醫院考勤信息化應用與思考

摘要：在醫療機構中，對醫務人員的每月考勤情況進行統計和上報，是人力資源管理部門的基本工作。醫院的考勤信息化建設已經成為醫院人力資源系統建設過程中的一個必要部分，傳統的紙質上報考勤的模式，已經無法適應醫院管理需要。桂林市中醫醫院從2019年開始實行考勤信息化管理。本文分析了我院針對醫院在實施基于休假、外出流程的醫務人員考勤信息化應用情況，使醫院的考勤管理能夠制度化，從而提高醫院人力資源的管理水平。

關鍵詞：醫院；考勤管理；信息化；流程；自動提取

中圖分類號：R197.322" " " " " " " " " " " " " " " "文獻標識碼：B" " " " " " " " " " " " " " " " DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2024.04.013

文章編號：1006-1959（2024）05-0078-06

Application and Thinking of Hospital Attendance Informatization

ZHANG Wen-jun

（Information Department of Guilin Municipal Hospital of Traditional Chinese Medicine，Guilin 541002，Guangxi，China）

Abstract：In medical institutions， it is the basic work of the human resource planning department to count and report the monthly attendance of medical staff. The information construction of hospital attendance has become a necessary part in the construction of hospital human resources system. The traditional paper attendance reporting mode has been unable to meet the needs of hospital management. Therefore， Guilin Municipal Hospital of Traditional Chinese Medicine began to implement attendance information management in 2019. This paper conducted a detailed analysis and research on the application of medical staff attendance information based on vacation and going out process in the hospital， so as to institutionalize the attendance management of the hospital and greatly improve the management level of human resources in the hospital.

Key words：Hospital;Attendance management;Informatization;Process;Automatic extraction

職工考勤工作管理始終是醫院人力資源管理的重要組成部分。我國現代醫療機構逐漸向著數字化、信息化的方向發展，醫院的考勤和管理也不例外[1]。隨著現代通訊技術的發展和智能移動設備的普及，采用信息化的考勤管理方式使得醫院的人力資源管理部門能夠高效的完成考勤上報管理[2]。桂林市中醫醫院借助信息化技術上線了一套人力資源管理系統。通過人力資源管理的實施，實現醫務人員考勤的信息化管理，構建靈活高效的醫院考勤管理。考勤管理的信息化為醫院人力資源管理部門在管理醫務人員的過程中提供了最基礎的數據支撐，為醫院財務部門核算工資、各類績效提供了依據，同時也是職工職稱晉升、年度考核、評優評先等工作的重要參考信息[3]。本文通過回顧我院實施考勤信息化的實踐過程，分析了考勤信息化在醫院的應用優勢，旨在為考勤信息化的深入應用提供參考。

1醫院考勤信息化的內涵

隨著醫院規模的不斷擴大和信息化建設的持續推進，在管理層面對信息化的需求與日俱增，其中醫院日常的運營管理對信息化的依賴越來越高。醫院行政管理最基本“三要素”為人、財、物，其中人力資源是第一資源[4]。醫院考勤的信息化管理充分體現了醫院人力資源的系統化、精確化、精細化管理[5]。通過精確劃分每一個考勤單元，明確上報考勤的人員范圍、類型，通過重新梳理醫院現有的考勤上報業務流程，自動提取考勤數據，采用逐級審核的模式實現考勤管理的信息化。

2現有模式的不足

在未實施信息化上報考勤之前，醫院的考勤采用通過紙質版上報考勤的傳統模式。醫院各部門每月底匯總本科室的考勤數據，打印簽字后上交給人事部門。傳統模式存在的問題：①科室上報考勤數據與實際出勤情況不符。我院為三甲醫院，現有員工1500多人，涉及考勤單元81個。傳統的考勤管理采用手工登記的方式，每月26日前上報紙質考勤表格到人力資源管理部門，科室上報的考勤數據無法進行有效核查。②考勤原始資料不易保存、不方便查詢：考勤原始資料為紙質版，全院科室較多，上報的資料保存起來存在困難。同時，由于考勤信息與員工的工資、績效工資掛鉤，查閱的頻率較高，在產生疑義時，需要去翻閱紙質材料，耗時耗力。③統計效率不高，容易出錯：人力資源管理部門的考勤管理人員在根據各科室上報的情況進行手工錄入、統計匯總時，因醫院各類人員較多，包括輪轉人員、規培人員、外聘人員，員工外出或休假如存在下鄉、讀博、讀碩、進修、年休假、出差、計生假、產假等多種情況，考勤管理相對比較復雜。因此，導致在考勤管理人員手工統計匯總的過程中，時常會出現錯誤，效率也比較低下。

3實施過程

自2019年開始，國家衛健委首次提出了智慧醫院這一概念，并明確提出包含的3個方面：智慧醫療方面、智慧服務方面、智慧管理方面[6]。該院為了實施智慧醫院建設，提高醫院在人、財、物管理方面的效率，上線了一套HRP管理系統，經過與信息科、軟件公司的溝通，成功實現了基于休假、外出流程的醫務人員考勤信息化。該功能作為HRP系統人力資源管理模塊的一個基礎功能，醫務人員只需要使用與醫院信息系統一致的員工編號登陸即可，員工編號由人力資源管理部門在員工入職時統一分配。

目前該考勤上報系統主要的功能模塊如下：①休假、外出流程設置：根據醫院各類人員的特點，結合相關國家法律法規，合理設置醫務人員休假、外出流程；②考勤參數設置：按照國家法定假日安排及員工工齡，初始化全年假期數據和年假數據；③休假、外出上報、審批：根據人員類型不同，實行逐級審批機制；④考勤管理：考勤上報人員根據當月人員休假、外出情況，自動初始化考勤數據，提交科室負責人審核；⑤考勤審批：科室負責人審核本科室考勤并上報人事部門；⑥考勤數據統計：可按照年、月匯總全員考勤信息。系統功能完善，操作簡單，維護方便。

4系統主要功能模塊介紹

4.1休假、外出流程設置" 根據醫院實際管理需要，確定醫院休假、外出流程。休假、外出流程按人員分為行政后勤、護士、醫技人員等，休假又細分為年休假、產假、婚假、計生假等，外出又細分為出差、進修、下鄉、培訓、會議等等，如圖1所示我院現已確定了各類流程合計28個考勤細項。

4.2考勤參數設置" 醫務人員平時工作較繁忙，不能嚴格按照自然年的時間來清零年休假，系統具有單獨設置年假生效時間。一些特殊假期，如產假、法定節假日、雙休日、廣西三月三假日，系統也能夠單獨靈活設置，做到工作日的智能統計。

4.3休假、外出上報、審批" 休假、外出審批模塊主要是對全院所有休假、外出審批流程進行管理，包括流程的上報、審批、駁回等各種操作。醫院各類人員休假、外出時均需要在系統中填報，未經過審批完成的休假、外出必須在當月上報考勤前完成補申請手續。同時，系統還具有移動辦公功能，通過安裝掌上辦公系統，可以在手機上實現申請、審批、統計查詢等功能。該系統通過使用內外網安全互通的底層架構設計，實現了內外網數據的有效協同。

4.4考勤管理" 科室在上報考勤的時間段，負責考勤上報的工作人員需要確認本科室醫務人員當月的休假、外出流程是否審批完成，如全部審批完成，則進入考勤信息管理模塊，如圖2所示通過點擊“初始化”按鈕，系統就會自動提取本科室所有工作人員的考勤信息并進行初始化操作，初始化完成后就生成了本科室的月考勤記錄。考勤上報人員可以核對科室人員的考勤信息，如出勤天數、缺勤天數，雙擊單條記錄，如圖3所示還可以查看出勤明細信息，確認無誤后，通過勾選點擊提交“按鈕”完成考勤信息的上報。

4.5考勤審批" 如圖4所示科室負責人在考勤審核界面完成考勤審核。如科室上報考勤有誤或需要修改，可在考勤信息審核界面上進行撤銷、駁回，然后再在考勤信息管理界面重新初始化考勤后上報、審核即可。

4.6考勤數據統計" 如圖5所示人力資源管理部門負責考勤的工作人員，在考勤信息審核界面上通過查看全院各科室上報考勤的情況，確認各科室已經審核完畢后，就可以預覽和導出全院所有醫務人員的考勤信息。系統具有多種數據查詢功能，如圖6所示，可以統計全年醫院各類人員的考勤信息。

5應用成效

5.1提高管理效率" 相比原來的手工上報紙質考勤，考勤管理的效率大大提升，科室只需要在系統中核對好人員、考勤的實際出勤數據。通過簡單的幾步操作就可以完成考勤信息的上報、審核，準確性大大提高。人力資源管理部門只需要導出科室審核上報的數據就可以完成考勤的整理，交給財務部門進行工資、績效的核發。

5.2容易保存" 科室上報考勤是不需要填寫紙質表格，人力資源管理部門也不再需要整理繁雜的紙質材料，既節約了紙張成本，也避免了資料不易保存的問題。

5.3數據準確、便于查詢" 通過流程信息自動提取數據，系統就可以生成月考勤統計信息。這樣統計得到的數據比原有的手工統計數據更加準確，減少了人為的差錯以及不如實上報考勤的問題，為財務科計發員工工資、績效工資及其他相關福利補貼提供了基礎證據[7]。員工自身也能夠通過在醫院任何可以聯網的電腦登錄考勤系統查詢休假、外出天數等資料，充分實現醫院人員考勤信息的在線自助查詢[8]。

5.4實現閉環管理" 考勤數據完全基于休假、外出流程，只要流程正常結束，考勤數據就能正常初始化。考勤數據的來源能保證與實際出勤相符，避免了人為因素，如未如實填報考勤、漏報考勤等。考勤信息化后，通過系統針對人員變動、流程管理、考勤上報等多個環節動態閉環管理[9]，弄清了一盤帳，算對了一個數，打通了一個管理盲點。

5.5預留擴展功能" 現有考勤信息化的應用，為該院以后開展全科室考勤排班管理提供了基礎。醫院作為一個特殊的行業，排班存在各種不確定性，很多上報具有突發性，特別是面對突發公共衛生事件發生期間，醫院如何在疫情環境下做好考勤管理工作[10]。為了加強科室人員的出勤管理，需要進一步實施基于人力資源系統架構的智能排班系統[11]。考勤信息化的應用為下一步醫院將臨床醫技科室、護理人員的排班數據自動引入到考勤管理提供了應用基礎，通過智能排班，醫務部、護理部可實時掌握科室的排班情況及人力資源配置，各類統計信息詳細精確，可隨時查詢到科室的具體排班信息[12]。

5.6實現考勤管理的制度化" 基于流程的考勤信息化應用，實現了考勤管理的制度化，醫院各類假期的規則設置都參照國家的相關法律法規。將假期規則、國家法定節假日、公休日以及廣西地區特有的三月三假期與流程設計有效融合，并加入了各種風險控制元素，寓管理于系統。

5.7實現考勤的精細化管理" 基于休假、外出流程的自動提取的考勤數據，真實的反映了醫務人員的工作動態，各種類型的休假、外出能夠精準的進行統計[13]，實現了考勤信息數據的精細化管理。隨著醫院人力資源管理實現全流程信息化，使人力信息、考勤信息、工資信息等通過信息系統在各科室之間流轉起來[14]，不再是數據孤島，各類精細化管理的數據可以便于后期的數據利用、分析挖掘，為醫院的管理提供決策支持。

6總結與建議

基于休假、外出流程的醫務人員考勤信息化，簡化了工作流程，擺脫了傳統紙質考勤管理帶來的困擾，改變了考勤工作繁瑣、容易出錯、效率低、質量差的現狀，實現可查詢、可管理、可追溯的現代化管理模式，極大地提高工作效率，滿足了醫院精細化管理的需要[15]。同時，該系統通過將醫院的休假、考勤制度融入具體流程，大大提高了全院醫務人員對制度的知曉率，讓職工可以掌握各類假期的天數、請銷假流程等。科室在上報考勤時，系統自動提取考勤數據，不需要手動錄入，保障了數據的準確性；職工個人可以隨時查詢自己的休假、外出信息、考勤信息，從一定程度上規范了員工休假，員工可以合理的安排假期[3]。對于人力資源管理部門而言，信息化手段的利用，大大提高了工作人員的效率和考勤數據的準確性，為相關部門核算工資、績效工資和人員考核提供了堅實的數據基礎。信息化手段的運用，提升了醫院人事考勤管理的工作水平和工作效率，促進了人力資源信息化建設的整體發展。

一個良好的醫院信息系統必須在實際應用中不斷修正、完善何發展。在實施中各部門考勤人員、科主任、人事部門在工作中會發現當初在設計時的不足或不完善的地方，隨著考勤信息系統的深入應用，建議可以從以下幾個方面進行改進，不斷完善現有的軟件功能，進一步提高工作效率。

6.1智能排班" 目前，醫院考勤管理業內尚缺少一套公認好用的系統，其根本原因在于醫院的出勤具有其行業特點，上班制度不同于普通的企事業單位，很多上班具有突發性，部分崗位超過正常上班時間，護理人員夜班頻繁且不規則，但行政職能部門又是正常上下班。從醫院人力資源管理部門的角度來看，考勤信息化要能夠靈活定義考勤周期、工作日歷、考勤項目、班次管理、考勤設置（合規性檢查）、考勤單元，實現考勤網格化管理[16]，通過信息技術實現智能排班，采用向導式的操作模式，減少醫務人員的學習成本。

6.2移動考勤" 充分利用移動互聯網和智能手機的特點，實現時間、空間的透明化[17]，讓醫務人員可以隨時進行流程申請、考勤上報。醫院可以進一步深化手機端的功能應用，在保證網絡安全、信息安全的前提時開放更多功能，打造時空一體化的系統，如針對特殊人員，實行移動考勤管理，提高這類人員的準時出勤率。

6.3深化應用" 考勤數據信息化后，可以與財務使用的工資、績效系統進行數據對接，在薪資、績效計算時能夠做到自動關聯、自動計算。醫院的人力資源管理部門，可以考勤數據進行有效的分析，開發豐富的考勤報表與考勤分析圖表，為醫院領導提供及時的決策支持。

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收稿日期：2023-02-17；修回日期：2023-04-13

編輯/肖婷婷