建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制研究
——以北京X公司為例

文/北京住總集團有限責任公司 馬昀禹

一、研究背景

建筑企業數字化檔案在建筑行業中得到了越來越廣泛的應用，它不僅能夠提高建筑企業工作效率，降低企業管理成本，還能夠保障建筑項目的安全性和可靠性，防止信息泄露和損失。然而，在建筑企業數字化檔案的應用過程中，由于數據來源不同、數據格式不統一、數據內容不一致等原因，數字化檔案資源的整合與服務變得尤為重要[1]。因此，如何有效地整合建筑企業數字化檔案資源，提高其利用價值，為建筑企業提供更好的服務機制，成了當前建筑行業亟待解決的問題。研究建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制，旨在通過對建筑企業數字化檔案資源的深入分析，探討數字化檔案資源整合的關鍵問題，建立建筑企業數字化檔案資源整合和服務機制，為建筑企業的數字化建設和智能化轉型提供技術和思路的支持[2]。具體來說，研究的主要目的和意義包括以下幾個方面：

首先，研究建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制，有助于推進建筑企業數字化建設和智能化轉型。在當今數字化時代，建筑企業數字化建設已成為行業發展的必然趨勢，數字化檔案資源整合與服務機制的研究和應用，將會極大地促進建筑企業數字化建設和智能化轉型的實現[3]。其次，研究建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制，有助于提高建筑企業的管理水平和工作效率。隨著信息化技術的快速發展，數字化檔案資源整合和服務機制能夠為建筑企業提供更加高效、智能、便捷的信息化服務，有利于建筑企業提高管理水平和工作效率，實現可持續發展。研究建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制，有助于提高數字化檔案資源的利用效率和價值。數字化檔案資源整合和服務機制能夠將分散、不規范的數字化檔案資源整合為一個統一、標準化的檔案信息資源庫，從而提高數字化檔案資源的利用效率和價值，為建筑企業的信息化建設提供更好的保障[4]。

因此，建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制研究具有重要意義。通過對數字化檔案資源的整合和服務機制的建立，能夠實現檔案資料的快速檢索和高效利用，為企業的管理和決策提供科學依據。本文以北京X 公司為例，對建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制的研究進行探討，旨在為建筑企業數字化檔案管理提供借鑒和參考。

二、文獻綜述

建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制的研究是近年來信息化建設領域的熱門課題。本文將對建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制的研究進行闡述。

首先，在數字化檔案資源整合方面，國內外學者在此方向上作出了許多積極的探索。近年來，隨著信息技術的不斷發展，數字化檔案資源整合技術得到了廣泛的應用。國內外學者在數字化檔案資源整合技術研究方面也做出了大量的工作，主要包括：文獻檢索系統、檔案數字化轉換技術、檔案元數據管理和檔案數字化儲存等方面。例如，學者吳敏明、潘國，主要研究數字化檔案的轉換技術和元數據管理[5]。美國的林琦等學者則主要研究數字化檔案的檢索系統和數字化儲存技術[6]。其次，關于數字化檔案資源服務機制的研究，也受到了學者們的關注。在數字化檔案資源服務機制的研究方面，主要包括：數字化檔案資源服務模式、數字化檔案資源服務平臺、數字化檔案資源服務標準等。例如，我國的劉紅云、李楠等學者主要研究數字化檔案資源服務平臺的建設，以及數字化檔案資源服務標準的制定[7]。美國的瑪麗·卡洛爾·拉扎弗德等學者則主要研究數字化檔案資源服務模式和數字化檔案資源服務標準[8]。總的來說，目前國內外學者對于建筑企業數字化檔案資源整合與服務機制的研究還處于初步階段。雖然已經取得了一些成果，但是在數字化檔案資源整合和服務機制方面還存在一些問題和挑戰，例如，數字化檔案資源整合的難度較大，各類檔案資源之間的互通性有待改進，數字化檔案資源服務平臺的建設和數字化檔案資源服務標準的制定還需要進一步完善。

三、北京X 公司檔案數字化資源整合與服務機制存在的問題

隨著信息化、數字化的發展，越來越多的企業開始將企業檔案進行數字化處理，以提高信息的整合性、傳遞性和可利用性。北京X公司也不例外，該公司在數字化檔案方面進行了不少嘗試，但在實踐中也暴露出了一些問題。

（一）資源整合方面。在數字化檔案整合方面，北京X 公司存在資源分散、重復建設的問題。隨著企業規模的擴大和業務范圍的不斷拓展，該公司在不同的業務領域和部門中產生了大量的數字化檔案，但由于缺乏統一規劃和管理，這些檔案往往存儲在不同的系統或存儲設備中，難以整合和利用。此外，由于缺乏有效的數字化檔案管理機制，有些重要的檔案甚至無法被找到或被刪除。具體如下：第一，數據安全存在隱患。北京X 公司在使用第三方檔案數字化的情況下，短短的一年內，已經發生了3 次的平臺故障。在平臺的網站和軟件崩潰期間，公司的運營平臺不能進行任何的數字化簽約、審核和查閱，也不能獲取任何公司的內部數據。雖然只是因為系統更新造成的短暫故障，但平臺方并沒有給出相應的解決辦法。如果因技術原因造成內部信息遺失，北京X 公司將面臨高額的拖欠費用和難以彌補的聲譽損失。第二，存在數據外泄風險。與以往公司人力資源的紙質存儲相比，北京X 公司檔案管理系統面臨的最大風險是其在信息化進程中存在人員信息泄露的問題。北京X 公司在將員工的個人信息和機密信息上傳至云端時，如果密碼被非法用戶破解，公司的所有信息都會被盜用。這就造成了企業大量的保密檔案被泄漏。所以，若不定期對平臺進行定期的維護和信息的安全管理，一旦出現數據泄露，企業就會失去對員工的信任，從而導致合法性的風險。第三，平臺運營穩定性差。北京X 公司的職工在通過第三方數字化設備進行手機應用時，往往會發生閃退的情況。即便是在一個有良好信號的地方，工作人員也不能解決這個問題。此外，在平臺軟件緩解閃退的功能障礙后，員工需要再次登陸并緩存檔案資料，使員工查閱、下載等操作變得困難。所以，若不能及時解決該問題，會造成員工對該系統的使用效率不高的員工的負面心理。第三方的專業的檔案數字化服務平臺將會對本系統的軟件進行更新和維修。雖然可以最大限度地改善公司的運行環境，但在運行過程中，員工的手機可能會發生故障，必須將數字化檔案管理軟件都卸掉，然后重新安裝。所以，如果第三方平臺不能在后期提升整個系統的軟件質量，那么公司的工作人員就會在軟件方面投入更多的精力，而不能充分發揮出數字化雇傭協議為員工節約時間的優點。第四，人事專員業務能力較弱，本文對北京X 公司進行了與“數字化檔案相關問題”的網絡調查，結果顯示，在這421 位受訪者中，59.33%的職員在簽約過程中需要企業人事專員的協助辦理，但有41.77%的員工表示在簽訂數字化勞動合同的過程中，企業的人事專員是沒有為其提供幫助的。由此說明，企業人事專員對勞動者簽訂數字化勞動合同的過程重視度不高。77.12%的職工認為，在簽署數字化的工作中不會遇到任何問題，而22.88%的人則認為他們很難進行數字化工作。據這一類人員的信息顯示，簽約時，指定軟件下載不穩定，手機難以綁定指定軟件，不熟練使用軟件的運行。可見，人力資源檔案管理人員從側面幫助員工簽訂數字化合同。總之，在員工簽訂數字化勞動合同的時候，人力資源管理人員并沒有充分認識到員工的協助、指導和答問工作的重要性，也從側面說明了人力資源管理人員缺乏對員工的指導和培訓。

（二）服務機制方面。北京X 公司作為一家大型建筑公司，擁有大量的建筑項目和相關的文件和資料。為了更好地管理這些資料和文件，公司采用數字化檔案管理服務機制，但存在部分問題。第一，缺乏有效的數字化檔案管理策略和標準。缺乏明確的管理策略和標準可能會導致數字檔案管理的混亂和不一致性，這對于管理數字檔案的組織來說是一個巨大的挑戰。需要制定完善的數字化檔案管理策略和標準，以確保數字化檔案能夠被準確地管理、保存、檢索和共享。第二，數字化檔案管理系統的不完善。數字化檔案管理系統的不完善導致數字化檔案無法被準確地捕捉、存儲、索引和檢索。數字化檔案管理系統應該具有高效的數據管理和搜索功能，以確保數字化檔案能夠準確地被捕捉、存儲、索引和檢索。第三，缺乏足夠的數字化檔案管理人員和技術支持。數字化檔案管理需要專業的人員和技術支持，以確保數字化檔案管理系統的正常運行和數字化檔案的安全。缺乏足夠的數字化檔案管理人員和技術支持可能導致數字化檔案的管理和維護出現問題。第四，數字化檔案的持續性和可訪問性問題。數字化檔案需要長期保存和可訪問，以確保數字化檔案的長期保存和使用。數字化檔案管理組織需要制定持續性和可訪問性策略，以確保數字化檔案的長期保存和使用。

四、北京X 公司檔案數字化資源整合與服務機制的優化措施

隨著信息技術的發展，數字化檔案管理成為現代企業不可或缺的一部分。北京X 公司在數字化檔案管理方面取得了一定的進展，但仍然存在著資源整合和服務機制方面的問題。本文將從這兩個方面出發，提出優化措施。

（一）資源整合方面。首先，建立完善的數字化檔案分類體系。北京X 公司需要建立一個完善的數字化檔案分類體系，使得數字化檔案可以按照一定的規則被存儲和歸檔[9]。建立一個規范的分類體系可以避免文件重復存儲、文件信息混亂等問題的出現。同時，數字化檔案分類體系的建立還可以為公司的業務管理提供便利。其次，統一數字化檔案管理平臺。北京X 公司需要統一數字化檔案管理平臺，將已有的數字化檔案整合到同一個平臺上進行管理。數字化檔案管理平臺應當具有良好的用戶體驗，可以提供快捷、準確的檢索服務。統一數字化檔案管理平臺還可以避免多個平臺之間的沖突和數據不一致的情況。最后，加強數字化檔案備份和安全性管理。數字化檔案備份和安全性管理是企業數字化檔案管理的重要環節。北京X 公司需要建立完善的數字化檔案備份機制，確保數字化檔案的備份及時、完整、準確。同時，數字化檔案管理平臺需要具有良好的安全性管理措施，保障數字化檔案的安全性。

（二）服務機制方面。第一，建立數字化檔案管理服務團隊[10]。為了提供更好的數字化檔案管理服務，北京X 公司需要建立數字化檔案管理服務團隊。團隊成員應當具備專業的數字化檔案管理知識和技能，并且可以提供快速、準確的服務。數字化檔案管理服務團隊還可以通過培訓和交流活動，增強員工數字化檔案管理意識和能力。第二，建立數字化檔案管理服務標準。北京X 公司需要建立數字化檔案管理服務標準，以規范數字化檔案管理服務流程。數字化檔案管理服務標準應當包括數字化檔案管理服務流程、服務標準、服務評估等內容。數字化檔案管理服務標準的建立可以提高數字化檔案管理服務的質量和效率。第三，改進檔案數字化的存儲方式。北京X 公司檔案數字化采用的存儲方式主要是硬盤和云盤。但硬盤的存儲方式存在著容量限制和數據易丟失的風險，云盤的存儲方式存在著隱私安全的問題。因此，建議以考慮采用分布式存儲技術，將檔案數字化存儲在不同的節點上，以降低數據丟失和攻擊風險，同時提高存儲容量[11]。第四，優化檔案數字化的訪問權限。目前公司檔案數字化的訪問權限較為簡單，只有管理員和普通用戶兩種權限，且無法對不同的用戶進行更加細致的權限控制。因此，建議公司可以采用基于角色的訪問控制技術，對不同角色的用戶進行不同的權限控制。同時，還可以采用基于策略的訪問控制技術，實現更為精細的權限控制，保護檔案數字化的隱私和安全。第五，加強檔案數字化的安全保護。隨著信息化技術的不斷發展，檔案數字化的安全問題日益凸顯[12]。因此，公司需要制定相關的安全保護措施，如制定完善的數據備份方案、建立數據安全監控系統、加強網絡安全防護等。同時，還需要加強員工的安全意識培養，加強信息安全管理的意識和能力。