淺談行政事業單位內部控制存在的問題與對策

張婷婷

一、前言

作為行政事業單位實施內部管理的重要組成部分，高效的內部控制管理有助于提升單位的財務管理能力，推動單位的長遠發展。當前，各行政事業單位雖在相關政策指導下制定了內部控制制度，但單位的內控環境、風險管控、內控制度、信息化建設與內控監督等環節仍存在不足之處，影響了單位內控管理的開展質量。新時期，行政事業單位要高效開展內控管理工作，就需從內控環境、風險管控、內控制度、信息溝通與內控監督等角度出發探索優化策略。

二、行政事業單位開展內部控制的意義

（一）提高單位財務管理能力

行政事業單位預算資金申請與使用中容易存在預算虛報和忽略量化標準的情況，導致資金閑置或浪費。而單位開展內部控制工作可提升部門間的溝通協作能力，在此背景下，財務人員可獲取真實、精準的財務信息，不僅可以提升財務決策的科學性，并促使財務人員全面分析各部門財務工作的執行情況，在此基礎上確定優化單位管理的新方向，最終提高單位財務管理能力。同時，內部控制工作的有效開展可規范單位的預算資金申請程序與計劃結果，通過資金的科學配置提升資金使用效率，并提高單位財務部門的工作質量。

（二）促進單位反腐工作開展

行政事業單位的內控管理質量一定程度上影響著單位經濟活動的合規性。通過強有力的內控管理，促使經濟活動在相關法規要求范圍內實施，可防止違法違規行為的發生，并提升員工的廉政意識。同時，加強內部控制管理，可規范單位的內控活動流程，明確界定各部門的職權，完善相關運行制度，并全面監督員工的職責與權利，強化腐敗風險管控，能夠有效促進單位反腐工作的開展。

三、行政事業單位內部控制存在的問題

（一）內控環境建設落后

優良的內控環境可以提升行政事業單位員工的內控意識與內控工作質量，確保單位內控管理的有效開展。然而，部分行政事業單位內控管理中存在內控環境建設落后問題，具體表現為以下幾點：第一，內控意識淡薄。現階段，部分行政事業單位雖依據相關制度建立了內部控制制度，但其對內控工作存在錯誤認知，認為內部控制是財務部門的職責，未結合單位實際情況從頂層設計出發建立完善的制度與組織結構，導致其他部門對內控體系建設的認識不正確，相應對內控工作參與度也較低，一定程度上影響了單位的內控管理效率。第二，組織架構不科學。部分單位的內控工作多由財務部門負責，未設置專門的內部控制部門，也沒有組建內控領導小組。此外，未明確各科室及崗位的職責與權利，導致單位關鍵崗位設置不合理，內控管理中容易出現職責重疊或空白情況，影響了內控管理質量。

（二）風險管控不到位

風險管控不到位也是當前行政事業單位內部控制管理中面臨的主要問題之一。日常工作中，多數行政事業單位領導層的風險管理意識薄弱，未依據單位業務活動實際情況制定系統的風險管理機制，也未認真查找風險點，導致單位風險點不斷增加，制約了單位的高效運行。同時，部分單位內控管理中未設置專門的風險管理部門，或雖設置了風險管理部門，但相關工作人員配備不完善，且人員專業素質較低，無法針對各科室業務活動進行有效的風險識別、分析與防范，導致突發事件發生時單位不能及時制定應對方案，一定程度上影響了單位的社會服務能力。

（三）內控制度不健全

雖然當前各行政事業單位制定了內控管理制度，但由于領導層內控意識薄弱，且未結合單位實際情況，導致內控制度的可行性較弱，影響了內控活動的開展質量。第一，不相容崗位相分離制度落實不到位，部分單位的會計人員仍負責單位財務專用章、支票等票據的管理，采購人員既負責物資采購也負責物資的入庫與出庫管理，關鍵崗位工作人員一人多責現象普遍，一定程度上增加了單位的財務風險。第二，預算管理機制不完善，未明確規定預算編制、使用、管控與績效評價的流程與要求，導致項目預算編制與預算執行存在偏差，超預算情況時有發生，且預算調整過于隨意，預算績效考評流于形式等。第三，資產管理制度缺失，部分單位資產分配中未實施領取登記制度，也未設置專人負責資產管理工作，導致資產使用、保管與存放信息模糊，更沒有定期進行資產清查盤點，導致單位資產管理存在賬實不符問題[1]。

（四）信息化建設不足

信息化時代背景下，各行政事業單位紛紛引進相關系統軟件進行電子化辦公，但由于信息化建設不足，導致單位信息溝通效率低。如單位借助財務核算系統進行資產管理，利用ERP系統進行預算管理與績效考評，各系統間的獨立性較強，再加上單位未將相關系統進行有效連接，也未搭建一體化的信息平臺，系統間的數據傳遞仍需人工負責，一定程度上降低了數據傳輸的準確性與時效性。同時，單位信息溝通機制不完善，日常工作中主要借助微信、OA 辦公系統等軟件進行信息傳遞，信息傳遞時效、質量與員工接收情況未得到及時反饋，再加上缺乏數據共享制度，容易導致部門之間的數據傳遞與溝通不及時，影響了單位內控管理質量。

（五）內控監督力度薄弱

當前，多數行政事業單位內控監督力度薄弱的主要原因在于以下幾點：第一，內部監督不到位。部分單位領導層未正確認識內部監督的重要性，組織結構設置中沒有設立專門的內部審計部門，也未配置專業的審計人員開展內部監督工作，再加上相關內部監督機制不完善，無法為內部監督工作提供制度指導，導致單位的內控管理質量偏低，出現資產閑置、財務工作審簽流程不規范等問題。第二，外部監督流于形式。外部監督作為內控監督的主要方法之一，其主要通過政務公開、紀檢委督查等對單位工作實施監管，但現階段部分單位外部監督中由于單位信息披露透明度低，社會公眾無法全面了解單位實際財務狀況，更無法開展有效的外部監督。

四、行政事業單位內部控制的優化策略

（一）構建良好的內控環境

新時期，行政事業單位要高效開展內部控制工作，就需構建良好的內控環境，營造優良的內控氛圍。在具體工作中，一方面，單位應樹立正確的內控思想，單位領導層需要加強對相關政策與文件的學習，全面了解內部控制內容，正確認識內控管理對單位發展的重要作用，并依據單位業務特點與財務現狀制定科學的內控計劃。同時，積極組織各部門員工學習內控理論知識，通過教育培訓、內控專欄等方式幫助員工樹立正確的內控思想，并通過相關規章制度的制定指導各部門員工積極參與到內控工作中，以提升內控管理效率。另一方面，單位要建立完善的內控組織結構，如設置內部控制小組，由單位負責人擔任組長，組員包括財務、資產、風險管理等部門負責人，小組的主要工作包括依據實際細化各部門管理機制，整理各部門內控工作進度與完成情況，定期公示內控工作結果等。通過制定可行性較強的內控制度，加強各部門對內控工作的參與積極性，有效提高單位的內控管理質量[2]。內控環境建設中，單位還需加強內控專業人才的培訓，設置專門的內控管理崗位，并由專人負責。在此基礎上，組織內控人員參與內控專業培訓，并積極與兄弟單位交流學習，提升單位內控工作人員的專業能力與內控管理水平，實現單位的健康發展。

（二）健全風險管控機制

內部控制管理中，各行政事業單位需進一步健全風險管控機制，包括提升員工風險管理意識、建立專門的風險管理小組，以及完善風險管理制度等。為提升員工風險管理意識，單位可通過風險管理宣傳與培訓等幫助員工樹立風險管理思想，并通過反面案例的學習與分析促使員工充分認識風險管理在單位發展中的作用，從而提升全體員工的風險管理意識。建立專門的風險管理小組方面，單位可設置專門的風險管理部門，并由風險管理部門牽頭建立風險管理小組，組員包括各部門的負責人，小組主要職責包括制定風險管理制度、劃定各部門及崗位的風險管理職責、開展風險評估工作，構建風險預警與管控系統，實施風險識別、分析與應急處理工作等。完善風險管理制度方面，制定風險管理責任制度，明確各部門風險管理職責。同時，健全重大事項議事決策制度，詳細界定議事范疇，并要求相關業務人員參與重大事項議事活動。另外，規范風險識別、分析與應急處理流程。首先，風險管理小組依據各部門業務設置風險評價指標，之后利用文件檢查、流程圖與風險清單等方法對單位及業務層面的風險點進行研究，并制定單位層面評分表與業務層面評分表，各評分表包含評價指標與評價要點（分值）。其次，風險管理小組結合風險坐標、壓力測試、敏感性分析與概率分析等因素對各風險點實施系統分析，之后依據風險影響力與發生概率等確定風險等級。最后，針對各等級風險制定應急處理方案，如強化預算、會計、單據、授權等工作管控，提升單位風險應對能力[3]。

（三）優化內控制度建設

為保證內控工作的規范化開展，各行政事業單位需優化內控制度建設。第一，完善崗位責任制，明確界定各部門及崗位職責，并實施不相容崗位相分離原則。要求財務專用章由專人管理，將出納崗位與稽核、債務賬目登記等崗位分離，采購、入庫與出庫等崗位分別由專人負責，并實施輪崗機制，避免一人多崗現象的出現。第二，健全預算管理機制，規范預算編制流程。通過全面分析區域發展計劃、部門工作規劃與工作重點，并結合項目資金需求測算和資金撥付條件等，通過相關會議討論確定預算申報方案。優化預算執行與調整過程，依據財政部門要求細化預算指標，明確項目名稱、金額、支出方式、預算執行負責人等，并通過執行責任的層層分解確保預算指標的落實。強化信息化建設，對預算管理各環節實施動態監督與管理，以加大預算公開執行力度。第三，健全資產管理制度，要求資產由單位統一購置，之后設置專人進行信息登記，粘貼相關信息卡片，確保一物一卡。定期或不定期對資產進行維護，落實資產臺賬制度，在資產使用者改變時需進行資產交接，人為導致資產損毀的需進行賠償處理，針對報廢的資產要辦理報廢手續并進行信息核銷處理。落實資產清查機制，定期或不定期對單位資產進行清查盤點，明確資產使用人與管理人責任，保證資產賬實相符。

（四）強化信息化建設

針對當前行政事業單位信息化建設不足的問題，新時期，各單位要加強信息化建設，具體包括以下幾點：第一，升級現有系統，依據單位實際需要對現有信息系統進行升級更新，并引入ERP系統，提升各部門的信息溝通效率。第二，打造內控信息化平臺，設置財務共享服務中心、內控流程信息化系統及決策支持系統等模塊。平臺中財務共享服務中心模塊由電子報賬系統、會計核算系統、電子檔案系統等組成，內控流程信息化系統包括收支管理、預算管理與采購管理等系統，決策支持系統則為業務與財務系統間的數據傳輸提供渠道。第三。強化信息安全管理，通過防火墻、鎖定內部局域網網址等方法加強系統信息安全管理，避免信息泄露等問題的出現[4]。

（五）加大內控監督力度

內部控制管理中，行政事業單位還需建立內部審計部門，要求該部門對單位內控各環節實施全過程監督，并對領導層負責，以確保內部審計的權威性與獨立性。在此環節，單位可通過教育培訓與選拔等方式建立專業的內部審計團隊，提升內部審計質量。同時，完善內部監督機制，明確審計人員職責，要求審計人員定期或不定期對單位制度建設與執行情況、各部門內控工作質量等進行審計評價并出具審計報告，落實審計問責制度，清晰界定各部門及崗位的權責，制定管理人員權限清單、部門職責清單及崗位職責清單等，通過清單將責任落實到人，確保單位內控工作執行效率。此外，單位還需強化外部監督，由財政部門、審計部門等對單位內控建立與落實狀況進行監督，并建立內外部溝通制度，促進內控執行狀況、公共管理服務執行狀況等信息的公開，制定公示制度，定期通過信息平臺公示單位內控建設執行狀況，確保相關信息的真實性與準確性，強化公眾對單位內部控制的監督，以獲取反饋意見，推動單位內控工作的規范實施[5]。

五、結語

內部控制的有效實施可提升行政事業單位的財務管理能力，促進單位反腐工作開展。但當前多數行政事業單位內控管理中仍存在一系列問題，制約了單位的持續發展。新時期，各單位需要優化內控環境，強化風險管控，完善內控制度，促進信息化建設并加強內控監督，以全面提升單位的社會服務能力。