建筑施工企業合同管理常見問題及對策的思考

【摘要】

企業作為社會經濟組織中的重要主體，合同是其進行各項經濟活動的重要載體，對建筑施工企業的重要性亦是不言而喻，但在實際工作中部分建筑施工企業的合同管理意識仍很淡薄， 合同管理水平較為欠缺，由此導致法律風險頻發。通過對建筑施工企業合同管理的定義、基本要求、法律風險、應對之策進行思考與分析，以期提高建筑施工企業的合同合規管理意識，健全合同管理模式，規范合同流程管理，促進企業生產經營更好地與市場經濟接軌，提高企業的社會和經濟效益。

【關鍵詞】建筑施工; 合同管理; 風險防控

【中圖分類號】TU723.1【文獻標志碼】A

［定稿日期］2024-06-26

［作者簡介］李峻峰（1969—），男，本科，高級經濟師，研究方向為企業合規體系建設。

0 引言

2022年8月國資委公布《中央企業合規管理辦法》，對包括合同管理在內的合規審查提出要求。由此及彼，不僅中央企業要加強合同管理，地方國企和民營企業也要高度重視合同管理，利用合同管理制度通過合規審查以切實防控風險，保障高質量發展，建筑業是國民經濟的支柱產業。作為建筑業主力軍的建筑施工企業，其合同管理具有高度專業性，關乎企業的生存發展，因此有必要就其合同管理存在的常見法律風險進行研究并探尋有效的應對措施。

1 合同管理的定義及基本要求

1.1 合同管理的定義

近年來許多企業轉變了發展理念， 對于合同管理的重視程度超過訴訟管理［1］。合同管理是指為規范企業合同法律行為，防范市場與法律風險，減少因合同簽訂、履行等過程中產生的糾紛，維護企業合法權益，加強對合同訂立、履行及終止全過程以及相關基礎工作實施的制度建設、體系設計、風險防控、檢查監督等管理活動。有效的合同管理可以提升建筑企業的經濟效益，合同管理也是整個工程管理的核心內容之一［2］。

1.2 合同管理的基本要求

首先符合法律規定，其次符合企業合規管理要求。企業合規管理是現代企業的基本要求，建立合規管理制度，并有效執行，合規管理制度才具有生命力。換言之，要在企業統一授權、分級管理、分工負責的合同管理體制下，符合企業合同評審程序、合同全流程管理的具體要求，做好合規備案。

2 建筑施工企業合同管理常見問題及應對之策

2.1 合同準備階段

項目標的基本狀況不明確，前期沒有進行可行性研究，采取一邊設計一邊施工、一邊干一邊改的施工方式，使得項目投資的風險急劇增大。為此，在項目立項的階段，就要強化對項目立項環節的可行性審查工作，事先作好包括資金規劃在內的項目規劃。

項目合作主體實力不足、欠缺應有的履約能力。對此，建議對合作主體主要從其資金、人員、設備等方面進行辨識，重點審查其是否為法人組織。同時重視履約能力的審查，要對合作主體開展股東資信、注冊資金真實性、歷史履約情況等各方面的審查。

2.2 合同起草階段

（1）合同條款不完整或不明確，或違法或顯失公平等。對此，建議爭取合同起草權，在草擬合同文本時，力爭作到用詞精準、表述清晰、約定具體明確，確保不出現歧義。

（2）工程風險未被合理分擔。對此，建議在合同中盡可能加入保險條款，通過購買商業保險，分散和轉移己方風險。

（3）質量、驗收條款約定不明確。對此，建議根據不同合同類型采取不同應對辦法，如建設施工合同，有關工程質量標準及驗收條文，必須以國家質量檢驗評定標準為依據；具體到工程質量驗收人員，其成員應包括政府工程質量管理部門、建設、設計、監理、承包等單位以及相關的專業人員。

（4）違法分包和轉包。對于建設施工合同，應明確禁止轉包，對是否允許分包以及分包的范圍進行約定。同時，應對違法分包、轉包行為的違約責任，作出具體明確的約定。

（5） 違約責任不明確。對此，建議對違約責任條款，作出明確清晰的約定。具體在約定時應注意：對于逾期付款或交貨的違約責任，約定時可以選擇定額責任或者一定比例的責任；對于質量違約責任，通常可以約定違約方按照合同總金額的百分比例向守約方支付違約金；對于違約責任中的損失賠償部分，可以視情況決定是否要包括預期利潤以及預期利潤的確定方法。

（6） 管轄約定不明確。若選擇訴訟方式，除專屬管轄的合同外，建議選擇已方所在地法院管轄；若采用仲裁方式，仲裁條款或仲裁協議應具體明確，最好選擇己方所在地仲裁機構。

2.3 合同審查階段

報送審核材料不完整，遺漏審核事項。建議通過規章制度來約束，特別應該加強規章制度的執行。對擔保人疏于審查，導致擔保無效或者擔保人無擔保能力等風險。建議加強對擔保人資格、擔保能力、法律規定的必要資料等加強審查。

2.4 合同簽訂階段

（1） 要約、承諾不當風險。在合同簽訂和實施過程中，任何口頭承諾和保證都難有法律保障。建議對談判結果，對方的承諾，都要詳盡地在合同中進行約定。

（2） 蓋章主體不一致。建議合同加蓋公章或合同專用章，并且經辦人應有公司法人的授權委托書。合同管理崗位人員，必須妥善保管合同相對方提供的授權委托書，以便發生合同爭議或糾紛時作為支撐證據。若合同相對方加蓋分公司、部門印章或者是僅有部門經理、業務人員簽字，其必須要提供法人授權委托書，并對授權事項和權限范圍進行明確的授權。

（3） 合同遺漏簽署日期、倒簽。合同簽署時，應反復檢查，防止遺漏簽署日期等內容。對于倒簽合同的情況，建議用合同管理等規章制度約束，堅決杜絕。

2.5 合同履約階段

（1） 擅自變更合同內容。合同的變更必須遵循協商一致的原則，變更合同應當要履行必要的程序、并要注意變更的方式以及變更不明確的不利后果。特別是工程款或貨款的支付，必須嚴格按照合同的約定付款。

（2） 出現對方不履行或者不完全履行合同義務的情形，怠于行使合同權利。建筑施工企業應當嚴格履約，注意收集和保存過程資料。一旦對方違約，及時啟動索賠程序，避免權益受損。同時，要養成書面溝通問題的良好習慣，發出文件應要求對方簽收，以保留證據資料。

（3） 合同和過程資料缺失。建議企業妥善保管合同以及履約過程資料，如雙方往來函件郵件傳真、資信資料、收貨單據、進度審批及財務付款憑據、發票、會議紀要、工作聯系單都應當保管好。對合同和過程資料原件進行妥善保管，這是索賠依據。需要強調的是，原件僅限于手簽字、加蓋印章的文件資料，傳真件、電子郵件、掃描件、復印件均不是原件。

（4） 項目竣工結算管理不足。建議：第一，事先對合同價款、合同范圍等內容作出明確約定；第二，付款方式應當清晰地約定支付的條件、比例或額度、支付時限、款項用途及違約使用的責任等內容。第三，對于按規定必須要審計的合同，應增加約定審計事項的條款，以免引起付款方面的爭議。

2.6 合同后續處理階段

（1） 合同到期后沒有續約，仍繼續履行，造成各方的權利義務無法確定。建議合同臨近到期前，事先重新評估，以科學決策是否再行續簽合同。

（2） 對合同相對方的違約行為未做記錄。建議對合同相對方的法人信息進行動態登記和管理，包括其資格、資信、履約能力等，以實現動態考核評價管理。

3對建筑施工企業合同管理工作的思考

（1）構筑合同管理風險防范體系。在由一個部門統一歸口管理企業所有合同，其他相關部門協辦，形成完善的合同管理網絡。具體可設置由企業的綜合管理部門或者法務部門總體負責合同管理、相關業務部門作為合同承辦部門、法律顧問為合同管理提供法律支持、審計財務部門風險把控、財務預算控制，并明確各部門及外部支持單位的職責，各司其職，共同配合做好合同管理體系化工作。

（2）建立、健全企業合同管理規章制度，確保合同管理的規范化、科學化、標準化、法律化。為規范企業合同管理工作，防范合同風險，明確職責，維護企業的合法權益， 一個切實有效的合同管理制度是必不可少的，合同管理制度能夠明確職能分工、管理程序等，能夠為合同管理工作提供制度依據、指引。

（3）提高合同管理人員的素質，明確合同管理人員的責、權、利，健全完善合同管理的激勵機制和獎懲機制。在開展建筑工程施工合同管理時，人才是決定合同管理質量的核心因素［3］。對于建筑企業，合同管理人員不僅要具備的法律專業知識，而且還要具備建筑企業經營管理相關的專業知識，并在相關項目上即第一線加強實踐經驗的積累和鍛煉。

（4）作好合同履行跟蹤監督和結算管理。企業合同管理部門（崗位）對合同的履行進行監督是非常必要的，通過實時監督可以及時掌握企業各類合同的履行狀態，及時發現影響履約原因，以便及時向相關部門反饋，防止發生違約行為。另外，結算是合同履行的主要環節和核心內容，合同管理部門應當同財務部門密切配合互通有無，做好合同的結算工作。

（5）及時化解和處置合同爭議糾紛。若發生違約，合同管理部門要注意區別情況、評估得失，與第三方法律服務機構進行對接，通過律師函、律師意見書、法律建議書等形式及時提出有效法律解決方案，采用協商、和解、調解等方式化解矛盾糾紛，必要時啟動仲裁或訴訟方式，維護企業合法權益。

（6）發揮和利用律師事務所等第三方機構的專業知識和技能，有效防范企業法律風險。合同管理工作具有專業性特征，只有內外結合，聘請專業的第三方法律服務機構，才能有針對性地識別合同管理風險，并對風險的應對、化解等提出切實有效的法律解決方案。

4 結論

對于建筑施工企業而言，合同管理應是全過程管理，從合同起草到合同終止全生命周期的管理，只有真正重視合同管理，把合同管理做到位，提高合同合規管理意識，健全合同管理模式，規范合同流程管理，才能促進企業生產經營與市場經濟接軌，提高企業的社會和經濟效益，在市場競爭中立于不敗之地。

參考文獻

［1］ 尚翠，馬輝.企業合同管理風險辨識及評價研究［J］ .中國市場，2019（13）：78-79.

［2］ 宋洋.建筑工程施工階段合同管理要點分析［J］ .冶金管理.2022（15）.

［3］ 杜華東.建筑工程施工合同管理存在的問題及對策分析［J］ .房地產世界.2022（9）.