辦公自動化背景下干部人事檔案工作優(yōu)化分析

摘 要：以大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈為代表的新一代信息技術(shù)，使機(jī)關(guān)辦公進(jìn)入數(shù)據(jù)管理時代，給干部人事檔案管理帶來了新模式新路徑。干部檔案信息化提升了檔案管理效率、提升了檔案安全水平，大大改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端。新形勢下，干部人事檔案管理要加強(qiáng)保障機(jī)制建設(shè)，夯實(shí)信息化基礎(chǔ)條件，以質(zhì)量和安全建設(shè)為著力點(diǎn)，以高效利用為目標(biāo)，加快構(gòu)建新型管理模式，以人事檔案管理的高水平推動組織人事工作的高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；信息化；優(yōu)化路徑

干部人事檔案是選撥干部和人才的重要依據(jù)。在辦公自動化背景下，要高度重視干部人事檔案信息化工作，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為導(dǎo)向，著力構(gòu)建安全、便捷、高效的干部人事數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，扎實(shí)推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，不斷提高干部人事檔案管理水平和服務(wù)水平，為從嚴(yán)監(jiān)督管理、選拔任用干部工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 信息技術(shù)對干部人事檔案管理的意義

1.1 有利于干部人事檔案管理效率的提高

隨著內(nèi)外部環(huán)境的急劇變化，許多單位的員工流動性增大，造成干部人事檔案內(nèi)容變化多、檔案轉(zhuǎn)遞速度快，直接沖擊著傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式。在傳統(tǒng)的管理查詢方式中，人事檔案的收集、整理、查詢、利用都以人工為主，工作量大、效率不高，有的檔案因各種原因無法調(diào)閱，給干部提拔任用帶來負(fù)面影響。以電子檔案為主的干部檔案信息化管理模式，能夠?qū)n案資料反復(fù)調(diào)閱，也避免以往一本檔案只能供一人查閱的局限性。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠自動對電子檔案進(jìn)行獲取、存儲和分析，支持多類型數(shù)據(jù)介質(zhì)，豐富了干部人事檔案管理的形式，干部人事檔案管理效率和利用率得以大幅度提升。

1.2 有利于延長紙質(zhì)檔案生命力

傳統(tǒng)模式中，紙質(zhì)檔案被反復(fù)查閱，對檔案本身造成二次破壞。有些人事檔案室管理不達(dá)標(biāo)，紙質(zhì)檔案在長期不合格環(huán)境中，其中的字跡容易磨損不清，影響了檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性，大大縮短了紙質(zhì)檔案的使用壽命。加快干部人事檔案信息化管理，紙質(zhì)檔案通過掃描、采集、人工錄入等方式，有效生成適合互聯(lián)網(wǎng)查閱的數(shù)字文件格式，存儲在電子載體中，通過搭建人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)查詢的便利化。減少了使用紙質(zhì)檔案材料的頻率，極大地減少折卷整理的頻次。除了干部升職時需數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案相統(tǒng)一外，其他的查詢利用流程都可在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行。

1.3 有利于確保檔案的真實(shí)性

干部人事檔案最重要的特點(diǎn)和價(jià)值，在于其具有歷史性、真實(shí)性、原始性、可信性，這是檔案的生命。但一直以來，有些人為了個人私利，通過各種方式弄虛作假。有的涂改出生年月，有的偽造學(xué)歷，有的編造工作簡歷，有的偷換檔案材料[1]，嚴(yán)重破壞了檔案的真實(shí)性，使檔案可信度大打折扣。干部人事檔案信息化后，能夠全方位監(jiān)督干部人事檔案資料收集歸檔、保存、查閱和流轉(zhuǎn)的軌跡，無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)涂改造假現(xiàn)象，都會被及時發(fā)現(xiàn)。在新數(shù)字技術(shù)支持下，區(qū)塊鏈技術(shù)使得干部人事檔案原始數(shù)據(jù)得以完整呈現(xiàn)，并通過加密技術(shù)，使得數(shù)據(jù)無法輕易更改，可以最大限度防止檔案造假，確保檔案的真實(shí)性。有些單位在大數(shù)據(jù)的支持下，要求所有數(shù)字檔案必須與紙質(zhì)檔案互相印證，才能成為該檔案用戶職務(wù)晉升的有效依據(jù)，這從技術(shù)層面上杜絕了干部人事檔案造假的可能性，為干部選拔工作創(chuàng)造了一個公平、公正的環(huán)境。

1.4 有利于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的干部人事檔案管理

現(xiàn)代化干部人事檔案管理要求我們提升檔案管理實(shí)效，實(shí)現(xiàn)流程高效、閉環(huán)管理、在線控制、動態(tài)監(jiān)管，真實(shí)、準(zhǔn)確、有效、及時地提供人事基礎(chǔ)資料。以大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+等新技術(shù)的運(yùn)用為基礎(chǔ)，構(gòu)筑安全、快捷的人事檔案數(shù)據(jù)管理模式，為干部選拔任用提供更快速、更精準(zhǔn)、更優(yōu)化的人事檔案信息服務(wù)。

2 辦公自動化背景下干部人事檔案管理優(yōu)化的基本原則

2.1 安全性

安全性是干部人事檔案信息化管理的最重要原則。人事檔案反映了干部成長進(jìn)步的全過程，是組織部門選人用人的基礎(chǔ)材料，對于打造高素質(zhì)干部隊(duì)伍具有重要價(jià)值。檔案安全管理的重要性是由檔案本身和檔案管理的性質(zhì)決定的，檔案信息化建設(shè)必須充分考慮安全問題，處理好方便、高效與安全管理的關(guān)系。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性[2]。

2.2 非修改性

檔案的顯著特征是唯一性和憑證性。人事檔案記錄了干部的年齡、學(xué)歷、獎懲、家庭關(guān)系諸多方面，任何一個方面遭到丟失、篡改等人為因素的破壞，都會造成難以挽回的損失，進(jìn)而影響單位的選賢任能。檔案的數(shù)字化要確保文件的不可修改性。如現(xiàn)行電子文件的歸檔必須進(jìn)行禁止寫入操作處理（通常采用PDF格式處理），館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，通常采用低像素的圖片掃描方式，以此做到對檔案內(nèi)容的不可修改。區(qū)塊鏈技術(shù)對于電子文件非修改性的保障已得到廣泛認(rèn)可，成為干部人事檔案建設(shè)中的新技術(shù)保障。

2.3 規(guī)范性原則

制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。干部人事作為專業(yè)檔案門類，信息化建設(shè)要根據(jù)《中共中央組織部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》（中組發(fā)[2014]9號）要求實(shí)施，不論是存量干部檔案信息化，還是接收電子文件增量數(shù)字化，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定人事檔案整理、加工、應(yīng)用的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使人事檔案電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象[3]。

3 新形勢下干部人事檔案的優(yōu)化路徑

3.1 圍繞“保障”這一關(guān)鍵，基礎(chǔ)工作到位

3.1.1加強(qiáng)制度建設(shè)。要結(jié)合單位工作實(shí)際，制定《干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作實(shí)施方案》等文件，明確數(shù)字化建設(shè)工作內(nèi)容、方法步驟和質(zhì)量要求，召開專題會議研究部署，壓實(shí)責(zé)任，確保高效有序推進(jìn)工作。與資質(zhì)齊全、經(jīng)驗(yàn)豐富的數(shù)字化建設(shè)公司進(jìn)行前期協(xié)調(diào)溝通，并就設(shè)備配置、工作流程、工作質(zhì)量、完成時限等作出具體要求。

3.1.2加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè)。要建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案信息室，即“監(jiān)管控”一體化智能館庫，由辦公室、檔案查閱室、檔案整理室、智能檔案庫房、監(jiān)控室等組成。檔案室要綜合利用傳感器、紅外安防監(jiān)控、智能門禁技術(shù)自動采集庫房的溫濕度、水浸、安防、門禁數(shù)據(jù)等，實(shí)現(xiàn)全程數(shù)據(jù)持久記錄。及時通過聲光裝置、監(jiān)控大屏和短信向管理人員報(bào)警，確保庫房恒溫恒濕、安全可控。積極協(xié)調(diào)落實(shí)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字檔案管理場所，申請專項(xiàng)資金采購安裝干部檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器、管理服務(wù)器、高清掃描儀、監(jiān)控設(shè)備等設(shè)施，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力的硬件保障。打通檔案數(shù)字化利用的渠道，系統(tǒng)建設(shè)數(shù)字化平臺，建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，在干部檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檢索閱覽、利用審批、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。

3.1.3著力強(qiáng)化工作隊(duì)伍。通過開展集中輪訓(xùn)、以工代訓(xùn)、跟班學(xué)習(xí)等方式，不斷提升、改進(jìn)檔案管理人員的管理理念、工作思維、工作方法。干部檔案工作政策性強(qiáng)，政治素質(zhì)要求高。干部檔案管理者要樹立底線思維，嚴(yán)守政治紀(jì)律，嚴(yán)明制度法規(guī)，嚴(yán)密甄別審核，嚴(yán)控工作程序，一把尺子量到底，不給弄虛作假者“鉆空子”的機(jī)會，讓“潛規(guī)則”無路可走。以更強(qiáng)的黨性意識、政治覺悟和組織紀(jì)律要求自己，做思想上的清醒人、政治上的明白人、紀(jì)律上的規(guī)矩人，維護(hù)干部檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力。應(yīng)自覺增強(qiáng)檔案意識，將匠人精神貫穿于檔案工作每個細(xì)節(jié)。材料收集做到“眼明、手凈、口密”，確保材料真實(shí)、全面、及時、規(guī)范；檔案整理做到“心正、氣定、神聚”，確保分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊；檔案管理做到“勤學(xué)、善思、強(qiáng)抓”，確保制度完善、程序嚴(yán)格、管理高效。

3.2 圍繞“質(zhì)量”這一核心，過程審核到位

3.2.1加強(qiáng)干部檔案內(nèi)容審核。全面貫徹落實(shí)《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》，將“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”貫穿于干部檔案管理始終，在干部選拔任用時對擬提拔人選開展“任前審”，在接收軍轉(zhuǎn)干部、新招錄公務(wù)員時進(jìn)行“入職審”，在材料收集歸檔、借閱歸還、檔案轉(zhuǎn)遞等關(guān)鍵環(huán)節(jié)加強(qiáng)“日常審”。持續(xù)做深做實(shí)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，以檔案專審“回頭看”“全覆蓋”為契機(jī)，對干部檔案進(jìn)行“大普查”，堅(jiān)持“凡疑必查、凡疑必核、凡錯必糾”原則，實(shí)現(xiàn)檔案審核遺留問題銷號清零，確保干部檔案信息全面準(zhǔn)確，對發(fā)現(xiàn)涉嫌涂改造假、重要信息失真、內(nèi)容關(guān)聯(lián)性存疑的，立即查核取證，把好組織部門選賢舉能的第一道關(guān)口，保證檔案信息真實(shí)、完整、規(guī)范，夯實(shí)信息化建設(shè)的資源基礎(chǔ)。

3.2.2加強(qiáng)檔案信息化全流程安全管控。制定人事檔案信息化流程標(biāo)準(zhǔn)，工作人員每完成一個環(huán)節(jié)，在相應(yīng)流程欄簽字確認(rèn)，確保各個工作環(huán)節(jié)銜接有序、責(zé)任明晰。在干部檔案信息采集和數(shù)字化加工完成后，安排專人對照紙質(zhì)檔案逐一對檔案整理、目錄錄入準(zhǔn)確率、圖像掃描質(zhì)量、數(shù)據(jù)完整性、檔案實(shí)體的完整性等內(nèi)容進(jìn)行校核驗(yàn)收，對校核存在問題及時整改，確保數(shù)字化檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。

3.2.3著力完善信息系統(tǒng)。創(chuàng)新運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，建立干部信息大數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)，引入流程化管理機(jī)制，整合原有檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用，對干部人事檔案轉(zhuǎn)遞、材料接收、檔案查（借）閱、檔案審核及出入庫業(yè)務(wù)進(jìn)行全流程標(biāo)準(zhǔn)信息化設(shè)計(jì)，以信息化推動干部人事檔案流程化管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)一鍵啟動辦理，系統(tǒng)自動流程化管控，確保檔案業(yè)務(wù)辦理規(guī)范及時。

3.3 圍繞“安全”這一紅線，保密措施到位

3.3.1健全完善干部人事檔案安全保密制度。經(jīng)常性開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)條例。數(shù)字化前期與每一名參與檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)人員簽訂《人事檔案保密協(xié)議》，安排專人負(fù)責(zé)全程監(jiān)督檢查。積極聯(lián)系相關(guān)安全保密部門對數(shù)字化設(shè)備和軟件的安全技術(shù)檢測，并對數(shù)字化工作全程進(jìn)行監(jiān)控錄像，確保檔案信息絕不泄露。工作中，要對紙質(zhì)檔案交接與保管、數(shù)字化加工保密設(shè)置、數(shù)據(jù)文檔質(zhì)檢、信息化存儲模塊等操作制定明確的標(biāo)準(zhǔn)和管理措施。要求檔案數(shù)字化工作人員一律掛牌上崗，并將各項(xiàng)規(guī)章制度張貼上墻。建立權(quán)責(zé)明確的數(shù)字化崗位工作責(zé)任制，細(xì)化分工、責(zé)任到人、量化管理，構(gòu)建全方位的質(zhì)量保障網(wǎng)絡(luò)。

3.3.2加強(qiáng)紀(jì)律建設(shè)。明確檔案數(shù)字化建設(shè)期間工作紀(jì)律和崗位要求，提升信息化工作人員的責(zé)任意識、底線意識和紀(jì)律意識，確保檔案信息不外泄不外傳。同時，在數(shù)字化采集工作場地和檔案交接場所實(shí)行無死角監(jiān)控拍攝，防止檔案資料的流失、篡改等人為損壞，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)織密“安全網(wǎng)”。設(shè)置軟硬件“雙加密”及密鑰口令“雙登錄”機(jī)制，確保檔案業(yè)務(wù)有足夠的軟硬件支撐。

3.3.3加強(qiáng)檔案出入庫管理。按照“依法依規(guī)、真實(shí)準(zhǔn)確、方便利用、安全保密”的原則，建立“干部人事檔案轉(zhuǎn)入（轉(zhuǎn)出）登記簿”“ 干部人事檔案材料轉(zhuǎn)入（轉(zhuǎn)出）登記簿”“查（借）閱干部人事檔案登記簿”等日常管理工作臺賬，從檔案接收、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱等細(xì)節(jié)之處入手，做到各類表冊齊全、各項(xiàng)工作有記錄、能查證、可追溯。嚴(yán)格落實(shí)干部人事檔案安全保密要求，實(shí)行“集中存放、統(tǒng)一管理”模式，配備專用房作為干部檔案室，配備專用內(nèi)網(wǎng)電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施，有效夯實(shí)檔案管理的硬件基礎(chǔ)。

3.4 圍繞“使用”這一目的，成果運(yùn)用到位

3.4.1建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。該數(shù)據(jù)庫能夠建立整個人事檔案管理架構(gòu)，分門別類記錄干部德、勤、廉等方面，比如廉潔檔案、教育檔案、信用檔案等。系統(tǒng)以干部管理的核心業(yè)務(wù)為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)干部基本信息檢索、干部任免查詢、考核獎懲統(tǒng)計(jì)等一系列功能，切實(shí)解決干部人事檔案管理中查詢難、掌握情況不系統(tǒng)、干部綜合素質(zhì)評價(jià)不精確的難題，也避免了檔案資料遭受惡意篡改、遺失等的風(fēng)險(xiǎn)隱患。同時，系統(tǒng)可實(shí)時對干部進(jìn)行動態(tài)管理，反映干部成長的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為選人用人提供精準(zhǔn)服務(wù)。

3.4.2加強(qiáng)信息化平臺應(yīng)用。將登錄人事檔案管理專網(wǎng)開展工作常態(tài)化。將工作信息、干部個人信息及時整理并發(fā)布到專網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)專網(wǎng)信息的及時、動態(tài)更新。積極探索建立干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成果運(yùn)用機(jī)制，及時啟用數(shù)字化檔案查閱、在線審核等功能，不斷提升檔案管理水平和查檔用檔效率。

3.4.3加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)維護(hù)。安排專業(yè)干部負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)維護(hù)，由專人負(fù)責(zé)及時對新形成的考核、工資、獎懲、任免等材料進(jìn)行歸檔整理、數(shù)字化掃描、高清處理，做到數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案歸檔聯(lián)動更新，確保干部“三齡兩歷”、干部職務(wù)變動等信息更準(zhǔn)確，始終確保系統(tǒng)內(nèi)干部信息保持最新狀態(tài)。

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[3]林玉杰.淺論檔案信息化及檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江史志，2013（07）：28.

作者簡介：王偉東（1976— ），大學(xué)學(xué)歷，自然資源部第二地理信息制圖院館員，研究方向：干部人事檔案管理及信息化。