零售連鎖藥店財務管理探討

李麗萍

（福建國大藥房連鎖有限公司，福建 廈門 361006）

在市場競爭日益激烈的今天，占據強勢市場的醫藥網絡不能低估財務管理的作用，零售連鎖藥店財務管理體系的建立，包括在以總部為核心的產權和行政權力高度統一的基礎上，統一會計和行政管理。連鎖藥店應根據實際情況，建立適合自身財務管理的財務管理體系，將責任和利潤結合起來，利用現代信息技術進行管理，進行嚴格的內部審計和統一核算。利用財務資源管理所有連鎖藥店，利用EPR系統和管理信息系統分析連鎖藥店的經濟效益。連鎖藥店應從自身實際出發，規范財務管理，使財務管理更加科學，把財務管理放在關鍵位置，更好地開展資本運營，提高企業整體經濟效益。

一、連鎖藥業財務管理基本內容

（一）資金管理

1．總部集中管理資金

資金的管理大權必須由總部掌控。連鎖藥店選擇值得信任高效率的商業銀行，每個藥店不需要將每天收到的所有銷售存入總公司開設的賬戶[1]。如果出現流動性問題，公司可以通過銀行信貸基金和其他手段籌集資金，以控制融資成本和資本運營風險。

2．總部統一控制費用

總部批準并支付所有藥房分支機構的費用，包括所有部門和藥房的工資和日常費用。每個藥店都要節約成本，主要責任由商店經理承擔。

3．完善資金管理和內部審核制度

公司應完善資金管理和內部審計制度，資金管理需要隨著公司的發展而改進。內部審計制度是總部分支機構連鎖監督管理的理論基礎。

4．登記注冊、繳納稅款的統一

連鎖藥店由藥品監督管理局批準，并按照總部要求進行登記，連鎖藥店的增值稅由總公司同時支付。

（二）成本費用管理

連鎖藥店的成本管理主要控制總利率、定價和商品流通。總部控制宣傳、人事和其他費用。商店商品的毛利率按程序計算，嚴格控制每家商店的成本，原則上，成本不得超過原計劃。如有盈余，可向總行報告，經總行批準后，可要求支付必要的費用。新開一家藥店的成本很高，所以成本必須盡快降低，才能保持在平均成本范圍內。

（三）利潤管理

每個連鎖藥店都有自己的會計制度，出于利潤管理的目的，各會計單位分支機構應按照相關計算程序，將銷售數量和采購價格上報會計單位進行結算，從總公司自身費用中扣除分公司利潤，以獲得總利潤。

（四）資產管理

1．固定資產的管理

每個分支機構對其所有資產進行記錄和報告，其維護費用由其承擔。固定資產的購置、分配和注銷，應報總公司，經總行批準，報相關職能部門處理。

2．流動資產的管理

流動資產主要是指總部提供的商品和易于消費的商品。總公司分支機構交付的貨物，在移交給分公司之前，應由總公司承擔，進入商店后，貨物由商店管理，貨物損壞或被盜的，由商店負責。

關于目前在總部倉庫中的資產，必須嚴格控制貨物在等待分配時進入總部倉庫，加快從總部向各辦事處分配貨物，并盡量減少裝卸過程中的損壞。對于進入商店倉庫的商品，必須嚴格控制和加強庫房管理。

產品結構應根據“二十八”比例原則進行相應調整，應保持庫存，以避免銷售瓶頸。根據實際銷售情況，合理檢查進入庫比例。大宗采購可以降低成本，但盲目訂貨是不科學的，對于訂單和采購，總經理應頒布相關規定進行管理。為了確保貨物訂購和采購量的合理性，采購和訂購必須在適當的系統下進行。

由于一些商品熱銷，商店會增加熱銷訂單，流動資金將向此傾斜，為使訂單流程標準化，總部確定最小訂單數量和金額，藥店的存貨通常是銷售額的兩倍[2]。總部負責監督商店的訂單和品種，根據實際銷售情況管理商店，對于藥效類似的商品，在規定的范圍和期限內清理貨物，由于庫存占流動資金的很大一部分，公司必須加強庫存管理，以最大限度地發揮其效用。

二、醫藥分銷企業實現企業財務管理信息化的多元化意義

（一）促進了財務管理工作的規范化，實現有效審計的基礎

連鎖藥店財務管理信息化的實施，可以促進內部財務管理的標準化，實現有效的審計，財務管理信息化，即利用信息資源開展業務，避免了人為操作，實現了業務處理流程的內部化，實現了財務管理業務的標準化。

此外，實施了財務管理信息化，能夠為連鎖藥店有效的內部和外部審計創造條件，財務管理信息化能夠整合和簡化復雜的財務數據，并為內部和外部審計提供有效的基礎。

（二）提高了管理效率，實現了市場擴容和經濟效益

連鎖藥店實行財務管理信息化，提高管理效率，傳統的人工管理有許多缺點，并且效率低下。財務管理信息技術的采用，使財務管理人員擺脫了繁重的財務活動，更加注重財務分析等方面，制藥公司還可以跟蹤藥品隨時間推移的動向，這進一步促進了藥品市場的擴大和多樣化。

（三）有助于形成財務管理信息化系統，提高財務報告的真實性

連鎖藥店財務管理采用信息技術的主要目的是確保財務數據處理過程的效率和財務分析數據的可靠性，并為決策者提供系統的支持。

當然，這一目標的實現必須要有財務報告的有效支持[3]。財務管理信息系統不僅指財務部門的記錄，還指財務、采購、銷售、物流等領域的數據和信息的有效整合。連鎖藥店將財務管理信息化，將業務數據放在每個單位和流程的總體框架內，并以每個部門提供的相關信息為基礎，系統處理公司財務信息。這一模式將單一財務管理的運作轉變為多部門和系統的管理，有助于建立財務管理信息系統。

此外，財務管理信息化使各藥店之間的信息得以合并，減少了相關工作人員的錯誤率，從而提高了財務報告的可靠性。

三、零售連鎖藥店財務管理現狀

（一）零售連鎖藥店對財務部門職責設置不合理

目前，零售連鎖藥店的財務管理不合理。以100家零售連鎖藥店為例，年營業額5億元人民幣，只有五名財務人員。其中一名財務管理人員全面負責公司財務部門的管理，三名會計負責核證采購收據系統中的發票和文件、庫存、發票、各種稅費申報、各種現金和公司收支報告。

五人全員編制僅確保公司財務結算和報告及時完成，公司對精細化的財務管理、風險管理和庫存控制以及培訓重視太少，公司的經營狀況沒有得到很好的分析和優化，公司的財務安全沒有保障。

與此同時，公司缺乏必要的評估機制，財務人員缺乏足夠的動力，工作上走形式，無法發揮有效的監管作用。

（二）零售連鎖藥店對采購成本關注度不夠

在零售連鎖藥店設立集中采購商品的采購中心，采購過程中存在若干風險，從采購量和短缺率之間的平衡來看，采購部門的目標是確保藥店的藥品充足。通常，大量藥品的采購不考慮零售網絡中的具體銷售。因此，實行集中采購會導致醫藥網點庫存過剩和庫存積壓等問題，庫存積累不僅增加了公司資金的壓力，也使財務管理更加困難，增加了庫存損失的風險。

（三）零售連鎖藥店庫存商品管理難度大、力度不夠大

庫存商品是醫藥零售網的主要流動資產，首先，決定客流量的貨物類型很多。在某些方面，貨物的豐富決定了客流量。為了獲得更多的利潤，零售連鎖藥店要為引進產品做出巨大的努力，以保證所銷售的藥品滿足客戶的需求。

其次，商品儲存是分散的，零售連鎖藥店的存貨存放在總倉庫和每個商店之間，并向消費者公開展示。購買時，商品信息（包括有效期）已正確輸入信息系統，如果商品從倉庫移動到每個商店進行存儲，商品信息也將從信息系統倉庫傳送到商店。

如果貨物銷售給客戶，且賣方輸入采購訂單，賣方可以縮短客戶在高峰時間的等待時間，而不需要輸入貨物的實際信息，避免了信息系統中顯示的商品信息與物理信息不一致。因此，為了獲得正確的信息，保持貨物的有效期需要賣方的支持，商店人員的素質決定了接近保質期、不銷售的藥品數量。店內人員對藥品關注，對顧客的服務不足，會給公司帶來無法估量的商業風險和損失。同時，倉儲貨物被放在露天貨架上，也會增加丟失的風險。

（四）零售連鎖藥店信息化管理水平有待提升

由于行業特點，有很多零售連鎖藥店存在，然而，隨著藥店規模的擴大，為了滿足藥品需求，藥店網點的數量越來越多，藥品庫存和銷售種類越來越豐富，藥店的行政成本急劇上升。隨著零售藥店網絡中對現有藥品的依賴日益增加，已不能滿足財務成本核算和反饋的需求[4]。總部可能無法及時獲得關于其分支機構的信息，包括財務內容，甚至發生挪用資金等問題。

四、完善零售連鎖藥店財務管理的具體策略

（一）合理設置零售連鎖藥店財務管理結構

要正確設置零售連鎖藥店的財務管理結構，可以從兩個方面入手：人員和職責。總部應根據實際管理需求和分支機構鏈的規模合理配置人員，零售連鎖藥店財務管理分為三個領域：財務會計、分支機構管理和出納。

以一個有100家連鎖藥店的企業為例，除上述四名財務會計師和一名出納員外，還要任命三名分行經理。財務會計人員有足夠的權力和技能來整合和分析財務數據。商店經理負責管理不同地區的商店，從而保證總公司在下游藥店零售網絡之上擁有強大的財務領先地位。

檢查商店的日常銷售和收入，并及時支付商店的日常現金，包括倉庫安排、倉庫庫存、合理提取商店銷售折扣、填寫退貨單據等。

做好合理的分工，提高更高層次的財務信息傳遞效率，及時、準確地上傳銷售數據，確保企業損益賬戶的真實性，為高級管理人員和各崗位之間的決策提供數據支持。職責和責任明確，相互關聯，以確保資產安全，降低公司資產損失風險，間接提高公司績效。

除了日常的財務控制之外，財務管理管理層必須能夠分析、總結和提出建議，管理者可以通過會計分析和邏輯來思考其管理的正確性，不僅僅是展示決策的準確性，而是具有控制優化的校正功能。

具體而言，管理人員編制預算，完善和優化計劃，通過預算驗證計劃最初目標的可行性，通過績效評估和分析支持管理控制，利用數據分析和其他戰略成本分析和戰略規劃方法，幫助公司制定和實施戰略，并評估其可行性。

（二）優化采購成本

目前，零售連鎖藥店要重視采購管理階段的檢查，整合內部藥店之間的工作方向，以避免不同藥店的工作目標不一致，影響財務管理。藥店零售網絡員工努力銷售現有庫存，實現既定的銷售目標。兩者的內容有一定的聯系，但也有一定的差異。采購部門的目標是補充庫存，而不考慮現有藥品的銷售是否已經完成，或者庫存是否過剩。

零售連鎖藥店員工的工作目標是銷售庫存藥品，實現既定的銷售目標。他們之間沒有關于藥品銷售和購買成本的交流，導致了一些沖突，采購部門購買的藥品多于零售需求，庫存管理不善會導致藥品過期、資金浪費，并增加零售醫藥鏈的經濟壓力。

（三）加強零售連鎖藥店庫存商品管理

為了加強公司庫存管理和會計的標準化，準確計算庫存成本，降低成本，提高盈利能力，公司應制定有效的庫存管理制度，確保公司資產的安全和完整，進行賬目核對和對賬。財務賬目正確反映了存貨的結算金額和價值。

首先，藥店每天應對貴重藥品和暢銷商品進行隨機檢查，以確保存貨的準確性，如有不準確之處，必須及時發現原因并報告。

其次，定期組織庫存管理，加強管理培訓。使用專用計數裝置，掃描貨物代碼，并在計數系統中顯示貨物信息，這種庫存盤點方法縮短了儲存時間，降低了儲存成本，防止庫存積壓，提高庫存質量，并確保庫存數據的準確性。不僅要確保庫存數量的準確性，還要包含其他商品信息，如批號、有效期、制造商等，正確維護批號和有效期，滿足監管要求，減少損失。

（四）提升信息化管理水平

零售連鎖藥店財務管理，尤其要提高信息管理水平。零售藥店的分布給財務信息的傳遞帶來了諸多困難，同時零售藥店網絡也在擴大，必須采用專業的信息化方法，及時跟蹤和控制現有的財務收入，確保及時記錄財務收支，防止出現虛假財務信息等現象。

此外，零售藥店總部和當前管理工作中所有分支機構的管理人員都要認識到信息管理對財務管理的重要性，并在業務流程中建立一個專門的信息管理平臺，以準確捕獲各分支機構的財務數據。在統一的信息平臺上存儲和分析有助于財務人員控制和跟蹤各種財務收支，制定合理的支出計劃，提高預算編制的科學性。

零售連鎖藥店中，除了引進專業信息人才，搭建專業信息共享平臺，及時記錄和跟蹤各分公司的運行情況外，還應注意在信息管理過程中確定各種人員權利。

五、結束語

零售連鎖藥店在中國處于早期發展階段，經營中存在諸多問題。由于我國沒有大型企業網絡財務管理案例，財務管理仍處于探索階段。因此，連鎖藥店要想在激烈的市場競爭中保持不敗之地，就必須特別重視財務管理，提高財務管理在企業治理中的地位。學習和借鑒國外零售網點成功的財務管理模式，根據企業實際情況科學調整企業財務管理結構，提高企業競爭力和經濟效益。