“互聯網+”環境下以教學檔案信息化促進高校教學改革創新

葉小泮

華南農業大學檔案館 廣東廣州 510642

教學檔案匯集了高校多年來形成的教學經驗,記錄了學校的教學理念和教學特色,凝聚了學校文化?？茖W、規范的教學檔案對強化教學管理、促進教學改革和提高教學質量有著不可替代的作用。傳統的教學檔案以紙質檔案為主,采用手工方式管理?！盎ヂ摼W+”環境下,現代信息技術與教育教學不斷融合,教學檔案呈現了載體多樣化、內容數字化的新特征。傳統的檔案管理方式已經不能滿足信息化教育教學的需要,管理方式必須相應變革,要從手工管理向數字化、信息化管理轉變。如何做好教學檔案信息化建設,助力高校教學改革創新,成為當今許多高校面臨的新課題。

一、“互聯網+”環境下高校教學檔案信息化建設的意義

(一)有利于教學檔案的保存

信息技術的發展進步促使高校教學工作發生了一系列改變,選課、排課、學籍、成績管理等教務系統軟件已經普及,電子文檔、聲音圖像等成為存儲教學檔案信息的重要形式,同時也變革了教學檔案的保管利用方式。傳統的存儲紙質文件的保管形式已經不能真實全面地反映教學工作的實際情況,無法滿足高校教學改革創新的需求。采用數字化的方式存儲教學檔案,保存的方式更加方便安全,存儲的內容更為豐富多彩,存儲的容量也大大提升。

(二)有利于教學檔案的利用

學校教學工作具有周期性、相似性的特點,上一學年的教學工作實施情況對往后的教學工作具有重要的參考、借鑒作用,教學計劃、電子版的教案或PPT、作業、測驗、教學反思、音視頻文件等教學資源重復利用率高,保存價值大。用信息技術對教學檔案資源進行數字化處理,形成專題信息庫,師生根據個人需要在網上自行查詢檢索,大大減少了因人工翻閱、查找檔案實體所帶來的不便。在“互聯網+”環境下利用教學檔案,可以超越時間和空間的限制,極大地提高檔案信息利用率,促進高校教學改革創新。

二、“互聯網+”環境下高校教學檔案信息化建設存在的問題

(一)教學檔案工作方式滯后

目前,高校教學檔案作用巨大,但信息化程度不高,普遍采用手工方式管理。教學檔案歸檔對象單一,以紙質檔案為主,電子檔案數量不多,音視頻檔案不受重視,主要采用在電子表格中編制檔案目錄對紙質檔案和電子檔案加以管理,真正購買或開發專門教學檔案信息管理系統的高校很少[1]。

(二)缺乏教學檔案信息化管理系統

面對數量巨大、內容繁雜的教學檔案,高校一定要建設一個現代化的數據處理系統來對它進行管理。當前大部分高校沒有建立教學檔案信息系統,沒有對教學檔案的歸檔進庫與借出利用流程進行基于系統分析的全過程管理。在檔案開發利用方面,還只是最基本的對教學檔案展開查詢、復制,缺少教學檔案系統深層次地挖掘、整合教學檔案信息數據,教學檔案管理距離信息化建設要求相去甚遠。

(三)信息化建設基礎設施不夠

當前,高校普遍缺少教學檔案信息化建設所需的基礎設備,沒有設備齊全的教學檔案信息化工作條件,例如,專業的教學檔案系統軟件、運行軟件的計算機服務器和各類自動化辦公設備,如掃描儀、刻錄機、縮微設備等。高校檔案工作效率不高,數據處理能力不強,教學檔案設備不足,基本無法滿足“互聯網+”環境下教學檔案信息化管理的需求,也不能滿足不同用戶快速查詢、利用教學檔案信息的需求。

(四)教學檔案利用方式單一

高校教學檔案開發和利用要有深度,要為教學改革發展提供參考依據?！盎ヂ摼W+”環境下,教學檔案的數字化信息化為檔案利用帶來了很多便利,但利用形式單一,主要集中于信息服務,沒有充分發掘出教學檔案的知識價值,例如,對一流專業建設和學科發展的指導、借鑒價值;對學生成長的引導價值;對學科專業評估和一流本科專業論證的憑證價值。相當一部分高校只能從現有的檔案資源出發,進行較為基礎的在線查詢和數字檔案展覽服務,檔案利用服務深度和廣度不夠,無法滿足師生更廣、更多的需求。

三、“互聯網+”環境下高校教學檔案信息化建設的有效舉措

(一)完善規章制度,這是做好教學檔案信息化建設的前提

沒有規矩不成方圓,要保障檔案工作順利開展必須要有健全的檔案管理制度?！盎ヂ摼W+”背景下,學校教學活動中大量使用計算機多媒體教學、網絡教學,形成了大量有價值的電子文件、數字圖片、數字音視頻文件,它們需要得到妥善的保管和利用。學校必須與時俱進,及時調整更新教學檔案管理辦法。依據國家有關檔案信息化建設的法規政策,結合學校工作實際,制定適合本校的《數字化教學檔案歸檔管理制度》《教學檔案利用服務管理規定》,以制度來規范數字化教學檔案的歸檔范圍,判定其保存價值,確定采集時間、方式和格式標準;以制度來規范教學檔案管理利用服務平臺的運行,促進教學檔案信息的開發、利用和共享。完善的制度確保教學檔案信息化建設的每一個環節都落到實處,確保教學檔案信息化建設順利進行。

(二)建立檔案管理系統,這是做好教學檔案信息化建設的核心

在相當長一段時間里,高校對紙質檔案和電子檔案進行管理的方式主要采用在電子表格中編制檔案目錄的方式來進行。這種手工模式已經很難對載體多樣、內容繁多的教學檔案進行快速、高效管理。教學檔案管理需要引入先進的計算機技術、網絡技術,變手工管理為信息化管理。教學檔案信息化管理的核心部分是檔案管理系統,大部分學校流行的檔案管理系統采用網絡版檔案系統管理軟件、B/S運行模式。網絡版檔案管理系統具有檔案歸檔錄入、查詢利用、統計報表、下載打印等功能,具有接入互聯網的優勢,它存儲量大、處理迅速、查閱方便,這是人工管理無法比擬的。學校用戶(管理部門、教師、學生)利用計算機網絡登錄檔案管理系統,向檔案系統數據庫上傳教學檔案的電子文件材料,包括:電子目錄、數字檔案全文、數字圖片、數字音視頻文件等,實現教學檔案網絡化、信息化收集歸檔。用戶在網上依據使用權限在線查詢、瀏覽、下載、打印教學檔案,共享利用教學檔案信息。利用檔案管理系統可以實現教學檔案歸檔、整理、保管和利用等業務流程的一體化管理,紙質文件、聲像文件、電子文件一同納入教學檔案信息資源建設。

(三)豐富數字檔案資源,這是做好教學檔案信息化建設的基礎

數字檔案資源是教學檔案信息化建設的重要成果體現,也是師生查詢教學檔案信息的原始來源。建設數字檔案資源是教學檔案信息化建設的基礎內容。數字檔案資源包括檔案電子目錄和數字全文信息。學校數字檔案資源建設采取“存量數字化,增量電子化”的方式。“存量數字化”就是對現存檔案做數字化掃描加工,轉化為數字全文信息;“增量電子化”就是新增的電子文件直接以電子形式歸檔保存。數字檔案資源的管理利用以網絡版檔案管理系統為平臺,檔案目錄采用手工錄入、批量導入方式錄入檔案管理系統,數字檔案全文上傳到檔案管理系統,與檔案目錄掛接,形成目錄信息和全文信息齊全、檢索利用方便的數字檔案資源。“互聯網+”環境下,除了做好傳統的教學檔案內容的收集以外,還要加強收集以下內容:①數字圖片文件,主要包括學生從事各類教學活動的照片、學生學習作品的照片,這些圖片可以通過相機和手機拍照方式獲取。②數字音頻文件,主要包括語文、英語教學的作品朗讀、音樂課的歌曲練習等。③數字視頻文件,主要包括教學公開課、優質課程、微課、各類比賽的視頻資料。豐富的教學檔案數字資源為檔案服務教學工作打下堅實基礎。

(四)更新設備技術,這是做好教學檔案信息化建設的保障

完好的硬件條件和軟件條件是教學檔案信息化建設所必需的。硬件條件包括建設教學檔案管理系統所必需的全部設備,包括專門開發的檔案系統軟件、運行軟件的大型計算機服務器、數字化掃描儀、計算機等。軟件條件包括讓教學檔案管理系統工作的技術力量,如計算機技術、互聯網技術、多媒體技術、檔案管理技術等。新興技術和新型設備共同服務于教學檔案信息化建設,讓教學檔案管理步入自動化、網絡化、信息化階段[2]。高校要加大資金投入,更新設備技術,為教學檔案信息化建設提供有力保障。

(五)培養人才隊伍,這是做好教學檔案信息化建設的關鍵

“互聯網+”環境下,信息技術日新月異,教學檔案信息化有了多元的技術載體,也給高校檔案員和教師帶來了全新的挑戰。專業的人干專業的事,才能事半功倍。高校教學檔案信息化建設要打造一支高素質、高水平專業人才隊伍。學校檔案館、教務處、院系、教研室要安排專兼職檔案員,組成教學檔案工作網絡?？梢圆捎萌珕T參與模式,動員全校教師參與教學檔案信息化建設。要加強對檔案員和教師隊伍的培訓,向他們傳授檔案業務知識,培養他們應用計算機技術、網絡技術、多媒體技術的能力。開設針對本校使用的教學檔案管理系統的專門培訓,讓檔案員和教師熟練掌握檔案管理系統的使用方法和常用技巧。教師熟悉教學業務,參與教學檔案形成過程,手中掌握大量教學檔案材料。學年結束后,教師按規定把該歸檔的文件材料分類排序,制作歸檔目錄,紙質材料經整理立卷后移交給檔案館,電子目錄、電子版的教案或PPT、測驗、作業、教學反思、音視頻材料等數字文件直接上傳到檔案管理系統,經檔案管理員審核認證后納入正式的教學檔案數據庫,公開對外提供利用。專兼職檔案員是學校教學檔案工作的中堅力量,帶領高校教師參與教學檔案管理利用工作,共同打造一支高水平的教學檔案信息化建設人才隊伍。

四、“互聯網+”環境下高校教學改革創新策略

教學檔案對于分析教育實施效果、研究教育規律、預測教育前景、參與教育決策等具有重要作用。學校要充分利用以教學檔案管理系統為核心的檔案利用服務平臺,為教學工作提供線上線下多元化檔案信息服務,促進學校教學改革創新。

(一)開展教學改革,利用信息化教學平臺輔助教學

在國家教育信息化改革的推動下,高校智慧校園建設成效顯著,“互聯網+教學”平臺在高校廣泛使用,這些平臺具備較為可靠的教學輔助功能。以英語教學為例,隨著“互聯網+”戰略的逐步實施以及教育信息技術的高度發展,網絡自主學習平臺、MOOC平臺、翻轉課堂平臺在高校英語教學中得到廣泛使用。在信息化教學中,學生利用先進電子技術,以文本、圖片、視頻、音頻等多媒體形式收集、整理學習檔案的內容,形成電子學習檔案,成為“互聯網+教學”的學習、評價工具。電子學習檔案嵌入信息化教學平臺的教學實踐中,全面記載、評價大學生英語的學習過程與學習狀況,促進學生自主學習,激發學生英語學習的成就動機。

(二)從“以教師教學為中心”轉變為“以學生學習為中心”

以英語教學為例,目前的英語口語課堂仍沒有完全擺脫教師講授為主、學生被動接受的模式?；凇霸朴嬎?、云存儲”的信息化教學平臺為學生自主學習創設了條件,學生可以自定步調、自主學習、自我評價、自我反思,學生成為學習活動的主體。同時,教師還應實施個性化教學,差異化輔導。以電子學習檔案記錄英語口語學習全過程,學習過程可以回溯,音視頻的作業、作品可以反復試聽、觀看。將云環境下的電子學習檔案融入高校英語口語糾錯教學,并與形成性評價結合起來,為英語口語個性化教學創設了前提條件。教師從中可以發現學生英語口語錯誤類型、口語進步程度、學習潛質和優勢,從而實施個性化教學。相較于整齊劃一的英語口語課堂教學,教師投入的精力不是變少了,而是變多了,教師要分析學生的優勢和不足,因材施教,為學生制訂個性化學習方案,進行差異化、個別化輔導。

(三)開展線上查檔,為師生創建網上學習平臺

教學檔案具有知識屬性,具備知識服務的功能。在學校官網上鏈接教學檔案管理系統,設置檔案系統入口。為用戶(教師、學生、管理部門)設置不同權限的系統賬號,用戶通過各自賬號登錄教學檔案管理系統,自助式查詢、瀏覽、下載、打印所需教學檔案信息。在學校微信公眾號上將自定義菜單設為“檔案查詢”,并與檔案系統鏈接,用戶通過手機端實現教學檔案查詢利用。除了自助式線上查檔,用戶還可以請求檔案管理員提供查檔服務。在學校官網、微信公眾平臺設立預約查檔欄目,欄目上公布預約查檔流程、檔案管理員聯系方式,用戶可以向檔案管理員提出查檔請求、反饋檔案利用效果、提出工作建議等。

結語

綜上所述,高校進行教學檔案信息化建設,首先要明確信息化建設的重要意義,分析教學檔案信息化建設的現實問題,并通過完善規章制度、建立檔案管理系統、豐富數字檔案資源、更新設備技術、培養人才隊伍的方式,提升教學檔案信息化建設水平與質量,從而促進教學改革創新發展。