檔案開(kāi)放審核方式精細(xì)化探討

■ 黎富文 陳 璇 陳慧玲 林紅棉

“檔案開(kāi)放，是指國(guó)家檔案館按照法定權(quán)限將形成時(shí)間達(dá)到一定年限、無(wú)需限制利用的館藏檔案經(jīng)過(guò)法定程序向社會(huì)提供利用的活動(dòng)”①。在檔案開(kāi)放前，須對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)放與否的鑒定，這一環(huán)節(jié)稱為檔案開(kāi)放審核，是館藏檔案依法向社會(huì)開(kāi)放前必須履行的工作程序②。基于國(guó)家檔案局2018 年業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)可知，彼時(shí)各省館開(kāi)放審核比例普遍不高，制約了檔案工作真正意義上“走向開(kāi)放”。本文選取實(shí)踐中面對(duì)的審核主體為切入點(diǎn)，研究減輕審核難度，加快審核進(jìn)度的措施，即引入“子檔號(hào)”概念，以期助力審核人員準(zhǔn)確、快速甄別一份檔案或開(kāi)放，或控制。由此切實(shí)提升各級(jí)檔案館檔案開(kāi)放率，讓檔案更多地走向社會(huì)，更好地服務(wù)人民群眾和社會(huì)各方面查檔用檔。

一、檔案開(kāi)放審核方式的演變

目前，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的檔案開(kāi)放審核方式經(jīng)歷了以“卷”為單位進(jìn)行開(kāi)放審核到以“件”為單位進(jìn)行開(kāi)放審核的歷程。

（一）“卷”為審核單位的特征

以“卷”為單位進(jìn)行開(kāi)放審核是早期的開(kāi)放審核方式，是基于裝訂成卷的整理方式?jīng)Q定的，且審核對(duì)象多為檔案實(shí)體，凡審核結(jié)果認(rèn)定其中一份檔案不適宜開(kāi)放，則該卷檔案均不開(kāi)放。以“卷”為單位進(jìn)行開(kāi)放審核的方式，較大程度保證該卷檔案的內(nèi)容控制在較小知悉范圍以保證敏感內(nèi)容安全，但與檔案工作“走向開(kāi)放”的時(shí)代新趨向不相符，與信息化時(shí)代要求不相適應(yīng)。

（二）“件”為審核單位的特征

隨著文件級(jí)目錄的逐步完善和信息化技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用，館藏檔案數(shù)字化比例逐年提升，以“卷”為單位進(jìn)行開(kāi)放審核變革為逐卷、逐件、逐頁(yè)進(jìn)行開(kāi)放審核。在檔案數(shù)字化成果的基礎(chǔ)上，以“件”為單位的檔案開(kāi)放審核方式既適用于以“件”為整理單位的檔案，也適用于以“卷”為整理單位的檔案。卷內(nèi)某件檔案不宜開(kāi)放并不影響該卷其他檔案對(duì)社會(huì)開(kāi)放，能夠大幅增加開(kāi)放檔案數(shù)量，公眾可利用檔案資源可實(shí)現(xiàn)跨越式提升。

（三）存在問(wèn)題

根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015》定義，“件”是歸檔文件的整理單位③。一件檔案可能由文件正本、文件處理單、發(fā)文稿紙、定稿、復(fù)制件、翻譯本等構(gòu)成。以“件”為單位的開(kāi)放審核是主流方式，但鑒于文件處理過(guò)程信息的復(fù)雜性，檔案正本符合開(kāi)放要求并不意味文件處理過(guò)程中產(chǎn)生的信息同樣適合開(kāi)放。當(dāng)一件檔案經(jīng)開(kāi)放審核后認(rèn)為正本理應(yīng)開(kāi)放，但文件處理單不宜開(kāi)放，則該份檔案仍否開(kāi)放？該件檔案劃定為“控制”則違背信息公開(kāi)原則，劃定為“開(kāi)放”則可能導(dǎo)致歸檔文件形成過(guò)程的敏感信息被公眾誤讀從而產(chǎn)生不良影響。所以以“件”為單位的開(kāi)放審核方式仍需解決開(kāi)放一份檔案是否意味著開(kāi)放該份檔案所包含所有文件的問(wèn)題。如何讓檔案實(shí)現(xiàn)更科學(xué)合理的開(kāi)放，這是檔案開(kāi)放審核過(guò)程中面臨的問(wèn)題，需要及時(shí)回應(yīng)，也亟待解決。

二、“子檔號(hào)”引入精細(xì)化開(kāi)放審核

（一）解決方法

筆者認(rèn)為，以“件”為單位開(kāi)放審核可嘗試精細(xì)化管理。解決的辦法可在數(shù)據(jù)化的語(yǔ)境下，給“件”的不同構(gòu)成部位賦予相應(yīng)的編號(hào)，即在實(shí)際的開(kāi)放審核工作中，對(duì)一“件”檔案內(nèi)不同構(gòu)成部位的文件進(jìn)行區(qū)分，并明確其標(biāo)注，在該件檔案原有檔號(hào)的基礎(chǔ)上，不同構(gòu)成部位的文件末端賦予一個(gè)標(biāo)識(shí)符號(hào)，使其精細(xì)到“件”內(nèi)每一文件都有特定“身份”。例如，正本的“身份”用“A”表示，則在該件檔案的檔號(hào)后綴加上“—A”，文件處理單的“身份”則加上“—B”，定稿的“身份”則加上“—C”。如正本“A”審核意見(jiàn)為“開(kāi)放”，文件處理單“B”審核意見(jiàn)為“控制”，定稿“C”審核意見(jiàn)為“控制”，則該份檔案僅開(kāi)放正本；如果正本“A”同樣審核為“控制”，該件檔案整體劃為控制檔案，不宜開(kāi)放。由此可知，開(kāi)放審核精準(zhǔn)到一件檔案內(nèi)不同部位“身份”，即能很好地解決上述問(wèn)題。實(shí)際工作中，與館藏檔案形成單位或者移交單位開(kāi)展會(huì)同審核工作時(shí)發(fā)現(xiàn)，檔案形成單位或者移交單位認(rèn)為應(yīng)把每件檔案再加以細(xì)分，以便他們更加精準(zhǔn)地進(jìn)行開(kāi)放審核，既能簡(jiǎn)化判斷條件，降低工作難度，又能提高審核效率和開(kāi)放數(shù)量。而與檔案密切相關(guān)的另一角色——利用者，多數(shù)利用者基本只關(guān)注檔案的正本內(nèi)容直接體現(xiàn)的信息，只有少量研究者對(duì)文檔的背景信息或處理信息感興趣，而這種情況可以通過(guò)申請(qǐng)利用來(lái)解決。所以，賦予每件檔案內(nèi)不同構(gòu)成部位的文件單獨(dú)“身份”，能解決開(kāi)放審核工作既符合信息公開(kāi)原則最大程度滿足公眾對(duì)政府信息的知情權(quán)，又避免敏感的過(guò)程信息公之于眾的難題。

（二）“子檔號(hào)”概念

根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015》定義，歸檔文件一般以每份文件為一件④。在歸檔文件整理工作完結(jié)時(shí)，一件檔案可能只保留了正本，也可能包含正本、定稿、轉(zhuǎn)發(fā)文、翻譯本、文件處理單等文件齊全歸檔。在一個(gè)檔案館（室）中，檔號(hào)具有唯一性，一件檔案僅對(duì)應(yīng)唯一檔號(hào)沒(méi)有重復(fù)。所謂“子檔號(hào)”，是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果或原生電子檔案基礎(chǔ)上，逐件、逐頁(yè)對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)放審核的過(guò)程中，人為賦予一件檔案中不同構(gòu)成部位文件的識(shí)別號(hào)，所以一件檔案只有一個(gè)檔號(hào)，可以有多個(gè)子檔號(hào)。子檔號(hào)僅用于檔案開(kāi)放審核流程，不改變、不影響其原有檔號(hào)。

“檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”⑤來(lái)源、內(nèi)容、載體的多樣性意味著檔案記載的信息復(fù)雜性，各種可公開(kāi)的、不宜公開(kāi)的、甚至涉密的信息都可能體現(xiàn)在同一件檔案中。“子檔號(hào)”的提出，目的是為了更精確地劃分一件檔案中不同構(gòu)成部位文件是適宜開(kāi)放還是應(yīng)當(dāng)控制，從而更便于實(shí)現(xiàn)“應(yīng)開(kāi)盡開(kāi)”和“當(dāng)控則控”。就過(guò)程而言，能夠大批量有效識(shí)別和梳理檔案中各類信息的開(kāi)放程度，提高檔案開(kāi)放審核的開(kāi)放比例和工作效率。

（三）“子檔號(hào)”賦予規(guī)則

子檔號(hào)僅用于檔案開(kāi)放審核功能板塊，在檔案開(kāi)放審核過(guò)程中標(biāo)注在檔號(hào)的末端，不影響檔號(hào)在其他功能板塊的正常使用。

如：全宗為X001 的2010 年永久保存的人事部文書(shū)檔案第3 件檔案共5 頁(yè)，其中包含正本2 頁(yè)、文件處理單1 頁(yè)、定稿2 頁(yè)。檔號(hào)與賦予子檔號(hào)的變化如下：

檔號(hào)：X001-WS·2010-Y-RSB-0003。

在檔案系統(tǒng)中閱覽每頁(yè)檔案時(shí)，檔號(hào)末尾新增一個(gè)數(shù)字，代表頁(yè)碼，新增的數(shù)字呈流水號(hào)排列：

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0001，表示該件檔案的第1 頁(yè)；

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0002，表示該件檔案的第2 頁(yè)；

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0003，表示該件檔案的第3 頁(yè)；

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0004，表示該件檔案的第4 頁(yè)；

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0005，表示該件檔案的第5 頁(yè)。

在檔案開(kāi)放審核功能板塊中，需要在檔號(hào)的基礎(chǔ)上賦予子檔號(hào)，如正本子檔號(hào)為“A”，文件處理單子檔號(hào)為“B”，定稿子檔號(hào)為“C”，則子檔號(hào)在該件檔案中的表現(xiàn)形式為：

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0001-A，

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0002-A，

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0003-B，

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0004-C，

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0005-C。

對(duì)該件檔案進(jìn)行開(kāi)放審核時(shí)，正本“A”標(biāo)記為“開(kāi)放”，文件處理單“B”標(biāo)記為“控制”，定稿“C”標(biāo)記為“控制”，那么該件檔案僅開(kāi)放正文，檔案內(nèi)的其他文件“控制使用”。如果正本“A”同樣審核為“控制”，該件檔案整體劃為控制檔案，不宜開(kāi)放。該件檔案的所有文件全部標(biāo)記為“開(kāi)放”或“控制”，則該件檔案全部開(kāi)放或控制。

（四）“子檔號(hào)”賦予路徑

賦予子檔號(hào)的路徑如下：

子檔號(hào)的應(yīng)用是為了更加精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案開(kāi)放審核，能夠回答和有效解決“一件檔案的部分文件可以開(kāi)放部分文件不宜開(kāi)放，該份檔案究竟該不該開(kāi)放”的問(wèn)題，在一定程度上促進(jìn)了從“卷”到“件”進(jìn)行開(kāi)放審核本質(zhì)上的飛躍，推動(dòng)檔案開(kāi)放審核工作的進(jìn)步。

注釋：

①國(guó)家檔案館檔案開(kāi)放辦法

②劉曉春，王雁.檔案鑒定工作幾個(gè)問(wèn)題的重新思考［J］.檔案學(xué)研究，2015（3）：28-32.

③歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015.

④歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015.

⑤中華人民共和國(guó)檔案法（2020 年修訂）.