淺談民辦中小學(xué)校檔案的利用

吳珊珊

（東莞市新世紀(jì)英才學(xué)校，廣東東莞 523700）

誠(chéng)如吳寶康先生所言，檔案利用是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的主要環(huán)節(jié)，利用是中心，利用是目的。檔案大家族中一員的民辦中小學(xué)校檔案，在日常的檔案工作中也應(yīng)該以利用為中心。

以筆者所在的民辦十二年一貫制學(xué)校為例，我校檔案的利用主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

一、檔案利用

（一）文化育人

從形成范圍來(lái)看，我校檔案主要是學(xué)校在日常工作中形成的，因此其價(jià)值主要表現(xiàn)在文化傳承、教書育人以及歷史記載上，其中育人價(jià)值是我校檔案最主要也是最為重要的利用形態(tài)。檔案作為學(xué)校的歷史記憶，以其真實(shí)性、可靠性和直觀性在學(xué)校的文化育人中具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。

筆者所在學(xué)校，檔案的文化育人主要體現(xiàn)于以下兩個(gè)展覽室：一是學(xué)校的校史展覽室（分布在學(xué)校招生部），展示的檔案材料主要有學(xué)校歷史沿革簡(jiǎn)介及圖片、學(xué)校行政沿革、學(xué)校知名校友、學(xué)校榮譽(yù)（實(shí)物檔案）等。通過(guò)上述材料提供給學(xué)生及教職工參觀和展覽，有利于傳承和發(fā)揚(yáng)校園優(yōu)秀文化傳和先進(jìn)典型事跡，激發(fā)全體師生的集體榮譽(yù)感，對(duì)全體師生產(chǎn)生一個(gè)積極、向上的鼓舞力量，達(dá)到育人的效果；二是學(xué)校黨史展覽室，位于學(xué)校的黨員活動(dòng)中心，通過(guò)中國(guó)共產(chǎn)黨的簡(jiǎn)介、學(xué)校黨支部的建設(shè)歷程、重大活動(dòng)、先進(jìn)黨員事跡等資料和圖片展示，在全校范圍內(nèi)較好地宣傳了中國(guó)共產(chǎn)黨的偉大歷程、堅(jiān)定了全校教職員工及學(xué)生政治立場(chǎng)、宣揚(yáng)黨員模范的帶頭作用等，營(yíng)造積極向上的政治氛圍。

（二）查考借鑒

檔案作為歷史記憶，查考借鑒的作用顯見(jiàn)。我校檔案在查考借鑒方面的利用主要集中在以下幾類檔案中。

①教學(xué)檔案：教書育人是學(xué)校的首要任務(wù)，學(xué)校教學(xué)檔案作為學(xué)校教師教學(xué)參考的依據(jù)，是所有檔案中利用頻率最高的，教師在展開日常的教學(xué)活動(dòng)中往往要使用此前的優(yōu)秀教案、優(yōu)秀論文、科研課題研究和申報(bào)等都需要參考和借鑒相關(guān)教學(xué)類檔案以推動(dòng)教學(xué)工作的順利開展。

②行政類檔案：行政類檔案主要是關(guān)于學(xué)校管理的，因此在學(xué)校管理領(lǐng)導(dǎo)層以及團(tuán)隊(duì)做出重要決策時(shí)，需要經(jīng)常參考以往的一些政策性文件或?qū)W校相關(guān)決議、規(guī)章制度，為正確進(jìn)行決策提供保障。

③人事檔案：在職教師個(gè)人在職稱評(píng)定，需要本人提供發(fā)表的相關(guān)論文、科研項(xiàng)目以及曾獲獎(jiǎng)項(xiàng)的相關(guān)文件資料、工作證明、勞動(dòng)合同借用等，同時(shí)離職人員出具工作經(jīng)歷證明等。

④財(cái)會(huì)檔案：個(gè)人薪酬待遇查證、各類設(shè)施設(shè)備采購(gòu)憑證、基建或維修工程造價(jià)查詢、圖書采購(gòu)費(fèi)用等。

除以上類型外，學(xué)校在進(jìn)行大型基建維修時(shí)也需要借閱學(xué)校的建筑結(jié)構(gòu)圖等基建類檔案、某些特殊證明也會(huì)用到諸如畢業(yè)照等照片檔案、某份報(bào)紙對(duì)學(xué)校的報(bào)道等實(shí)物檔案。

（三）編研

學(xué)校檔案全宗作為整個(gè)學(xué)校活動(dòng)最全面、最真實(shí)的原始憑證，見(jiàn)證著學(xué)校的發(fā)展，在校史、周年大事記、年鑒、組織沿革等方面，無(wú)疑是最全面最準(zhǔn)確的支持及來(lái)源，是上述編研工作的基礎(chǔ)，為編研提供最真實(shí)可靠的素材。我校在建校10周年、20周年、25周年校慶時(shí)安排了大量人力物力、查閱了大量的檔案進(jìn)行了學(xué)校大事記的編纂，在校慶當(dāng)天供參加校慶的教育界領(lǐng)導(dǎo)、同行、校友、在校師生以及家長(zhǎng)、對(duì)我校關(guān)心的社會(huì)各界人士閱覽，提高學(xué)校文化形象，擴(kuò)大學(xué)校知名度，增進(jìn)廣大校友、學(xué)子對(duì)母校的自豪感，加深了全社會(huì)對(duì)我校的認(rèn)識(shí)，同時(shí)向全社會(huì)輻射我校文化正能量。

（四）迎接上級(jí)部門專項(xiàng)檢查

目前各級(jí)各類政府部門對(duì)學(xué)校工作的檢查除了實(shí)地查看以外，最重要的就是查閱資料，這一過(guò)程目前也成為我校綜合檔案室在行政上的主要工作環(huán)節(jié)。在接到檢查方案或通知后，檔案室會(huì)有針對(duì)性地根據(jù)各項(xiàng)檢查主題收集或者查找、分類、整理相關(guān)檔案，作好迎檢準(zhǔn)備工作。近些年，在“民辦學(xué)校年檢”“依法治校示范校”“語(yǔ)言文字特色學(xué)校”“心理健康特色教育學(xué)校”等一系列檢查或申報(bào)事項(xiàng)中，我校檔案資料的整理備受推崇，同時(shí)也為檢查順利通過(guò)或申報(bào)成功打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

筆者所在的學(xué)校檔案工作起步于1999年，時(shí)間早而且也比較長(zhǎng)。學(xué)校歷屆領(lǐng)導(dǎo)均對(duì)檔案工作比較重視，不僅成立了專門負(fù)責(zé)檔案工作的部門——綜合檔案室，配備專業(yè)的檔案管理人員，也建設(shè)了標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理庫(kù)房以及檔案管理各項(xiàng)管理制度（包括檔案收集、檔案分類、檔案保管期限等），但是因管理模式、開放程度、利用意識(shí)等現(xiàn)實(shí)情況，我校檔案利用率不高：2018—2019學(xué)年提供利用18次；2019—2020學(xué)年提供利用9次；2020—2021學(xué)年提供利用28次；2021—2022學(xué)年提供利用28次。從全校師生共計(jì)3600余人來(lái)看，利用率可謂十分低下。

二、檔案利用率低下的原因

（一）檔案歸檔不全面

全面歸檔是檔案利用的前提和基礎(chǔ)。我校目前是以綜合檔案室專職檔案管理員+各部門兼職檔案管理員的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案收集工作，各部門兼職檔案員均有其主要工作崗位、工作任務(wù)和職責(zé)，放在檔案工作上的精力較少且由于非專業(yè)，所以其檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之資料的歸檔和移交流程化及制度化不清晰、不明朗，同時(shí)也缺乏檔案工作的考核機(jī)制，導(dǎo)致綜合檔案室收集的檔案存在種類不齊全、結(jié)構(gòu)不合理、載體形式單一等各種問(wèn)題[1-2]。

（二）檔案利用程序復(fù)雜、方式單一

隨著時(shí)間的推移，如今檔案工作已面臨一系列問(wèn)題：經(jīng)過(guò)日積月累，我校檔案室的檔案數(shù)量越來(lái)越多，給檔案的日常保管帶來(lái)巨大壓力，而且檔案利用的要求也越來(lái)越高，大大增加了檔案部門服務(wù)的工作量……在這種形勢(shì)下，單憑檔案室擁有的簡(jiǎn)陋設(shè)備和傳統(tǒng)服務(wù)條件，已無(wú)法更好地提供檔案服務(wù)。

（三）利用主體的局限性

學(xué)校檔案形成的主體特殊性，造成了目前學(xué)校檔案服務(wù)對(duì)象的內(nèi)向性，即檔案服務(wù)的對(duì)象主要還是學(xué)校的內(nèi)部人員。

（四）檔案利用意識(shí)薄弱

一直以來(lái)，在檔案工作中，學(xué)校都將檔案的管理工作作為工作重心，對(duì)檔案利用工作處于相對(duì)較被動(dòng)的狀態(tài)，師生員工對(duì)檔案的認(rèn)知較為片面，加上檔案本身帶有的“神秘性”，具有一定的安全和保密性，導(dǎo)致檔案得不到有效利用，處于閑置、半閑置的狀態(tài)。

（五）數(shù)字資源建設(shè)程度嚴(yán)重不足

網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)字產(chǎn)業(yè)化及產(chǎn)業(yè)數(shù)字化是所有行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)逐漸延伸到檔案信息管理領(lǐng)域。國(guó)家檔案局分別于2010年發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》及2014年發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》便是最好的證明。檔案管理數(shù)字化可以憑借現(xiàn)代信息技術(shù)手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用等檔案過(guò)程的全環(huán)節(jié)，相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，它突破了時(shí)空、地域的限制，不僅是傳統(tǒng)檔案管理的延伸和補(bǔ)充，更是傳統(tǒng)檔案管理工作的發(fā)展和革新。

然而受檔案的自然形成因素、傳統(tǒng)檔案的整理方式等歷史因素影響，加之對(duì)檔案工作重視程度不夠、投入資金不足等現(xiàn)實(shí)因素影響，電腦+掃描儀成為我校檔案數(shù)字化的建設(shè)主力，沒(méi)有先進(jìn)技術(shù)手段及先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)支撐，我校檔案數(shù)字資源建設(shè)困難重重，我校檔案數(shù)字化程度嚴(yán)重不足。

如前所述，學(xué)校的檔案工作應(yīng)該把工作重心從檔案管理轉(zhuǎn)到檔案利用，回到檔案工作的中心。那么我們應(yīng)該如何提高檔案的利用率以期切實(shí)發(fā)揮檔案在學(xué)校工作中的積極作用呢？

三、提高檔案利用率、發(fā)揮其積極作用

（一）確保全宗內(nèi)檔案的完整性、全面性

學(xué)校應(yīng)多管齊下保證學(xué)校所有有查考利用價(jià)值的資料都能成為“檔案”。

1.制訂明確的檔案歸檔和移交制度，確保檔案移交和歸檔有章可循

歸檔制度的內(nèi)容主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》規(guī)定：凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍，包括工作活動(dòng)中形成的公文、圖表、錄音、錄像等各種形式和各種載體的文件，這些文件只要具有一定的保存價(jià)值，就應(yīng)當(dāng)列入歸檔范圍。結(jié)合我校實(shí)際情況，我校規(guī)定的歸檔范圍包括上級(jí)公文、本校科研課題、學(xué)生花名冊(cè)、黨、團(tuán)、工會(huì)、少先隊(duì)等在內(nèi)的5個(gè)大類、19個(gè)小類的資料均需上交至綜合檔案室，隨著教育教學(xué)改革的不斷深入和新形式的出現(xiàn)，在歸檔范圍的規(guī)定上，學(xué)校可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更改或擴(kuò)大。在歸檔時(shí)間上，由于學(xué)校檔案形成的時(shí)效性（以學(xué)期為單位而非自然年為單位），針對(duì)不同類型的文件，有比較具體的歸檔時(shí)間要求：公文檔案、教學(xué)檔案、行政類檔案以學(xué)期為單位，一學(xué)期歸檔一次；實(shí)物檔案隨到隨收，聲像檔案從原則上來(lái)說(shuō)活動(dòng)完結(jié)后及時(shí)歸檔……

檔案交接工作關(guān)系到檔案工作的完整性，按照檔案管理相關(guān)法律及實(shí)際需要，除制訂歸檔制度外，還需要制訂移交制度，把檔案移交工作列入學(xué)校專兼職檔案人員的崗位職責(zé)之中，使檔案交接工作達(dá)到制度上有規(guī)定、職責(zé)上有分工、工作上有安排。學(xué)校檔案移交制度主要包括以下三方面的內(nèi)容：一是落實(shí)檔案移交責(zé)任制。檔案移交過(guò)程中一直存在移交資料不全、移交不及時(shí)等諸多問(wèn)題，因此學(xué)校應(yīng)積極落實(shí)檔案移交責(zé)任制，責(zé)任機(jī)制應(yīng)明確檔案移交人員的工作責(zé)任，確保移交檔案的正確和完整。二是認(rèn)真執(zhí)行移交制度。作為移交方的各部門兼職檔案人員在移交前要按照移交制度編制好移交清冊(cè)或表格，對(duì)要移交的材料進(jìn)行全面清理，做到清冊(cè)和實(shí)際材料一一對(duì)應(yīng)；作為接收方的學(xué)校綜合檔案室工作人員要嚴(yán)格按照移交制度上規(guī)定的移交檔案清單認(rèn)真檢查清點(diǎn)移交人交出材料，分析、判斷和鑒定所接收檔案的真實(shí)性和完備性，并與移交人完成交接手續(xù)。三是做好移交過(guò)程中的監(jiān)督工作。在移交過(guò)程中，綜合檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)到場(chǎng)做好監(jiān)督工作，確保被交接檔案賬物一致、手續(xù)齊備。

2.加大對(duì)各部門領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案管理員的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案搜集人的檔案敏感度和檔案意識(shí)

第一，學(xué)校檔案室定期（如每學(xué)期1次或每學(xué)期2次）進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，使各部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案管理員及時(shí)了解檔案工作基本知識(shí)；第二，學(xué)校出面聘請(qǐng)檔案工作專家或檔案局相關(guān)人員到學(xué)校進(jìn)行檔案知識(shí)講座，推進(jìn)學(xué)校檔案工作相關(guān)人員知識(shí)體系向縱深發(fā)展；三是檔案相關(guān)人員積極參與檔案管理線上課程的相關(guān)培訓(xùn)，不斷更新檔案管理知識(shí)，使檔案管理工作人員跟時(shí)代接軌。

3.加強(qiáng)考核，建立各檔案專兼職人員及部門負(fù)責(zé)人激勵(lì)機(jī)制，提高檔案收集人員工作主動(dòng)性和積極性

首先，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，我校是由分管行政后勤的副總校長(zhǎng)直接管理學(xué)校檔案工作，讓全體教職工感受到學(xué)校對(duì)檔案工作的重視。其次，學(xué)校應(yīng)提供經(jīng)費(fèi)支持，對(duì)檔案工作所需經(jīng)費(fèi)給予保證并列入年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算。最后，學(xué)校應(yīng)建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)在檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)或表現(xiàn)優(yōu)秀的人員應(yīng)實(shí)行一定數(shù)額的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)對(duì)表現(xiàn)較差的人員也應(yīng)該采取相應(yīng)的懲罰措施，以最大限度地調(diào)動(dòng)檔案專兼職人員的工作積極性，發(fā)揮個(gè)人有工作潛力。

（二）轉(zhuǎn)變利用方式，積極推進(jìn)檔案資源數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的借閱和人工查找利用檔案的方式受時(shí)空條件的限制，極大阻礙了檔案利用率的提高，但線上檔案信息服務(wù)完全沒(méi)有時(shí)空限制的弊端，因此，學(xué)校應(yīng)積極推進(jìn)檔案資源數(shù)字化建設(shè)。

在確保檔案保密安全的前提下，學(xué)校應(yīng)加大檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)行校內(nèi)檔案資源庫(kù)數(shù)字化聯(lián)網(wǎng)，為提高檔案的利用率，可制作專門網(wǎng)站，將一些開放的檔案資料及編研成果覆蓋全校，讓廣大師生輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就能夠方便快捷地欣賞文物、圖片、資料，體現(xiàn)檔案多方位的價(jià)值，為學(xué)校校園文化建設(shè)提供更多的信息資源。

（三）擴(kuò)大利用范圍

由內(nèi)向型向開放型轉(zhuǎn)變。學(xué)校檔案建設(shè)的成果，是學(xué)校物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的總和，不僅具有對(duì)內(nèi)的文化育人作用，也具有對(duì)外輻射的作用。例如學(xué)校檔案室可以配合學(xué)校所在地政府、社區(qū)等不同時(shí)期的中心工作，利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上專題展覽，擴(kuò)大展覽受眾面。通過(guò)展覽的全過(guò)程服務(wù)，不僅可以使校內(nèi)師生，也可以使社區(qū)居民、外來(lái)務(wù)工人員等深切感受本校檔案文化熏陶的魅力，從中受到啟迪，提高公民素質(zhì)，擴(kuò)大學(xué)校影響力和美譽(yù)度。但在擴(kuò)大利用范圍的同時(shí)，也必須要注意一個(gè)“度”的把握，即要最大限度地提供利用但又不能違背學(xué)校的“保密”原則。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，目前民辦學(xué)校普遍存在檔案利用率低下、檔案利用意識(shí)薄弱等問(wèn)題，如何做好民辦學(xué)校檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校、社區(qū)以及社會(huì)各方面的作用，政府檔案部門、教育部門、學(xué)校管理者以及學(xué)校檔案工作者們?nèi)沃囟肋h(yuǎn)。