信息化條件下如何改進石油地質檔案管理工作

文/延長油田股份有限公司志丹采油廠 王丹

在信息化時代，科技迅猛發展，人類社會正在由工業化走向信息化。企業信息化的檔案管理是企業運行中的一項重要基礎工作。在現代信息技術的飛速發展下，傳統的檔案管理方式已經無法適應石油地質檔案管理需求。信息化檔案管理方式的普及，為石油地質檔案管理帶來了新的契機，如何將文件、圖紙、照片、錄音、錄像等資料轉化為有用的資料，并將其及時有效地傳遞給有關的信息需求方，成為改進當下我國石油地質檔案管理工作的重點內容。

一、地質檔案信息化建設的必要性及內容

（一）地質檔案信息化建設的必要性。盡管我國經濟在不斷發展，科技水平也在不斷進步，但在很多方面仍不能適應時代發展的要求，一些特定行業必須不斷更新技術、轉變經營方式，才能更好地發揮企業的經營效益。在信息化時代，石油地質檔案管理工作也要朝著現代化的方向發展。目前，我國石油地質勘探企業的檔案管理還停留在傳統的管理方式中，存在著工作效率低下等問題。因此，有必要開展石油地質檔案管理的信息化工作，提升其檔案管理效率，促進石油地質檔案管理工作的有效進行[1]。

（二）地質檔案信息化建設的主要內容。地質檔案的信息化建設，需要借助現代的計算機、掃描儀、電子科技、互聯網等現代科技手段，對其進行改進。檔案管理系統的主要內容是：建立一個更加科學、系統、快捷的檔案管理系統，使人們在采集、查詢時更加便捷，同時也可以將資料上傳至云端，便于用戶進行共享，也可以打破時空的局限，最大限度地實現資源的經濟和社會效益。

二、石油地質檔案的特殊性

石油地質檔案是以實物形態保存下來的地質現象或事件，包括物源、儲層、圈閉、構造、生儲蓋組合等基本要素及其相互關系的原始記錄，是對地質條件變化進行預測和判斷的原始記錄，具有真實性、完整性、準確性、可靠性，是研究和利用地質規律的重要依據，其特殊性如表1所示。

三、石油地質檔案管理工作中存在的問題

(一)石油地質檔案管理工作缺乏連續性。油氣資料的保存工作并非一蹴而就，在油田的開采過程中，不但要持續、連續、實時地監測地質層，將油氣地質狀況記錄下來，而且要根據這些地質層的變化規律，為今后的開采與養護工作提供可靠的資料。但是，因為某些石油公司忽略了石油地質檔案工作的本質，或將其視為只有一種對石油生產的記錄，使其最終成為了一種形式[2]。

（二）石油地質檔案管理工作缺乏規范化。石油地質檔案管理不規范，具體表現為：檔案信息的收集不規范，檔案的核實不規范，檔案的歸檔與整理不規范。造成這一現象的原因，一方面是由于油區地質檔案工作人員的業務水平較低，另一方面也是由于主管部門對其工作不夠重視。另外，部分企業對石油地質資料的利用不規范，借閱不嚴，嚴重影響了資料的完整性和保密。

(三)石油地質檔案管理工作信息化利用度不高。隨著信息化時代的到來，信息技術越來越受到石油企業經營管理者的重視。但是，目前部分石油公司在石油地質檔案管理部門的信息技術利用水平較低，致使其工作方式與效率無法適應油田開發的要求。由于石油公司在管理中忽略了對石油地質檔案的管理，使其經費減少，造成了其信息化辦公設施的不健全，嚴重影響了其信息化工作的整體發展。目前，部分石油公司的石油地質檔案管理系統配備了先進、充足的信息辦公設備，但其人員的工作質量、信息技術水平卻沒有明顯的提升。

四、信息化條件下改進石油地質檔案管理工作的對策

（一）石油地質檔案數字化建設的實施。石油地質檔案的數字化工作，不僅涵蓋范圍廣，而且承載的種類也多種多樣，所以，石油地質檔案數字化應從組織管理、制度建設、資源建設等方面入手，逐步實現數字化。

1.組織管理網絡化。數字石油地質檔案的形成和積累涉及多個單位和部門，僅僅依靠檔案管理部門是遠遠不夠的。要建立由各形成單位和有關部門組成的數字石油地質檔案管理網絡，從數字檔案產生之初就對其進行監督，確保石油地質檔案的信息化建設順利進行。

2.管理制度規范化。數字石油地質檔案工作相對于傳統的石油地質檔案而言，具有新的工作內容。如數字石油地質檔案的數字資源序列，數字石油地質檔案的采集標準、采集格式的要求，網絡資源利用等，為石油地質檔案數字化的建設與發展奠定了堅實的基礎[3]。

3.資源建設有序化。石油地質檔案的數字化建設要立足于當前的實際情況，以科學研究的信息需要為指導，逐步、有重點、有步驟地進行數字化。例如，渤海研究所的檔案室是渤海公司的地籍管理機構，它的館藏內容豐富、形式多樣，數字化建設絕非一蹴而就。為此，我們要根據檔案管理的實際情況和使用頻率，利用現有的資源，有計劃、有目標，分批、分步驟地進行。

首先，將接收到的磁盤、光盤等數字化文件和虛擬文件進行標準化的編輯，并將其轉存到檔案庫中。其次，將現有的專業資料庫進行有效的接口或轉存，將專業資料庫的輸出結果與轉送的實體資料庫相對應，并將其轉存至資料庫。再次，將經常使用的、重要的石油地質資料進行掃描、轉化，并保存在檔案館中。最后，利用字符識別軟件對文字內容不多的文檔進行識別，并將其轉化為文檔，保存在文檔數據庫中。按照上述措施，使館藏石油地質檔案的數字化工作得以有序進行[4]。

（二）信息化條件下提升石油地質檔案管理工作的方法。具體方法如下：

1.轉變傳統的石油地質檔案管理模式。傳統的檔案管理是以文件、照片、錄音、錄像等為主要載體，通過手工方式收集、整理、編目、鑒定、編輯、研究、統計、提供和使用檔案。工作量大，程序復雜。由于其巨大的存儲容量，存檔數據被收集和處理，導致大量閑置和浪費存檔數據資源。現代管理技術、儀器設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微膠片和多媒體技術的快速發展，為檔案管理現代化創造了有利條件。現代科學技術對傳統的檔案管理方式提出了新的要求。目前，石油地質檔案是石油公司數量最多、使用最廣泛的重要文件，其管理重點也應與數字化管理相適應。要從實物管理向信息資源管理轉變，以信息為管理目標，將形成的各類載體檔案數字化，運用現代技術手段管理石油地質檔案信息資源。只有信息化才能實現石油地質檔案資源的高效利用，為油氣生產、管理、經濟發展、科技進步等提供全面、高效、快捷的服務，從而為企業創造最佳的經濟效益，為未來信息企業的發展提供寶貴的資源。

2.提高石油地質檔案工作者的專業素質。為了適應石油地質檔案新的信息化管理工作，相關管理人員需要有多種知識背景。現代知識是每一位石油地質檔案員的知識體系的基礎。這對我國石油地質檔案事業的發展具有重要的現實意義。所以，必須組建一支擁有現代科技與業務知識的專門隊伍。

首先，要實現石油地質檔案管理人員的知識結構多樣化。現代科技成果在石油地質檔案管理中的廣泛運用，促使石油地質檔案管理人員對有關理論、文化、管理的認識和理解，尤其是計算機、檔案學等學科的發展，對石油地質檔案管理的現代化、信息化具有直接的影響。

其次，要對石油地質檔案的專業知識有較全面的了解，如檔案學、檔案管理、檔案目錄學、檔案自動化管理等。根據當前石油地質檔案管理的發展趨勢，對檔案管理人員進行現代化管理，對檔案信息進行分析研究，提供高水平的檔案信息服務與咨詢必不可少。

最后，石油地質檔案管理員要掌握有關的專業知識。各級石油地質檔案主管單位要積極營造有利條件，系統地安排石油地質檔案工作人員參加培訓，以老帶新，以強帶強，互相扶持，形成一個復合型、梯隊的人才隊伍。

五、石油地質檔案管理的信息化發展趨勢

（一）建立地質資料信息化數據庫。可有效推動對石油地質數據進行管理的動態地質數據，在當今的地質勘探、開發和研究中具有十分重要的意義。在大力發展信息化的同時，建立了地質檔案目錄數據庫，實現了檔案級目錄和檔案級目錄查詢，實現了一次錄入、二次查詢等功能。加快地質數據的管理，由實物管理轉向了信息化管理，實現了深層次的開發和應用。

（二）通過信息化建設促進石油地質資料的深度應用。使用管理系統數據匯編數據，例如匯編編輯鉆井數據表、編制實驗室分析報告數據表、編制區塊或區域數據目錄數據表、匯編各地發布的文件、匯編油氣田建設項目數據等。充分利用地質數據管理系統中包含的信息，為油氣勘探開發提供堅實的支持和參考。

（三）實現石油地質科技項目管理文檔一體化。利用網絡進行電子文件的管理是一種快捷的方式。網絡構造新的虛擬空間，建立虛擬的管理模型，按照文件的存檔和管理原則對電子文件進行存檔和管理。電子文件的建立和管理從建立到永久的存儲和交付，確保其真實性、完整性和長期可讀性，整個建設和管理信息的信息化實施流程，在初始階段就達到了對電子文件前端和整體的管理。

六、結語

在信息化條件下，應當強化石油地質檔案的建立與管理，大力推進石油地質檔案的數字化建設。在石油地質檔案的數字化建設中，必須建立起與之相適應的數據共享機制。在信息技術和信息化觀念飛速發展的今天，石油地質檔案管理者必須轉變思維，把握時代機遇，加速石油地質檔案數字化的進程。