大數據時代數字檔案館建設的實踐與思考

摘 要：建設數字檔案館是推動檔案資源高效管理與利用的重要契機。目前，各地正在積極打造富有特色的數字檔案館，本文分析建設過程中面臨的新形勢，通過案例解析闡釋了數字檔案館建設的不足，并提出了改進的意見建議，以期為創建工作提供參考。

關鍵詞：大數據；數字檔案館；實踐探索

近年來，數字檔案館建設的環境發生顯著變化。深入分析新形勢下數字檔案館建設的新特征，能夠總結數字檔案館建設中的成績和不足，并提出有針對性的建議，為數字檔案館的系統架構和整體設計提供有益幫助。

1 大數據時代數字檔案館建設面臨的新形勢

1.1 數字檔案館建設戰略化

從國家層面來看，中辦、國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出：加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級。數字檔案館（室）的升級勢在必行。數字檔案館建設也是數字中國建設的題中之義，按照《數字中國建設整體布局規劃》建設要求，數字檔案館建設要與國家戰略保持同頻共振，搭乘數字中國建設的發展快車，推進全國檔案信息化建設快速發展。

從地方層面來看，各地相繼出臺了推動數字檔案館建設的規劃或方案。《“十四五”山東省檔案事業發展規劃》明確指出，“十四五”末新增12家高水平數字檔案館，鼓勵有條件地檔案館向智慧檔案館發展。從這規劃來看，數字檔案館主要是要實現以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的現代化檔案管理體系。

1.2 檔案資源管理數字化

雖然我國數字檔案館建設已實現了從紙質到電子的跨越，但是依然無法全面滿足人民群眾個性化的利用需求。青島檔案館的楊來青就認為要針對檔案內容的細粒度管理與開發，實現信息化建設的2.0時代。具體而言，檔案數字化管理的核心是檔案內容的數據化，其顯著特征是檔案層級的深化和擴展，從傳統的以“卷”為單元的目錄管理向檔案內容細化轉變，將檔案語義內容深化為數據，使海量的數據實現跨文件、跨全宗關聯，為用戶提供更優質的服務和實現深度的檔案價值開發利用。

1.3 檔案服務方式多樣化

大數據賦能數字化檔案館向智慧檔案館邁進，實現了檔案服務的知識化、多元化[1]。一是個性化自助。通過數據技術手段，用戶可在館內的自助查閱終端進行檔案資料的查閱操作，同時在檔案云端可一站式查詢檢索檔案信息。數據化管理也借助語義、本體、知識圖譜等技術對檔案內容進行語義拆分、清洗、合并、可視化處理，最終呈現出豐富全面的檔案知識成果。二是知識共享性。通過大數據分析技術對檔案信息進行挖掘和整合，獲取更深層次的價值，進而轉換為知識提供給用戶，通過檔案服務平臺實時共享，用戶可輕松獲取精準、科學的檔案信息。三是服務精準化。大數據技術能夠實現對用戶的“精準畫像”、靶向推送，以用戶的檔案利用“小數據庫”形成檔案海量資源利用的基礎，提高信息推送的個性化和滿意度。

2 大數據時代數字檔案館建設的實踐探索

2.1 基礎層建設

一是明確目標規范。將數字檔案館建設納入全市信息化建設發展長遠規劃，將其作為“數字中國”落實的重要攻關項目，納入政府“重點民生實事”之一，以高點定位推動檔案信息化建設。堅持標準化引領，細化《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》，將建設標準和規范落實到建設全過程。二是強化應用平臺建設。構筑安全穩定的數字化運行平臺，包括信息存儲設備包括主機等硬件設備和操作系統，合理組建局域網、政務內網和外網，同時實行三網隔離，采購的硬軟件設備符合創建要求。

2.2 數據層打造

數據層包括各類數據總庫，主要有資源建設庫、數據接收庫、檔案專題庫、數據利用庫、多媒體影像庫、照片檔案庫等是數字檔案館建設的核心部分[2]。從網絡構架來看，數據庫布局了多個網絡通道，根據不同的檔案需求在相應的網域內進行。檔案館內局域網鏈接檔案特藏庫、檔案利用庫、檔案數字接收庫等。政務內網主要接收OA系統自動歸檔數據、政務內網利用數據庫，實現與OA系統的無縫對接，保障電子文件的完整性，避免電子文件在不同系統之間轉換可能出現的元數據被修改或缺失問題等。從檔案數據保存和傳輸安全角度進行有效設計。

2.3 平臺層建設

平臺層建設以檔案信息歸檔、利用需求為導向，形成以檔案館為核心、各部門橫向互聯互通，實現資源建設一體化的檔案業務平臺。從功能上看，業務系統建設主要包括檔案收、管、存、用全流程業務、全過程安全、高效無縫隙的數字信息全覆蓋，同時也囊括檔案數字資源的采集、加工、處理、存儲、管理和利用等方面。從功能上看，平臺層建設實現檔案收、管、存、用全流程業務、全過程安全、高效無縫隙的數字信息全覆蓋，提高檔案管理的效率和水平，確保檔案的安全保管，促進檔案信息資源的共享和利用。從建設模式上來看，按照“先行先試、大膽探索、穩步推進”完成全部軟硬件的適配改造，使用國產正版軟硬件設施設備，打造基于國產化環境下的數字檔案館系統。

2.4 資源層建設

一是加強檔案數據質量建設。加強檔案數字化加工過程中的質量管控，最大限度地提升存量檔案數字化的質量，是數字檔案館建設的重要數據基礎。為確保數據質量，開展館藏檔案數字化加工項目時，同步實施數據第三方質檢項目，通過“自檢+質檢查”的數據質量驗收流程，檔案數據整合前進行三輪數據核驗和清查，重點對涉密檔案進行鑒定[3]。在涉密檔案保管中存在混合組卷、混合保管、混合提供的現象，在目錄上也沒標有“秘密”“機密”“絕密”檔案，造成了擴散機密的漏洞。在數字化加工過程中，按照《涉密檔案整理歸檔和保管利用規定》，只能由單位職工掃描，外包公司不能掃描，檔案管理員必須先將涉密檔案清理出來，才能移交給外包公司掃描，確保數字化成果安全性。二是豐富檔案資源。數字檔案館綜合性、多樣性的定位決定了需要豐富數字資源作為基礎。針對不同數字載體形式，制定統一的檔案數字化標準，明確數據格式、元數據、存儲要求等，與大數據管理、民生服務、審批服務等部門建立聯系，提升涉民生類檔案的歸集、整理力度，研發數據接口，提升檔案資源檢索與應用效率，實現數據資源的優化分配，構筑數字檔案新生態。

2.5 應用層規劃

應用層作為數字檔案館的核心部分，是數字檔案館建設的關鍵環節，主要包括檔案的收、管、存、用的全流程管理與利用。一是局域應用層。主要為檔案館內部數字檔案資源的實現高效管理，在大數據環境下，檔案數據化逐步向智能化轉向，比如，管理系統實現對數據自主采集、存儲、分析；對疑難字體進行自主翻譯、自主編研；同時，對涉密檔案在劃控規則下進行自主解密，為不同用戶提供泛在化、細微化、個體化、差異化的檔案查閱和展覽展示的服務模式。二是政務應用層。政務應用層包括政務外和政務內應用，政務外應用為各單位提供檔案電子化服務，或實現檔案館際共享利用，政務內為各單位提供涉密檔案利用和傳輸。政務應用層是實現數字檔案流轉、存放和利用并自動化智能化采取措施，實現檔案的有效保管和使用。三是公眾應用層。為社會和人民群眾提供優質服務是數字檔案館建設的初衷，公眾層主要是為提供公開信息查閱、檔案文化服務、檔案征集利用等，是數字檔案館為民服務的窗口。目前應用層建設已經突破了傳統物理空間的限制，比如手機App自主查詢、互聯網信息查詢等，數字檔案館的廣域服務更加多元化。

3 大數據時代數字檔案館建設的主要成效和存在問題

3.1 主要成效

一是數字化治理體系初步建立。通過建設數字檔案館，實現檔案數字化管理和檔案安全保護的一體化協同，實現局域網、互聯網、政務網的一體化推進和接收庫、管理庫、保存庫、利用庫、采集庫的為核心的檔案數字化管理治理體系，數字化檔案的安全性、便捷性和檔案的利用效率及服務質量有了進一步提升。二是檔案服務利用效能顯著提升。數字檔案館建設為檔案部門和社會團體架起溝通橋梁，為社會公眾提供更加便捷、高效的檔案服務。在政府運行過程中，數字檔案館可以實現政務公開和信息共享，提高政府服務質量。在推進文化軟實力建設中，數字檔案館可以保護和傳承文化遺產，推動文化發展。在社會服務中，數字檔案館的數據共享能力可以提高管理效率，實現社會事項辦理“零跑腿”。三是實現電子文件的有效管理。通過構建以接收庫和利用庫為核心的政務網、以鑒定和長期保存為核心的局域網和以公眾利用為核心的因特網，為公眾提供高質量共享 的檔案信息服務。

3.2 存在問題

一是電子檔案管理能力尚需提高。在落實電子檔案全流程管理方面還有差距，專業電子檔案系統與局域網檔案管理系統銜接不順暢；在電子檔案歸檔范圍和檔案保管期限、歸檔單位、歸檔格式、歸檔時間上標準不統一；對電子文件歸檔等環節進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測能力不足；定期開展電子檔案備份，做好電子檔案登記、日常檢查、轉換、遷移、鑒定、銷毀等工作上執行不到位。二是新一代信息技術應用不足。如數據挖掘技術的破解服務能力不足問題，區塊鏈技術的破解檔案管理安全性問題。三是檔案信息化人才較為缺乏。在基層檔案系統計算機人才不足，有的檔案部門沒有計算機專業人才，無法滿足檔案信息化建設的需要。同時，存在基層檔案人員觀念落后、畏難情緒較重的問題，認為數字館建設是先進地區的事，思想上對信息化建設不重視，難以在工作中鍛煉能力水平，無法培養出信息化所需要的復合型人才。

4 大數據時代數字檔案館建設的幾點思考

4.1 加強電子檔案全生命周期管理

一是建設標準化、全面化的收集體系。持續推動電子檔案單套制管理，實現OA、政務服務事項、業務系統等各類電子文件標準化在線歸檔接收。二是建設流程化、智能化的管理體系。搭建平臺提供流程化服務，實現檔案業務全流程跟蹤、全業務監管、全方位管控。三是建立中心化、永久化的存儲體系。打造區域性大檔案管理中心，保障區域內各類檔案數據長久保存與安全管理。四是建設價值化、精準化的利用體系。充分挖掘檔案價值，精準把握用戶需求，提供高效利用服務；及時主動提供針對性強、內容豐富充實、利用價值高的檔案知識圖譜。

4.2 加強“三合一”目錄文件收集機制

建立涵蓋全部館藏文件目錄級數據? （下接41頁）

（上接38頁）庫是數字檔案館建設的必然要求。隨著“三合一”制度的推進，要從源頭抓好機關檔案的形成與收集，優化檔案資源結構，提升檔案資源質量，規范開展電子文件的收集、審核和歸檔管理。在基礎性文件、賬外文件、業務系統電子文件、專題庫文件方面拓展收集范圍，實行“目錄樹”管理。持續加強共建共享一體化管理平臺建設，在歸檔配置、數據接收、歸檔整理和移交等方面，按照“三合一”制度要求，實現文件收集的全方位、系統性的重塑，確保收集齊全、整理規范有序。

4.3 加強新一代信息技術應用

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出，“積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層加工和利用中的應用。”一是加強AI+檔案技術應用。綜合利用智能分類模型、文字處理技術、模式識別技術等手段，對檔案管理工作的任務和流程進行程式化的改造，形成自動化、一體化的機器操作模式，推動工作增速提質。二是以區塊鏈技術推動多跨共享平臺建設。突破檔案利用的空間、時間、部門限制，構建基于區塊鏈聯盟的檔案信息資源共享模式，通過組建區域檔案館聯盟鏈，獲得鏈上出證、在線驗證等功能，為利用者提供“一站式”服務；進一步保證檔案在共享利用中的安全性、不可篡改性，做到來源可查、利用可控、責任可究，促進檔案信息資源整合和共享服務。三是創新服務方式，構建全省檔案信息資源共建共享新格局，為基層群眾提供更加便捷、更高質量的檔案服務。

4.4 持續強化檔案安全建設

把檔案信息化安全擺在數字檔案館建設的突出位置，配足配齊防火墻、漏洞掃描、入侵監測、安全審核等網絡安全設施。加強涉密檔案的審核鑒定，堅持“開放檔案不涉密，涉密檔案不上網”的原則，建立涉密臺賬，對數字化過程的數據采集、處理、存儲等環節全流程監管，確保檔案數據的安全。

參考文獻

[1]于英香，滕玉潔.大數據背景下檔案管理數據化轉型探析[J].中國檔案，2021（01）：20.

[2]田奕姍，高露雄，劉寶雄.長江水文數智檔案管理研究與實踐[N].水利水電快報，2022（12）：30.

[3]鄭金月.將數字檔案館納入政府數字化轉型大格局中統籌建設——浙江省檔案館全國示范數字檔案館創建工作綜述[J].浙江檔案，2019（10）：31.

作者簡介：孫煥英（1968— ），大學學歷，中共寧陽縣委黨史研究中心（寧陽縣檔案館）副研究館員；研究方向：檔案管理。