改進高校IT服務 支持混合工作模式
——EDUCAUSE 2023年度十大IT議題（五）

議題七：從數據洞察到數據行動

將數據分析轉化為行動計劃，以提高學校績效，增強運營效率，并提高學生的成功率。

“我們必須更好地利用技術和信息系統來獲得數據洞察力，更全面地推動數據戰略。如果我們不把數據作為戰略重點，那么我們在其他戰略上就不會成功。我們必須擁有更好的技術、更好的信息系統、更好的洞察力和更好的可視化來驅動其他一切行動，從我們如何設計研究和課堂體驗，到我們如何利用設施以及如何優化空間。”貝勒大學首席商務官布雷特·道爾頓（Brett Dalton）表示。

學校的決策者不能再依賴過去的經驗了。新冠疫情流行之后的世界將與流行前的世界截然不同，因此高等教育也需要繼續進化并適應新的環境。數據分析是幫助領導者和決策者了解他們該如何實施新的戰略舉措以及這些舉措的有效性的重要工具。各個院校已經實施了各種數據分析項目，這些項目是院校領導做出短期和長期決策的基礎。但是，現在是時候進一步改進現有的數據分析項目，讓其更加成熟，以適應疫情大流行之后的學校管理和發展戰略。

最重要的是，數據分析的重點需要從歷史方法（使用數據來了解已經發生的事情）轉變為面向未來的方法（使用數據來預測未來發展方向），以便幫助學校領導層決定未來五到十年學校發展戰略的主要舉措。學校的領導層也應該采取進一步行動，他們需要與數據服務軟件商等利益相關者合作，分析數據并決定是否行動以及如何根據數據采取行動。

2023年的挑戰

來自于學校的不同部門越來越多地采用獨立的云解決方案引入數據。這帶來了數據管理和數據整合的難題，隨著云系統的激增，這一難題變得更具挑戰性。

也許最大的挑戰是學校領導層和員工隊伍實施數據戰略和戰術變革的能力。學校正在努力解決職位空缺的問題，這個問題讓現有工作人員的工作超過了他們能承受的范圍。不可避免的是，那些不太緊急的工作將被推遲，即使它們有可能會提高效率。數據分析所承諾的效率提升并不是一夜之間就能實現的。它需要技術人員努力學習，并根據所學到的知識采取行動，發現錯誤，然后調整，這是從數據洞察到數據行動的必要轉變的一部分。

要建立的基礎

當數據分析項目從數據洞察力轉變為數據行動時，它們就成為學校文化變革的驅動力。數據分析項目的核心是檢查人們的工作方式，決定工作何時和為什么需要改變，以及應該如何改變。但是當這些項目特別專注于工作中的低效和差距問題時，這些變革的努力可能會引發系統失敗的風險。領導者可以通過將變革的重點從發現工作中缺失的內容轉向發現工作中有效的內容，從研究該取消哪些工作轉向該如何改進工作，來減少對員工的壓力。建立一種有包容性和歸屬感的文化對于從數據洞察到數據行動的轉變至關重要。如果員工個人沒有安全感，就無法去進行變革嘗試，那么這項工作在開始之前就已經失敗了。

數據分析需要在學校層面進行。學校必須擁有數據。職能部門和學術部門的領導可以對數據進行管理，但他們需要同時將自己擁有數據的所有權讓渡給學校，以最大限度地發揮數據分析的影響并控制成本。要讓數據發揮作用，需要及時針對數據采取行動。工作人員需要從簡單地報告過去的數據轉變為在特定時刻提供可操作的、與運營相關的數據。實現這一轉變的障礙之一是，各部門往往希望在等待業務升級時保留現有運營數據。這使得學校層面的數據分析和行動在短期內無法進行。

數據分析舉措所能完成的效果由領導層投入資源的水平和范圍決定。有限的投入將導致有限的效果。

根據數據洞察采取行動需要好的數據。好的數據包括數據治理、數據定義，以及越來越多的集成數據。經驗豐富的IT領導和專業人員很適合成為整個學校數據的管理者。

數據洞察需要有效的數據分析、數據報告和數據可視化的工具。這些工具的使用者需要了解何時、為什么以及如何使用它們。好的工具將幫助教職員工更輕松地觀察和使用數據。

數據行動需要項目管理工具，以及對數據行動措施進行實時跟蹤和可視化的能力，這樣負責根據數據洞察采取行動的人就能知道他們的行動效果如何。

數據集成可以使預測分析更加有效，并為采用人工智能和機器學習技術奠定基礎。

新的數據基礎和應用需要員工學習新的技能。所需的技術技能包括主數據管理，系統和數據集成，以及商業智能（BI）。數據科學家將是必不可少的，特別是那些了解高等教育行業和他們所在學校業務的人才。但這樣的人才十分稀缺。

數據分析職位的關鍵崗位也需要新的技能。他們必須能夠理解如何管理、分析、可視化和解釋數據，以及如何洞察數據內在的趨勢并采取行動。他們需要摒棄憑感覺工作的舊方式。除了數據處理流程的順利運行，還需要對數據進行審計。今天的許多工作都需要數據分析能力，但這個能力要求可能不會出現在招聘的工作描述中。當人們處于工作過度緊張的狀態時，往往會拖延他們認為不重要的工作。有時候，數據分析工作就被視為這種不重要的工作。但是對于許多重要的工作崗位來說，數據分析工作的重要性應該得到重視。讓員工負責地使用數據需要成為某些崗位的核心原則。

過多的數據會讓人不知所措，阻礙他們洞察數據和采取行動。解決這個問題，需要確保數據分析人員可以根據特定決策任務和角色需要訪問特定的數據子集。

加強高等教育

數據分析是學校改革和轉型的一個重要組成部分。了解學生和其他利益相關者的當前需求和新出現的需求可以提升高等教育機構的未來地位。提供數據洞察和行動計劃的數據分析項目可以讓學校的領導者將校園運營與學校發展戰略相結合，并最終與學校的愿景和使命聯系在一起。為達成這個目標，在全校范圍內對數據分析保持前瞻性的關注至關重要。

議題八：IT運維的新時代

更新IT服務以支持遠程/混合工作模式。

“不僅僅是我們的工作方式向混合模式轉變，我們的IT基礎設施和服務也需要向混合模式轉變。IT部門現在所管理的業務比以往任何時候都更復雜、更專業、更廣泛、影響更深遠，也更難保障安全。”英國約克圣約翰大學首席信息官艾瑪·伍德科克（Emma Woodcock）表示。

正如工作和學習已經向遠程/現場的混合模式轉變，IT基礎設施和服務也需要同步轉變。現在，從工具到服務，從教職員工到學生，一切都變得無處不在。IT員工需要隨時隨地為師生們提供支持。

由于學校的一切工作現在都可以在任何地方進行，IT部門現在處理的事情比以往任何時候都更復雜、更專業、更廣泛、影響更深遠，同時也更加難以保障安全。IT專業人員所管理的數字環境是新舊架構的混合體，同時分布在校園內部和云端。工作人員需要繼續學習，增長技能和知識，以成功管理此類環境。

IT部門負責人必須重新思考和設計IT基礎設施和服務，采用行業標準的良好做法，并使其適應這個IT支持的新時代。如果做不到這一點，就會給學校的生存能力帶來巨大的風險。

終端用戶對用來支持其學習和工作的工具有很高的期望。為了滿足這些需求，一些學校正在修改其設備使用政策和方法，為用戶提供分布式的而不是基于辦公室的工作環境。筆記本電腦正在取代臺式機，人們可能會得到額外的設備（如相機和耳機）和應用程序（如協作套件）來進行虛擬協作。

2023年的挑戰

為適應新冠疫情的工作調整往往是臨時的和緊急的，要求IT專業人員和終端用戶調整現有工具以適應疫情下的工作條件。IT部門負責人現在則專注于為分布式數字校園建立一個更具適應性和可持續性的基礎設施和支持環境，同時保持對物理校園的關注。這項工作需要時間、資源和變革的熱情。新工作模式的挑戰包括創造一種專注于獲得新數字技能的學校文化，改進學校的政策和程序，建立師生員工的網絡安全意識，并繼續在不穩定的供應鏈條件下保證系統運行。

政府資金幫助許多學校適應并渡過了新冠疫情最困難的時期。但2023年將是一個預算更加精簡的年份，學校的領導者需要想辦法在預算內繼續實施這些舉措。

IT部門必須提供一個比以前更好更強大的校園網絡。這個網絡必須是無處不在的，支持從物聯網到住校生的家庭式體驗的一切功能需求。同時，遠程學習者和工作人員與學校資源的連接取決于他們當地的寬帶服務。但是寬帶接入質量在美國和世界各地都參差不齊，這給遠程工作和學習帶來了重大的挑戰。

要建立的基礎

學校所有的管理人員將更加專注于確保所有的工作人員——無論是在校園內工作，混合型，還是遠程工作的人員——都能理解學校的業務，并與業務的服務提供者建立起牢固的合作關系。IT部門負責人需要努力保持和提高他們在學校治理中分擔的作用。

在校內外同時提供無縫、安全的用戶體驗需要技術支持、用戶意識和員工培訓，這些支持和培訓為無縫安全地訪問數字資產提供基礎。雖然IT部門會提供相應的工具，但學校的每個人都必須提高使用和保護信息的技能。

為了能讓新的工作和學習模式（任何地方/任何時間）取得成功，IT員工和用戶都需要學習包括技術和人際關系在內的新技能。技術方面的技能包括網絡安全實踐、數據管理和協作工具。IT人員將需要學習如何優化和簡化計算機配置以及終端用戶系統和數據管理系統。復雜的系統對于可用性和安全性來說并不友好。

為了能在混合環境中有效地管理和工作，管理人員和工作人員需要學習和掌握新的技能。在家工作的新模式為日程安排和工作提供了許多新的可能性。員工可以將工作與家務、家庭責任和自我照顧安排在一起。這種靈活性的另一面是責任感。工作人員和管理人員將需要更有效、更頻繁地就任務的狀況以及新的任務和問題進行溝通。當員工和團隊處于混合工作模式中時，許多人會發現項目管理和時間管理更具挑戰性。

我們必須更好地利用技術和信息系統來獲得數據洞察力，更全面地推動數據戰略。如果我們不把數據作為戰略重點，那么我們在其他戰略上就不會成功。

高等教育機構已經表明了重視和增加學校社區多樣性的承諾。學校領導者將需要調整溝通、規范、會議、慶祝活動和其他工作文化的元素，以適應混合工作模式，讓他們一直努力建立的多樣性元素得到表達和保留。

面對復雜的混合工作環境，領導者需要同理心，并鼓勵把同理心作為一種核心價值和能力。每個人都需要時刻注意工作和個人生活是否和諧，防止工作和生活之間出現太大的偏差。最重要的是員工和管理者之間要相互信任，并保持對學校使命的關注。無論身在何處，即使不在一起，所有的工作人員都必須盡自己的責任一起完成工作。

加強高等教育

繼續改進IT服務支持的提供方式將有助于IT工作人員和他們所服務的師生員工變得更加靈活，具有更強的適應能力。每個人都知道，如果發生了阻礙A計劃的事情，那么就需要已經準備好的B計劃和C計劃來完成同樣的事情。我們需要認識到周圍的世界是非常多變的，這會讓大家在事情發生時變得更加理解和包容。IT工作人員和他們所服務的師生員工需要加強合作，以適應新冠疫情帶來的挑戰。他們應該繼續保持已經建立的伙伴關系和協作方式。

現在是時候號召IT工作人員更加關注高等教育獨特強大的使命，并與學校的其他教職員工聯合起來為這個使命服務。這種關注將提升學校的服務能力并讓學校可以吸引更好更強的員工。IT員工，特別是新的IT員工希望高等教育能夠為他們提供一個機會，使他們相信正在努力創造的產品的意義，相信他們的工作對世界產生的重要影響。