行政事業(yè)單位檔案管理工作研究

文/南昌市社會福利院 盧宇潔

南昌市兒童福利管理機構是由民政部門設立的，負責收養(yǎng)、治療、教育、康復和安置孤殘兒童。為了保障兒童的健康成長，管理機構需要對他們的檔案進行歸檔和存儲，包括他們的成長經(jīng)歷、病史和出院情況等。因此，幼兒檔案管理是該部門的重點工作。兒童福利機構檔案管理可分為對兒童福利機構行政檔案的管理和對兒童福利機構業(yè)務檔案的管理。其中兒童福利機構業(yè)務檔案管理需要收錄院內(nèi)每個兒童的重要資料，對管理模式、保存方式安全度、檔案提取轉接都有一定的要求，是兒童福利院重要工作之一。

一、兒童福利機構檔案管理信息化存在的問題

2019 年，我國檔案局發(fā)布了《兒童福利機構業(yè)務檔案管理》，以確保檔案的完整性和有效性[1]。經(jīng)相關部門認真研究，并按照要求對南昌市兒童福利機構的業(yè)務檔案進行了完善整改。南昌市兒童福利院按要求完成了相關工作并對以往的工作進行分析總結，整合其他部門的檔案管理工作后認為，檔案管理信息化是今后檔案管理工作的必由之路，只有不斷加強檔案管理信息化的進度，并聯(lián)合其他部門對管理模式、管理體系、管理技術進行升級才能與時俱進更好的完成任務。但由于兒童福利院所管理的檔案具有管理群體特殊、形成過程復雜、具有較強的現(xiàn)實意義、需保存周期長等特性，也在一定程度上增加了管理人員的管理難度。據(jù)統(tǒng)計，我國大部分兒童福利院在檔案管理信息化工作中普遍存在以下問題。

（一）不重視檔案管理信息化的推進。由于部分兒童福利院歷史悠久，管理方式陳舊，加上檔案信息化規(guī)定的實施，使得檔案數(shù)據(jù)無法有效得到利用，從而導致檔案管理工作人員缺乏重視，進一步加劇了檔案管理信息化工作的推進困難。由于缺少專業(yè)認知能力，對檔案管理信息化建設并不了解，加之資金匱乏、人員短缺，使得檔案管理機制不完善，行政事業(yè)單位信息化建設基礎薄弱，國家出臺的法律法規(guī)也過于宏觀，從而導致檔案管理信息化管理工作在實施過程中存在著諸多問題，無法得到有效的解決。例如行政單位之間檔案制作缺乏統(tǒng)一標準導致交接工作滯后。交接過程中缺乏管理規(guī)劃，出現(xiàn)各行政單位之間權責不明，出錯之后相互推諉的現(xiàn)象。

（二）缺乏專業(yè)的人才隊伍。兒童福利院普遍存在兒童檔案管理工作人員配備不足的問題，由于工作人員缺乏專業(yè)性，常常出現(xiàn)耽誤資料的及時采集收錄、部分兒童資料缺失、編制檔案資料質(zhì)量低、檔案數(shù)據(jù)不精確等問題，進一步導致兒童福利院檔案管理存在管理模式落后、管理技術陳舊、管理工作滯后、管理制度不完善等問題。

（三）缺乏與其他部門的聯(lián)動性。孤殘兒童離開福利院后，兒童檔案管理處會根據(jù)檔案離開福利院的情況將其分為國外收養(yǎng)檔案、收養(yǎng)檔案和轉歸相關機構保管，但是由于部分兒童檔案管理不規(guī)范，出現(xiàn)信息調(diào)取困難，各部門之間保管方式不同，交接過程中常出現(xiàn)各種問題，耽誤交接工作的推進。

二、南昌市社會福利院檔案管理信息化的現(xiàn)狀

截至2023 年2 月，南昌市兒童福利院、南昌市老年養(yǎng)護院、紅谷灘區(qū)綜合福利院均在九龍湖全面施工中[2]。南昌市兒童福利院新址以讓更多孤殘兒童能夠得到救助和關愛為目標，意在搭建一個既能高質(zhì)量滿足所收錄兒童生活、教育、醫(yī)療、康復等基本需求的兒童福利院，同時為了提升服務質(zhì)量，為兒童的康復訓練、生活條件、生活水平提供更優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，對基層兒童福利網(wǎng)絡進行了重新布局，并對管理方式和功能進行了優(yōu)化與規(guī)范，大幅提升了兒童福利院的服務保障能力和水平。

根據(jù)兒童離開福利院的情況，將其歸類為收養(yǎng)檔案和轉歸相關機構保管檔案，并將其入院前、入院后、離院后的信息歸檔，包括出生時間、殘疾狀況、照片、撿拾棄嬰證明、身體檢查記錄、成長記錄以及離開福利院后的情況等。福利院兒童的健康狀況和福利水平受到醫(yī)療體檢、康復特訓、家庭寄養(yǎng)和受教育記錄等原始憑證和歷史記錄的保護，這些記錄可以幫助追溯兒童的健康狀況，具有重要的歷史意義。

行政檔案是行政在公務活動中形成的有保存價值的歷史紀錄，《行政檔案管理規(guī)定》將加強檔案信息化工作納入行政電子政務和信息化總體規(guī)劃中，要求各部能重視檔案信息化工作，加強信息化建設、促進檔案館信息化建設協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)各機構之間系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。

通過推進行政事業(yè)單位檔案管理信息化，可以有效提升檔案工作的科學性和規(guī)范性，充實我國檔案工作資源，為各項事業(yè)帶來更加有效的支持和服務。對比傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過信息化的檔案管理方式可以將傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)資料轉換為數(shù)據(jù)的方式進行存儲，有利于節(jié)省空間保障檔案的安全性實現(xiàn)行政單位綠色政務辦公，并且有利于工作人員對檔案信息數(shù)據(jù)進行調(diào)取，具有提高工作人員的工作效率、緩解工作人員的管理難度等特點。經(jīng)調(diào)查，南昌市大部分的兒童福利院存在檔案管理信息化意識不足，缺乏人才隊伍，缺乏相應管理機制等問題，長此以往，不利于兒童福利院檔案管理工作的推進，亟需采取相應措施實現(xiàn)兒童福利院檔案管理信息化。筆者以所在單位南昌市兒童福利院為案例，分析了南昌市社會福利院檔案管理信息化現(xiàn)狀，并提出了相應的建議，以期能為南昌市其他類似機構提供參考價值。

在近期部署推進兒童業(yè)務檔案管理工作會議記錄中，南昌市兒童福利院仔細研讀了《兒童福利機構管理辦法》《兒童福利機構業(yè)務檔案管理辦法》等文件，并根據(jù)相關管理辦法文件中的規(guī)定[3]，設立了兒童業(yè)務檔案室，并確認了相應的工作目標：第一，檔案收集工作中要能做到一人一檔，每個檔案都有相應的負責人收集整理。第二，各科室在相關檔案的收集、整理、歸檔過程中都要持嚴謹態(tài)度，保證信息的正確性、完整性做到應歸盡歸、應收盡收，做好自己的本職工作。第三，做好計劃，按要求完成工作任務，做到保質(zhì)保量不拖延，避免因時間問題而誤部分時效性資料無法收集的情況發(fā)生。第四，兒童業(yè)務檔案室要能隨時掌握檔案的處理情況，接受各科室部門的指導和監(jiān)督，積極配合相關工作。

三、南昌市兒童福利院檔案管理信息化工作建議

為了推進各行政單位檔案管理工作順利推進檔案局提出了以下建議：第一，高度重視檔案管理信息化工作；第二，積極響應上級建章立制，統(tǒng)一集中管理要求，認真研讀國家檔案管理規(guī)范；第三，建立檔案管理規(guī)范化體系，查缺補漏，處理好歷史遺留問題，補齊不完整檔案。筆者以南昌市兒童福利院檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，從促進檔案規(guī)范化，促進檔案收集系統(tǒng)化，促進檔案保管精細化三個方面著手，為推進南昌市兒童福利院檔案管理信息化建設工作，保障南昌市兒童福利院業(yè)務檔案管理工作安全有效的推進，維護兒童合法權益，逐步提高兒童業(yè)務檔案管理水平，還參考了其他市電子檔案長期安全保存管理方案的成功案例，提出了以下對策，具體內(nèi)容如下：

（一）多措并舉，保證將管理工作程序化、科學化、規(guī)范化。兒童福利機構不是一個獨立的機構，而是需要與其他機構緊密合作，以實現(xiàn)更高效的管理。因此，高層應該根據(jù)上級發(fā)布的相關制度，采取正確的管理方式，深入理解國家出臺的法律法規(guī)，并組織協(xié)調(diào)各部門，定期整理、及時歸檔、規(guī)范轉接等工作，以保證兒童檔案的有效管理和使用。通過采取放管結合的方式，鼓勵檔案管理單位勇于探索、拓展檔案內(nèi)容，加快檔案管理信息化的步伐，以提升檔案管理水平。

（二）制定電子檔案長期安全保存管理機制。1.結合數(shù)字化思維，構建檔案管理新模式。電子商務文檔與原有載體文檔具備同樣法律效力，能以電子商務方式當作證據(jù)使用，標志著紙面資料的不可替代性正在逐漸消失。因此，電子商務文檔將變成未來檔案管理的主導，代替原有的紙面文檔。借鑒麗水市的信息歸檔模式，針對南昌市兒童福利院也可以創(chuàng)建出一套“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”電子歸檔模式。經(jīng)過仔細研究國家和省級檔案局的相關規(guī)定，積極尋求當?shù)貦n案局的支持，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化信息技術、現(xiàn)代數(shù)字化思想和現(xiàn)代數(shù)字化意識，將數(shù)字化、統(tǒng)一性和現(xiàn)代化融入文檔搜集、整合、保存、使用和轉移接受的整個過程中，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。并聯(lián)合其他行政事業(yè)單位實現(xiàn)從上到下的電子檔案一鍵歸檔，單套保存模式；2.建立一個“1+10+N”檔案協(xié)同管理系統(tǒng)，以提升效率和便利性。構建“1+10+N”檔案協(xié)同管理系統(tǒng)。既構建以一個市為中心，以縣為單位，以縣域內(nèi)所有數(shù)字檔案室為最小單位的協(xié)同管理系統(tǒng)。采用這種方式，可以大大減少各單位購買存檔硬件和軟件設備的費用，消除各行政檔案室之間的數(shù)據(jù)壁壘，并且能夠按照統(tǒng)一的操作流程和評估體系來管理全市各部門數(shù)據(jù)文檔。通過實施《檔案法》要求的“資源安全可靠、程式合理、要件正當”，我們可以實現(xiàn)從上到下的檔案信息資源的共建共享，并且可以實行數(shù)據(jù)文檔的網(wǎng)上資源共享、出證和源頭可回溯等功能。為了保證《檔案法》文件協(xié)同管理系統(tǒng)的順利運行，我們將對電子檔案的形成、歸檔、移送收集、檔案館保存和電子檔案利用等環(huán)節(jié)實施閉環(huán)管理，并加強安全可靠檢測，建立完善的制度保障，提高安全性，以保證信息系統(tǒng)的安全和安全可靠。權限人員可以輕松找到所需的信息；3.做好電子檔案長期保存的保障工作。在相關檔案管理部門形成完整的歸檔模式、管理政策、技術標準后還要建立能長期保存電子檔案的數(shù)據(jù)保全體系，做好電子檔案的備份、監(jiān)管工作，保證數(shù)據(jù)不會無故消失，丟失數(shù)據(jù)可找回。

（三）推進星級檔案室的建立。數(shù)字化檔案室是“1+10+N”檔案協(xié)同管理系統(tǒng)中最基本也是最重要的單位元素，通過先試點再普及的方式推進星級檔案室的建立，可以提高各機構數(shù)字化檔案室的質(zhì)量，不僅有利于南昌市檔案管理系統(tǒng)的完善，也有利于各機構單位在檔案工作管理中達到領導重視、能按時完成檔案移交工作、能及時完成檔案整理，在日常的檔案管理工作中提高工作效率的要求。起到激勵各機構能主動積極地實施檔案工作規(guī)范活動，加強檔案管理，切實提高檔案工作水平，嚴格進行自查、自評、整改。

第一步，在創(chuàng)建星級文檔室的前期準備階段，要明確指導，結合《檔案法》和《江蘇省檔案條例》，通過教育宣傳等方式提升所有工作人員的歸檔能力，總結經(jīng)驗，建立完善的歸檔規(guī)章，優(yōu)化檔案工作機制，加強檔案基礎，以達到省五星級檔案管理標準，并促進整體水平的提升，從而實現(xiàn)星級文檔室的創(chuàng)建。通過科學管理和先進的檔案管理，我們可以更好地為單位的工作提供服務。第二步，在實施階段，嚴謹規(guī)劃仔細落實。首先，需要建立一個工作小組，明確各自的職責，并確保每個人都能夠負責檔案工作。接下來，需要調(diào)整檔案工作網(wǎng)絡，制定建設五星級檔案室的任務，并分解檔案室的設施和設備，以及各項工作所需的經(jīng)費預算。最后就是完成檔案的收集、整理工作，并完善基礎臺賬、規(guī)劃檔案室、實現(xiàn)檔案數(shù)字化，接受驗收。

（四）加強人才隊伍建設。首先，通過引進和培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，不斷提升檔案管理信息化工作的能力，以確保檔案管理信息化建設項目的成功推進；其次，通過具有針對性的培訓方式提高專業(yè)人才對核心技術的把握程度，例如通過聘請專家進行統(tǒng)籌指導，在根據(jù)具體要求配備相應的技術人才、管理人才，發(fā)展單位內(nèi)的潛力人才來解決專業(yè)人才不足的問題；最后，對檔案管理機構人員進行培訓，使他們在日常工作中能靈活運用這些技術，并能對歸檔范圍、歸檔材料要求、歸檔程序、業(yè)務歸檔應遵守的相關規(guī)定有一個明確的認識，此外，可以和其他單位進行交流合作，共同完成檔案信息化建設。

四、總結

本文旨在探討當前兒童福利機構檔案管理信息化存在的問題，并結合南昌市福利院的實際情況，提出一些建議。具體來說，我們建議參考國家和省級的檔案管理政策，并借鑒可參考案例，制定了具體的實施方案。要做到行政事業(yè)單位檔案管理信息化，必須配置系統(tǒng)的管理設備，形成規(guī)范化的管理機構，并組建復合型的人員。在工作過程中，也要不斷總結經(jīng)驗并改進。