SAP在企業(yè)管理中的應用

李 艷

一、引言

SAP軟件的使用費用是比較貴的，只有規(guī)模達到一定程度的規(guī)上企業(yè)才會用，在大公司上班的員工才有機會接觸、使用到SAP軟件，大公司因崗位又比較穩(wěn)定，每個部門承擔的職責差距較大，很少有跨部門調動。操作者很難接觸到多個部門、每個模塊，都是在同一部門不同崗位轉崗。熟練掌握一個模塊都需要花費大量時間、經(jīng)歷，同時學會SAP系統(tǒng)每個模塊幾乎是不可能的。一般的SAP學習都是通過資料學習，沒有親自實際上機模擬操作，只是理論知識沒辦法真正理解、熟練系統(tǒng)。

SAP大致包含十二個模塊，SD模塊的主要功能是依據(jù)銷售訂單管理，客戶信息資料完善、申請開具發(fā)票等。MM模塊主要物料管理模塊，物料的數(shù)量、單價，訂單收貨等，呆滯物料庫齡等功能優(yōu)點是避免呆滯物料庫存，減少管理層工作量。PM、QM、PP在公司維護的組織架構內(nèi)，依據(jù)工藝路線、BOM清單生產(chǎn)成本的歸集，并完成質量管理。AM資產(chǎn)模塊保證資產(chǎn)賬實、明細與總賬相符，CO 、FI財務模塊，CO生產(chǎn)成本分析，提升成本管理，為銷售定價提供依據(jù)，F(xiàn)I往來重分類、報表為管理數(shù)據(jù)分析提供資料。PS模塊功能是預算、項目管理、HR人事管理模塊，根據(jù)人臉考勤系統(tǒng)自動數(shù)據(jù)公司表，根據(jù)工序、工時、出勤自動算計件工資、WF模塊功能是流程管理、郵件等辦公自動化功能、IS方案設計，大多數(shù)公司較多使用的模塊是PP、MM、SD、PM、FI、CO、AM。

SAP受歡迎成為軟件的業(yè)界領袖，他從企業(yè)管理的角度幫助企業(yè)解決問題，已實現(xiàn)想要的結果為導向，幫助企業(yè)提升管理理念。SAP在全球多個國家設立研發(fā)中心，在世界各地招聘頂尖人才，每年在研發(fā)上投入巨資，并設立客服開發(fā)中心，SAP滿足客戶需求為目標，為客戶提供各種解決方案，并提供專業(yè)的管理服務。

二、SAP的使用基礎

使用SAP會使企業(yè)進步不止一大步，軟件使用得好不僅因為系統(tǒng)功能好，在實際操作過程中活學活用，制式框架邏輯存在的基礎上，需要根據(jù)企業(yè)實際情況貼合系統(tǒng)制定制度。在使用過程中的不斷完善、優(yōu)化，才是企業(yè)成功的關鍵因素。

1.SAP是一個實際操作非常強的一個系統(tǒng)，要求操作者有理論經(jīng)驗，不僅是基礎理論、概念闡述，更要求實際操作時能滿足業(yè)務需求。是所有新員工在上崗時，都需要進行崗前培訓，把理論知識與上機操作融合在一起，上機模擬考試合格后持證上崗。讓員工在不斷實踐過程中，扎實地掌握系統(tǒng)操作，使得在實際工作中遇到的問題及早地發(fā)現(xiàn)和解決。

2.所有人員、所有部門保持良好的溝通方式，業(yè)務部門與業(yè)務部門根據(jù)實際操作以及遇到的問題，開協(xié)調會。通常管理崗位的人員都是企業(yè)相關部門的管理人員，都是精英、人才，為了保證業(yè)財融合、所有業(yè)財內(nèi)容保持溝通順暢。比如采購發(fā)票報賬不及時會導致實際成本費用與標準成本差異較大，需要采購及時簽合同、物料及時入庫后，及時發(fā)票報銷沖銷暫估。讓所有系統(tǒng)的使用人員橫、縱交叉、有渠道反饋系統(tǒng)操作中遇到的問題，根據(jù)遇到的問題進行專門分析，看一下是制度、管理問題，還是系統(tǒng)問題，是否需要調整系統(tǒng)配置或是開新的功能，來滿足生產(chǎn)需求。

3.企業(yè)規(guī)章制度、管理水平、公司規(guī)模需要跟SAP相匹配。使用SAP項目需要相關的軟、硬件相配合，組織架構單一也不適用，后期在運行的時候需要非常多的部門配合。沒有使用SAP的公司在協(xié)同、效率、報表出具上會顯得明顯疲軟。上線后的系統(tǒng)，核對業(yè)務模式、操作方式、管理理念、相關制度都需要改變，一定是企業(yè)適應SAP系統(tǒng)，不是系統(tǒng)適應企業(yè)。雙方在磨合的過程中，不斷調整，而不是像Excel管理的那樣，隨意調整自由刪減。

4.內(nèi)部的業(yè)務需求要清晰，對于使用SAP規(guī)范、提升哪些模塊，處理、解決什么樣的問題，達到什么樣的要求，這些都是在使用SAP時要想好的，甚至是在SAP上線前要考慮的事情，針對問題選擇的不同，還有公司實際情況，設定需要上線的業(yè)務模塊。如果單純地為了上項目，不貼合公司的實際業(yè)務和需求，反而會適得其反。

5.日常SAP的管理不僅僅是信息化部的事，在使用過程中是全公司每個部門的互動，相關模塊的上線，不是為了減少工作量、縮減人員，是為了解放人力，把簡單重復的數(shù)據(jù)運算交給系統(tǒng)，讓更多的員工解放雙手，把精力投入業(yè)財融合、分析中，這樣才能更改地提升管理，才是上線SAP的意義。

三、企業(yè)在日常管理中遇到問題

當企業(yè)的規(guī)模和產(chǎn)品線數(shù)量發(fā)展到一定階段之后，各個環(huán)節(jié)或部門在各自的目標驅動下，會提出很多要求，需要從系統(tǒng)的角度加以思考，幫助解決問題，達成目標。

1.關于銷售目標需求的準確預測，預測一段時間內(nèi)，所有銷售商品的種類、數(shù)量，并制定價格區(qū)間，用來支持實體經(jīng)營規(guī)劃、生產(chǎn)計劃，難的是對于預測的準確性要進行校正，以便執(zhí)行過程中預測不斷地改進。

計劃部根據(jù)銷售訂單種類、數(shù)量、要求，制定生產(chǎn)排期。其中包括抓取產(chǎn)成品庫存，結合企業(yè)商品生產(chǎn)工藝、路線、計劃排產(chǎn)等，及時補充安全生產(chǎn)原料庫存，根據(jù)班次生產(chǎn)安排，完成訂單生產(chǎn)，出門發(fā)貨訂單交付。其中還要參考產(chǎn)能、半成品、原材料、設備配置情況、安全庫存、物料采購到達時間、外協(xié)加工件，完成時間是否可控。

2.建立供應商交貨績效制度，明確考核方法和目標及所需物料采購入庫，為了保供公司都會要求物料供應商按時交貨，并對物料供應商進行交貨績效考核，供應商為了完成考核目標，多數(shù)公司會要求供應商設立寄售庫，轉變復雜的系統(tǒng)領料手續(xù)、提高工作效率。

寄售庫存有最低和最高庫存點，方便企業(yè)生產(chǎn)，縮短供應半徑，降低存貨風險，節(jié)約物流成本。寄售庫物料是先使用后付款，采購公司不設庫存，物料存貨由供應商建立，一般在采購公司生產(chǎn)廠房旁邊。減少企業(yè)呆滯物料、加速資金周轉、減少流動資產(chǎn)占用和利息支出，寄售庫的這種隨取隨用，比市場采購價格更低，先用后付款方式，更會促使供應商不斷完善服務，提高質量。

3.生產(chǎn)訂單投料準確性，所需物料的出入庫管理。生產(chǎn)訂單操作屬于PP、CO模塊，主要是歸集生產(chǎn)產(chǎn)品所需的原材料主料、輔料，生產(chǎn)費用中直接費用、輔助分配費用的過程。

在整個生產(chǎn)過程中，移動物料的價格是標準價格進行計算，在實際操作過程中，物料已經(jīng)被使用，賬務因為商務合同未完成，無法完成發(fā)票入賬，只能已暫估價格入賬，成本計算的整個過程是按標準成本結賬，在一段時間后合同才簽訂，取得發(fā)票報賬過程中會產(chǎn)生發(fā)票二次校驗差異影響成本核算的準確性。

商務合同未按時完成簽訂，會造成物料已經(jīng)實際被使用，在倉庫MM系統(tǒng)中沒有，無法在計劃環(huán)節(jié)投料。實際使用物料數(shù)量不等于工藝BOM清單數(shù)量，會影響成本、存貨物料準確性。在后期補簽合同完成時，物料對于已經(jīng)TECO訂單需要解除關閉狀態(tài)，再重新投料，對成本、財務報表中單款物料的毛利影響非常大，會對前段銷售報價產(chǎn)生非常大的影響。

4.SD銷售模塊業(yè)務，根據(jù)客戶信息在系統(tǒng)中維護主數(shù)據(jù)、銷售價格，用有可能產(chǎn)生的最少壞賬準備，來博弈公司有可能產(chǎn)生應收賬款的安全性，并防止營運中的風險。系統(tǒng)內(nèi)設置的客戶信用等級，是為了確保公司最大限度地利用客戶信用，擴大市場份額。按訂單發(fā)貨、申請開票、FI根據(jù)會計期間生成應收賬齡表，減少應收賬款資金占用時間，加快資金周轉率，提高資金的使用頻次。用方便的系統(tǒng)隨時對大量銷售數(shù)據(jù)管控。

5.保證每個月資金計劃執(zhí)行的準確率較高。財務根據(jù)每個部門的資金計劃需求，整理每月資金計劃并導入SAP系統(tǒng)，原則資金需求平衡，銷售回款等情況能滿足，各項計劃所需開支，資金計劃在評審完畢后，轉發(fā)所有部門知悉。當月所有部門嚴格按要求執(zhí)行，有計劃按計劃執(zhí)行，沒有計劃根據(jù)需求緊急程度特批，保證現(xiàn)金流的充足，不能出現(xiàn)現(xiàn)金流危機，為企業(yè)良性、有序、流暢的管理提供系統(tǒng)支持，提高資金效率，創(chuàng)造出更高的效益。

6.SAP系統(tǒng)培訓更需要提升

SAP的崗前培訓、考試都是傾向于簡單的初級操作，考試過后如果在日常操作中不使用，也就漸漸被忘記。SAP的功能很多，員工日常也只是使用少數(shù)菜單，大量的菜單如果不接觸也就是形同虛設。員工在掌握基本操作后更應該針對系統(tǒng)原理、操作技巧做鞏固培訓，尤其是離職率較高的公司更應該著手標準操作手冊或是定期培訓。

全球500強最大的10家企業(yè)，有9家在用SAP系統(tǒng)，利潤最高的10家企業(yè)中有8家在用SAP管理，500強市值最高的、投資回報最好的前10家還是在用SAP。SAP是一個先進的管理軟件，它通過參與企業(yè)實際的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理整個過程，以結果為導向，對現(xiàn)場操作進行管控。

SAP是多個模塊的管理集合，不僅僅有財務模塊，還有很重要的業(yè)務模塊，比如采購、存貨、生產(chǎn)計劃等，隨著應用范圍的不斷擴大，越來越多的企業(yè)依賴它。系統(tǒng)有效地解決了生產(chǎn)、管理中的各種問題，給企業(yè)帶來了管理水平的全面提升，SAP系統(tǒng)除了解決問題、實現(xiàn)經(jīng)營目標、提升管理外，幫我們打開思路。把公司每個部門、所有的員工、客戶、供應商和業(yè)務伙伴整合成一體，更緊密地合作，愿我們借助SAP這個工具在管理上不斷創(chuàng)新、提升，找到更貼近、適合企業(yè)管理方案。