市政工程檔案整理環節的問題與對策探析

■ 李 莉

市政工程檔案是城市基礎設施建設工程中形成的文字、圖表、照片、聲像、電子等文件材料。它能夠全面記錄工程實施過程，直觀反映出工程建設成果，是工程建設管理體系落實及工程質量管控的重要憑證與參考依據。管理好市政工程檔案，對于城市建設各方面具有重大意義。但實踐中，其管理存在諸多問題，僅在整理環節，也有諸多需要注意和改進的地方。

一、市政工程檔案整理環節存在問題

現階段市政工程檔案整理環節中的問題主要體現在以下幾個方面：

（一）人員業務素質問題

依照工程檔案工作要求，要求市政工程檔案需要由施工單位編制，建設單位及施工單位共同管理，其他參建單位做好配合工作。但由于參與到檔案管理中的工作人員綜合素質參差不齊，檔案整理工作質量也參差不齊，導致檔案質量無法保障。

（二）分類問題

市政管理部門在實施檔案分類過程中主要采用區域—項目分類法，將相同區域的市政工程施工項目劃分成為平行的一級類型，在檔案分類過程中會出現同一項目檔案被劃分到多個一級類目中情況，影響了項目檔案的成套性，不利于管理及利用。另外，在具體工作中，可能存在諸如反映一類問題的市政檔案資料較少，工作人員為節約整理成本，將不同保管期限的文件歸入到同一卷中的情況，還存在部分歸檔單位為節約工程時間，將短期文件保管期限延長，這些都在一定程度增加了檔案整理難度。

（三）整理問題

在市政工程文件材料整理、立卷、編目過程中，由于工程涉及多個參建單位，存在合同與工程結構不對應的問題，造成建設中不能及時立卷編目，不能完整、準確完成相關內容檔案整理著錄的情況。

二、市政工程檔案整理環節解決對策

（一）對積累階段市政工程文件材料進行預分類

按照文件材料的形成規律，保持其有機聯系，開展文件的初步歸檔管理，梳理文件狀況，成套、有序地開展過程管理。

（二）做好文件材料立卷指導及案卷匯總成套工作

市政單位檔案人員提前介入，監督指導施工單位檔案人員開展分類立卷工作。在立卷過程中，需要著重檢查市政檔案文件內容，將同一個市政工程項目文件依照既有順序劃分為若干案卷。開展對市政工程文件資料有效集成處理的業務指導，保障立卷質量。

（三）采用適宜的檔案分類方法

市政檔案應遵循檔案自然形成規則，確保檔案的成套性。檔案分類要以項目為主，成套管理。例如，對道路工程施工工程檔案資料分類整理，由于道路橫跨多個行政區域，可以以道路起點所在區域劃入道路類目。對于同時跨越市政工程與房屋工程的工程檔案資料分類整理，則需要將工程依照全套文件劃分入某一區域，并需要在《歸檔說明》或《全宗介紹》中對相關情況作出詳盡說明。

需要強調的是，市政檔案的整理分類工作應當遵循嚴整性、穩定性和可包容性。由于市政檔案管理水平直接影響到工程全生命周期，需要根據工程施工、維護、改擴建等狀況對其檔案進行動態管理，對檔案及時進行補充、更新，保證檔案的準確性，才能充分發揮效益。在具體工作中，檔案工作人員要注意選擇科學的分類方法，積極與工程施工人員、業務人員進行溝通，對市政工程檔案內容進行精準劃分。

三、市政工程檔案管理工作管控重點

（一）建立完善市政工程檔案管理機制

在市政工程檔案實際管理工作開展期間，需要充分結合各單位實際情況，明確檔案管理人員工作職責，制定出切實可行的檔案管理制度，如市政工程檔案收集、登記以及市政工程檔案管理實施細則等。在人力資源允許的情況下，應安排專門人員負責市政工程檔案的收集、保管與利用等工作。

（二）構建專業檔案管理團隊

高質量的市政工程檔案管理需要提高檔案管理人員綜合素質，使檔案管理人員能夠高質高效開展檔案整理工作，加強檔案綜合管控力度。檔案管理人員需要具備較高的責任意識與工作經驗，主動探索優化檔案管理體系，不斷提升市政工程檔案管理工作水平。

（三）促進市政工程檔案管理信息化轉變

檔案信息管理工作是一項基礎性工作，也是現有市政工程建設工作現代化發展的必然要求。在市政工程檔案信息化管理工作開展期間，需要制定出科學合理的檔案信息化管理目標及計劃，優先管理利用價值更高檔案資源信息，對后續市政工程檔案信息內容進行分批次管理。要完善檔案信息化管控機制，配合監管體系、績效評價體系，形成網絡化、立體化管理模式，加強市政工程檔案信息化管控力度。要按照國家工程類檔案信息化建設工作規定，促進各相關部門協同推進，加強對電子檔案文件進行動態化監管。要積極構建檔案資源共享平臺，從根本上提升檔案信息資源實際利用率。對紙質市政工程建設檔案應當盡快開展數字化，使用專項市政工程檔案管理軟件系統，提升信息化檔案管理水平。

總結

市政工程檔案管理水平直接影響到市政工程事業信息化轉型效果。為從根本上提高市政工程檔案管理質量，充分發揮市政工程檔案價值，需要著重分析市政工程檔案特征，提高強化市政工程檔案體系建設，確保市政工程檔案工作能夠與項目建設活動同步開展，準確、完整記錄市政建設成果。應積極應用先進的信息技術，打造出功能完善的市政工程檔案管理信息化平臺，以提升市政工程檔案利用率。