基于校園文化建設(shè)的高校實(shí)物檔案管理研究
——以天津外國語大學(xué)為例

文/天津外國語大學(xué) 冉虎 崔杰

實(shí)物檔案是檔案文獻(xiàn)的重要組成部分。高校實(shí)物檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程和歷史變遷，是學(xué)校歷史發(fā)展的重要憑證，是傳承高校文化和大學(xué)精神的重要載體。實(shí)物檔案具有直觀性和不可再生性。實(shí)物檔案作為一種特殊的、不可替代的檔案載體，它是高校檔案文化中的物質(zhì)文化，是建立高校檔案文化的基礎(chǔ)。毋庸置疑，高校檔案館利用實(shí)物檔案對(duì)廣大師生進(jìn)行愛校榮校教育、營造校園文化氛圍，從而助力校園文化建設(shè)具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。

一、高校實(shí)物檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，國內(nèi)大部分高校檔案館存在忽視實(shí)物檔案管理的現(xiàn)象，實(shí)物檔案通常無專人負(fù)責(zé)管理。這樣便造成了實(shí)物檔案管理不規(guī)范、不能發(fā)揮實(shí)物檔案價(jià)值的情況：1.國內(nèi)大部分高校檔案館實(shí)物檔案無專門的制度，即無實(shí)物檔案分類方案和歸檔范圍，導(dǎo)致實(shí)物檔案收集出現(xiàn)不及時(shí)、不齊全的現(xiàn)象，同時(shí)實(shí)物檔案分類“五花八門”，擺放也不規(guī)范。2.國內(nèi)大部分高校校史館的展覽存在“重展板、輕實(shí)物”的現(xiàn)象。在校史館中，立在展示墻上的展板太多，且展板上的文字又很多，導(dǎo)致參觀者過度依賴講解員來理解校史，而不能自己直觀、形象地了解學(xué)校的歷史變遷，進(jìn)而不能充分激發(fā)師生愛校榮校的熱情。3.國內(nèi)大部分高校檔案館實(shí)物檔案的管理存在“重保存、輕宣傳”的現(xiàn)象。高校實(shí)物檔案自接收后，就成了“塵封的記憶”。其實(shí)許多實(shí)物檔案彌足珍貴，應(yīng)大力挖掘這些檔案的“前世今生”，讓實(shí)物檔案“會(huì)說話、講故事”，用傳統(tǒng)的實(shí)物檔案文化，為校園文化注入生機(jī)與活力。

因此，科學(xué)規(guī)范地管理高校實(shí)物檔案勢(shì)在必行。要想科學(xué)合理地管理高校實(shí)物檔案，就必須找到能最大限度發(fā)揮實(shí)物檔案歷史文化價(jià)值的視角。校園文化是高校的精神和靈魂，是高校賴以生存和發(fā)展的根基。以高校校園文化建設(shè)為視角，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行管理研究，既可以發(fā)揮實(shí)物檔案的歷史文化價(jià)值，又可以發(fā)揮實(shí)物檔案管理工作在校園文化建設(shè)中的育人作用。

二、高校實(shí)物檔案管理研究

以筆者所在學(xué)校為例，近幾年不斷完善實(shí)物檔案管理，進(jìn)行了一系列的改革，取得了良好的效果。實(shí)物檔案的有效管理，為學(xué)校校園文化建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)。

（一）完善實(shí)物檔案管理制度。為加強(qiáng)學(xué)校實(shí)物檔案的管理，更加有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案資源，天津外國語大學(xué)綜合檔案室根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》及《天津外國語大學(xué)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，同時(shí)通過實(shí)地走訪天津大學(xué)、南開大學(xué)、天津師范大學(xué)和天津商業(yè)大學(xué)等高校檔案館，對(duì)兄弟院校實(shí)物檔案的收集、整理、存放、利用方式等方面進(jìn)行調(diào)研。結(jié)合學(xué)校具體情況，經(jīng)過研究論證后，重新修訂了《天津外國語大學(xué)實(shí)物檔案管理辦法》。此辦法明確了實(shí)物檔案指學(xué)校在過去和現(xiàn)在從事教學(xué)、科研、管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)，以及社會(huì)交往中直接形成地對(duì)學(xué)校和社會(huì)有珍藏價(jià)值的各種形式的實(shí)際物品。在此基礎(chǔ)上，提出了實(shí)物檔案的歸檔范圍和保管期限、歸檔時(shí)間和歸檔要求以及日常管理及保管利用，從制度上規(guī)范了學(xué)校實(shí)物檔案的科學(xué)管理。

（二）制訂實(shí)物檔案分類方案。對(duì)我校綜合檔案室現(xiàn)有館藏1000 余件實(shí)物檔案的載體形式和實(shí)物價(jià)值進(jìn)行分析論證后，將我校館藏實(shí)物檔案分為七大類，如表1所示。

表1 實(shí)物檔案分類表

（三）館藏實(shí)物檔案重新分類。按照新制訂的實(shí)物檔案分類方案，對(duì)我校現(xiàn)有館藏1000 余件實(shí)物檔案進(jìn)行重新分類。由于實(shí)物檔案大多數(shù)是易碎品且在館藏只有一件，為了最大限度地保護(hù)實(shí)物檔案的安全，我們沒有直接將實(shí)物檔案的“實(shí)體”進(jìn)行重新分類，而是先對(duì)實(shí)物檔案的“虛擬電子目錄”進(jìn)行分類，形成了新的紙質(zhì)版目錄后，再對(duì)實(shí)物檔案的“實(shí)體”進(jìn)行重新分類。具體地做法是，將檔案管理系統(tǒng)中原有的實(shí)物檔案電子目錄全部導(dǎo)出成Excel表，按照類別打印出紙質(zhì)版目錄。在紙質(zhì)版目錄上用水筆標(biāo)出此實(shí)物檔案新的類別。然后依據(jù)標(biāo)記過的紙質(zhì)版目錄，逐一修改電子目錄中實(shí)物檔案的類別，每一類別下按照實(shí)物檔案形成時(shí)間從小到大進(jìn)行排序，形成新的七大類實(shí)物檔案電子目錄（“Excel表”形式）。最后依據(jù)打印出來的新版紙質(zhì)目錄，將原有實(shí)物檔案的“實(shí)體”進(jìn)行分類并排序，這樣就完成了對(duì)館藏所有實(shí)物檔案的重新分類。

（四）錄入實(shí)物檔案目錄。將館藏所有實(shí)物檔案重新分類后，為了將實(shí)物檔案的實(shí)體順序永久的固定并保存下來。我們依據(jù)重新調(diào)整的實(shí)物檔案目錄（“Excel表”形式），將每件實(shí)物檔案的具體信息，包括實(shí)物檔案的名稱、形成時(shí)間、載體形式、捐贈(zèng)者、移交單位等，著錄到檔案管理系統(tǒng)中，形成了網(wǎng)絡(luò)版實(shí)物檔案電子目錄，可以供全校各部門查詢利用。

（五）設(shè)計(jì)并粘貼實(shí)物檔案標(biāo)簽。原有實(shí)物檔案的標(biāo)簽都是在不干膠標(biāo)簽紙上手寫的，字跡不規(guī)范，而且時(shí)間久了，標(biāo)簽上的字跡容易褪色，標(biāo)簽容易掉落。為了解決這個(gè)困擾多年的問題，我們購置了專用的標(biāo)簽打印機(jī)，并購買了專門的雙防（防水、防油）熱敏標(biāo)簽打印紙。將檔號(hào)作為實(shí)物檔案標(biāo)簽的字體和字號(hào)，使標(biāo)簽看起來美觀且清楚。從陳列美觀和方便利用的角度，科學(xué)安排標(biāo)簽粘貼位置。具體地說，平面的實(shí)物檔案，如證書類實(shí)物檔案的標(biāo)簽，統(tǒng)一粘貼于證書背面的右下角；立體的實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)杯類實(shí)物檔案，統(tǒng)一粘貼于獎(jiǎng)杯底座背面的右下角。最后，為了防止標(biāo)簽多年后因不干膠失效而脫落，我們?cè)诿總€(gè)標(biāo)簽的表面粘貼了一層透明膠，這樣能夠保證標(biāo)簽長久存留于實(shí)物檔案上。

（六）制作實(shí)物檔案圖集。為了保護(hù)實(shí)物檔案原件和提高實(shí)物檔案的查閱利用效率，我們制作了精美的實(shí)物檔案圖集。1.實(shí)物檔案圖集素材的準(zhǔn)備：首先，準(zhǔn)備拍攝實(shí)物檔案的環(huán)境和設(shè)備，即專門騰出一片離窗戶近的空地，以保證拍攝的光線充足和效果清晰；其次，準(zhǔn)備一塊紅色絨布，作為拍攝實(shí)物檔案的背景；再次，利用專用的相機(jī)和高拍儀對(duì)每個(gè)實(shí)物檔案逐一進(jìn)行拍照。其中，相機(jī)拍攝平面的實(shí)物檔案，而高拍儀拍攝立體的實(shí)物檔案。為了使得拍攝的實(shí)物檔案電子圖片與實(shí)物效果一致，很多字畫和獎(jiǎng)杯都是站到椅子上拍攝的；最后，將每個(gè)實(shí)物檔案的電子圖片以檔號(hào)命名，并分七大類保存。2.聘請(qǐng)專業(yè)的設(shè)計(jì)公司對(duì)實(shí)物檔案的風(fēng)格和版式進(jìn)行設(shè)計(jì)。從封面、目錄到每一頁的內(nèi)容，都經(jīng)過無數(shù)次的論證。風(fēng)格和版式確定后，按照實(shí)物檔案的七大類別和順序，對(duì)所有實(shí)物檔案電子圖片逐一排版。即在每頁圖集的左上角標(biāo)注實(shí)物檔案的類別，每個(gè)實(shí)物檔案的圖片在上、檔號(hào)在下。所有實(shí)物檔案電子圖片排版完成后，最終形成實(shí)物檔案圖集的目錄，來固定實(shí)物檔案電子圖片的順序，便于利用者查閱利用。3.形成實(shí)物檔案圖集。用專用的銅版紙按照排版順序正反面打印并塑封，并在左側(cè)穿孔，制作成可以隨時(shí)“續(xù)頁”的活頁式實(shí)物檔案圖集。

三、實(shí)物檔案在校園文化建設(shè)中發(fā)揮的作用

通過對(duì)學(xué)校館藏所有實(shí)物檔案重新分類整理，特別是制作成實(shí)物檔案圖集后，可以更加高效便捷地提供專項(xiàng)系列實(shí)物檔案，助力傳播校園文化，加速校園文化建設(shè)。

（一）建立實(shí)物檔案虛擬展廳營造校園文化氛圍。我校在校園網(wǎng)專門設(shè)立板塊——實(shí)物檔案虛擬展廳，讓全校師生及歷屆校友均可以足不出戶地感受到實(shí)物檔案文化之旅。具體地做法是：聘請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)人員，依據(jù)實(shí)物檔案“實(shí)體展廳”的布局，按照一定的比例，將館藏所有可公開實(shí)物檔案的電子圖片，上傳到網(wǎng)頁上。每件展品通過互聯(lián)網(wǎng)在虛擬世界中“活”了起來，形成了實(shí)物檔案虛擬展廳。全校師生及歷屆校友可以隨時(shí)隨地進(jìn)入虛擬展廳，點(diǎn)擊每個(gè)實(shí)物檔案的電子圖片，隨后會(huì)出現(xiàn)該實(shí)物檔案的介紹和利用案例，讓參觀者能夠身臨其境地感受到實(shí)物檔案的歷史文化價(jià)值，從而營造了濃厚的校園文化氛圍。

（二）舉辦實(shí)物檔案展覽，增強(qiáng)愛校榮校教育。建立實(shí)物檔案虛擬展廳，有效地利用了實(shí)物檔案的電子圖片。那么，舉辦實(shí)物檔案展覽，是將實(shí)物檔案的“實(shí)體價(jià)值”發(fā)揮到了極致。自2019 年至今，我校綜合檔案室已連續(xù)3 年，深入挖掘?qū)W校實(shí)物檔案資源，用活檔案資源，講好天外故事，激發(fā)了全校師生的愛校榮校熱情。1.2019 年舉辦“見證我與天外共成長”建校55 周年珍貴檔案實(shí)物展。展覽以時(shí)間為主線，將展品分別20個(gè)展柜展出，展示了學(xué)校55年的歷史變遷、辦學(xué)特色及發(fā)展歷史中的“31 座高峰”，激發(fā)了廣大師生校友的愛國愛校熱情和干事創(chuàng)業(yè)的熱情。2.2020 年結(jié)合新生入學(xué)教育在兩校區(qū)舉辦檔案實(shí)物展。為加強(qiáng)校園文化建設(shè)，在新生（本科生、研究生）入學(xué)教育之際，學(xué)校分別在馬場(chǎng)道校區(qū)和濱海校區(qū)進(jìn)行了為期1 個(gè)月的巡回展出。展覽涵蓋我校成立以來各個(gè)歷史時(shí)期的珍貴檔案，并結(jié)合新生入學(xué)教育，新增我校6次黨代會(huì)、天外志愿翻譯突擊隊(duì)等展品。參觀展覽后，新生們表示從檔案中了解到學(xué)校悠久的發(fā)展歷史和深厚的文化底蘊(yùn)，為身為一名“天外人”感到驕傲。3.2021年舉辦“不忘初心謀發(fā)展 砥礪奮進(jìn)譜新篇”慶祝中國共產(chǎn)黨建黨100周年珍貴檔案實(shí)物展。在喜迎中國共產(chǎn)黨百年華誕之際，我校深入挖掘?qū)W校歷史檔案中的紅色基因，回顧學(xué)校黨建工作發(fā)展歷程和取得的成就，舉辦“黨的建設(shè)”實(shí)物檔案專題展。按展品具體內(nèi)容分為“黨員代表大會(huì)、專項(xiàng)教育活動(dòng)、思想政治教育、基層黨組織建設(shè)、志愿服務(wù)”等五大板塊。展覽以檔案視角講述了天外校史故事和共產(chǎn)黨員的先進(jìn)事跡，使黨的理論教育入耳、入腦、入心，達(dá)到了守初心、謀發(fā)展的效果。

（三）創(chuàng)建紅色檔案數(shù)據(jù)庫，搭建黨史教育平臺(tái)。按照天津市檔案局要求，將散存于全校各歸檔部門以及檔案庫藏中相關(guān)紅色檔案資源進(jìn)行收集并充分整合。采取線上、線下兩種方式收集檔案資料，共收集文件、照片、實(shí)物等紅色檔案資料300 余件，創(chuàng)建紅色檔案專題資源庫，搭建我校紅色檔案信息資源開發(fā)利用及黨史學(xué)習(xí)教育平臺(tái)。

（四）2023 年啟動(dòng)60 周年校慶展覽的一期籌備工作。在2023 年上半年對(duì)聲像、實(shí)物兩大類檔案進(jìn)行一次全面梳理，在認(rèn)真做好清點(diǎn)記錄的同時(shí)，對(duì)庫藏所有聲像、實(shí)物檔案進(jìn)行重新分類整理，進(jìn)一步規(guī)范檔案排列上架，挑出有價(jià)值的實(shí)物檔案，形成專題目錄，為60 周年校慶展覽做準(zhǔn)備。

四、結(jié)語

每一件實(shí)物檔案都記錄著時(shí)代的變遷，都有著一段難忘的記憶，它是高校真實(shí)的歷史記錄。高校校園文化建設(shè)離不開實(shí)物檔案，做好實(shí)物檔案管理工作，使高校校園文化建設(shè)更豐富生動(dòng)，可以有效促進(jìn)大學(xué)文化精神的傳承和升華。