重特大事件檔案工作思考與探索
——以安寧市為例

■ 劉瓊梅

2022 年9 月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發《關于加強重特大事件檔案工作的通知》，對進一步加強重特大事件檔案工作進行專門安排部署，充分體現了以習近平總書記為核心的黨中央對檔案工作的高度重視和關心。重特大事件檔案是黨和國家組織應對自然災害、事故災難、公共衛生事件、社會安全事件等突發事件所形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、音頻視頻等不同載體形式的具有保存價值的歷史記錄。收集好、保管好、利用好重特大事件檔案，對于總結歷史經驗教訓，最大限度減少和降低損失，增強應對風險和挑戰能力，維護國家安全和社會公共利益，推進國家治理體系和治理能力現代化具有重要的意義。

一、安寧市開展重特大事件檔案工作情況

安寧市重視重特大事件檔案的收集、征集、整理立卷歸檔工作，先后應對處置1986 年3 月28 日安寧青龍特大森林火災、1987 年7 月18日安寧龍山礦山體滑坡事故處理、1998 年6 月-10 月安寧60 年未遇特大洪災、2003 年非典型肺炎防治、2004 年禽流感防控，特別是2020 年以來的新冠病毒防疫防控等各類重大事件，市檔案局同步開展重大事件檔案的專題收集整理立卷歸檔工作，對文書、照片、錄音、視頻、音頻、實物、電子等不同載體的文件材料進行收集立卷歸檔；市檔案館及時接收重特大事件檔案進館保存，并主動提供利用，在重大事件應急預案的制定修訂、應急處置、經驗總結、史料編研、展覽等方面充分發揮了檔案的作用和價值，取得一定成效。

1.建章立制，重特大事件處置啟動時同步安排檔案工作。把檔案工作納入重特大事件應急預案，建立檔案工作協調溝通機制、歸檔責任機制、驗收移交機制，以重特大事件應對處置部門及檔案部門成立檔案工作協調小組，負責組織協調、整體推進重特大事件檔案工作，明確檔案人員職責，定期召開工作會議，通報工作進展。在啟動重特大事件應急響應時，聯動“重特大事件檔案工作四同步”，即：第一時間同步啟動檔案工作響應、同步推進原始記錄、同步生成文件材料、同步收集歸檔，確保檔案齊全完整安全。確保各單位互相配合，協同開展檔案工作，實現檔案及時收集、及時歸檔、按時移交。1986 年3 月28 日安寧青龍特大森林火災、1987 年7 月18 日安寧龍山礦山體滑坡事故處理、1998 年6 月—10 月安寧60 年未遇特大洪災，縣委辦、政府辦成立以公安、安監、勞動人事、衛生防疫、農業、林業、水電、檔案等部門組成的應急指揮部，檔案局（館）同步配員指導各參與處置工作單位部門文件材料記錄、拍照、拍攝錄像、收集各門類文件材料，處置工作結束時，同步整理歸檔。

2.制定標準，規范開展重特大事件處置檔案資源建設。市檔案局根據檔案法律法規和文書檔案等各門類檔案的整理標準規范，結合重特大事件特點，制定重特大事件處置中產生的各門類檔案業務標準，明確檔案人員職責、制定分類方案、歸檔范圍、歸檔要求和歸檔流程，確保重特大事件檔案資源建設和利用有章可循。在2003 年非典型肺炎防治、2004 年禽流感防控，特別是2020 年以來的新冠病毒防疫防控等重大事件處置中，負責或參與單位將檔案工作納入本單位重特大事件應急預案，明確重特大事件類型，梳理所形成重特大事件檔案的門類、歸檔范圍，編制包含重特大事件檔案的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，建立重特大事件檔案收集歸檔制度和機制，收集應對管理工作所形成文件材料，確保齊全完整，以單起重特大事件為單元，按年度或要求將檔案數據匯交同級綜合檔案館或相關專門檔案館、部門檔案館。按照重特大事件處置檔案制度標準開展工作，確保了文件材料收集齊全、歸檔及時安全。

3.培訓指導，督促各部門檔案員及時收集文件整理歸檔。市檔案局指導和審定本級單位包含重特大事件檔案的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，指導監督本市行政區域重特大事件檔案工作。每年舉辦一期檔案人員培訓班，培訓提高檔案員的工作技能，定期不定期督促指導各應急響應處置部門檔案員主動收集重特大事件各門類各種載體文件材料，及時整理歸檔，驗收移交檔案室（館）保存。

二、存在問題及原因分析

當前安寧市重特大事件檔案工作實踐中，存在六方面問題：一是檔案意識不強，二是工作機制不健全，三是歷史記錄不完整，四是檔案保管不集中，五是檔案收集不齊全，六是檔案利用不充分。

分析重特大事件檔案工作中文件材料形成、收集、整理、利用等環節存在的六方面問題，問題主要成因：一是重特大事件事發突然，啟動應急響應決策、處置過程涉及組織協調相關多個單位和職能部門跨單位、跨部門、跨區域。二是處置過程中產生的各種門類、不同載體的文件材料繁雜、分散，有的未能同步進行記錄，未同步形成聲像、音頻、視頻等原始記錄，致文件材料形成不齊全不完整。三是突發事件的不可預測性、突發性、復雜性、危害性、持續性、時效性、公共性、廣泛性等特點，所產生的文件材料分散在各個責任部門的各個處置環節，沒有集中統一保管。

三、對策探索

針對安寧市重特大事件檔案工作中存在的問題，筆者認為，應從以下幾個方面，加強重特大事件檔案工作。

（一）加大宣傳力度，完善工作機制

應用各種宣傳方式加大檔案法律法規宣傳力度，提高全民的檔案意識。針對重特大事件檔案工作涉及面廣、系統性強，需要應急管理部門、衛生健康、公安等相關部門協同才能完成的特點，發揮黨管檔案的制度優勢，加強重特大事件檔案工作的組織領導，完善重特大事件檔案工作規章制度。將檔案部門納入重特大事件應急管理議事協調機制，在應急議案中明確檔案工作職責、制定檔案人員職責和各應急處置各部門檔案員網絡，把檔案工作與重特大事件應對處置工作同部署、同推進、同落實。

（二）落實部門職責

重特大事件事發突然，啟動應急響應決策、處置過程涉及組織協調相關多個單位和職能部門跨單位、跨部門、跨區域。應切實落實各部門職責，盡量避免事件處置過程中產生的各種門類、不同載體的文件材料收集不齊全不完整。

（三）拓寬收集范圍，集中統一管理

針對重大特大事件文件材料記錄不完整和收集不齊全的問題，檔案部門應堅持問題導向，明確負責重特大事件檔案工作的機構和人員，及時掌握重特大事件應對信息，督促指導相關單位及時收集、及時補充、原始記錄、文件、圖表、音頻視頻、電子材料等；向社會層面進行收集征集，盡最大努力收集齊全。再根據國家檔案局《重大活動和突發事件檔案管理辦法》第二十二條之規定提前移交檔案館集中統一管理。

（四）開展數字化，提高查閱利用效率

以數字檔案室（館）建設為契機，開展重特大事件檔案數據庫建設，推進檔案資源整合，讓檔案信息走路，便于突發事件發生后跨地區、跨部門、跨層級、跨館緊急提供利用檔案，提高檔案查全率、查準率和查閱效率。

（五）充分發揮檔案價值

發掘重特大事件檔案價值，為應急處置爭取時間，總結應急處置經驗，防止類似突發事件發生，提供原始記錄查詢利用是高效途徑。一是解決當前重特大事件檔案利用不充分的問題，還須解決利用手續繁瑣、逐級審批、條塊分割不便查詢的問題。建議上級檔案主管部門作好跨地區、跨部門、跨層級利用的機制設計，簡化利用審批手續，提高查詢效率。二是加大開展重特大事件檔案資源深度開發力度，與應急管理、衛生防疫、公安、發改、民政、交通、工信、融媒體等部門聯合開展檔案文化產品深層次開發，總結提高檔案利用工作，充分發揮重特大事件檔案服務于維護國家安全和社會公共利益的作用，提升為黨管檔、為國守史、為民服務的能力和水平。