科研事業單位科研檔案數字化建設面臨的問題與對策

摘"要：在全球正進入數字化時代的大背景下，科研事業單位推動科研檔案數字化建設是檔案管理數字化的必然趨勢，也是科研工作信息化的必然趨勢，更是推動科研事業單位高質量發展的必然要求。本文認為可以通過提高對科研檔案數字化建設的科學認識，嚴格遵守安全原則，加強對科研檔案數字化建設的技術、資金和人才支持，提供有效的機制保障等方面來推進科研事業單位科研檔案數字化建設。

關鍵詞：科研事業單位；科研檔案；數字化建設

2004年修訂的《事業單位登記管理暫行條例》規定，我國的事業單位是指“國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。”而根據《事業單位行業分類目錄》，科研事業單位是從事自然科學、社會科學、綜合科學以及其他科學研究的事業單位。作為我國科技創新體系中的主體力量，科研事業單位的高質量發展意義重大。在當前數字化建設已經成為各行各業把握技術革命和產業變革的戰略機遇的背景下，用數字化思維和手段推動創新變革，是科研事業單位把握歷史主動、實現跨越式發展的正確選擇。實際上，2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》第五章第38條已經明確規定：“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。已經實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。”2020年10月新頒布的《科學技術研究檔案管理規定》順應科研檔案工作數字化轉型的大趨勢，對科研檔案工作數字化轉型提出了一系列要求。法律法規的相關規定為推進科研事業單位科研檔案數字化建設提供了法律依據。但是，如何在相關法律法規框架內，科學化、規范化的推進科研事業單位科研檔案數字化建設，仍然有很多問題需要探討。本文將結合科研事業單位科研檔案管理工作的現狀，對當前科研事業單位科研檔案數字化建設相關問題提出一些自己的看法。

1"科研事業單位科研檔案數字化建設的必要性

科研事業單位科研檔案是各科研事業單位在科學技術研究過程中形成的、具有保存價值的文字、數據等文件材料。主要包括本單位承擔、委托或參與合作以及自己立項的科研項目，科研成果（論文、專利等）及成果轉化的相關材料。數字化建設就是通過文字圖像掃描技術、光學字符識別（OCR）、視音頻捕捉、多媒體信息壓縮等技術對現有紙質檔案進行數字化處理，從而實現科研檔案儲存、管理、利用的電子化。科研事業單位科研檔案數字化建設的必要性體現在以下三個方面。

1.1檔案管理數字化的必然趨勢

傳統檔案基本上以紙質為主，而紙質檔案容易受到環境、人為因素的影響造成丟失、缺損。并且隨著數量的增多，對其的保存、管理、利用等需要花費巨大的人力、物力。傳統的檔案管理、服務主要依靠人工憑借自身經驗處理，效率低下而且還容易出錯。隨著計算機技術、網絡技術的發展和普及，數字化技術帶來便利已經日益被人們接受和認同。檔案工作也受到顯著影響。一方面，在數字化網絡環境下，電子文件已經在很多領域逐漸代替了紙質文件，成為信息記錄和傳播的主要載體，客觀上推動了大量電子檔案的產生，要求必須用數字技術來保存、管理和利用這些電子檔案。另一方面，由于數字檔案的產生、傳輸和利用比傳統的紙質文件更為方便和快捷，在效率的驅動下，各單位開始對傳統檔案進行數字化處理，推動傳統檔案管理逐步向數字化檔案管理方向拓展，并逐漸相互融合。例如對現有紙質檔案進行電子化采集、通過網絡軟件系統自動分類、編目，建立統一的檢索窗口，可以在一定權限內實現遠程查詢、調閱甚至下載電子檔案，有效減少因為重復翻閱對紙質檔案的損害，提高檔案利用效率。可以說，檔案數字化是傳統檔案未來必然的發展趨勢。

1.2科研工作信息化的必然趨勢

隨著信息技術在科研領域得到廣泛應用，無論是自然科學研究還是社會科學研究，科研手段的數字化在進一步加快，導致大量電子科研檔案的產生，推動科研檔案管理向數字化轉型。并且伴隨著科研項目信息管理系統的廣泛應用，進一步推動了科研檔案數字化的進程。如2014年，國務院印發的《國務院印發關于深化中央財政科技計劃（專項、基金等）管理改革方案的通知》中就明確要求“建立公開統一的國家科技管理平臺”，“完善國家科技管理信息系統”。另一方面，在信息技術的加持下，對科研效率的要求越來越高。在此背景下，科研活動要求更加快速、便捷地利用科研檔案，科研檔案數字化工作把傳統檔案變成數字形態，使其檢索更加便利、傳輸更加快捷，范圍更加寬廣，能夠更好的滿足科研人員對檔案利用的需求。

1.3推動科研事業單位高質量發展的必然要求

黨的十八大以來，黨和國家高度重視科學技術發展，黨中央提出了科教興國戰略、人才強國戰略、創新驅動發展戰略。科研事業單位作為執行和強化國家戰略的重要力量，應當從戰略高度深刻認識到通過推進自我高質量發展，以更高水平參與國家戰略發展。隨著互聯網、云計算、大數據等技術的不斷創新，數字化已經日益融入到人類生活的各個方面。開展數字化建設無疑是科研事業單位應該把握的新一輪科技革命和產業變革帶來的重大機遇。科研事業單位應該樹立數字化思維，利用數字化手段和方式不斷提升科研能力和水平，從而形成創新發展的內在驅動力。然而就當前的現狀而言，很多科研事業單位的數字化建設還未深入推進，科研檔案數字化建設的滯后就是其中的重要表現，而且這種滯后性在某些方面已經成為科研事業單位創新發展的阻力。因此，加強科研檔案數字化建設應該作為科研事業單位數字化建設的重要內容而受到應有的重視。

2"當前科研事業單位科研檔案數字化建設現狀及其原因

就當前現狀而言，科研事業單位科研檔案數字化的水平普遍較低，主要是被動接收歸檔的電子文件，主動將紙質檔案、聲像檔案等通過數字化處理轉換成數字檔案的規模效應還未完全展現。

2.1意識薄弱，積極性不高

當前科研檔案數字化建設的積極效果還沒有充分體現，加上網絡安全的顧慮等因素的影響，導致有些科研事業單位對研檔案數字化建設的積極意義認識不夠，認為主動開展科研檔案數字化建設沒必要，根本沒有將科研檔案的數字化建設提上日程；有的雖有相關制度和規劃，但行為上卻不積極、不主動，執行過程大打折扣；有的雖然在行動上有推進，但操作缺乏規范；等等。而且，長期以來一直遵循科研事業單位與其他事業單位無差別管理的模式，科研事業單位管理的自主權受到限制，沒有主管部門的強力推動，很多科研事業單位領導層缺乏科研檔案數字化建設的積極性和主動性。

2.2技術、經費、人才等支持不夠

科研檔案的數字化建設需要技術、經費、人才等眾多要素的合力支持。在技術層面，目前情況來看，很多單位在技術層面做的還不夠到位，有些是對當前最新技術不了解，沒有及時采用；有些是對相關技術操作規范、具體流程等不清楚，在實際應用中往往出現偏差。在人才層面，科研檔案數字化需要操作人員熟練掌握最新的數字技術，但實際上，由于觀念沒有得到根本轉變，很多單位還是依靠傳統紙質檔案管理人員參與科研檔案的數字化建設。在經費層面，我國很大一部分科研事業單位的經費主要依靠政府全額財政撥款，其每項開支都需要嚴格的程序，造成一些單位科研檔案數字化建設資金投入少，甚至沒有經費開支的情況。

2.3缺乏有效的推進機制保障

相關的機制、制度是推進事業單位科研檔案數字化建設的重要保障。然而當前的現狀是有些單位對科研檔案數字化建設重視不夠，沒有將其列入單位發展規劃當中，對其進行長遠規劃更是無從說起；有些單位雖然對科研檔案的數字化建設有規劃、有制度，但規劃、制度不健全、不周密；有的單位的雖然有比較規范的規劃、制度，但約束性、執行性不強，科研檔案數字化建設依然存在操作不規范、管理不科學，存在較大安全隱患，等問題。

3"科學推進科研事業單位科研檔案數字化建設的對策

無論是從外部環境要求還是自身發展需要的角度，科研檔案的數字化建設是科研事業單位應該關注和重視的重要方面。各單位應該不斷吸收和總結科研檔案數字化建設的最新成果和經驗，結合本單位的實際情況，穩步推進，充分發揮科研檔案服務單位、黨和國家科研事業發展的重要作用。

3.1加強宣傳教育，提高對科研檔案數字化建設的科學認識

雖然我們已經進入信息化和大數據時代，但是對于數字化的認識并不普及，很多人對數字化建設本來就不了解，加上網絡安全事故頻發對人們認知造成沖擊，人們對數字化建設在一定程度上依然存在顧慮。要解決這一問題，關鍵是加強宣傳教育，使更多人對科研檔案數字化建設有科學的認識。一是對科研檔案數字化建設的概念、內容及其技術等進行普及，讓更多人對科研檔案數字化建設有所了解，特別是讓更多的人感受都科研檔案數字化是安全的、可靠的；二是加大對科研檔案數字化建設的成功案例的宣傳，讓更多人看到科研檔案數字化建設是可行性的，并且能夠帶來的諸多便利；三是不斷提升大局意識，認識到科學、規范的科研檔案數字化建設，不僅對本單位的發展具有重要意義，而且事關黨和國家發展戰略。

3.2嚴格遵守安全原則

科研檔案數字化建設過程中，必須嚴格維護檔案信息的真實性、完整性、可靠性，保密性。如果數字化和利用過程中喪失了其完整性和可靠性，那么科研檔案數字化建設的基礎就會動搖。首先，要嚴格按照法律法規規范操作。如《檔案法》《科學技術研究檔案管理規定》等法律法規中都有非常明確的關于科研檔案電子化、數字化的操作規范、保存、利用的詳細規定，特別是在安全方面尤為強調。如《檔案法》要求各單位要“應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。”“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。”《科學技術研究檔案管理規定》也明確要求“各單位建設或使用科研項目管理系統時，應當充分考慮科研檔案管理需要，設置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實、完整、可用、安全。歸檔的科研電子文件及其存儲格式、元數據等應當符合國家相關規范要求。”其次，要建立健全數字檔案安全保密的有效機制。加強對數字化科研檔案管理人員的安全知識培訓，提高保密安全意識；加強對數字化科研檔案的技術加密，如對用于科研檔案數字化建設的計算機設置防火墻，盡量不要連接對外網絡；對涉密的數字科研檔案設置查詢、訪問、復制等進行加密設置，防止檔案泄密和丟失；等等。

3.3加強對科研檔案數字化建設的技術、資金和人才支持

《檔案法》明確規定，檔案館以及機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構應當“采用先進技術，實現檔案管理的現代化。”在技術支持層面，要開發專業、安全的科研檔案管理軟件；建立便捷、共享、高效的科研檔案服務平臺；在人才方面，培養、聘用、培訓一批掌握檔案數字化技術的專業人才，建立一支業務水平高、綜合素質強的新時代科研檔案管理人才。在資金支持層面，針對很多事業單位屬于全額財政撥款，經費的使用具有嚴格限制的情況。各主管部門及事業單位自身要結合實際情況，設立科研檔案數字化建設專項資金，主要用于購買科研檔案數字化的軟件、硬件設施，如科研檔案管理軟件、計算機、打印機、掃描儀等設備。

3.4提供有效的機制保障

主要在三個方面用力：一是單位管理層要高度重視，把推進科研檔案數字化建設納入單位數字化發展規劃，相關部門要結合本單位實際情況，制定科研檔案數字化工作實施方案，明確工作思路、工作安排和工作進度等，保障科研檔案能夠穩步推進。二是配齊工作力量和基礎設施，包括設立專門的檔案數字化管理崗位、配備專業技術人員、改善軟硬件設施等等。三是建立健全各種規章制度，加強對科研檔案數字化建設的全過程約束，保障科研檔案數字化建設嚴格按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894）的技術標準執行，操作規范、管理科學；強化保密管理，確保數字化檔案的安全保密和質量監管。

結語

科研檔案數字化建設就是要實現科研檔案管理更加安全、便捷、高效，與當前現代化、信息化、科學化的政務數字化建設要求相協調，最大限度發揮科研檔案的重要作用。但是，我們強調科研檔案的數字化建設的諸多優點，并不是主張完全、馬上讓數字化科研檔案取代其紙質版。因為我們對紙質檔案已經形成了成熟的管理經驗，并且對這些經驗進行系統總結，形成了一套完整的檔案管理基本理論。再加上人們長期形成的閱讀和使用紙張習慣，未來的趨勢仍然是紙質檔案與數字化檔案長期并存。科研檔案數字化建設一定是在加強紙質檔案整理、完善和保存的基礎上進行的，我們所要做的是在科研事業單位科研檔案管理的實踐中，不斷探索紙質檔案與數字檔案的相互銜接和兩者相得益彰的理論和方法。

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作者簡介：榮垂軍（1986—""），男，黑龍江海林人，本科，經濟師，研究方向：科研檔案管理。