傳播效率。但是，從目前新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀來看，存在著較為明顯的表面化問題。具體表現(xiàn)在：一方面，檔案管理與新媒體技術(shù)的結(jié)合不到位，可以明顯看出有未到邊、未到底的問題。簡(jiǎn)言之就是新媒體技術(shù)的應(yīng)用不夠全面、不夠深入，存在漏洞、死角等，在一定程度上影響了新媒體技術(shù)應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮。另一方面，在保存特別重要的文件時(shí)，基本是通過計(jì)算機(jī)整理目錄，但是在資料掃描和錄入方面，卻經(jīng)常不到位。此外，信息技術(shù)的應(yīng)用依舊停留在索引作用這一淺層次，更多的信息技術(shù)應(yīng)用有待探索[9]。

4 優(yōu)化新媒體技術(shù)在檔案信息管理中應(yīng)用的建議

4.1 加強(qiáng)重視與投入

4.1.1 思想層面加強(qiáng)重視

一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到新媒體技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的重要性，提高這項(xiàng)工作的優(yōu)先級(jí)，讓相關(guān)人員習(xí)慣于用信息化手段進(jìn)行檔案管理工作；另一方面，提高檔案管理工作人員的自身素養(yǎng)，可通過定期培訓(xùn)、講座等方式，提高相關(guān)工作人員對(duì)新媒體技術(shù)的重視程度，在日常的檔案管理工作中，著重關(guān)注新媒體技術(shù)的應(yīng)用效果，充分發(fā)揮出新媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用價(jià)值。

4.1.2 增加資金投入

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)層可將檔案管理的預(yù)算列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算中，為更先進(jìn)的新媒體技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用，提供資金保障。同時(shí)，在條件允許的情況下，逐年提升資金投入標(biāo)準(zhǔn)。其次，按照新媒體技術(shù)下檔案管理工作的新要求，將各類硬件設(shè)備配足、配齊，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，提供充足的物資保障。最后，加強(qiáng)新媒體技術(shù)在檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)及軟件系統(tǒng)建設(shè)。圖1 為新媒體技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的軟件結(jié)構(gòu)圖，清晰地展現(xiàn)出了軟件系統(tǒng)功能，提供了完整的檔案管理流程。同時(shí)，定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、升級(jí)，強(qiáng)化軟件系統(tǒng)支撐。

圖1 新媒體技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的軟件結(jié)構(gòu)圖

4.2 強(qiáng)化隊(duì)伍綜合素質(zhì)建設(shè)

檔案管理工作隊(duì)伍的新媒體素質(zhì)，直接影響著新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果。為此，必須通過有效措施，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)。

4.2.1 注重人才引進(jìn)

在人才引進(jìn)上，首先要根據(jù)新媒體技術(shù)的特點(diǎn)，招聘專業(yè)對(duì)口的，或者具有新媒體技術(shù)管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人才，為工作隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液的同時(shí)，提高隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。同時(shí)，還要豐富人才引進(jìn)渠道，除了常規(guī)的校園招聘、網(wǎng)絡(luò)招聘之外，還可以通過熟人介紹、同行介紹等，招聘到更優(yōu)秀的專業(yè)人才。

4.2.2 加強(qiáng)檔案工作用人管理

首先，合理安排業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將新媒體技術(shù)、檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)化知識(shí)與技能等作為培訓(xùn)的主要內(nèi)容，從而持續(xù)性培養(yǎng)檔案管理工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。其次，創(chuàng)新培訓(xùn)方式，采用日常工作與培訓(xùn)相結(jié)合、長(zhǎng)期培訓(xùn)與短期培訓(xùn)相結(jié)合的方式，提升培訓(xùn)效果。并且，將培訓(xùn)效果與薪酬待遇、職稱晉升、崗位調(diào)整等掛鉤，以進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員參與培訓(xùn)的積極性。最后，“以老帶新”，即讓工作隊(duì)伍中經(jīng)驗(yàn)豐富的年長(zhǎng)人員，與新招聘的具有新媒體技術(shù)能力的年輕人員組成工作小隊(duì)，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理效果[10]。

4.2.3 加強(qiáng)檢查與指導(dǎo)

單位可將檔案管理工作中新媒體技術(shù)的應(yīng)用情況，納入年度考核管理內(nèi)容，制定相對(duì)完善的檢查與指導(dǎo)方案，促使管理人員進(jìn)一步重視新媒體技術(shù)的應(yīng)用，努力學(xué)習(xí)新媒體技術(shù)的相關(guān)知識(shí)與技能，做好自我提升。

4.3 提高宣傳力度

利用新媒體技術(shù)的功能優(yōu)勢(shì)，加大宣傳力度，將檔案管理工作做新、做“活”。

4.3.1 充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)查詢優(yōu)勢(shì)

加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，通過建設(shè)具有權(quán)威性、互動(dòng)性的專業(yè)化數(shù)字檔案館，為用戶查詢檔案信息提供便利，讓用戶感受到檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，從而提升檔案管理信息化在群眾心中的地位，營(yíng)造良好的輿論氛圍，推進(jìn)新媒體技術(shù)在檔案管理中的進(jìn)一步應(yīng)用。

4.3.2 充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)宣傳優(yōu)勢(shì)

利用微博、微信公眾號(hào)、抖音、小紅書等各種新媒體平臺(tái)，加大新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用程度，使其體現(xiàn)在工作動(dòng)態(tài)、進(jìn)展、成果中，讓更多群眾能夠知曉檔案管理工作的重要性，以及新媒體技術(shù)應(yīng)用的重要性。同時(shí)，利用這些新媒體平臺(tái)開展系列網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)活動(dòng)，如檔案管理知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)賽等，讓檔案管理工作成為群眾的“工作”，營(yíng)造良好的社會(huì)輿論氛圍。

4.4 加強(qiáng)制度保障

制度是工作有序開展的前提保障。為了進(jìn)一步發(fā)揮出新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，必須要根據(jù)新媒體技術(shù)的特點(diǎn)及應(yīng)用現(xiàn)狀，對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行完善，加強(qiáng)制度保障。首先，完善檔案信息采集制度。根據(jù)有關(guān)規(guī)定將檔案著錄和標(biāo)引工作做好，根據(jù)國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)檔案信息采集工作的管理，將重點(diǎn)放在計(jì)算機(jī)管理、檢索，以及電子文檔管理應(yīng)用等方面。其次，完善檔案信息安全制度，重點(diǎn)關(guān)注硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)和信息傳播的安全管理制度，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的使用、管理等方面的流程等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，要求相關(guān)人員根據(jù)規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行操作，避免檔案管理系統(tǒng)受到人為因素的影響。同時(shí)，制定檔案信息存儲(chǔ)、復(fù)制、傳播等方面的安全管理制度，實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，給不同級(jí)別的工作人員提供不同級(jí)別的權(quán)限，對(duì)檔案管理行為進(jìn)行有效約束，避免出現(xiàn)泄密問題。最后，完善檔案管理信息安全實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)機(jī)制，利用新媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，與人工監(jiān)測(cè)相結(jié)合，對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全天候?qū)崟r(shí)監(jiān)測(cè)，將黑客攻擊、病毒侵害等網(wǎng)絡(luò)安全問題隔絕在外，確保檔案信息管理安全性。

5 結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)檔案管理提出了新要求，復(fù)雜且難度較大的傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)必將會(huì)被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所代替，新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，既是趨勢(shì)也是必然。因此，檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，改變對(duì)新媒體技術(shù)的看法，提高對(duì)新媒體技術(shù)的重視程度，通過加強(qiáng)重視與投入、強(qiáng)化隊(duì)伍綜合素質(zhì)、提高宣傳力度等措施，充分發(fā)揮出新媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的提質(zhì)增效，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。