檔案管理向數據化轉型

程曉俠

伴隨著組織的進步，過往的數據已成為組織寶貴的財富。越來越多的組織開始重視并利用這些數據，把它們變成組織決策的重要依據。從原來的“拍腦門”式的決策變更為數據決策，通過數據分析可以得出相對科學性的決策建議。可以說，信息和資源的數據化是人類在信息傳播、人際交往乃至日常生活的過程中，為了便于溝通、傳播與保存，將一切客觀存在均處理為數據，進而使得整個人類社會成為一個龐大的數據庫。

數據分析引導組織戰略

相對于傳統的組織結構，數字化組織是建立在數據管理基礎之上的，數字化讓組織變得更輕。數字化組織要求許多的職能部門都要去專業化。單位領導可以直接出手掌控，讓所有經營管理數據清晰呈現一目了然，而不再是傳統的各種行政、財務、人事助理去忙活。傳統的低效的數據整理，已經跟不上現代組織的發展速度了，這些組織必須進行數字化改造升級。

組織采取的任何行動，都應與數字化緊密相連，進而推動組織整體的戰略布局。組織的數字化轉型應當賦能相關的架構調整、人崗配備、設備更新、場景應用等方面，再將這些信息匯集成系統的數據，進行歸檔、總結、分析，最終得出具有數據化特質的結論，通過建立組織管理模型，客觀地進行預判與決策，這種智能化的閉環管理不僅能夠改進各個領域的管理工作，還會促進組織各個部門高效協作、數據共享，最終賦能組織數字化轉型，使組織工作上一個新的臺階。

由此可見，組織信息的數據化創造了全新的管理思維和工作方式，人們通過大數據在物理世界之上構筑起的信息世界，深刻影響著組織的生態環境，推動各項工作實現數據化。對于大多數組織來說，利用數據，實現了整個系統、流程和人員的數據訪問，為進入數據環境奠定了基礎。這是朝著培養數據驅動型文化邁出的大膽一步，在組織內具有推動和激勵成功的力量。

與此同時，大數據時代電子文件的數量與日俱增，這就要求電子文件管理系統的功能應不僅僅停留在表層操作業務的實現，還應該探索深層方面的數據處理與維護，以適應新時代數據管理的需求，發揮數據承載的價值。這種轉變的關鍵就在于對數據連續性這一特性的保障，即數據的可關聯性、可追蹤性與可理解性等問題。

組織首先一步就是將這些重要的數據資源留存歸檔，為未來發展提供指導借鑒。如何將這些經驗和信息完整地留存下來，是對人事工作的重要考驗。其中，最重要的方式就是將這些信息歸檔，在專有的空間進行保存。然而在數字經濟時代，這種傳統保管方式的弊端逐漸顯現出來，作為組織重要的數據，起著提高管理水平、決策水平的重要作用，因此，對檔案進行數據化轉型，是組織數字化轉型的基礎環節。

數字檔案盤點人才工作

檔案管理從實物管理向數據管理發展，共分為四個階段。20世紀90年代以前是實體檔案管理階段；90年代以后，檔案開始信息化管理，將實體檔案轉化為數字副本，但檔案本體依然是實體檔案；近20年，隨著信息技術的快速發展產生了原生電子文件，檔案進入到電子數據的管理階段；今后檔案將進入知識化、智能化管理階段。在組織快速發展中，檔案需要提高利用內容的深度和利用范圍的廣度，但檔案中包含一些敏感信息，又需要合規受控管理，這個矛盾點需要平衡；檔案作為組織的知識中心，包括發展過程的多類數據，這些數據形態不同、管理維度不同、數據熱度不同，而這些不一致性的數據又需要統一到一個系統中管理，系統如何兼容數據。這些問題是檔案數據化管理的前提，也是檔案部門亟須解決的問題。

數據檔案為組織帶來的價值是全方位的，是對組織各個環節做系統性的賦能，提高了組織的管理能力。數字檔案管理系統是一套多全宗、多用戶的網絡版系統，除滿足對電子檔案的收集、管理、利用、統計等基本需求以外，可實現對檔案業務的流程化控制，并提供更豐富的綜合管理和利用服務功能。數據化正在改變著檔案信息的記錄、讀取和存儲方式，檔案資源形態從紙質向數據化的蛻變，標志著檔案數據將成為數據時代檔案信息資源的主體，檔案工作正在經歷一個從管理檔案實體到管理檔案數據的應變過程。

人事檔案是人力資源人力管理模塊中的重要組成部分。隨著組織規模的擴大，職工的數量日益增長。傳統的人力檔案的存儲方式往往不利于及時記錄、跟蹤職工調動等信息，較為分散的證件和合同的保存管理容易埋下隱患，職工信息保存不全不易被調閱分析也阻礙了組織規范化、制度化人才培養工作。因此將人事檔案系統存儲和分析人力信息進行數據化管理是一項非常重要的工作。

●同步職工基本信息

檔案管理是職工分析、人才選拔、構建人才梯隊的基本依據。它是職工信息的載體，不僅保存了職工的基礎信息，還能同步在企業任職時的工作記錄、調動和獎懲等信息。組織要實現數據化管理，首先要建立一套人力資源數據系統，將傳統的人力檔案進行數字化存儲，這樣既節約人力成本和物理空間，又方便隨時調閱和查詢。目前，市面上的多數人力資源系統支持批量導入導出人事檔案并批量進行任職處理和離職處理，還提供多個字段，包括個人基本信息、當前任職信息、教育、職稱、獎懲、調動等個人基本檔案信息，整合職工信息，系統將這些信息匯總并導出報表，為組織進行人力分析提供素材。

●基于信息進行分析

傳統管理將“人”看作一種工具，因而更加關注投入、使用和控制的成本。而當下，人力早已脫離“工具”的范疇，成為組織最重要的“資本”。因此，管理者應掌握人才的三張報表，即人力資本負債表、人力資本投入與產出利潤表、人才流量表，從這些“才報”中查找管理漏洞。將檔案數據化，組織就可基于員工的基本信息，完成對人力資源規劃的基礎材料——人員信息的有效收集。在數據人事檔案系統中，組織可以隨時對人員的基本概況和動態進行分析。利用強大的數據分析功能，組織可以掌握當前人員情況，及時調整各項人力政策，不斷優化人才結構。比如通過對人才的分析，管理者發現組織成員年齡趨向老齡化，那么就要考慮如何引進青年人才，進而思考招聘方式。這種自下而上的分析，有利于組織隨時調整人才戰略。

●為人才選拔提供依據

為了挖掘組織內部的潛力股，降低現有的人才流失率，組織往往會在內部開展人才選拔工作。以往組織在開展這項工作時要面對諸多難題，比如職工過往履歷不清晰，績效、獎懲、評價等信息過于分散影響調閱。全程數據化的人事檔案系統支持按機構、部門、當前職位、歷史職位、職稱級別、資格資質及各大類信息組合查詢，幫助組織快速定位符合條件的人才。

●規避法律風險

組織人員數量的增長直接導致職工信息、證件信息數量的膨脹，一些組織往往要面臨合同續簽遺漏嚴重、過期證件更換不及時的問題。數據化人事檔案系統不僅包括合同到期提醒、身份證到期提醒、退休提醒，幫助組織及時發現并更新員工信息，還提供轉正提醒、任職提醒、職位考察提醒，輔助人力部門開展相關的人事工作。系統賦能要求組織的每個部門和人員，都能在數字化轉型中獲得提升，由此塑造出突出的數字化組織能力。創造員工將數字化融入工作的各種機會，建立能夠引導員工積極推動各項數字化工作的制度規范等。

總之，組織信息想要實現數據化存儲和使用，需要有頂層設計、系統思維、整體推進。沒有組織相應的轉型與變革，是不可能實現數字化的轉型升級的。同時，還應思考一系列“組織問題”：例如，如何從金字塔式的科層結構轉向客戶化、流程化、扁平化的網狀結構？組織如何去中介化、去威權化、去中心化？如何打造敏捷、高效、靈活性組織？內部人才的培養、任用和管理是組織再上一層樓的堅實后盾。人力資本是組織創新能力的載體。人事檔案的數據化是其中的重要基礎，能夠幫助企業梳理人力信息，進行人力分析并提供人力資源規劃的依據。人力檔案的數據系統能夠洞察組織人事管理的需求，透視組織、分析團隊、挖掘人力價值、提升人力資源管理，幫助人事部門提高工作效率、規范人事管理，從而提升人力資源利用效率。

作者單位 韓城市人力資源和社會保障局檔案管理中心