檔案信息化建設助力公立醫(yī)院高質量發(fā)展

摘 要：十九屆五中全會提出，“十四五”時期經濟社會發(fā)展要以提升質量為核心。公立醫(yī)院是中國醫(yī)療服務體系的主體，公立醫(yī)院改革質量將直接影響到群眾能否獲得高品質、安全可靠、高效率的醫(yī)療。隨著科技的飛速發(fā)展，紙質檔案逐漸向電子檔案過渡，電子檔案的應用極大程度地提高了檔案信息的共享度和利用率，也能有效地保障原始紙質檔案的安全和完整。大數(shù)據時代下，如何進一步加強醫(yī)院檔案信息化工作成為亟待解決的問題。本文分析當前阻礙公立醫(yī)院檔案工作高質量發(fā)展的管理理念滯后、保障性制度不完善、信息系統(tǒng)利用率低、專業(yè)人才力量薄弱等問題，并提出了相應的對策，旨在促進醫(yī)院檔案事業(yè)健康有序發(fā)展。

關鍵詞：檔案；信息化建設；公立醫(yī)院；高質量發(fā)展

《中華人民共和國檔案法》第三十五條規(guī)定，各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。隨著歷史變遷，那些歷史悠久的公立醫(yī)院的紙質檔案已經變得泛黃、損壞嚴重，記載的信息內容模糊不清，影響了檔案信息的完整性。通過將紙質檔案轉化為數(shù)字檔案，不但極大地改善了檔案的保管質量，能夠幫助其長期保存，還能有效提高檔案信息的利用率。因此，加快推進醫(yī)院檔案信息化建設勢在必行。

1 醫(yī)院檔案信息化建設的重要意義

國家衛(wèi)生健康委體制改革司司長許樹強在2022CHINC上提出：“將信息化全面融入公立醫(yī)院高質量發(fā)展。”這是衛(wèi)生行政部門首次公開使用這一表述，該表述肯定信息化建設之于醫(yī)院發(fā)展的巨大價值，為醫(yī)院的信息化建設指明方向。國務院辦公廳印發(fā)的《關于推動公立醫(yī)院高質量發(fā)展的意見》提出，將信息化全面融入公立醫(yī)院高質量發(fā)展，強化信息化支撐作用是公立醫(yī)院高質量發(fā)展的重點任務和建設目標之一。部分醫(yī)院已經開始嘗試實施信息化管理，從而有效地改變了傳統(tǒng)的人工管理模式，實現(xiàn)了各項業(yè)務流程優(yōu)化與再造，使得醫(yī)院內部各項資源得到合理配置，降低了運營成本，提高了效率。

1.1 加快檔案信息化建設，是提升醫(yī)院核心競爭力和服務管理水平的有效手段之一

為了加快推進醫(yī)院高質量發(fā)展，醫(yī)院需要建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理體制機制，實現(xiàn)精細化管理模式，這就要求各部門之間相互配合，形成合力。加快檔案信息化建設，是提升醫(yī)院核心競爭力和服務管理水平的有效手段之一[1]。通過實施檔案信息化，可以有效地整合和共享檔案信息資源，使其具備系統(tǒng)性、有效性和可共享性，從而拓展檔案資源的應用范圍，讓檔案事業(yè)跟上社會信息化發(fā)展步伐。

1.2 檔案信息化豐富檢索手段，提高檔案利用效率

通過實現(xiàn)檔案信息化科學管理，可以利用關鍵詞進行檢索查詢，就可以快速準確地找到所需檔案資料，這樣既方便又快捷，大大減少了查找時間，提高了查閱效率；另外，通過建立數(shù)據庫，可以隨時隨地調取相關資料，滿足不同用戶需求，真正做到讓檔案活起來，充分發(fā)揮出檔案應有的價值。通過構建檔案信息管理平臺，可以打破過去封閉式的管理模式，實現(xiàn)跨區(qū)域、跨機構的協(xié)同辦公，改變原有各自獨立運行的局面，形成一個統(tǒng)一開放的網絡環(huán)境，便于及時獲取最新最全的檔案資料，為領導決策提供強有力的支持，同時也可以全面提升醫(yī)院整體形象，擴大知名度和美譽度，樹立良好口碑，創(chuàng)造更高效益。

1.3 實施檔案信息化，可以更好地保存和管理檔案信息資源

眾所周知，紙質檔案容易受到外界因素干擾而出現(xiàn)破損或者遺失現(xiàn)象，尤其是年代較為久遠的紙質檔案，一旦發(fā)生意外很難恢復，甚至永遠無法找回。隨著醫(yī)院建設和高質量發(fā)展的不斷推進，檔案資料需要采取信息化處理，以電子文件的形式進行收藏、管理和利用，以有效避免由于紙張?zhí)厥庑远鴮е碌墓芾沓杀靖摺⑹褂眯实汀⒃菀讚p壞等問題[2]。

2 醫(yī)院的檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理理念滯后

目前大多數(shù)醫(yī)院管理者對檔案資源的重要作用和社會價值沒有足夠的認識，大多數(shù)管理層將過多的精力放在醫(yī)療主營業(yè)務上，忽略了檔案管理信息化的重要性和實用性。部分醫(yī)院尚未設立專門負責檔案信息化建設的職能部門，或者即使設置了這一部門，但職責權限不夠明確，人員配備不到位，不能完全勝任本職工作，使得該部門形同虛設。一些醫(yī)院領導認為檔案管理工作簡單，也就是收、管、存，忽視檔案信息化建設的長遠意義，不愿意花費過多資金用于購買先進設備及軟件開發(fā)維護，最終導致檔案信息化建設停滯不前。另外，基層檔案管理人員也受到上級不夠重視的影響，很難正視自己的工作，工作的積極性不高，管理方式陳舊，導致創(chuàng)新動力不足。理念成就結果，先進的管理理念是引領醫(yī)院高質量發(fā)展的關鍵，落后的管理理念會對整個醫(yī)院的檔案事業(yè)發(fā)展造成嚴重的影響，不利于醫(yī)院各項事業(yè)的改革和發(fā)展。

2.2 基礎設施建設不完善

醫(yī)院綜合檔案室作為醫(yī)院的重要組成部門，承擔著醫(yī)院各類重要門類檔案的管理工作。由于歷史原因，不少醫(yī)院存在庫房老舊、硬件條件差、安全隱患突出等現(xiàn)象，已經遠遠不能適應時代發(fā)展的潮流，難以保證檔案實體的安全。在推進醫(yī)院檔案信息化發(fā)展過程中，多數(shù)情況下醫(yī)院非常重視醫(yī)療設備的更新和投入，但對醫(yī)院檔案信息化建設的投入不足，導致檔案基礎設施配套不完善，專業(yè)檔案軟件配置單一，管理系統(tǒng)功能不健全，信息化技術力量和設備購置資金投入不足，無法適應現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理要求。此外，一些老舊的硬件設備老化現(xiàn)象比較明顯，甚至部分設備急需更換新的設備，已經無法滿足開展檔案信息化工作的需求，阻礙了醫(yī)院檔案信息化建設的順利開展。

2.3 制度建設不夠完善

當前我國大部分醫(yī)院雖然制定了各種規(guī)章制度，但大多只注重形式，流于表面，缺乏實際意義。尤其是檔案管理這一塊，基本處于空白狀態(tài)，即使有些醫(yī)院制定了相應的制度規(guī)定，但往往過于籠統(tǒng)，加上缺乏行之有效的監(jiān)督保障性規(guī)定，導致執(zhí)行效果不佳，難以落實到位。例如，一些科研成果沒有及時歸檔，即使歸檔了，也出現(xiàn)檔案資料記錄不完整、缺失等問題，甚至有些單位根本不知道什么叫檔案管理，只知道把文件材料交到檔案館去存檔。

2.4 復合型人才隊伍匱乏

隨著信息化的發(fā)展，網絡已滲透到社會方方面面，因此，檔案人才在檔案管理過程中的作用也發(fā)生了巨大變化，不再是簡單的執(zhí)行者，而成為參與者、組織者和引導者。他們不僅要掌握扎實的檔案理論知識，還必須熟練運用計算機及現(xiàn)代通信技術，才能適應時代發(fā)展要求。然而，目前許多醫(yī)院仍存在檔案管理人員年齡偏大、學歷較低、技能單一等問題，特別是懂得檔案管理信息化的復合型人才更為稀缺。復合型檔案人才隊伍建設是整個醫(yī)院檔案工作高質量發(fā)展的關鍵因素，也是快速推進檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的基礎。在大數(shù)據時代，檔案信息化建設人才稀缺的問題逐漸顯現(xiàn)，尤其是既懂得計算機又精通檔案學知識的高端復合型人才更為緊俏，而當前我國大部分醫(yī)院檔案從業(yè)人員多為兼職，他們大多只掌握基本技能，缺少必要的理論支撐，難以適應新形勢下醫(yī)院檔案信息化工作的要求。

總之，檔案信息化建設是一項漫長、復雜和艱巨的任務，涉及多個環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都可能給后續(xù)環(huán)節(jié)帶來不可估量的損失，從而影響整體運行效率[3]。因此，我們應該充分認清當下醫(yī)院檔案信息化建設所遇到的困難，采取切實有效措施加以解決，以促進醫(yī)院檔案事業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

3 檔案信息化建設助力公立醫(yī)院高質量發(fā)展建設的具體措施

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》在“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現(xiàn)代化”章節(jié)中明確提出要“實施檔案信息化強基工程，在全國檔案信息化基礎性關鍵性領域開展專項建設，推動檔案信息化固本強基邁上新臺階”。公立醫(yī)院要實現(xiàn)高質量發(fā)展，就要轉變思想觀念，加強頂層設計，加大人力、物力、財力的投入，科學部署，建立與檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律相符合的工作機制，加快推動醫(yī)院檔案信息化建設步伐。

3.1 創(chuàng)新檔案管理方式

為了更好地推進醫(yī)院檔案信息化管理，我們必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式。首先，醫(yī)院領導要高度重視檔案管理信息化建設，加大人力物力財力投入，配備充足的軟硬件設備，確保檔案信息化建設順利實施；其次，成立專門負責檔案信息化建設的職能科室或小組，明確職責分工，加強溝通協(xié)作，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化建設工作；最后，定期召開會議研究討論檔案信息化建設方案，不斷優(yōu)化調整，以便最大限度地保證檔案信息化建設的高效有序開展。此外，我們也必須將檔案工作納入我們的整體發(fā)展規(guī)劃、年度計劃和考核體系，并與業(yè)務工作同步進行。為了確保檔案工作能夠順利進行，我們必須為其投入足夠的資金。采用全面的大數(shù)據技術，對所有的信息進行精確的整合、分析，從而有效地挖掘出醫(yī)院的戰(zhàn)略性資源，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支持，以及有效的指導，促使其做出正確的決策。

3.2 加快檔案信息化基礎設施建設步伐

為了實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，我們可以分幾個步驟進行：一是要做好頂層設計，結合醫(yī)院自身特點和實際需要，制訂切實可行的總體目標和階段性目標，分步驟、分層次逐步完成，首先配置先進的軟硬件設備，建立一個安全可靠的數(shù)據庫，配備相應的硬件設施，如服務器、存儲器、掃描儀、打印機、復印機等，然后再開發(fā)應用程序，搭建起一套完整的檔案信息管理平臺，最終建成集電子文檔收集整理、查詢利用、統(tǒng)計分析、備份恢復等于一體的檔案信息服務中心，這樣才能保證檔案信息化建設的正常運行；二是要強化安全防護意識，為了提升檔案信息安全性，要嚴格按照國家標準采購符合要求的硬件設備，避免因操作不當引起不必要的損失，防止泄密事件發(fā)生，同時，還應加強防火墻設置，安裝殺毒軟件，定期升級病毒庫，做好備份工作；三是要合理布局，科學設置，充分利用現(xiàn)有條件，減少重復投資，提高利用率，并且建立安全可靠的儲存空間，加強對光盤等儲存載體的保護與管理，以確保檔案的安全性和完整性；四是我們需要保障檔案庫房配備必要的溫濕度監(jiān)測調控系統(tǒng)、門禁識別系統(tǒng)、電子巡查等安全防范系統(tǒng)，以防止人為原因引發(fā)的火災事故；五是要建立長效機制，充分調動各方面的積極性，共同努力推動檔案信息化建設向縱深方向發(fā)展。

3.3 培養(yǎng)復合型檔案管理人才，提升檔案智力支撐能力

從《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中可以看出，培育檔案現(xiàn)代化管理人才是檔案信息化建設的重要手段。為了充分發(fā)掘公立醫(yī)院檔案事業(yè)的潛力，我們應該積極引進具有信息、醫(yī)學、檔案專業(yè)背景的復合型檔案管理人才，并對他們進行系統(tǒng)化的專業(yè)培訓，以提升他們的技術能力、增強他們的業(yè)務素養(yǎng)、提高他們的實際工作技能[4]。此外，我們還應該完善激勵機制，建立一個公平、合理的人才評價體系，摒棄“旁系列”的觀念，將醫(yī)、藥、護、技等各個領域的人員都視為同等重要，以更好地發(fā)揮他們的潛力，為公立醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻。通過提升檔案專業(yè)技術人員的職業(yè)認可度和自豪感，我們可以建立一個更加完善的結構，并且提高他們的素質。此外，為了提高檔案管理人才的綜合能力，我們應該鼓勵他們積極探索新的工作技巧，并且定期與同事溝通，通過崗位調整來提高檔案管理人才的綜合素養(yǎng)。

3.4 加強醫(yī)院信息檔案的規(guī)范化管理，構建全方位立體化的監(jiān)督管理模式

隨著社會經濟的飛速發(fā)展以及科學技術的日新月異，各種類型的信息呈爆炸式增長趨勢，這就使得檔案管理工作日趨復雜。因此，我們有必要采取一定的手段來應對這一變化，即制定相關法律法規(guī)，健全監(jiān)督制度，形成良好的內部環(huán)境。一方面，我們應該健全內部控制制度，規(guī)范各項流程，做到有章可循，有規(guī)可依，從源頭杜絕違規(guī)行為的產生；另一方面，我們應當借助外部監(jiān)督手段，引入社會公眾參與監(jiān)管，形成內外部聯(lián)合監(jiān)督機制，及時發(fā)現(xiàn)存在的漏洞和不足之處，并采取針對性改進措施，使醫(yī)院檔案管理工作能夠始終處于良性循環(huán)狀態(tài)中。

結語

檔案現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生服務的提供者，致力于為患者打造智慧醫(yī)院，改善醫(yī)療服務，而檔案信息化建設正是完成這一使命不可缺少的步驟。通過推進檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化轉型，讓人民群眾少跑腿、讓檔案數(shù)據多跑路，打造智慧檔案，提供智慧服務，進一步推動公立醫(yī)院智慧管理領域改革，真正意義上實現(xiàn)智慧醫(yī)院。這對我國衛(wèi)生事業(yè)的長足進步有著十分重大的現(xiàn)實意義。

參考文獻

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[3]余杰，張文華.醫(yī)院檔案信息化建設研究[J].黑龍江檔案，2022（06）：251-253.

[4]紀新建，黃煥峰.醫(yī)院檔案信息化管理分析研究[J].蘭臺內外，2022（36）：30-32.

作者簡介：黃玲，大學學歷，南寧市紅十字會醫(yī)院檔案室館員，研究方向：檔案管理。