全生命周期視角下文書檔案質量影響因素及對策

摘 要：運用全生命周期分析影響文書檔案質量的各種因素，有針對性地采取措施，對提高檔案管理質量和效率具有重要意義。本文以某單位文書檔案為例，從觀察組、對照組各選取50份文書檔案進行統計分析，運用全生命周期理論，探討了前端、中端、末端影響文書檔案質量的各種因素，并在此基礎上提出了提升文書檔案管理質量的對策，以期大幅度提升文書檔案管理整體質量和水平。

關鍵詞：文書檔案；檔案質量；全生命周期

引言

梁山縣工業和信息化局在檔案管理方面積極推行電子化管理，建立了完善的檔案系統，注重檔案管理的規范化、標準化和信息化，將質量控制作為檔案管理的重要組成部分，持續完善檔案管理制度和流程，提高檔案管理的效率和質量。但在文書檔案質量控制方面仍存在一些不足。分析影響檔案質量的因素，有針對性地采取措施，對提高檔案管理質量和效率具有重要的現實意義。

《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）中提出，“文書檔案”是反映黨務、行政管理活動的檔案。文件是文書檔案前身，文書檔案是文件的最終歸宿。全生命周期用于文書檔案管理，是將文書檔案作為一個有始有終、不斷發展變化的對象，從收集、整理、保管、利用、銷毀五個環節動態地將文書檔案經歷劃分為形成期、發展期、成熟期、衰退期，即文書檔案全生命周期（參見表1）。文書檔案全生命周期中，無論是前端的形成期，還是中端的發展期、成熟期，亦或是末端的衰退期，任一環節中的任一因素，都會直接影響文書檔案管理整體質量[1]。因此，需要詳細分析文書檔案不同階段影響質量因素，采取針對性、差別化管理措施，嚴格控制前端、中端、末端三個環節、形成期、發展期、成熟期和衰退期四個周期文書檔案質量[2]。結合文書檔案管理現實需要，運用全生命周期理論，不斷提升文書檔案管理總體質量和水平，最大程度地發揮文書檔案在存史、資政、育人的功能和價值。

文種是否正確；公文格式是否規范；文件字跡是否準確，等等。 文檔收集是否完整、分類是否準確、整理是否規范、裝訂是否符合要求、入庫是否及時，等等。 統計與分析是否準確；編輯與研究是否全面；借閱與歸還是否安全，等等。 文書檔案鑒定、銷毀是否準確，等等。

1 資料與方法

1.1 資料

利用隨機數字表法將從檔案室收集的2021年1—12月期間的文書檔案分為兩組：對照組和觀察組，每一組50份。將對照組與觀察組文書檔案質量進行比較。

1.2 指標

基于全生命周期文書檔案質量控制理論，將文書檔案質量按前端質量、中端質量和末端質量賦分。發放問卷調查表50份。參與評價的有局領導、中心及部門負責人、一般工作人員、企業經營者。采用百分制，分別對文書檔案管理效果和文書檔案合格率進行評價：（1）文書檔案管理效果。80—100分為高效；60—79分為一般；59分（含）以下為不滿。其中“高效+一般”為總管理效果。（2）文書檔案合格率。80—100分為正確；60—79分為達標；59分（含）以下為不合格。其中“正確率+達標率”為總合格率。

1.3 方法

對照組采用傳統的文書檔案管理方法，進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用和銷毀。觀察組運用全生命周期理論進行文書檔案管理。采用SPSS23.0處理統計數據，采用百分比表示計數資料，用x2檢驗，P＜0.05時表示差異具有統計學意義。

2 結果

2.1 管理效果

從兩組文書檔案管理效果統計對比來看（見表2），運用全生命周期理論管理文書檔案，總有效率96%，傳統的檔案管理模式下文書檔案管理總有效率為86%。

2.2總合格率。

從兩組文書檔案管理總合格率統計對比來看（見表3），全生命周期理論應用于文書檔案質量管理，總合格率達98%，傳統的文書檔案管理總合格率為84%。

對比兩組文書檔案管理效果、總合格率，運用全生命周期理論均有顯著提升。

3 分析

從全生命周期視角分析《檔案法》《國家行政機關公文處理辦法》《文書檔案案卷格式》等法律法規、技術標準，前端、中端和末端都有相關因素影響著文書檔案質量。

3.1 前端

文書檔案的前身是文件[3]。文件形成階段是公文處理的首要環節，也是影響文書檔案質量的首要階段。文書檔案形成期作為文書檔案前端，該環節的文件質量高低會直接影響文書檔案質量的高低。因此，控制好文書檔案前端具有重要意義。從觀察組和對照組的文書檔案質量因素分析來看，發生在前端、影響文書檔案質量的因素主要有：（1）正文。文件的正文記載了黨務、行政管理活動信息。文件能否發揮其應有功能，取決于正文內容是否真實、準確，文件正文記錄信息是否完整、準確，正文表達意圖是否清晰。這些都是評價文件質量的重要因素，也在很大程度上決定著文書檔案能否發揮其查考、憑據、參考功能。（2）文種。為了使公文能夠有穩定的性質、特定的用途，公文行文時會選擇適當的文種。常見的文種有公告、通告、意見、通知、通報、報告、決議、決定、函、紀要，等等。文種不分或混淆就會使行文出現錯誤。例如，請示是一文一事，請示的事項是尚未開始的，需要上級答復；而報告是一文寫多事，也可事后行文。將其混用，是影響文書檔案的重要因素[4]。（3）要素。一份完整的公文由眉首、主體和版記三個要素組成。根據《國家行政機關公文處理辦法》第十條規定，公文通常由份號、密級、保密期限、緊急程度、發文字號、發文機關、主題詞等18個部分要素組成。任一部分要素出現錯誤或疏忽，都會直接影響公文質量，最終影響文書檔案質量。（4）材料。文件除了信息內容要求高質量，還要保證文件材料選用得當。如，應選用規格統一（A3、A4、B5）、耐老化、堅韌的公文用紙；公文書寫應保證字跡清晰，選用黑色墨水。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆擬稿。

3.2 中端

從全生命周期視角來看，文書檔案中端主要包括發展期和成熟期，主要包括文書檔案收集、立卷、整理和利用[5]。（1）收集。從收集環節來看，文書檔案歸檔范圍制定得不具體、不全面，會影響文書檔案收集的準確性、完整性和及時性。例如，收集了“請示”沒有收集“批復”；收集了“正文”沒有收集“底稿”“附件”。（2）立卷。立卷環節是影響文書檔案質量的重要環節，影響文書檔案立卷質量的因素眾多，包括文件分類不準確、保管期限劃分不精準、卷內文件排列順序顛倒；案卷卷皮格式不統一；卷內文件目錄格式不符合要求、卷內文件目錄項缺項等。典型的錯誤如文書檔案卷內文件目錄項責任者、備注或順序號缺項，或把本該“永久”保存的檔案劃分為“定期”。（3）整理。《文書檔案案卷格式》對文書檔案整理過程中的硬/軟卷皮格式、卷盒規格、填寫要求、卷內文件目錄格式、卷內備考表格式、案卷各部分的排列格式都做了詳細規定，若未按照規定的格式標準進行整理，會直接影響文書檔案整理質量。（4）利用。利用質量也是影響文書檔案管理的重要因素。隨著信息化技術的快速發展，文書檔案的信息化是直接影響檔案利用效率的重要因素，確保檔案利用安全也是其高質量管理的重要條件。

3.3 末端

文書檔案末端，主要是指處于衰退期的管理階段。涉及文書檔案鑒定和銷毀。（1）鑒定。文書檔案鑒定是根據一定原則、標準，科學地判定其歷史與現實價值，確定其保管期限。鑒定就會涉及拆卷，剔除不需要繼續留存的文件，并重新組卷；根據保管期限的調整及案卷的變化，重新編排文書檔案案號，以及重新調整或更改案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具。鑒定質量也是影響文書檔案質量的又一重要環節。鑒定是否科學、全面、準確，直接關乎文書檔案是繼續保留、銷毀還是做其他相應處理。通過對到期文書檔案進行鑒定，可進一步優化館藏檔案資源結構，減輕文書檔案管理壓力。（2）銷毀。根據文書檔案鑒定，對沒有繼續保留價值的，符合相關規定的，要及時予以銷毀。銷毀不及時、不全面，必然會占用館藏檔案資源；銷毀不準確、超范圍銷毀，勢必會造成難以估量的損失。因此，既要做到應銷毀盡銷毀，還要確保不應銷毀的堅決做好安全保存，確保文書檔案安全。

4 對策

文書檔案的前身是文件，文件的質量是影響文書檔案質量的首要因素[6]。之后，文書檔案收集、整理、歸檔、管理、編研和利用等，都會直接影響著文書檔案管理質量。因此，要樹立全生命周期理念，優化檔案管理流程，完善規章制度，提升檔案管理者業務素養，綜合施策，切實提升文書檔案管理質量。

4.1 提高前端文書處理質量

文書與檔案是同一事物在功能、管理方面存在的差異。要嚴格規范文書制作和處理，向前延伸質量控制關口。文書制作及處理要嚴格按照《黨政機關公文格式》《黨政機關公文處理工作條例》等的規定。規范文書處理格式和內容。要加大文書處理的審核監督。通過建立健全規章制度、強化崗位職責、加強文檔一體化業務素能培訓，增強文件制作對文書檔案的重要性認識[7]。要提高相關人員職業修養。文件起草者要細心、耐心和嚴謹，在公文格式選擇、處理程序方面要嚴格規范。一是注重文書外在形態。從公文的起草、核稿、定稿、簽發到印刷的各個環節，均做到真實、完整和權威。二是注重對文書流轉過程的處理。規范收集、整理發文稿紙、文書處理等，將文書分發、傳遞等流轉環節做精做細，確保文書流轉質量[8]。三是注重文書內在信息質量。文書審核、簽發、擬辦、批辦、承辦等內在信息質量決定其文件的“是否辦理、誰辦理、如何辦理、辦理結果”等細節，這些信息組合與關聯程度也直接關系到文書檔案利用效率及效果。

4.2 嚴控文書檔案管理質量

要按照全生命周期理念做好文件到文書檔案的轉變，并切實做好文書檔案收集、整理、歸檔、利用[9]。其中關鍵是要明確文書檔案管理流程及其質量要求，暢通文件到文書檔案管理從組織形式到具體工作流程的統一領導、分工負責、密切配合。即，由分管文書及檔案管理的領導擔任文書檔案工作質量控制領導小組負責人，統籌調配資源，一體化推進質量管理。要求文件起草部門在做好公文起草時就要把握文書檔案管理的標準和要求，規范公文登記、收集、錄入和掃描，并按照文書檔案歸檔范圍做好收集。要嚴格做好文書檔案整理、分類、裝訂，凡涉及公文全周期文件資料、具有保存價值的都應納入歸檔范疇。嚴格《文書檔案案卷格式》《黨政機關電子公文歸檔規范》等標準、規范，做好文書檔案的整理、裝訂、入架。此外，要加快推進文書檔案數字化轉型發展，既要做好存量的文書檔案數字化，也要加快推進增量文書檔案直接數字化，按照“單軌制”理念，打造暢通信息渠道。利用現代信息技術、數字技術，做好文書檔案數據統計、分析和編研工作，提高文書檔案現實利用價值。

4.3 嚴把末端文書檔案安全質量

一方面，要提升文書檔案鑒定質量。從黨和國家根本利益出發，從文書檔案內容的重要程度、檔案內容的獨特性、時效性角度，用全面的、歷史的、發展的觀點，判定文書檔案價值，對其作出精準鑒定。全面的觀點就要求將本單位與社會其他部門、長遠與當前、行政業務與學術研究，編史修志等需求全面結合起來進行價值鑒定。歷史的觀點就是要尊重歷史，將文書檔案作為機關“今世賴之以知古”的重要載體，分析文書檔案的各種價值因素。發展的觀點就是要做到以“后世賴之以知今”的視角和價值標準評判，從文書檔案價值的時效性、擴展性進行鑒定。另一方面，要切實做好文書檔案銷毀工作。經鑒定后，確實不具有繼續保存價值的文書檔案，應及時銷毀，減少庫存容量，減輕工作壓力。文書檔案銷毀要嚴格按照程序和要求，堅持檔案銷毀標準，按照保管期限表規定標準等，嚴把質量關。根據文書檔案載體形式選擇相應的銷毀方式，如物理粉碎、電子消磁、紙張熔漿再生、無害化焚燒等。嚴格執行銷毀流程，做好清點在冊、報批，并安排專人負責監銷，在目錄上注銷，其他統計臺賬注明。

參考文獻

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[7]李曉.文書檔案質量管理研究[J].蘭臺內外，2022（9）：52-54.

[8]蘇紹芝.文書檔案質量前期控制之淺見[J].山東醫學高等專科學校學報，2011（1）：11-12.

[9]王玨.提升報社辦公室檔案文書管理水平的策略探討[J].商情，2023（11）：109-112.

作者簡介：范敏（1974— ），漢族，梁山縣工業和信息化局高級會計師，本科，主要從事檔案學基礎理論與發展研究。