公立醫(yī)院會計憑證自動生成探析

文/謝赟

人民群眾日益增長的健康需求也對醫(yī)療行業(yè)提出了更高的要求，促使其向智能化的方向發(fā)展。而財務管理作為醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)，也需朝著智能化的方向進行轉(zhuǎn)型。數(shù)據(jù)化管理是智能化管理的技術(shù)支撐，因此將數(shù)據(jù)管理運用到財務管理中促進了財務的智能化發(fā)展。

我國會計信息化過程可分為電算化、信息化、智能化三個階段。當財務完成智能化轉(zhuǎn)型后，財務管理將實現(xiàn)會計核算的全面自動化。在未來，與時俱進的財務管理理念及方式將進一步促進醫(yī)院管理科學化、規(guī)范化、精細化，助力醫(yī)院更加合理配置人力、物力等相關資源。對醫(yī)院財務智能化轉(zhuǎn)型進行研究分析，可以更好地利用技術(shù)，提高醫(yī)院財務人員的工作效率。

會計憑證自動生成實例分析

嘉興市婦幼保健院財務科的基礎財務工作重復性較高，相關制單規(guī)則也很明確，財務人員花費了大量的時間在此類工作上，導致無法將更多精力投入到其他工作中去。此外，傳統(tǒng)的手工方式錄入憑證有導致會計信息失真的可能性，而憑證自動化記賬可以在一定程度上降低會計信息失真的風險并提高會計信息質(zhì)量。因此，在全面實施預算一體化的基礎上，嘉興市婦幼保健院財務科投入了相關的人力、物力將憑證自動生成的接口與醫(yī)院相關數(shù)據(jù)庫進行對接，以實現(xiàn)會計憑證的自動生成。

收入。嘉興市婦幼保健院的門診、住院收入的數(shù)據(jù)主要是在醫(yī)院信息系統(tǒng)中取數(shù)，告知工程師憑證生成的規(guī)則后，按照日期進行篩選，即可生成相應的憑證。若新增了某項收費項目也需及時告知工程師進行維護。由于憑證生成系統(tǒng)無法對舊報表、手工退費等數(shù)據(jù)進行截取，以上相關數(shù)據(jù)需要會計人員在入賬時進行手動修改。

藥品。嘉興市婦幼保健院的藥品數(shù)據(jù)來源于相關藥庫平臺。藥品入賬主要分為：入庫、付款、調(diào)撥、調(diào)價、藥庫及消耗五方面。藥品的入庫分為西藥帶量采購入庫、西藥非平臺入庫、西藥平臺入庫、西藥暫估入庫、中藥藥品入庫、中藥藥品暫估入庫。藥品付款分為以下4 類：西藥帶量采購付款、西藥非平臺付款、西藥平臺付款、中藥付款。藥品調(diào)撥主要是將門診藥房、住院藥房、急診藥房等藥房撥入其他藥房。藥品的調(diào)價主要分為門診、住院、急診的調(diào)價。藥庫及消耗主要是包括科室在藥庫領藥、各藥房在藥庫領藥、門診中藥房在藥庫領藥、科室在各藥房領藥、藥庫藥品調(diào)價和藥房藥品消耗。工程師通過在藥品平臺取數(shù)，根據(jù)財務提供的憑證生成規(guī)則，即可完成會計分錄的自動生成。

固定資產(chǎn)。嘉興市婦幼保健院的固定資產(chǎn)與無形資產(chǎn)憑證生成的數(shù)據(jù)均來源于愛惠系統(tǒng)。固定資產(chǎn)與無形資產(chǎn)主要分為3 個模塊：入庫、付款與折舊（攤銷）。資產(chǎn)入庫情況分為以下三種：全額付款并入庫、付一定比例的款項（一般大于60%）并入庫、先入庫后付款。篩選條件以月為周期，進入資產(chǎn)入庫或付款的對應月份，可根據(jù)入庫單號、供應商名稱等進行篩選。在付款類型處，顯示了資產(chǎn)的付款狀態(tài)，可供會計人員了解。固定資產(chǎn)與無形資產(chǎn)的攤銷則更為簡單，選擇相應的會計期間，選取相關數(shù)據(jù)，直接生產(chǎn)憑證即可。

庫存物資。庫存物資主要分為三個模塊：入庫、付款、領用。嘉興市婦幼保健院的庫存物資主要由設備科和總務科采購，因此物資分為設備材料與總務材料兩大模塊。憑證生成接口會與嘉興市婦幼保健院的物資系統(tǒng)進行對接，生成入庫、付款、領用3 個接口，在物資系統(tǒng)中直接取數(shù)，財務將相應的財務分錄規(guī)則告知工程師，即可生成相應的會計分錄。目前，庫存物資的入庫及領用中除科研耗材需要會計人員手工制單，其他耗材均可實現(xiàn)自動生成。

工資。工資部分主要分為在職職工工資、合同工工資、合同醫(yī)生工資、離退休員工工資、規(guī)培工資和績效工資。數(shù)據(jù)來源于工資系統(tǒng)與獎金系統(tǒng)。在條件篩選處，選擇相應的會計期間即可生成憑證。但工資憑證內(nèi)容繁雜、變化較多，如果當月有新增工資項目或者原來的項目有變動，需要告知工程師進行修改，否則憑證將無法生成。

預算報銷。預算報銷憑證種類繁多，主要分為合同付款單、差旅費報銷、其他日常報銷、勞務費、匯款單5 個模塊。在合同付款單這一模塊，若合同付款單是走合同會簽流程的付款單，則通過合同管理系統(tǒng)進行控制。差旅版面費主要是員工的費用報銷，如差旅費、培訓費、專利費等。其他報銷是除了差旅費報銷外的所有費用類報銷業(yè)務，如維修費、物業(yè)管理費、委托業(yè)務費等。勞務費是指發(fā)放給外院專家的報酬。匯款單是當月直接付款，對方單位不需要開具發(fā)票或者匯款緊急但來不及開具發(fā)票的業(yè)務，主要有退宿舍押金、退病理切片押金、母嬰平安項目匯款等。來不及開具發(fā)票的付款業(yè)務，后期收到發(fā)票后，需在日常報銷中再次提交相關報銷單據(jù)，財務人員根據(jù)相關單據(jù)將該筆支出計入費用。這一模塊的篩選日期是根據(jù)銀行回單上的日期進行篩選，單據(jù)排序是根據(jù)出納在系統(tǒng)里點擊付款的順序。單據(jù)生成憑證后會在系統(tǒng)里顯示相關憑證號，以方便會計人員進行篩選。這一模塊由于內(nèi)容繁雜，當碰到新的業(yè)務時，軟件生成系統(tǒng)會顯示紅色，提醒會計人員此項業(yè)務要進行科目與輔助明細的匹配，若下次再次碰到時系統(tǒng)則會自行匹配，無需會計人員重復進行匹配。

憑證自動生成存在的問題及風險

目前，嘉興市婦幼保健院的會計憑證基本已實現(xiàn)自動生成，且準確率較高，但仍有個別憑證由于數(shù)據(jù)無法取數(shù)導致分錄不能自動生成。憑證自動生成的前提是相關分錄的業(yè)務流程可以實現(xiàn)信息化，并且對相關數(shù)據(jù)的獲取較為簡便。若數(shù)據(jù)的獲取無法滿足以上兩點，則在短期內(nèi)也無法實現(xiàn)憑證自動生成，這需要更長遠的努力。

憑證自動生成主要存在以下兩個風險。第一，由于憑證生成的取數(shù)來源都來自醫(yī)院相關數(shù)據(jù)系統(tǒng)，如果醫(yī)院的信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，則憑證將無法實現(xiàn)自動生成。第二，憑證生成的會計分錄規(guī)則依據(jù)是醫(yī)院現(xiàn)有的業(yè)務模式及相關政府會計準則的規(guī)定，若將來相關業(yè)務模式或會計準則發(fā)生了變化，則會計科目也會隨之變化，會計人員就需要與工程師重新溝通相關會計分錄，以保證憑證生成的準確性。

會計憑證的自動生成是財務智能化的重要一步，使財務人員從瑣碎重復的工作中解放出來，將更多的精力投入到更深層面、更精細化的工作中去。從開始對接憑證生成系統(tǒng)到憑證基本實現(xiàn)自動生成，嘉興市婦幼保健院財務科的財務人員付出了諸多努力，在完成本職工作之余，不斷地測試數(shù)據(jù)、反饋情況，直至分錄生成準確無誤。雖然過程較為辛苦，但這也是對自身業(yè)務知識的鞏固與提高。在實現(xiàn)憑證自動生成后，嘉興市婦幼保健院會計人員制單的時間有所縮短，極大地提高了工作效率，財務人員不再將大量時間投入在繁瑣的填制分錄中，有更多的時間可以研究相關業(yè)務，能夠去深刻理解業(yè)務背后的會計原理。更有會計人員能夠?qū)⒆约簩I(yè)務的學習與理解梳理成章，并對相關業(yè)務流程的優(yōu)化提出意見及建議。此外，財務人員也有更多的時間和精力去參加業(yè)務培訓，去其他單位進行業(yè)務交流。可以說，憑證的自動生成促進了嘉興市婦幼保健院財務人員綜合素質(zhì)的提高。

對于財務自動化核算來說，其自動化水平不僅僅是憑證的自動生成，還包括將醫(yī)院各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸集起來進行轉(zhuǎn)換與分配。因此，醫(yī)院財務智能化轉(zhuǎn)型的成功還有很多工作要做，需要優(yōu)化信息系統(tǒng)建設，為財務轉(zhuǎn)型提供技術(shù)支持。財務人員要轉(zhuǎn)變思維，從傳統(tǒng)的財務模式中脫離出來，不僅要學習財務知識，更需要吸收新理念，開闊眼界，增強全局意識，從而為醫(yī)院精細化管理、管理創(chuàng)新持續(xù)提供驅(qū)動力。