醫(yī)院庫房精細(xì)化管理

文/李燕 李惠 鄧艷武 袁凱弦

醫(yī)院是關(guān)系到人們?nèi)粘Ｉ詈蜕鐣Ｖ刃虻闹匾画h(huán)，醫(yī)院庫房承擔(dān)著其物質(zhì)的配送與管理，為醫(yī)院正常運(yùn)行保駕護(hù)航。如何在保證質(zhì)量的前提條件下降本增效是庫房工作需要考慮的方面，庫房的精細(xì)化管理也是醫(yī)院發(fā)展的需要。

一、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

從現(xiàn)代物流系統(tǒng)的角度來看，倉庫是從事包裝、分揀、檢查、分類、信息傳遞、流通加工等作業(yè)活動的物流節(jié)點(diǎn)設(shè)施。近年來通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展，倉儲管理信息化程度也不斷提高。倉儲已經(jīng)成為流通的樞紐和物流服務(wù)中心。

（一）國內(nèi)的研究。張健[1]（2018年）提到隨著時(shí)代的發(fā)展，物資管理的信息系統(tǒng)不能再停留于之前的內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而應(yīng)該是一個(gè)內(nèi)外協(xié)同工作的平臺。要充分借助W eb開發(fā)和條形碼等計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，采用Java語言和Oracle等數(shù)據(jù)庫工具。高潔[2]（2018年）提到我國開始著眼于將醫(yī)院物資的精細(xì)化管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，就是旨在減少醫(yī)療物資的浪費(fèi)。王興玲、程維國、鄒晶[3]（2019年）認(rèn)為需要詳細(xì)分析醫(yī)院在物資管理中的制約因素和存在問題，打造醫(yī)院物資智能信息化體系，制定相應(yīng)配套管理制度。胡琬雪[4]（2019年）提到醫(yī)院庫房的精細(xì)化管理不能忽視物資的質(zhì)量情況，必須在物資供應(yīng)上嚴(yán)把入口關(guān)。同時(shí)杜絕無效采購，降低采購價(jià)格，堅(jiān)持公開透明的招標(biāo)比價(jià)采購。劉性君、王景勝和高會廣（2021）[5]觀察到醫(yī)院物資精細(xì)化管理中要通過逐步完善醫(yī)院庫房系統(tǒng)和二級庫房系統(tǒng)的信息對接，將成本控制落實(shí)到每個(gè)實(shí)驗(yàn)室、每個(gè)專業(yè)組，甚至每臺儀器、每個(gè)檢測項(xiàng)目。易成賢[6]（2021）認(rèn)為在倉儲管理綜合平臺共享服務(wù)模塊中，應(yīng)包括庫存數(shù)據(jù)綜合管理功能、數(shù)據(jù)交換功能、交易文件共享、互聯(lián)網(wǎng)在線服務(wù)等功能。數(shù)字化倉儲包括大數(shù)據(jù)算法、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘算法、數(shù)據(jù)建模函數(shù)等數(shù)字化技術(shù)。庫存統(tǒng)一處理模塊將基于數(shù)據(jù)驅(qū)動思想，以此實(shí)現(xiàn)管理行為與過程的全自動化。馬瑞良[7]（2022）認(rèn)為在實(shí)際中需要設(shè)計(jì)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)相適合的數(shù)據(jù)采集端口，利用設(shè)計(jì)端口實(shí)現(xiàn)倉庫數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出。當(dāng)前庫房管理可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，物體通過信息傳播媒介與網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)對物體的智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)管等功能。通過對進(jìn)出場材料二維碼的識別，將庫房整個(gè)物資情況實(shí)時(shí)反映在數(shù)據(jù)平臺上。醫(yī)院庫房精細(xì)化理論方面的深入研究還不是很多，需要進(jìn)一步的跟進(jìn)和完善。（二）國外的研究。在國外對庫房的管理和認(rèn)識也在不斷跟進(jìn)。奧地利維也納理工大學(xué)學(xué)者SchieferJ，TjoaAM[8]認(rèn)為對倉庫系統(tǒng)進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)需求分析通常是實(shí)現(xiàn)決策支持系統(tǒng)的起點(diǎn)。Rim ieneK[9]認(rèn)為倉庫通常涉及大量投資和運(yùn)營成本，在設(shè)計(jì)倉庫之前，必須仔細(xì)研究由勞動力、機(jī)器和信息系統(tǒng)提供服務(wù)的流程。該流程包括接收、儲存、揀選和裝運(yùn)，以及倉庫布局和流程策略的選擇問題。波蘭華沙理工大學(xué)K odaw skiM，JacynaM，Lew czukK[10]等人也認(rèn)為倉庫流程設(shè)計(jì)在倉庫設(shè)施中至關(guān)重要，要把改進(jìn)物流設(shè)施作為提高工作靈活性的一個(gè)關(guān)鍵方面。特定倉庫策略的選擇通常取決于倉庫的基本任務(wù)、訂單的結(jié)構(gòu)和規(guī)模、處理的物流單元、特定子流程中的物料處理成本（財(cái)務(wù)和時(shí)間成本）、存儲空間和人力資源的可用性等。土耳其薩卡里亞大學(xué)教授YenerF，YazganHR.[11]（2019年）提倡使用訂單批量策略和利用數(shù)學(xué)模型將每日訂單劃分為訂單批次，將最大化訂單之間的關(guān)系，同時(shí)節(jié)省時(shí)間和距離。Ham dyW，Al-Aw am ryA，M ostafaN.（2022）[12]提到工業(yè)4.0在供應(yīng)鏈管理中起著至關(guān)重要的作用，工業(yè)4.0的主要支柱之一是物聯(lián)網(wǎng)。在整個(gè)供應(yīng)鏈中尤其是庫房管理中，可以使用許多信息共享技術(shù)，比如RFID、條形碼、智能手機(jī)、無線傳感器網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算、社交網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)和ZigBee、射頻識別（RFID）信息技術(shù)。物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)的新革命，它可以給產(chǎn)品一個(gè)唯一的ID，便于產(chǎn)品的追蹤溯源，并提高倉儲中揀選和包裝的準(zhǔn)確性和效率。信息化的時(shí)代，國外倉儲管理中有關(guān)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的研究，對我們也有一定的啟發(fā)。醫(yī)院的倉儲管理也必然要借助相應(yīng)的信息化手段來實(shí)現(xiàn)物資的精細(xì)化管理。

二、醫(yī)院庫房管理的重要性

“兵馬未動，糧草先行”，醫(yī)院庫房作為一個(gè)單位的重要物資保障部門，是各個(gè)科室正常工作的重要支撐。庫房的精細(xì)化管理首先要以庫區(qū)的安全存放為前提，包括庫區(qū)的消防安全、存放安全，防潮防盜等，同時(shí)庫房的地理位置不能建在地勢低洼的地段。只有在安全的基本前提下才能談下一步的科學(xué)化、信息化、精細(xì)化管理。

三、庫房運(yùn)行中存在的問題

1.發(fā)貨欠順序性。庫房發(fā)貨之前會有出庫單，出庫單在系統(tǒng)里面是按照科室申報(bào)的順序顯示的，如果打印的時(shí)候沒有人為選擇同一科室的出庫單歸類打印，那么發(fā)貨的單據(jù)就會缺乏順序性。另外一方面，同一天科室申報(bào)了一些物資以后，仍然會在系統(tǒng)繼續(xù)申領(lǐng)。時(shí)間上沒有一個(gè)界限點(diǎn)，使得發(fā)貨的實(shí)際工作沒有效率。2.對存貨的關(guān)注不夠。庫房對存貨的關(guān)注一般在月末，每周每天的關(guān)注度不夠。由于關(guān)注度不夠，會出現(xiàn)供應(yīng)商供貨不及時(shí)的情況。從庫房跟供應(yīng)商下訂單，到供應(yīng)商配貨出貨有一定的時(shí)間，等到庫存已經(jīng)很少的情況下再聯(lián)系，就會有斷貨的風(fēng)險(xiǎn)。3.與采購等部門缺乏溝通。供應(yīng)商和庫房接觸較多，供應(yīng)商的情況和變化，庫房了解得較詳細(xì)。但是，庫房工作人員往往只注意到了庫房物資的供應(yīng)，對于某些供應(yīng)商的信息變化，沒有及時(shí)反饋給采購部門。另外庫管工作人員和使用部門工作人員的溝通也不夠，在日常的工作中存在產(chǎn)品名稱說法不一致的情況。4.對信息的分析不夠。庫房對信息的處理在統(tǒng)計(jì)方面較多，但是對數(shù)據(jù)的整理、歸類、分析較少。沒有對不同時(shí)期的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，也沒有對不同部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理性分析。醫(yī)院庫房工作人員對科室二級庫房的數(shù)據(jù)和具體情況了解甚少。5.信息系統(tǒng)有待完善。存在某些產(chǎn)品日常名稱和注冊名稱不一致的情況，而電腦系統(tǒng)的錄入是按注冊商標(biāo)為準(zhǔn)的。信息系統(tǒng)在閉環(huán)管理上需要加強(qiáng)，系統(tǒng)也存在重復(fù)記錄的內(nèi)容，這些重復(fù)錄入的程序可以簡化。同時(shí)，系統(tǒng)有的模塊操作者又沒有修改權(quán)限，在緊急情況下處理有難度。怎么保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和時(shí)效性，并與系統(tǒng)的設(shè)計(jì)聯(lián)系起來，是值得思考的一個(gè)問題。6.應(yīng)急物資供應(yīng)不規(guī)范。醫(yī)院會面臨不確定的外部環(huán)境，在緊急情況下會啟動應(yīng)急機(jī)制。但是對于應(yīng)急物資的供應(yīng)，相關(guān)貨物安排和領(lǐng)取流程不規(guī)范，未使用物資的退貨與清理過程也造成了部分物資的浪費(fèi)。

四、精細(xì)化管理的改進(jìn)

庫房的精細(xì)化管理依賴于日常的工作。庫區(qū)需要合理分區(qū)，物品貼示醒目的標(biāo)簽，規(guī)范工作流程，優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。1.順序性。在電腦打印出庫單的時(shí)候，要把同一個(gè)部門的單據(jù)一次打印完，提高工作的效率并避免漏發(fā)的發(fā)生。對照出貨單配貨的時(shí)候，再一次進(jìn)行核對，把同一個(gè)部門的出庫單據(jù)放在一起。所謂磨刀不誤砍柴工，前序的工作做好了，后面的工作進(jìn)展才會更順暢。2.動態(tài)關(guān)注存貨的情況。每天都要關(guān)注庫存的變化，合理審視當(dāng)期的產(chǎn)品使用數(shù)量以及庫存較少的物品種類。及時(shí)在系統(tǒng)錄入申請計(jì)劃，等領(lǐng)導(dǎo)審批以后，及時(shí)發(fā)送采購計(jì)劃訂單。并通過電話等與供應(yīng)商再次確認(rèn)，避免臨床科室常規(guī)物品使用的斷貨情況。在平時(shí)也要加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理。3.和采購等部門緊密配合。庫房雖然不涉及采購的環(huán)節(jié)，但是庫房和采購部門是兩個(gè)相關(guān)性較高的部門，只有相互協(xié)調(diào)相互溝通才能使得工作的進(jìn)展更加完美。比如某個(gè)供應(yīng)商因?yàn)閮r(jià)格或者其他原因停止供應(yīng)某種產(chǎn)品，庫房工作人員要和采購部門主動聯(lián)系。采購部門才能及時(shí)尋找市面上的同類產(chǎn)品進(jìn)行補(bǔ)充。另外，如果供應(yīng)商方的聯(lián)系人發(fā)生變化，或者產(chǎn)品注冊證信息變化等，庫房工作人員也應(yīng)及時(shí)通知采供部門。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)貨物的名稱必須和實(shí)物名稱保持一致，以免影響出庫和發(fā)貨。4.數(shù)據(jù)的有效分析。庫房每個(gè)月除了盤存，還要對產(chǎn)品使用數(shù)量進(jìn)行分析。對科室使用的數(shù)量進(jìn)行分析，和往年同期進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)異常的數(shù)據(jù)情況及時(shí)跟蹤杜絕浪費(fèi)。我們不僅把貨物發(fā)出去，我們還要了解東西發(fā)到哪里去了，每個(gè)月的使用數(shù)量的變動情況分析，適時(shí)采取相應(yīng)的管理措施。5.信息化的完善。要做好庫房的日常工作，對于產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號等信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)口徑必須保持一致。這里的一致是指庫房對產(chǎn)品的名稱、計(jì)量單位等與信息科、財(cái)務(wù)科、收費(fèi)科、使用科室保持一致，這樣才有利于信息的共享和提取。另外在系統(tǒng)的使用上除了有數(shù)據(jù)的閉環(huán)管理，在錄入的環(huán)節(jié)上應(yīng)該有刪除的功能，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和更正錯(cuò)誤。可以適當(dāng)引進(jìn)數(shù)據(jù)工程師，構(gòu)建強(qiáng)有力的庫房團(tuán)隊(duì)。6.提升應(yīng)急能力。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。提前準(zhǔn)備一定數(shù)量的應(yīng)急物資，提前規(guī)定應(yīng)急狀態(tài)下的工作職責(zé)及分工，提前打印應(yīng)急物資領(lǐng)用表等。只要應(yīng)急狀態(tài)出現(xiàn)接到命令，就可以迅速啟動應(yīng)急供應(yīng)機(jī)制。這樣就比等到應(yīng)急狀態(tài)發(fā)生才去開展工作效果會好很多。醫(yī)院倉庫的運(yùn)行中或多或少存在一些問題，是有改進(jìn)的空間的。無論是對整個(gè)庫房進(jìn)銷存的把控，還是對數(shù)據(jù)的提取和分析，以及對庫房運(yùn)行的監(jiān)控，都是實(shí)現(xiàn)庫房精細(xì)化管理值得思考的方面。

引用出處

[1]張健.面向供應(yīng)鏈的企業(yè)物資協(xié)同管理平臺研究與應(yīng)用[D].西安科技大學(xué)，2018.

[2]高潔.信息化環(huán)境下的醫(yī)院物資精細(xì)化管理研究[J].中國管理信息化，2018，21（18）：58-59.

[3]王興玲，程維國，鄒晶.醫(yī)院精細(xì)化物資管理體系構(gòu)建與應(yīng)用研究[J].衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2019，36(03):59-62.

[4]胡琬雪.實(shí)施物資精細(xì)化管理的對策研究[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2019(14):188.

[5]劉性君，王景勝，高會廣.基于二級庫房系統(tǒng)對檢驗(yàn)試劑和耗材的精細(xì)化管理[J].醫(yī)療裝備，2021，34(01):71-72.

[6]易成賢.物流企業(yè)倉儲管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究[J].中國儲運(yùn)，2021(04):134-135.DOI:10.16301/j.cnki.cn12-1204/f.2021.04.054.

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