基于創新協同理論的視頻會商管理體系研究

摘要：文章根據協同創新理論的觀點，提出涵括組織協調、技術協同、資源協同和管理協同的管理體系，充分實現整個公司縱橫向的協同與整合，構建協同創新的視頻會商管理體系，保障視頻會商系統高效落地。

關鍵詞：視頻會商；協同創新理論；協同創新管理

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2023.03.020

中圖分類號：TN 948.63" " " " " " " "文獻標示碼：A" " " " " " " "文章編碼：1672-7274（2023）03-00-03

Research on Video Conference Management System Based on Innovation Synergy Theory

--Take the Video Conference System of State Grid Jiangsu Electric Power as an Example

FENG Chenying1， DU Yan2， TIAN Ran2， JI Xuying2， ZHANG Guoliang2

（1. Office of State Grid Jiangsu Electric Power Co.， Ltd.， Nanjing 210024， China; 2. Information and Communication Branch of State Grid Jiangsu Electric Power Co.， Ltd.， Nanjing 210024， China）

Abstract： This study proposes a management system that includes organizational coordination， technical coordination， resource coordination and management coordination， fully realizes the vertical and horizontal coordination and integration of the entire company， builds a collaborative innovation video conference management system， and ensures the efficient implementation of the video conference system.

Key words： video conference; collaborative innovation theory; collaborative innovation management

1" 協同創新理論的提出

（1）高度重視組織結構協同和運行過程協同。需要有效安排的要素包括：合作關系的重視、高層管理者對合作模式的支持、人力資源的分配、信息交換、沖突解決程序等，運行過程能夠及時尋求技術支持和專家服務[1]。

（2）成立協同領導小組協調合作過程。建立以技術方、參會方、組織部門等為核心的小組，由領導小組進行協調，有助于在緊急情況下組織不同的部門之間的合作。

（3）加強網絡化協同創新的組織運作。隨著視頻會議規模、類型多元和會議的復雜性增加，不同部門和人員之間的合作和聯系應該堅持標準性和靈活性相結合原則，借助現代網絡技術的幫助，以快速實現知識轉移為特征，提高技術水平，快速培養人才隊伍，使網絡化組織的協同創新效應最大化。

俗語說：“鐵打的營盤流水的兵”。視頻會商系統功能逐步多元化和動態化，系統運行支持人員的變化和流動都是常態的，這就需要分工清晰、協同創新的組織保障：建立高效的組織體系，組建一支高素質的專業化隊伍，通過流程優化、固化和標準化，實現良好的橫向和縱向溝通，整合硬件設備與軟件信息、不同層級不同人員以及視頻會商系統的所有要素和資源，建立省市縱向協同、不同區域橫向貫通的管控聯動體系，實現物資設備、人員等管理要素的高效協作[2]。

2" 視頻會商運行的組織協同

2.1 組織結構的構建

隨著視頻會商涉及單位、系統平臺逐漸多元，會議內容也逐漸從固定內容匯報發展為包括動態系統演示、生產操作展示在內的實時互動，會議流程多、系統平臺數據交互實時性要求高、內外部通信通道節點復雜。僅僅通過視頻會議技術保障人員按照會議流程提前分別對接相關人員的形式，落實視頻會商期間各項工作，容易出錯，效率低下，已完全不能滿足視頻會商的發展需求。因此，要從根本上改變以往參會方、視頻會議技術保障人員、涉及系統運維人員之間的協同性不高的局面，保障視頻會商相關工作更加高效、可靠地開展，需要構建全新的管理組織架構，將視頻會商管理深入到全層級，橫向協同各相關專業，覆蓋全流程，具體如圖1所示（其中，演示操作方即各參會方）

2.2 視頻會商系統運行的分工與協作

2.2.1 領導小組：負責視頻會議工作的總指揮

（1）組長：參會主辦方部門主任。

（2）副組長：技術保障單位總經理。

（3）成員：其他參會部門主任、省調控中心主任、技術保障及系統運維單位分管領導。

2.2.2 工作小組：負責按照流程要求實施具體會議工作

（1）組長A角：會議主辦方現場操作的負責人（根據公司情況確定）。

（2）組長B角：主要參會方的會議現場操作負責人。

（3）成員：省調控中心通信處負責人、技術保障及系統運維單位相關部門主任，參會方、技術保障及系統運維單位相關人員。

①演示操作方（參會方）：負責協調落實會場場地及布置、落實會議信通保障人員工作場所，提供視頻會議全流程演習整體方案、演練腳本、主持詞、發言稿等材料，并審核技術保障方及系統運維方提供的技術保障方案、導播腳本，組織會議彩排和演練，管理協調廣告公司等外部合作單位，搭建會議所需演示操作系統并負責會中演示操作工作[3]。

②技術保障方：負責總體組織協調技術保障方和系統運維方工作，負責協同系統運維方制定視頻會議技術保障方案，提供導播腳本，負責會議所需通道的開通及保障、會議所需音視頻設備搭建、會議音視頻設備和音視頻信號的切換操作與保障，并根據導播腳本和演練腳本組織各會場系統聯調工作。

③系統運維方：負責技術保障方案中信息通信系統部分的保障內容編制、通信通道的開通與保障以及其他相關系統全程的保障工作。

視頻會議現場如戰場，隨時都可能發生突發事件，領導不能多頭，建議設立AB角，加強現場的指揮和控制，管控現場操作人員安排到位情況，落實到人，遇到突發事件靈活調度，保證會議正常運行。

3" 視頻會商運行的縱橫向技術協同

3.1 橫向多專業部門之間的技術協同與整合

（1）編制相關實施文件。視頻會商運行分工界面清晰，更需要相互間的協調。針對每場會議的具體流程及需求，相關部門和人員提供相關實施文件，根據每場會議相關實施文件，確定會中每個流程所對應的時間節點及展示內容，落實人員安排和具體操作事項，會議進行過程中，保證人員到位、各司其職，高效推進視頻會商工作的進行。視頻會議的順利進行依賴于會議調試和會議保障。

①會議調試：在會議正式開始前進行，根據會議議程進行音視頻信號的切換測試及各會場的音視頻信號聯調，確保會議正式開始時人員有序操作、音視頻設備工作正常、音視頻信號切換流暢[4]。

②會議保障：技術保障人員根據會議議程進行音視頻信號的切換，系統運維人員全程保障涉及系統的工作情況，演示操作方負責操作演示相關系統并進行工作匯報。

（2）專業之間橫向聯動。每場視頻會商工作期間，在領導小組的統一領導下，依據每場會議的實施文件（實施文件清單見表1），參會方即演示操作方、技術保障方、系統運維方“分工不分家”，各就各位，相互補臺，橫向協同聯動，為視頻會商提供多重保障。

3.2 縱向省市縣三級物資與技術力量協同

隨著視頻會商深入至電網生產一線，省級視頻會商主會場、發言演示場地已不僅局限于省公司側會場，各地市公司及生產一線在會議中的角色也從僅收聽收看或做簡單匯報，變更為發言演示的主要參與方，且都有承擔省級視頻會商主會場職責的可能性。角色的轉變對市縣視頻會議工作和省市縣三級間的協同能力提出了更高要求，這就要求采取同質化管理措施，助力省市縣三級在物資和技術力量上突破層級屏障，以實現良好的協同配合，做好各類視頻會商工作[5]。主要采取以下措施。

（1）修訂國網江蘇省電力有限公司視頻會議管理規定，規范省市縣視頻會議工作。

（2）編制視頻會議保障工作指南，對設備配置、人員管理、會議流程、應急處置、典型故障處理方式做出具體要求。

（3）編制省市視頻會議改造項目統一指導意見，規范行政會議室建設和設備配置。

（4）在省市縣各單位配備省級自研的視頻會議應急裝備，使市縣擁有外場會議快速搭建能力。

（5）建立健全省市縣技術保障團隊建設，通過開展省公司系統內視頻會議技術保障人員輪訓，增強省市縣技術保障人員專業技術能力水平，確保省市縣三級人員精干、裝備精良、良好配合。

4nbsp; 縱橫網絡體系下的資源協同和管理協同

4.1 區域化調度視頻會商資源配置

每個市縣公司財力和優勢各不相同，會議安排數量和高峰期也各不相同，在縱向同質化省市縣設備物資和人員技術力量后，可統籌省市縣人員和設備存量，在不同區域之間根據會議需要靈活調度。同時，各區域根據實際工作持續挖掘視頻會商在公司各類場景化應用中的發展需求，未來視頻會議相關的創新發展研究也可以區域化展開。

4.2 構建一支優秀的視頻會商技術人才隊伍

在視頻會議組織者和現場工作人員中，既有專職專崗的省級專職人員，更有流動性和變動性的兼職工作人員。省公司要統籌規劃，在省市縣范圍內，通過教材及實際操練完成理論、實操培訓，并參加專項理論、實操考試，篩選合格人才進入視頻會商人才庫，考試合格者方能上崗，當會議不均衡時，每個公司之間可以借調。

4.3 推進技能提升計劃

從省信通、地市信通等單位的技術保障人員中選拔優秀人才，經過特訓后建立專家團隊指導培訓工作，根據視頻會商實際情況制定配套作業指導書。聯合技培中心制定會議保障專業理論實操培訓計劃，組織全省會議保障專業全員參加專訓。

4.4 技術人員考核與評價

技術保障人員考試合格上崗后第一年內，每周應至少參與一次本單位內的視頻會商保障工作，同時由班組長對其參與會議保障難度、保障效果進行評價，表現較差或未完成工作任務者取消上崗資格，重新培訓合格后方能上崗。

4.5 制定工作人員激勵措施

定期舉辦相關技能競賽，倡導“崗位成才”，構建“全員練兵，比學趕超，訓賽互動，持續提升”的良好局面，在競賽中提升團隊的綜合能力；同時，將競賽結果與個人技能等級鑒定等工作相結合，建立省市縣逐級選拔的工作機制，增加保障專員的參與積極性，拓寬人才培養的廣度和深度。■

參考文獻

[1] 白文琳．基于協同創新理論的政府大數據治理框架的構建[J]．信息資源管理學報，2022（2）：52-64.

[2] 肖琳，徐升華，楊同華．企業協同創新理論框架及其知識互動影響因素述評[J]．科技管理研究，2018（13）：32-42.

[3] 何郁冰．產學研協同創新的理論模式[J]．科學學研究，2012（2）：165-174.

[4] 陳勁，陽銀娟．協同創新的理論基礎與內涵[J]．科學學研究，2012（2）：161-164.

[5] 姚垚，朱永海．數字企業的組織學習模型構建與推進策略[J]．安徽師范大學學報，2016（9）：605-612.