新時期提高醫(yī)療保障檔案管理科學(xué)化水平的路徑研究

張曉晨

（鄆城縣醫(yī)療保障局，菏澤 274000）

引 言

早在2009 年4 月，我國就頒布了《中共中央 國務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》，提出醫(yī)療保障體系的構(gòu)建必須將以人為本擺在突出位置，關(guān)注醫(yī)療保障體系對人民群眾的服務(wù)功能，不斷提高具體實施策略的科學(xué)性和有效性。醫(yī)療保障檔案管理工作對醫(yī)療保障體系的構(gòu)建非常重要，隨著我國人口的不斷增加，醫(yī)保項目不斷豐富，檔案需要承載的內(nèi)容也越來越多，檔案管理出現(xiàn)了很多新問題，相關(guān)的工作人員需要面臨更加復(fù)雜的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理部門在醫(yī)療保障檔案的整理、歸納、調(diào)用、資源共享等工作中還存在較多不足，檔案資料缺失、混亂等現(xiàn)象屢見不鮮，需要全面加強整頓，優(yōu)化檔案管理水平。

一、新時期提高醫(yī)療保障檔案管理科學(xué)性的戰(zhàn)略意義

（一）全面保障參保人的利益

在我國的醫(yī)療保障工作中，“以人為本”一直都是黨和政府堅守的工作原則，所有的政策都以此為基礎(chǔ)。醫(yī)療保障檔案管理工作是一項重要的民生工程和社會工程，只有建立完善的醫(yī)療保障體系，擴大醫(yī)療保障的覆蓋面，才能最大限度地保障人民的利益，維護人民的權(quán)益。醫(yī)療保障檔案管理工作記載了大量的投保人信息，包括參保人員的身體情況、對醫(yī)療保障服務(wù)的使用情況等，參保人員需要依靠這些信息對醫(yī)療費用進行報銷，獲取正當(dāng)?shù)膫€人利益。從以往的經(jīng)驗來看，很多參保人員缺乏醫(yī)療保險憑證保存意識，忽略醫(yī)保檔案，這會直接影響報銷款的處理，甚至還可能導(dǎo)致參保人員與醫(yī)院發(fā)生沖突。因此，醫(yī)療保障檔案管理工作非常重要，相關(guān)工作人員必須確保信息的完整性、數(shù)據(jù)的全面性，不斷優(yōu)化醫(yī)保管理措施，對相關(guān)的保險憑證進行保存。

（二）順應(yīng)信息時代的發(fā)展

實施科學(xué)化的檔案管理可以充分發(fā)揮檔案的價值，全面降低檔案管理的失誤率，讓醫(yī)保體系更加完善。在醫(yī)療保障檔案管理工作中，相關(guān)的工作人員需要對檔案資料進行整理、擺放、標(biāo)記，全面做好歸納工作。科學(xué)化的管理就是要提高檔案管理的水平，方便檔案的查找，順應(yīng)我國醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革，滿足人民群眾對醫(yī)療保障服務(wù)的要求。在新時代的背景下，信息技術(shù)越來越成熟，醫(yī)療保障檔案管理工作可以充分運用先進的信息技術(shù)，采用創(chuàng)新型的管理方法，全面提高醫(yī)療保障檔案管理工作的科學(xué)化水平，提升醫(yī)療保障檔案的利用率，推動檔案管理工作走向現(xiàn)代化。在信息技術(shù)的支持下，有關(guān)部門可以應(yīng)用數(shù)字化檔案管理方式，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，為醫(yī)療保障檔案尋求新的載體，全面改革檔案管理模式。

二、醫(yī)療保障檔案管理的痛點問題

（一）管理方式過于傳統(tǒng)

當(dāng)前，醫(yī)療保障檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的管理方式，以紙質(zhì)化檔案為主，大部分檔案都還沒有完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，在檔案的調(diào)用、查找方面存在較多困難，信息共享效率較低，檔案管理的安全性不足，這些都難以和現(xiàn)代化的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)相匹配，無法滿足越來越多的醫(yī)療保障項目和相關(guān)信息的需求。除此之外，當(dāng)前醫(yī)療保障檔案的存放地點比較分散，出現(xiàn)很多資料缺失、損壞等問題，給檔案的保存工作帶來諸多不便，需要耗費大量人力、物力進行修補，影響檔案管理部門的工作效率。

傳統(tǒng)的醫(yī)療保障檔案管理模式難以適應(yīng)時代發(fā)展，面對越來越多的醫(yī)療保障信息，紙質(zhì)檔案已經(jīng)難以承載，在實踐工作中造成了一系列的管理問題。在醫(yī)療保障檔案管理的經(jīng)費方面，很多部門都出現(xiàn)了經(jīng)費短缺的問題，難以深入開展信息化檔案管理工作，相關(guān)的管理軟件和硬件相對匱乏，出現(xiàn)“巧婦難為無米之炊”的尷尬現(xiàn)象。

（二）管理制度存在缺失

正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，管理制度就是醫(yī)療保障檔案管理工作的“規(guī)矩”，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須深入調(diào)查當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足，高度重視管理制度的重要性，及時掌握現(xiàn)有管理制度中不充分、不明確、不清晰的問題，建立規(guī)范化的醫(yī)療保障檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各崗位的責(zé)任制度。醫(yī)療保障檔案管理制度能夠?qū)n案管理實踐工作起到統(tǒng)領(lǐng)作用，當(dāng)前部分有關(guān)部門沒有將醫(yī)療保障檔案管理制度落實，導(dǎo)致管理制度只停留在表面上，無法發(fā)揮實質(zhì)性的作用，部分制度內(nèi)容缺乏實踐性和操作性，無法為醫(yī)療保障檔案管理工作提供指導(dǎo)，同時也不能推動檔案管理工作有序開展。另外，很多醫(yī)療保障檔案管理工作沒有明確的工作流程和工作要求，工作人員的實際操作具有較大的隨意性和主觀性，部分人員對檔案資料的收集不全面、不及時，在實際工作中存在互相推諉的現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)檔案資料丟失的問題，難以追究相關(guān)工作人員的責(zé)任。在實際工作中，醫(yī)療保障檔案管理工作缺乏完善的獎懲制度，工作人員“干好干壞一個樣”，缺乏工作的積極性和主動性，難以實現(xiàn)科學(xué)化管理。

（三）人員素質(zhì)參差不齊

在醫(yī)療保障檔案管理工作中，無論是紙質(zhì)檔案的收集與歸納，還是電子檔案的轉(zhuǎn)化，都需要由工作人員來操作和實踐，所以工作人員的素質(zhì)尤為重要。目前，很多檔案管理工作人員忽略了醫(yī)療保障檔案的重要性，在實踐工作中態(tài)度散漫，工作態(tài)度不積極，專業(yè)能力較差，難以對醫(yī)療保障檔案進行合理分類、科學(xué)管理，不利于檔案實際效益的發(fā)揮，這些都與工作人員的素質(zhì)直接相關(guān)。在人員聘用方面，部分有關(guān)部門的檔案管理人員不具備專業(yè)學(xué)習(xí)經(jīng)歷，對檔案管理工作不夠了解，專業(yè)素養(yǎng)較差。目前，檔案管理部門的工作人員分為專職工作者和兼職工作者，部分管理人員年齡較大，兼職工作者流動性較高，無法滿足醫(yī)療保障檔案管理的需求，難以提升檔案管理工作的穩(wěn)定性。另外，在實踐工作中，很多醫(yī)療保障檔案在管理方面缺乏時效性，檔案的收集與整理工作比較落后，工作人員故步自封，安于現(xiàn)狀，對新技術(shù)、新理念不夠了解，計算機技術(shù)存在不足，難以適應(yīng)信息化的檔案管理模式，這些都會直接影響檔案管理工作的效率。

三、新時期提高醫(yī)療保障檔案管理的路徑方針

（一）轉(zhuǎn)變方式，引入現(xiàn)代化管理技術(shù)

1.優(yōu)化數(shù)據(jù)整理技術(shù)

在新時期，醫(yī)療保障項目越來越全面、豐富，相對應(yīng)的檔案管理工作也越來越豐富，有關(guān)部門的管理人員可以引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，對海量的資料進行信息化處理，采用創(chuàng)新型的醫(yī)療保障檔案管理模式，適應(yīng)醫(yī)療保障信息的高速增長。在現(xiàn)代信息科技快速發(fā)展的背景下，醫(yī)療保障檔案管理工作需要完成傳統(tǒng)檔案到數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化，滿足使用者的個性化需求，為用戶提供智慧型、網(wǎng)絡(luò)型的檔案信息服務(wù)，全面優(yōu)化服務(wù)形式，讓參保人員通過智能手機或者平板電腦一鍵查找參保信息，掌握醫(yī)療保障的使用情況，并通過互聯(lián)網(wǎng)渠道完成信息共享，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。為全面實現(xiàn)檔案管理電子化發(fā)展，檔案管理部門可以成立“檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，對電子化檔案管理工作進行精準(zhǔn)布局、科學(xué)規(guī)劃，明確不同階段需要完成的檔案管理任務(wù)，全面實現(xiàn)檔案信息化管理，不斷提高檔案管理效率。通過運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理部門可以創(chuàng)設(shè)醫(yī)療保障檔案管理系統(tǒng)，依靠信息網(wǎng)絡(luò)中心或者相關(guān)的檔案管理軟件實現(xiàn)高效辦公，全面提高信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性，利用辦公自動化系統(tǒng)，加強對原始檔案數(shù)據(jù)的收集和整理，盡快完成信息錄入工作。

2.提升數(shù)據(jù)安全技術(shù)

檔案是具有保密等級的文件，對國家發(fā)展、民生工程建設(shè)等來說非常重要，醫(yī)療保障檔案中包含了大量的參保人信息和醫(yī)療費用等，這些信息涉及參保人的隱私，如果被不法分子利用，就會給國家發(fā)展及社會穩(wěn)定造成嚴重的威脅。因此，在轉(zhuǎn)變醫(yī)療保障檔案管理方式的同時，檔案管理部門還需要高度重視電子檔案存在的技術(shù)風(fēng)險及管理風(fēng)險，不斷優(yōu)化電子檔案傳輸加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防火墻技術(shù)，防止電子檔案被篡改或泄密，提高電子檔案的安全性。當(dāng)前，醫(yī)療保障檔案資源類型十分豐富，信息化的檔案管理方式需要保證檔案資料的真實性和完整性，管理人員需要全面提高管理意識，積極購置先進的硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)，讓電子檔案得以妥善保存，推動醫(yī)療保障檔案管理工作走向個性化和人性化，全面提高管理和服務(wù)水平。

（二）優(yōu)化制度，提供科學(xué)的管理環(huán)境

1.制定檔案管理細則

檔案工作管理細則能夠讓工作人員的實踐操作有章可循、有法可依，進一步提高檔案管理的科學(xué)性，優(yōu)化檔案管理水平。管理細則需要明確檔案管理崗位的責(zé)任制度，協(xié)調(diào)好各部門的工作，細則內(nèi)容需要涉及檔案的形成、收集及流轉(zhuǎn)等方面，形成一個閉環(huán)系統(tǒng)，確保每個檔案管理環(huán)節(jié)的科學(xué)性、有效性。為全面提高醫(yī)療保障檔案的科學(xué)化水平，讓醫(yī)療保障檔案的收集、整理、歸檔工作有條不紊地開展，領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強對紙質(zhì)檔案、電子檔案的管理，優(yōu)化檔案管理的各個系統(tǒng)，確保制度的應(yīng)用成效。首先，對于紙質(zhì)檔案來說，制度層面需要制定防火、防潮、防盜、防蟲、防腐蝕等工作細則，并且還需要完善各類醫(yī)療保障檔案的分類工作，對檔案進行分區(qū)域、分類別的管理，充分發(fā)揮管理的優(yōu)勢。其次，對于新轉(zhuǎn)化的電子檔案而言，管理人員同樣需要制定電子檔案整理、傳輸、保密、更新的相關(guān)制度，充分發(fā)揮電子檔案的作用，優(yōu)化信息共享，加強對電子檔案的管理。

2.設(shè)置獎懲制度

為全面提高檔案管理工作人員的積極性，領(lǐng)導(dǎo)人員可以制定嚴格的獎懲措施，將檔案管理工作人員的工作水平、工作量、工作實效與個人績效考核掛鉤，制定季度、年度的考核標(biāo)準(zhǔn)，通過評分的方式給予員工一定的壓力，提高員工的工作積極性，使其轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，進一步提高工作質(zhì)量。除了設(shè)置獎懲措施，領(lǐng)導(dǎo)人員還需要組織監(jiān)督小組，加強對檔案管理人員的績效考核，充分發(fā)揮監(jiān)督工作的作用，將監(jiān)督成果與工作人員的績效掛鉤，營造良好的管理氛圍，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動性。通過優(yōu)化醫(yī)療保障檔案管理制度，工作人員能夠擁有科學(xué)的管理環(huán)境，嚴格遵循制度內(nèi)容，開展檔案的收集和整理工作，推動檔案管理實踐工作走向現(xiàn)代化和信息化，打開檔案管理工作的新篇章，助力我國醫(yī)療保障水平的提升，充分發(fā)揮檔案的價值。

（三）定期培訓(xùn)，提高工作人員的素質(zhì)

1.引入高素質(zhì)的管理人才

在新時期，醫(yī)療保障檔案管理工作逐漸獲得相關(guān)部門的重視，但由于工作人員的專業(yè)技能、工作水平還存在不足，實際工作成效難以滿足預(yù)期。針對這種情況，檔案管理部門需要加快提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)，從管理人員的聘用入手，從根本上提升管理人員的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)。醫(yī)療保障檔案管理單位可以和高校合作，引入專業(yè)化的檔案管理人員，不但要注重工作人員的學(xué)歷、檔案管理理論基礎(chǔ)、醫(yī)療保障知識，還要關(guān)注工作人員的信息技術(shù)水平，以應(yīng)對新時期檔案信息化發(fā)展的需求。作為檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，需要從自身做起，全面加強對檔案的重視，起到良好的帶動作用，及時向基層管理人員滲透先進的管理理念，鼓勵基層工作人員加強學(xué)習(xí)，全面提高管理工作的開展效率，在檔案管理方面做出更加驕人的成績。

2.加強對在職員工的培訓(xùn)

在新時代的背景下，我國的醫(yī)療保障項目越來越豐富，作為參保單位和參保人員的基本信息記錄，醫(yī)療保障檔案將在未來發(fā)揮更加重要的作用，需要檔案管理部門高度重視。在這種情況下，相關(guān)部門的管理人員需要加強對在職員工的培訓(xùn)，可以通過多樣化的培養(yǎng)方式，全面提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，將集體學(xué)習(xí)與重點培養(yǎng)相結(jié)合，把握好醫(yī)療保障檔案管理的重要崗位，充分發(fā)揮培訓(xùn)的作用，讓工作人員在集體學(xué)習(xí)和培訓(xùn)當(dāng)中掌握更加充足的檔案管理理論，學(xué)習(xí)更加先進的檔案管理方法，同時了解我國在醫(yī)療保障服務(wù)當(dāng)中的新制度、新項目。在未來的醫(yī)療保障檔案管理工作中，電子化檔案是主要的發(fā)展方向，檔案管理單位需要加強對工作人員的培訓(xùn)，將信息技術(shù)培訓(xùn)作為重要內(nèi)容，讓工作人員掌握先進的計算機技術(shù)，豐富檔案管理的相關(guān)知識，適應(yīng)電子化檔案的發(fā)展。通過開展培訓(xùn)，檔案管理工作人員可以吸收更加豐富的管理經(jīng)驗，對檔案進行精細化分類，實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理，全面提高對檔案管理的重視力度，加快工作速度，進一步保證檔案管理工作的時效性，避免檔案工作出現(xiàn)漏洞。

結(jié) 語

在新時期，我國的醫(yī)療保障事業(yè)已經(jīng)邁上了嶄新的臺階，醫(yī)療保障服務(wù)實現(xiàn)了從無到有、從弱到強的歷史性轉(zhuǎn)變，全民性的醫(yī)保制度已經(jīng)建立，醫(yī)療保障水平正在不斷提高。黨和國家一直高度重視醫(yī)療保障制度的建設(shè)和實施，在這種情況下，醫(yī)療保障檔案管理部門需要積極做好分類工作，承擔(dān)越來越多的檔案管理任務(wù)，在繁雜的任務(wù)當(dāng)中開辟出嶄新的道路，應(yīng)用創(chuàng)新化的檔案管理模式和管理方法，加快落實從傳統(tǒng)檔案到電子化檔案的轉(zhuǎn)變，全面提高技術(shù)水平，推動醫(yī)療保障檔案走向科學(xué)化。在具體實施的過程中，醫(yī)療保障檔案管理工作還存在管理制度不完善、管理方法落后、工作人員專業(yè)素質(zhì)不足等問題，這些問題會嚴重阻礙醫(yī)療保障體系的構(gòu)建。因此，有關(guān)部門需要從制度建設(shè)、人才培養(yǎng)、模式轉(zhuǎn)變等方面入手，全面優(yōu)化醫(yī)療保障檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的價值，確保醫(yī)療保障體系正常運行。