基于智慧財務模式的大型企業集團培訓費管理平臺構建路徑研究

張 強 郭 丹

（國網數字科技控股有限公司，北京 100077）

大型集團的業財融合不僅體現著企業財務管理的先進性，也是強化企業財務管控能力的有效措施。通常而言，大型集團培訓費管理具有審批流程慢、員工墊付壓力大、報銷時間長、合規管理難等缺點，培訓費支出缺乏有效管控手段，精益化管理程度不高。近幾年，一些大型集團在完成以ERP系統為核心的財務管理一體化平臺基礎上，紛紛探索建立差旅費管理平臺，實現差旅費的全流程在線管控。但由于培訓費的特點，很多單位培訓費仍采用線下處理+線上單據錄入的情況。基于此，本文對培訓費管理平臺建立進行深入細致的研究分析，并就如何推動培訓費管理平臺的業財融合進程進行討論。

一、傳統模式下培訓費報銷弊端

（一）附件單據數量多，報銷填寫內容復雜

完成一筆培訓費單據報銷業務，往往涉及大量單據，比如涉及餐費、住宿費、交通費、培訓費等發票單據，還包括培訓通知、培訓申請等單據，單據類型復雜零散；對于附件單據仍需各種審批流程，例如，出差培訓人員報銷培訓費時需要填寫培訓外出申請單，單據需要單位有關領導批準，不允許培訓無相關通知和證明文件等；培訓費報銷單據填寫需要填寫補助信息、金額信息等各種需要計算并嚴格按照要求進行填寫的信息，員工往往不能一次填寫準確，造成反復駁回、反復修改的情況。

（二）單據審批周期長，報銷效率低下

培訓費報銷管控作為大型集團內部管理的重要環節，雖然制定有一系列的差旅制度，但在實際執行過程中，沒有足夠重視，經常會遇到審批不及時，事后補審批等情況。培訓費報銷流程各審批環節相對孤立，往往需要人資部門、財務部門以及相關公司領導審批方可報銷。一筆培訓費報銷業務可能涉及3到10人審批，審批周期長。特別是單據審批中或者駁回后需要大量溝通工作，造成培訓費報銷效率低下，員工滿意度低，出現的超出標準的情況只能在報銷環節被發現，相關培訓標準在執行過程中難以把控。

（三）財務審核流程繁瑣

財務審核人員需要對培訓費報銷金額與單據附件進行仔細比對，還需要對紙質發票進行驗真查重工作，收到的票據種類繁多，真偽難辨，財務人員需要花費大量精力對員工報銷的培訓費票據進行審核，特別是需要根據出差培訓時間等進行仔細計算以確保補助信息準確無誤，任何信息或者金額錯誤都需要駁回發起人進行修改，從而造成報銷周期長，傳統費用報銷系統中的培訓費數據滯后，無法為企業管理決策提供準確及時的數據。

（四）數據統計困難，準確性難以比對

培訓費用作為企業成本費用的重要組成部分，進行合理的數據分析對企業進行成本費用管控具有重要意義。但在傳統培訓費報銷模式下，各類培訓數據的分析表需要人工進行統計，耗費大量時間和精力，企業不同層級所需數據需要逐級進行匯總，由于統計環節較多，容易造成數據統計效率不高，統計出來的數據準確性也無法有效比對。

二、探索新的培訓費報銷結算模式的必要性

近幾年，國家大力實施數字經濟發展戰略，國務院在《“十四五”數字經濟發展規劃》中指出，鼓勵有條件的企業建立一體化數字平臺，全面整合企業內部信息系統，強化全流程數據貫通，加快全價值鏈業務協同。國務院國資委提出，要發揮國有企業在新一輪科技革命和產業創新變革浪潮中的引領作用，促進企業數字化、網絡化、智能化發展，提升產業鏈現代化水平。因此許多大型集團企業近幾年都在大力發展財務信息系統建設，普遍建立了基于智慧財務模式的財務報銷管理系統以及商旅管理平臺。此外，隨著電子發票的全面推廣，也給大型集團財務管理無紙化、數字化建設帶來新的動力，對實現培訓費全流程在線管控起到助推作用。

（一）推進企業穩健發展的必然要求

當前，對企業費用合規的要求愈發嚴格。大型集團公司每年因培訓業務產生了大量交通、住宿和培訓費用，覆蓋面大，涉及人員多、門類廣，是黨風廉政建設重點關注環節。同時，建立培訓費在線管理平臺也將提升員工的滿意度，提升對企業的認同感。

（二）落實企業戰略部署的必然要求

培訓費管理實現全流程在線管理，是大型集團財務信息系統升級的突破口，也是企業發展壯大必不可少的關鍵，它關乎流程優化、效率提升、風險管控、規范經營。通過對培訓業務不同維度進行分析，使企業可以快速把握自身培訓管理的重要數據，發掘出新的培訓管理重點。為集團的區域化人員部署、市場拓展、項目承接等提供有效的數據支撐，讓大數據分析成為推動企業內部管理的引擎。

（三）提升業務管控質量和成效的必然要求

差旅出行與培訓業務密切相關，培訓費在線管理系統通過自動化的數據處理和記錄功能，減少了人工操作的干預，提高了財務數據的準確性。通過培訓費管理平臺的建立，統一培訓費用的結算節點，由培訓費管理平臺按月度與培訓單位結算差旅費用；在月度賬單結算時，利用信息系統的優勢，以培訓訂單預訂時員工在人力資源系統中的所屬單位為結算維度，通過提供統一的、標準化的月度結算賬單，使用戶單位各層級的財務部門都可以在第一時間了解企業的培訓業務數據。

三、基于智慧財務模式的培訓費報銷系統及其構建

基于智慧財務模式的培訓費管理平臺是秉承互聯網思維和共享服務價值理念，以促進業財融合為方向。通過搭建培訓費管理平臺，形成培訓業務整體解決方案，為大型集團提質增效、規范“職工教育經費”管理提供支撐。以“申請、審核、預訂、報銷、對賬、結算”培訓全業務流程為主線，運用大數據、移動互聯、人工智能等新一代信息技術和先進算法，結合管控規則、員工行為等各類數據信息，實現培訓管理業務共享、規則共享、財務共享、服務共享。具體如下圖所示。

（一）全業務在線處理

預訂流程：培訓中心通過培訓費管理平臺錄入培訓班信息及培訓費用，發起培訓邀請，生成培訓邀請二維碼，發布附有二維碼的培訓通知；學員通過本單位的智能差旅App端掃描二維碼報名參培，一鍵生成出差申請單，提報申請單通過領導審批后，學員直接關聯申請單進行交通及指定住宿預訂；培訓中心后臺進行單據確認并對學員住宿及班次進行安排。

圖1 培訓費管理云平臺

報銷環節：學員到培訓中心進行培訓報道，根據培訓機構安排情況辦理入住，同時需支持定位打卡，以便公司管理人員對員工培訓情況進行管控；培訓中心通過后臺確認學員本次培訓費用詳情，有變動可修改相應費用，生成最終賬單；培訓中心無須給學員提供任何單據，全部由后臺統一結算進行處理；學員在完成培訓返回后，學員通過本單位的智能差旅App確認費用賬單后發起報銷，報銷環節員工無須粘貼任何票據，全面實現無紙化報銷業務。

對賬結算環節：培訓中心通過培訓費管理平臺與公司進行對賬，賬單匯總發送至公司處理界面，公司根據培訓記錄進行單據審核確認，確認無誤后統一進行確認，系統自動生成結算單據至財務管理系統；培訓中心在收到公司確認的賬單后統一將發票郵寄至公司進行結算工作。此外，隨著電子發票的應用，培訓中心可以考慮不再通過紙質發票結算，可通過電子發票與公司主體進行結算，進一步實現財務管理精益化。

通過以上流程管理，將培訓業務管理轉變為數字化、在線化控制，增強培訓業務透明度、合規性。

（二）預算實時管控

培訓費管理平臺對接大型集團財務管理系統的預算模塊，可以實現實時在線預算管控效果，進而由事后報銷時管控變為事前業務發起時即可以進行管控。通過將培訓費、住宿費、交通費、培訓補助等明確預算額度，可以按照大型集團自身管理方式，按照中心、項目、部門等維度分解，員工在培訓費管理平臺發生業務實時占用預算。財務人員可以根據培訓業務的最新動態，及時跟蹤反饋各成本中心并進行合理性、必要性的判斷，根據培訓業務實際情況調整預算金額。

（三）植入智能審核規則

根據本單位的培訓費管理規章制度，財務人員將規章制度進行梳理形成系統審核規則。培訓費管理平臺管理員根據這些規則進行系統植入，實現培訓費報銷單據的智能審核。比如，根據規定出差在途天數以及培訓期間是否統一食宿等內容進行計算補助，如果報銷人填報單據時填寫的金額有誤，系統將會出現警告信息，單據無法保存。此外，培訓費管理系統應與稅務發票系統查驗平臺進行集成，對可能存在的自付情況的單據進行真實性查驗，避免出現虛假報銷等情況。通過培訓費報銷單據的智能審核，既減少財務人員重復的、低附加值的工作，又避免人工審核出現的差錯，大大提高財務人員的審核效率和審核質量。

（四）業財協同共享

大型集團培訓費管理平臺的建立使數據統計更為高效，集團整體的培訓費數據無須各單位統計后上報，可以直接從培訓費管理平臺進行統計。通過貫通培訓費管理平臺與人資、財務、OA等系統之間的接口，實現員工信用度、費用結算等信息的互聯與融合共享，基于管理目標作出規劃、決策、控制和評價等管理活動，開展相關價值分析，用數據的形式展現整個業務的執行過程和最終結果，及時提供合理化建議，提升業務決策的科學性和合理性，實現財務價值，助力大型集團獲得更加可觀的經濟效益，促進業務管理全價值鏈的協同統一和有效落地。

四、結語

針對傳統培訓費報銷結算模式的弊端，本文在策略層面就智慧財務模式下大型企業集團培訓費管理平臺的構建路徑進行了探討。本文認為，大型企業集團應結合本單位財務信息化建設的實際情況，堅持統一性、規范性和適用性原則，在培訓費管理平臺的應用環境、過程、效果等方面進行深入論證和系統設計。特別是隨著國家稅務總局推廣的全面數字化電子發票的全面鋪開，企業可以基于稅務開票系統與智慧財務系統互聯互通，實現培訓中心與企業之間的結算無紙化、數智化，通過發票開具金額與參會人數、開支金額的自動核對功能，進一步精簡培訓報銷流程和提升智能稽核水平。