上海海事大學優化合同管理流程策略

文/洪皓潔 王玉平

隨著社會經濟的發展，高校不僅承擔著人才培養、科學研究等任務，也在一定程度上參與社會經濟活動。在民事活動中，高校作為一方當事人，與自然人、法人或其他組織等平等主體之間為明確雙方的權利義務關系所訂立的書面協議，包括合同、協議、備忘錄、確認書等，都可視為學校對外簽署了合同。因此，規范合同管理，防范合同風險，既可以保障學校的合法權益，也是規范內部控制的必然要求。

上海海事大學對外訂立的合同主要有科研合同、采購合同、教育合作合同、培訓合同、學生事務合同、國際合作與交流合同、資產運營合同、捐贈合同、安保合同等，根據業務范圍，不同類型的合同由不同的職能部門負責歸口管理。但總體看來，學校的合同管理工作仍存在一些問題，分散管理的模式很難做到統一合同編號，合同的起草、審核、訂立、履行、信息化管理等環節，缺乏統一的指導監督、分級審批和歸口管理，全校范圍內的所有合同數據未建立臺賬及檔案留存機制，缺乏綜合統籌管理。

解決方案

上海海事大學結合自身實際，在自有信息化設施基礎上，新建、修改了7條合同相關業務流程，設計、開發了3個系統接口，建成了合同管理系統、電子簽署平臺。

建設合同管理業務流程

本著“多服務流程、少信息系統”的原則，減少對已有信息化應用非必要的變動，上海海事大學在校內“一網通辦”平臺——網上辦事中心，通過業務流程實現校內各類合同、協議的審核、歸集和存儲，利用系統接口將審核完畢的結果數據推送至業務系統、合同管理系統及數字檔案館系統，實現合同集中統一管理，并通過歸檔審批表單來記錄審核過程，確保審核數據不可篡改。

為涵蓋學校現有的科研、采招和綜合類合同，本次共新建和修改了7條相關業務流程（見表1）。其中，科技處的流程是在科研管理系統中待申請人填完表格后自動發起，無縫切換到網上辦事中心進行合同后續審批環節（如圖1所示）。

圖1 科研項目合同審簽過程

表1 合同管理業務流程

合同管理業務流程大致可分為4個環節，即合同起草、合同審核、合同簽署和合同歸檔，具體流程則根據師生使用體驗、業務實際需要以及歸口職能部門的個性化需求進行定制開發。

“合同起草”環節支持標準合同與非標準合同兩類。標準合同文本可通過填表自動生成合同文件，方便快速擬定合同；非標準合同文本則需要經辦人自行上傳。無論是何種類型的合同文本，流程將合同名稱、合同金額、合同簽訂日期、甲乙方、歸口管理部門等字段固化為必填項，方便后續審批，降低內部溝通成本，也為管理提供標準化數據參考。

“合同審核”環節通過歸納不同類型的業務、梳理各相關部門職責，靈活定義流程，實現業務在線審批。審核結束后，流程通過接口向合同管理系統提交合同基礎信息，以此獲取合同唯一編號，并將該編號以二維碼的形式附在合同文件上，同時將合同文件格式轉換為PDF，保證合同的唯一性。

“合同簽署”環節，流程嵌入了電子簽署模塊，通過接口與電子簽署平臺交互，實現合同文件的在線電子簽署，并將簽署后的文件回傳至流程表單，方便后續查看、歸檔。

“合同歸檔”環節，流程將標準化的合同數據存儲至相應業務系統、合同管理系統、數字檔案館系統。若為線下簽署的合同，則需要經辦人將掃描件上傳至流程進行歸檔；若為電子簽署的合同，則在流程完成時，自動歸檔完成電子簽的文件。

通過規范合同審批流程，上海海事大學實現了校內合同的分類、分級審核與管理，完成了合同訂立過程承辦部門審核、歸口管理審核及綜合管理審核，實現了跨部門協同通辦的網上辦理，并通過接口實現數據的自動歸集整合，完善了合同監管機制。流程快速迭代、靈活配置的特點，可及時響應后續變更的業務需求，具有較好的兼容性和可擴展性。

開發相關接口

流程與相關業務系統的數據交互采用接口方式，降低直接操作數據庫的安全風險。依據數據交互需要，學校設計、開發了科研系統接口、合同管理系統接口、數字檔案館系統接口，通過接口完成結果數據（合同關鍵字段、合同附件、合同審批過程）的推送，實現業務數據的歸集整合、審批過程全記錄及電子歸檔。

建設合同管理系統

合同管理系統是學校法務辦公室集中管理全校合同的應用，其具有合同查詢、合同數據存儲、合同統計、合同數據服務、合同編號、權限管理等功能。該系統的用戶較少，所以以輕量級應用方式建設。同時，該系統也是所有合同唯一編號的提供者，通過接口為合同編號（如圖2所示）。

圖2 流程與合同管理系統交互時序

合同管理系統的建設遵循了學校“管服分離”的信息化建設原則，通過標準化流程驅動的服務事項，給用戶提供統一的信息服務體驗；隱于后端的管理系統，則可供管理者靈活統計分析業務數據，為決策提供數據支撐。

建設電子簽署平臺

在合同管理信息化建設過程中，上海海事大學建成了電子簽署平臺，實現校內各類合同、協議、文件線上電子簽署、蓋章。電子簽署平臺不僅突破簽署操作的時空限制、節省人力成本，還具備法律公信力，實現了更加便捷高效的無紙化辦公。

實踐成效

合同管理業務流程對學校業務涉及的合同實現了一體化管理，具有便捷的可操作性，上線試運行一個多月，已完成70余份科研項目合同審核、30余份采購合同審核以及20份綜合合同審核。師生和采購單位逐漸適應電子簽署方式，目前已有部分采購合同通過電子簽署平臺完成簽署。

本次合同管理信息化建設，以流程驅動業務管理，整合了合同必要字段，使得各部門、各業務流程遵循同一個標準體系，并對這些標準化、規范化的合同數據進行匯集整合。未來對合同數據有需求的部門，都可以申請查閱所需合同數據。這種數據存儲模式，能夠真正實現數據流通。

隨著高等教育改革的深化，規范高校合同管理不僅是推進高校發展的重要保障，也是推進治理體系和治理能力現代化的客觀要求。合同作為高校參與市場經濟活動的載體，其重要性不言而喻。利用信息技術手段，實現合同規范化、精細化全生命周期管理，既提升了學校的管理效率、管理水平，也為全面依法治校提供了有力支撐。

合同管理信息化建設是一個長期、持續的過程，考慮到高校合同管理過程及控制機制的復雜性，未來仍需要不斷打磨業務流程，為師生提供更為便捷、高效的信息化服務。