流程信息化對提高企業內控管理的實踐與思考

張璐嫣

摘 要：流程管理是企業內部控制的關鍵要素之一，良好的流程管理有助于提高企業的核心競爭力，促使流程在執行過程中精簡化、規范化和高效化，提升企業管理效率。本文通過流程信息化的實踐，分析其在提高企業內部控制管理中的作用，通過建立信息化平臺提升企業的流程管理，希望對企業內控水平的持續改進起到積極參照作用。

關鍵詞：流程管理；信息化；內部控制；系統集成；流程信息化

相對于醫院、銀行等容不得一絲錯誤的行業，一般制造型企業在生產過程中會有一定的容錯率，但較高的容錯率一定程度上會浪費企業的資源，降低企業的資產使用效率。所以，如何提升企業內部控制的精度，借助信息化平臺優化流程管理，提升流程管理的效果及效率，使得流程管理的過程和結果更精準，這是一個需要企業不斷思考和不斷試驗的話題。

盛泰集團作為紡織行業一體化的上市公司，其產品從上游的棉花和紗線、中游的染整和面料、下游的成衣生產再到交付給最終的品牌客戶，盛泰集團不斷在前向一體化和后向一體化發展也為企業規范流程管理、提升集團整體的內部控制水平提出了挑戰。本文擬通過剖析盛泰集團在流程管理信息化方面需要面對的問題，總結其成功的經驗和創新之術，為紡織行業內部控制管理提供思路。

一、企業概況

盛泰集團作為一家集團型企業，成立十幾年以來公司業務高速增長，從初創期的野蠻生長到成為一家上市公司，目前已逐步形成一套成熟的管理體系，結合TCM的管理學方法促使公司的內部管理類做到SMC：Specific（具體、明確），Methodical（方法性），Consistent（一致性）。

近些年來，以大數據和云計算技術為代表的新興技術日益發達與完善，給各行各業的企業提供了全新的發展機會與挑戰。隨著技術的逐步完善，數字化及信息化技術逐漸深入各個領域，各大企業都紛紛通過信息化的管理來提高管理效率，降低企業經營成本。盛泰集團自成立以來，積極開展信息化體系建設，形成了涉及應用系統建設、基礎硬件設施建設、信息安全體系建設等領域的信息化體系，已建立一套完善科學的信息化管理制度，積累了豐富的系統管理的經驗，指導公司信息化有序地快速發展。

二、流程信息化對內部控制的作用

流程管理是內部控制中十分關鍵的一環，一個好的內控管理，首先就要做好流程管理，包括流程分類、資源分配、時間安排、流程質量與效果測評、流程更新和優化等。對企業來說，流程并不是著眼于孤立的一個任務，而是面向為了達成某個結果而必須進行的一群任務，流程的工作就要求流程中的每個相關人員向著一個共同的目標而努力。

對于盛泰集團來說，原來所有的流程都是以各個部門為主導，設計自己的工作流程，只是根據本部門的工作職責而運營自己的“一畝三分地”。那么信息化平臺可以將各個部門的員工集中到一個平臺來共享業務數據，使流程管理更有整體性，促進制度和流程去繁化簡，更加地簡明化和高效化。對于盛泰集團而言，通常一項業務是要經由多個子項目的多級審批，如何才能簡單和高效地執行業務流程，可以通過信息系統作為平臺，連接人工和系統提升流程管理的效率，提高資源的使用效率，提高內控管理的效力。

通過信息化來推進流程建設與管理工作，整合業務流程，厘清各方職責，明晰接口關聯，以企業制度規范和要求為指導原則，做到流程、職責、制度三位一體。通過信息化技術手段，把內部控制的要求嵌套在流程中將之固化，使操作人按照系統既定的規范流程在執行，極大地減少內控操作風險。所以，流程化的流程管理是企業內控管理發展的方向，而流程信息化可以促進企業內部控制的管控能力進一步提升。所以，當今企業想要有效地發揮內部控制的作用，不僅僅是常規的業務流程管理，而且更需要使用信息化的業務流程管理來推進內部控制的落地。

三、企業流程管理信息化軟件的功能

企業想要實施業務流程信息化的第一步工作就是選用符合自身特色的信息化流程管理應用軟件。一個合適的信息化流程管理軟件能夠更好地服務企業的管理流程，并不是本末倒置，如果是為適應軟件而設計出與之配套的業務流程管理系統則是進入了誤區，非但沒有充分發揮信息化管理軟件的作用，還會影響企業信息化流程管理的有效性，反而浪費人力物力財力。總的來說，信息化流程管理軟件應該包含以下三個特性。

1.管理流程的整合與拆分

一個企業完整的流程管理錯綜復雜，為了更好地對流程進行管理，一款好的信息化軟件既可以實現按照不同部門的權限和業務模式拆分為若干個子流程系統，各部門可以按照自己業務的需要獨立地進行操作；也可以通過流程信息化技術將各個業務節點所產生的各個子流程合并成一個整體化的管理流程。通過信息化將拆分和整合的功能結合起來，構建整個流程管理體系，可以極大地提升流程管理的靈活性和效率。

2.各業務模塊的接口整合與集成

完整的業務流程管理，至少涵蓋了營銷管理、制造管理、財務管理、采購管理、物資管理、人力資源管理等幾個方面，在各個業務管理模塊間利用一個相互連接的信息接口打通了各個管理體系之間的壁壘，從而能夠使公司的管理工作更加細致和全面，比如營銷計劃、訂貨控制、生產排單、出貨計劃等。盡管不同的業務屬于不同部門的管理范圍，但業務間仍存在著高度的相關性，要充分運用信息化軟件把上述的各個業務管理模塊加以集成與融合，有助于增強整個公司業務流程管理的整體性。

3.完善的數據處理和儲存能力

信息化流程管理系統應該具備全方位的數據提取、計算、保存、檢索、統計分析和報表呈現等功能和特性，尤其是大中型企業的流程線長，涉及的文檔總量多、信息量大，所有數據分析和報表匯總到一起才能有效地反映公司的研發、生產、銷售等經營管理狀況。所以信息化流程管理系統必須具備更加強大的數據挖掘能力和統計分析的能力，可以為管理人員的決策提供更加科學和合理的數據分析支持。

四、信息化流程管理的執行要點

流程管理信息化一般包括兩個層面：一是實現流程體系自身管理的全面信息化，支撐業務流程設計、流程構建和設定、流程更新、檢查跟蹤、信息查詢、分析和列示；二是通過將各業務流程的落實與執行，將規范和統一的業務操作流程嵌入信息系統，并利用業務流程與信息系統的整合，實現對業務流程操作的線上操作、系統集成化和數據可視化。

1.流程線上化

業務流程標準化可以讓管理更規范和統一，通過系統線上化操作降低溝通協作成本、提高辦事效率、保證業務流程規范化執行，業務流程中產生的業務數據易于保存與分享，業務數據可用于做報表和分析。盛泰集團在不斷優化業務流程的過程中，著重在做有增值的動作，取消非增值的動作和盡量減少必要但沒有增值的活動，流程越短犯錯的機會越少。所以在將線下系統轉至線上化后，著重將發生頻率高且工作量大的增值動作的流程通過線上流程操作，通過特定的要素將同一業務循環不同性質的流程在線上平臺形成一個關聯體，合并審批，減少流程的冗余。

比如通過將同一編碼作為同一業務流轉的標志，使同一業務審批的簡化，像日常固定的費用，比如租金、物業費、電話費、飲用水、辦公用品、審計費、律師費等，前一年在系統中做預算，以部門為單位作為費用的識別號，經由規定的領導審批，后年在實際在申請報銷或者申請付款時，費用在部門預算范圍內的，即可以省去業務部門再次審批的步驟，報銷單直接到財務線核實發票和付款。將預算和申請付款/報銷中相同的審批流程可以簡化合并為一次審批，減少重復審批，減少流程的冗余。

公司逐步實現全面費用管理電子化、報銷線上化、成本費用分析數字化、采購管理平臺信息化等，通過將線下業務流程線上化，形成統一標準化操作的平臺，通過對流程節點的設計簡潔化、有效化、可執行化，為業務流程信息化管理提供基礎保證。這一系列的信息化變革將促進公司有效實施內部控制的方式，內部控制從以往沿襲的事后分析轉向重視事前、事中控制，大大提升了內部控制的預防能力。

2.系統集成化

盛泰集團在之前的業務管理由于是基于集成性的系統，而對各個不同的業務板塊，不同的分子公司，數據信息是脫節的、數據之間沒有關聯、缺乏對信息的深度處理和分析等，導致了內控管理的滯后和脫節，使得管理靠人為在把控和監督，不能管到點、管到位、管到面?，F在通過信息系統來管理業務流程，把全部的業務流程整個為一個完整的流程系統，重視流程的連貫性，將業務流程中所包含的下一階段的業務視為一個內部客戶，每項業務都基于內部客戶的要求，從而實現整個流程體系相互連接，環環相扣，共同實現最終客戶（即最終部門）的需求。

比如將多項流程合并為一個整體業務，提高一體化業務的管控效力。固定資產采購經由子公司提出項目立項需求、總部招標、合同申請、合同簽訂、設備到庫、設備驗收、采購發票、采購付款等多項流程，在每次立項、合同申請、付款時三項業務均需要審批，而且涉及子公司的管理層和總部集中采購部門的負責人，各個相關環節之間沒有聯動，靠人為核實資料和數據的準確性。而通過線上系統，將固定資產采購所有流程合并為一項業務，在項目立項時生成唯一編碼/二維碼，一項業務下有立項申請、供應商詢價和考察、合同申請、付款申請，只有在（需求部門）立項審批完成后，此業務才可流轉到下一項（集中采購部門）供應商詢價和考察記錄、確定后方可流轉到（集中采購部門）采購合同會簽，合同會簽完成后提交合同掃描件后系統才可流轉到下一項（集中采購部門）申請付款的環節。

所有環節都在同一項業務單據（例如資產采購業務）流程下流轉，下一環節超過上一環節的金額，系統自動不通過，減少人為判斷是否有超標的流程。同一項業務通過查詢唯一的編碼即可查詢到所有相關的信息，增加各個業務之間的關聯性，避免數據的脫節而形成信息的孤島。

3.數據可視化

通過信息化平臺，從龐大的基礎數據量和處理信息量中進行提煉，抓取出有價值的“知識”，然后再將隱性知識顯性化、內部知識外部化，使知識逐步可視化。企業可以通過處理大量重復的工作流程中的行為數據，分析得到各流程的工作步驟和程序的精確信息，這是“數據—信息”的層級。對于這些信息中包含的技術信息進一步提煉編制成標準工作流程手冊和操作規范，才能將隱性“知識”轉化為可視化的技術方法，制定出標準化流程模式（即SOP），用于企業流程模式化管理，提升企業整體流程管理的效能，這正是“信息—知識”的過程。企業利用信息化手段，揭示數據內部、數據與信息之間錯綜復雜和演化的聯系，創造富有個性化和實時的有使用價值的知識服務，加快了數據轉化為知識的進程，讓數據具有可視性。通過可視化的數據，使流程管理的成果用數據展現出來，使內控的管控效力可以通過數據表示和評價。

信息化平臺作為數據處理的倉庫，也可以利用信息數據平臺來監控各個項目的執行進展和流程的運行效率，評估流程運行質量與效率測評，為優化流程提供數據支撐。利用信息化數據，提供流程分析報表，將項目或流程進展情況可視化。比如固定資產采購，有多少項目在立項階段，采購周期的長短，銷售回款的及時率，待執行的合同的狀態，銷售訂單的波動情況，可以對各流程節點的狀態及時了解及時跟進，合理分配資源在各個項目中，及時調整戰略適應市場的變化，減少外部風險對企業的影響。數據可視化可以讓管理層隨時及時地了解業務數據，有利于管理層對業務進行迅速調整和精準決策。

五、信息化流程管理的執行

1.人員培訓和獎懲

公司制定的標準化操作流程（SOP）是經過多年的經驗和行業標桿企業的操作不斷磨合和總結制定出來的，避免員工憑借經驗主義去做事情，嚴格按照SOP操作才能達到一次性把事情做對的目的。

通過不斷的宣講和培訓，調動員工積極性，要將SOP深入貫徹到集團的各個層面的全體員工，制定的標準操作流程對操作者的行為和操作進行了細化，并制定檢查清單確保SOP有效執行，而不僅僅只是掛在墻上的一張紙。同時通過制定有效的獎懲政策，提升員工追求嚴格執行SOP的目標和動力。

為了做到全員共同參與，公司應積極推進所有人員共同參與信息化流程管理系統的建立與實施，并將其納入對員工績效考核的，建立全員參與的企業文化提升信息化流程的使用率更高，從而獲取更完整和翔實的管理數據，同時可以根據使用體驗中收集員工的問題與意見，根據他們所指出的問題進行完善修正，并不斷更新流程管理體系設計適應企業的發展，以通過信息化流程管理提高公司內控管控效力。

2.信息化安全管理

評估信息化執行效果的高低的一項關鍵指標就是信息安全管理水平的強弱。所以在企業實施流程信息化的過程中，要不斷加強對員工信息安全意識的培養，通過定期的培訓和宣講提高全體員工的信息安全的觀念，警惕違背信息安全的不常規的情形，從而有效減少信息安全風險。按照內控規定或者依據業務流程自定義信息安全模板，每個業務部門，甚至每個業務系統的用戶都可以根據各自的實際情況，創建自己的信息安全列表，每個人都是自己使用系統用戶的第一責任人。

保護信息化流程平臺的安全系統，配備了持續改善的安全性措施。針對網絡安全入侵者的多變性和欺騙性，有針對性的應對措施，包括終端、各級軟件和應用、關鍵設備，以增強網絡安全監控功能，更精準地識別隱藏的入侵者。隔離敏感環境，定義嚴密訪問的控制，以減少被攻擊的面。

設立專門信息安全隊伍，確保信息安全管控不僅停留在合規層面，而且積極預防各類入侵危害，經常開展信息安全流程分析，辨識信息安全隱患，對不同信息安全警報設置相應的抵御手段，形成應急響應機制。定期或者不定期地開展系統入侵風險的應對演練，實現預防在前，避免可能出現的信息風險。

六、持續優化信息化流程

首先，通過對目前業務流程的使用反饋，梳理對新流程的完善要素，不斷提升信息化流程對內控管理的效力。其次，對于流程審批本身，可按分、子公司、時間、具體流程、環節等維度，分析辦理時間、合理時限、平均處理時間、執行次數、超時率、打回率等，從而實現對流程實際運行效率分析，使得其能夠為不斷優化流程去掉無效的節點，對于發生頻次高且工作量的節點不斷優化的，減少冗余，提高管控力度提供數據支持。

沒有一個流程是完美的和一成不變的，公司內部要形成一種文化，要鼓勵操作人員公開錯誤，鼓勵質量事故上報，只有這樣，才能不斷地發現流程中存在的問題，持續改進系統流程，最終形成一個“安全”的系統，達到一個做對事容易、做錯事很難的狀態，將錯誤發生的可能降到最低。

七、結論

通過整個發起、規劃、實施、控制和收尾的一體化管控流程，為盛泰集團所構建的流程信息化管理體系建立起穩定且可擴展的信息化平臺，實現業務流程的標準化、自動化、智能化，集成化管理企業生產經營活動中的所有信息，并提供企業內部及各部門或業務線的多維度的經營報告，實現多維度呈現營業利潤數據等功能，以此滿足企業的財務管理需要，并實現企業內部信息的資源共享和合理利用，有助于公司提升運營管理效率，不斷提升內部控制的精度，從而形成企業的競爭優勢。所以企業要針對自己的管理特征，運用信息化技術對流程管理體系加以完善，關鍵在于流程線上化，系統集成化，數據可視化，提升流程管理體系的適用性，加快推動企業數字化發展，提升企業內控管理的效力。

參考文獻：

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