新時代學籍學歷管理工作創(chuàng)新實踐與探索

程慧寧，楊建華，孫堂強

（1.新鄉(xiāng)醫(yī)學院教務(wù)部 河南 新鄉(xiāng) 453003；2.新鄉(xiāng)醫(yī)學院藥學院 河南 新鄉(xiāng) 453003）

習近平總書記指出，要把立德樹人的成效作為檢驗學校一切工作的根本標準。學籍學歷管理工作與“怎樣培養(yǎng)人”有著深層聯(lián)系，優(yōu)化學籍學歷管理制度是高質(zhì)量教育的必然要求。高校管理制度越是科學，其包容性越強，從而可以積極引導學生的學習和生活，持續(xù)調(diào)動學生的積極性和創(chuàng)造性[1]。隨著《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》的頒布，高校數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用成為賦能經(jīng)濟社會發(fā)展的任務(wù)之一，完善與數(shù)字校園建設(shè)相適應(yīng)的學籍學歷管理制度，建設(shè)高效協(xié)同的“數(shù)字+教務(wù)”將為未來營造良好的育人氛圍提供堅實的保障。本文對學生管理工作中遇到的實際問題進行思考和解決，以適應(yīng)新時代需求，達到服務(wù)育人、管理育人、教學育人的目的。

1 制度優(yōu)化

1.1 持續(xù)推動學籍異動規(guī)范化管理模式建設(shè)

學生在申請學籍異動時，學校就學生的機關(guān)信息材料進行審核，對于維護制度公正和學生的公平權(quán)益具有重要意義，學籍學歷管理部門需嚴格審核學生申請理由與提交材料的一致性，并及時掌握學生的實際情況，嚴格遵循相關(guān)文件要求及規(guī)定。對不符合學籍異動要求的學生，在做好解釋和告知工作的同時兼顧公平、公正、公開[2]。

醫(yī)美行業(yè)的蓬勃發(fā)展使得越來越多的學生為解決容貌焦慮而采取整容措施，這為學籍管理帶來了新的考驗。河南省學籍管理部門根據(jù)教育部、河南省教育廳相關(guān)規(guī)定，對學籍學歷相關(guān)管理規(guī)定進行修訂，修訂版規(guī)定學生因整容等原因造成面部形態(tài)變化較大，須向所在學院、教務(wù)處和學生處提交相關(guān)材料（整容醫(yī)院資質(zhì)、整容項目和病歷等），學校相關(guān)部門審核通過后進行學年注冊。其中電子學籍檔案還將對學生政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等進行動態(tài)化記錄。

1.2 入學資格分級審查、動態(tài)管理

新生入學資格審查工作是高校學籍管理工作中必不可少的一個環(huán)節(jié)。近年來，網(wǎng)絡(luò)媒體熱搜頭條不乏“冒名頂替取得學歷”的新聞，此類熱點極易引起全社會的關(guān)注，一方面冒名頂替行為給受害者個人帶來無法彌補的傷害，嚴重影響了國家的教育公平；另一方面暴露了高校招生和學籍管理方面存在的漏洞，為社會大眾對我國高等教育制度的信任帶來了負面影響。因此進一步完善相關(guān)制度并嚴密入學資格審查流程對維護教育公平尤為重要。

在管理機制方面，學校成立新生入學資格審查領(lǐng)導小組，負責組織、監(jiān)督新生入學報到的資格審查、資格復查及學籍電子注冊等工作。在工作中運用高科技手段，采用“人臉識別”“人證識別”“人像比對”技術(shù)，在新生報到時，現(xiàn)場采集電子照片，與高考照片、身份證照片逐一對比，并將對比材料形成電子檔案，一人一檔，妥善保存，以備檢查。新生入學后，對檔案信息、文化科目復試及筆跡、錄取資格、身體健康等方面進行核對檢查。對于弄虛作假、徇私舞弊方式錄取的新生，將按照國家和學校有關(guān)規(guī)定，堅決取消其入學資格。同時新生入學資格復查工作堅持動態(tài)化管理，隨時發(fā)現(xiàn)、隨時處理。

1.3 雙管齊下落實在校生學籍注冊工作，保證“人籍一致”

學生的學籍一旦發(fā)生變化，應(yīng)及時更新學籍學歷數(shù)據(jù)，以便為學籍的精準化管理創(chuàng)造有利條件。學籍學歷數(shù)據(jù)更新具體有兩個渠道：一是線下渠道，要求學院管理人員及時匯報匯總學生在校和變動的情況，這里所指的管理人員不僅包括學院的輔導員、班主任、任課教師，還包含與學生朝夕相處的班干部，使信息來源多元化，并且可以交叉驗證，保證學生變化信息的準確性；二是線上渠道，利用已有的各種信息管理系統(tǒng)及時發(fā)現(xiàn)學生在校的異常情況，如考勤信息、校園卡使用記錄、線上課程登錄記錄和跑操打卡記錄等，適時進行數(shù)據(jù)的清查比對，一旦發(fā)現(xiàn)記錄異常，立即發(fā)起線下調(diào)查確認程序，確認學生是否正常在校，及時變更學生學籍信息。

2 數(shù)字化建設(shè)

2.1 變革學籍學歷檔案管理模式，實現(xiàn)多套共存

在新的時代浪潮下，如何更快更有效地滿足學生的信息需求是學籍學歷管理部門應(yīng)積極思考的問題。變革學籍學歷檔案管理模式，由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化管理是運用數(shù)字化技術(shù)賦能高校管理，創(chuàng)新育人模式，完善制度體系的首要工作。對檔案信息實行“多套制”“多軌制”管理模式，將同一份文件以紙質(zhì)媒介和電子版本存儲的同時，對其進行數(shù)字化加工并進行云存儲，可以實現(xiàn)三種檔案版本整合利用、共存發(fā)展[3]。這將有效推進數(shù)字化管理的高質(zhì)量發(fā)展，為高校育人工作提供堅實的數(shù)字支撐。

目前主流的教務(wù)管理系統(tǒng)供應(yīng)商提供的標準化服務(wù)模塊并不能滿足學校根據(jù)學生遇到的實際問題進行有效解決。為了使學生在辦理相關(guān)事項的過程中輕裝前行，學校對學生學籍卡、成績管理、學籍異動、學分互認、學生證管理和在校生證明等多個工作模塊進行了數(shù)字化平臺建設(shè)，以有效支持學籍信息流程化、過程化管理。如圖1 所示，新生入學前，教務(wù)部將新生個人基本信息和高考錄取照片導入學籍管理系統(tǒng)；新生報到后由本人在系統(tǒng)中核準補錄相關(guān)信息以完善新生學籍卡。從新生報到開始，學生在校期間所有個人信息的修改痕跡都會在系統(tǒng)中留存，方便回溯查詢。同時，學生畢業(yè)時，系統(tǒng)將形成最終版的畢業(yè)生學籍卡，并記錄學生的畢業(yè)照片，以此實現(xiàn)全流程動態(tài)監(jiān)管。

圖1 學生學籍卡動態(tài)監(jiān)管示意圖

2.2 以服務(wù)需求推動業(yè)務(wù)平臺流程建設(shè)

在證件辦理方面，為方便學生進行異地辦理，學校新教務(wù)系統(tǒng)針對在校生的實際需求開發(fā)了中英文成績單和在校證明的遠程開具和打印功能，學生可以隨時隨地下載電子版或在線打印紙質(zhì)版文件。虛假證件的辦理極易對學校的聲譽產(chǎn)生不良影響，學生證申辦流程數(shù)字化可以很好地杜絕虛假證件的出現(xiàn)。申辦流程需學生發(fā)起申請、上傳相關(guān)證明并填寫準確信息，經(jīng)學生所在院系初審，由學生證專審人員進行信息核對和終審。線上學生證辦理流程可大大減少學生辦證跑趟次數(shù)，不僅更好地體現(xiàn)了服務(wù)職能，同時還實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的可視化監(jiān)測和信息的動態(tài)監(jiān)管。

學籍學歷管理部門還開通了業(yè)務(wù)辦理小程序，以滿足遠程業(yè)務(wù)辦理需求，具體流程如圖2 所示。統(tǒng)計近兩年的后臺數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)需求量最大的是“往屆生中英文成績單”業(yè)務(wù)，其次是“考試咨詢”相關(guān)業(yè)務(wù)，這說明了學校往屆生中英文成績單獲取自助化運行程度尚弱，且亟須解決；在校生對各類考試安排的關(guān)注度較高說明了實現(xiàn)消息自動推送是優(yōu)化教務(wù)系統(tǒng)功能的關(guān)鍵需求點之一。業(yè)務(wù)辦理小程序的使用一方面為辦事人提供了便利，另一方面也能使工作人員及時發(fā)現(xiàn)問題，進而有利于對未來工作進行準確預測，合理分配。

圖2 學籍學歷業(yè)務(wù)辦理小程序工作流程圖

3 育人為本

3.1 探索設(shè)立微專業(yè)，開展“全方位育人”

當代世界科技正在經(jīng)歷第四次工業(yè)革命，全社會產(chǎn)業(yè)變革正在加速推進。因此在系統(tǒng)的培養(yǎng)方式之上靈活創(chuàng)新，使學生在獲得專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，通過豐富的跨科類課程提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，從而快速適應(yīng)崗位需求。學校積極探索并設(shè)立了微專業(yè)課程，鼓勵學生跨專業(yè)選擇，以此來開闊學生視野并培養(yǎng)學生的立體化思維。在微專業(yè)課程的學習過程中，學生選擇自由，如因?qū)W力不足而無法持續(xù)的，可將其已修讀微專業(yè)課程學分認定為選修課學分。

3.2 及時預警、積極援助，助力學生成人、成才、成功

我國傳統(tǒng)文化強調(diào)以文化人，教育亦是如此，重點在于如何將嚴格的管理要求與春風化雨的方式相結(jié)合做到潤物細無聲，不斷提高本科教育教學水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。這就需要管理部門結(jié)合實際，強化對學生學業(yè)的過程管理。學業(yè)預警與援助工作實施細則應(yīng)堅持剛性管理與柔性服務(wù)相結(jié)合、靜態(tài)管理與動態(tài)跟蹤相結(jié)合、學校培養(yǎng)與家庭教育相結(jié)合的原則進行修訂。

學業(yè)預警的對象主要分為：一是學習困難學生，成績突然下滑觸及延期畢業(yè)或退學規(guī)定；二是學生出現(xiàn)心理危機狀態(tài)與傾向，無法正常完成學業(yè)[4]。學生一旦符合預警規(guī)定，須立即進入相應(yīng)預警工作流程。每年十月份，教務(wù)管理部門和學生工作部門聯(lián)合組織相關(guān)工作人員開展學生學業(yè)預警工作篩查，確定分類預警學生名單后，學生輔導員或?qū)W業(yè)導師負責制訂學習困難學生的援助方案。援助方案以制訂學習計劃為主要內(nèi)容，著重督促學生學習計劃的落實。學生輔導員配合心理咨詢教師制訂具有心理危機傾向?qū)W生的援助方案。援助方案因人而異，及時采取朋輩支持、家長陪讀、心理咨詢、疾病治療等方式，及早預防、及時疏導、有效干預心理危機事件，減少學生因心理危機帶來的負面影響[5]。

4 結(jié)語

教學管理事業(yè)中，規(guī)行矩步使有據(jù)可循，然而容易忽略隨環(huán)境變化的學生的需求。課題以立德樹人為根本任務(wù)，緊跟新時代學生需求的變化，通過研究借鑒其他院校的優(yōu)秀案例不斷拓寬管理育人的新思路，挖掘新方法，積極對學籍學歷業(yè)務(wù)進行制度改革創(chuàng)新和數(shù)字化探索，為適應(yīng)新時代的高速發(fā)展營造良好的育人氛圍。