民辦高校教學秘書的工作現狀及提升路徑研究

■ 廣西外國語學院 梁妍婷

近年來，民辦高校在人才培養、學術研究、社會服務等方面發揮著越來越重要的作用。在這個過程中，教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執行者，作為高校行政管理中的重要一環，發揮著不可替代的作用。教學秘書工作內容繁雜，包括學籍管理、教學統計、教學評估等多個方面，其職責涵蓋了學生管理、教師管理和教學質量管理等多個方面。但是，在實踐中，也面臨著一些問題。一方面，教學秘書的工作存在著受重視程度不夠的問題，其職責與工作量不成比例，嚴重影響了其工作效率和工作積極性；另一方面，由于民辦高校管理制度相對不完善，教學秘書在實際工作中也會面臨一些管理上的困難。在這種情況下，學校應該積極探索提升教學秘書職業能力的路徑，不斷完善教學秘書隊伍的建設，提高教學秘書的工作效率和專業素質。

1 教學秘書的工作管理

1.1 教學管理

在高校管理中，“教學是立校之本，科研是強校之路”，教學工作是高校的重中之重。

所以教學管理是民辦高校教學秘書的重要職責之一，其涉及多個方面的工作內容。首先，教學秘書根據教學計劃和系部的教師課程分配進行教師課表、學生課表、班級課表、教室課表的合理編排。平時做好教師調停課處理，及時協調好教師授課時間和地點的沖突，避免發生教學事故和課程延誤；其次，完成重修學生的課程報名和確認工作，對重修學生進行課程重修的安排。每個月對教師的課時進行統計和上報。對期末考試和考查課程進行期考安排，處理期末考試各種相關事宜。負責補考安排、組織和通知；再次，教學秘書需要對學校的教學資源進行全面、系統的統計，包括教室、實驗室、圖書館、計算機設備等各種教學資源的數量和使用情況。在此基礎上，教學秘書可以合理配置教學資源，確保教學設施的合理使用，提高教學效果和質量；最后，教學秘書要協助負責教學質量的監測，定期開展教學質量評估，收集教師和學生的反饋意見，并對教學質量問題進行分析和改進，提升教學質量和水平。綜上所述，在教學管理方面的工作中，教學秘書需要具備較高的綜合素質和管理能力，以確保教學工作高效、有序和穩定地進行。

1.2 學生管理

當新生入學時，教學秘書要協助系部對學生進行專業分流，確定新生名單；建立新生和畢業生電子圖像信息庫，為入學資格審核、報考各項等級考試、畢業信息查詢等工作提供電子圖像；對學生學號和教務系統密碼進行管理，便于學生在教務系統上查詢相關課程信息、成績信息等；組織負責學生報考全國大學英語等級考試、全國計算機等級考試、普通話水平測試等報名工作；收集和管理學生獲獎情況，組織開展學生創新實踐學分認定工作；期中組織學生學業預警和學分自查工作；協調和處理學生成績異議和申訴；對學生畢業論文做好查重工作，做好學生畢業資格審核工作。學生方面的管理工作數據龐大，工作復雜，所以對教學秘書的能力要求較高。

1.3 教師管理

對新入職的教師進行信息錄入，提醒其參加新教師培訓會，對教學工作和教學表格，進行耐心地講解和指導；每個學期學校會要求教師進行校內或校外培訓，教學秘書要統計、收集和整理教師培訓的相關材料，對學院教師進行績效量化考核，并且每月上報績效和考勤；對教師的職稱晉升，教學秘書要處理相關職稱申報的工作，督促教師上交各項教學材料和個人材料；負責學院教師年度考核材料的收集和整理上交工作。

1.4 檔案管理

高校基層檔案管理工作主要有黨政類、教學類和科研類。其中民辦高校教學秘書的檔案管理工作面對的主體是學生和教師。學生的檔案管理工作主要包括學生的創新實踐學分認定的材料、學生學業預警的相關材料、學生學分自查的材料、學生畢業論文的整理和歸檔等。教師的檔案管理工作主要包括教師教學材料的歸檔和整理，涉及教學大綱、教學進度表、教案、教學總結、教師聽課本，學校組織的例會和其他會議記錄也需要整理存檔。另外還有科研類的檔案，包括專業建設、課程建設、師資隊伍建設、實踐教學、教學改革、教學成果、各項比賽獲獎情況等。

1.5 行政工作

教學秘書不僅要完成教學管理、學生管理、檔案管理工作，還要協助學院領導完成各種行政工作，做好領導的副手。比如，平時做好辦公用品的申請和管理，完成其他行政職能部門需要的數據和材料的整理，做好各種會議和活動的籌備和開展工作，協助做好各種迎檢工作等。

2 民辦高校教學秘書工作存在的問題

2.1 受重視程度不夠

在民辦高校中，教學秘書的重要性不容忽視，但是在實際工作中，教學秘書的工作往往被忽視，導致其受重視程度不夠。一方面，由于教學秘書工作內容比較繁雜，工作任務比較瑣碎，且涉及的工作被認為是輕松事，這使得教學秘書的工作被視為次要的工作，難以得到足夠的重視；另一方面，由于民辦高校制度相對不完善，教學秘書的工作往往沒有明確的工作職責和權限，使得教學秘書難以在工作中發揮自己的能力和價值。此外，教學秘書作為管理人員，其職業地位和薪酬待遇相對較低，也會影響其受重視程度。

2.2 工作內容繁雜

教學秘書的工作職責繁雜，需要掌握多項專業知識和管理技能。在工作中，教學秘書需要負責協助系部教學計劃的制定、課程安排的協調、教師授課安排的調度、學生檔案管理、成績管理、畢業資格審核、教學資源的統計、教學設施的維護和更新、教學質量的監控、教師教學效果的評估、學生學習效果的評估等方面的工作。這些工作涉及不同的專業領域和管理技能，需要教學秘書具備較高的綜合素質和職業素養。首先，教學秘書需要具備扎實的專業知識，熟悉教學管理的各個環節，了解教學制度和規定，并能根據實際情況進行靈活應對；其次，教學秘書需要具備良好的組織管理能力和協調溝通能力，能有效地協調各個部門之間的關系，解決工作中出現的各種問題；最后，教學秘書還需要具備較強的邏輯思維能力和分析解決問題的能力，能在處理各種突發情況時迅速反應，做出正確的決策。因此，教學秘書的工作職責比較多樣化，對其專業素質和職業素養提出了較高的要求。

2.3 管理制度不完善

民辦高校管理制度的建立和完善相對滯后，這給教學秘書的工作帶來了一定的挑戰和困難。一方面，由于信息共享不及時，教學秘書需要通過各種途徑去收集和獲取相關的信息和資料，這不僅浪費了大量的時間和精力，還難以保證信息的準確性和及時性，影響了工作效率和質量；另一方面，由于管理流程不規范，教學秘書在處理工作時可能會出現漏洞和錯誤，甚至出現嚴重的失誤，如誤導學生、誤判成績等，嚴重影響了學生的學習和教學質量的提升。此外，由于民辦高校的管理制度和規范相對不完善，使得教學秘書的工作只能在不完善的管理框架下進行，難以按照標準的流程和規范工作，這也對教學秘書的工作效率和質量提出了更高的要求。因此，如何在不完善的管理制度下，提升教學秘書的管理水平和專業素質，是當前民辦高校教學秘書面臨的重要課題之一。

3 提升教學秘書職業能力的路徑

3.1 開展經驗交流活動

教學秘書的工作是一項綜合性很強的工作，教學秘書需要具備一定的專業素質和管理能力，同時也需要不斷學習和積累工作經驗。為了提升教學秘書的職業能力，開展經驗交流活動是非常重要的一條路徑。首先，經驗交流活動可以幫助教學秘書了解其他學校的工作情況和做法，了解其他學校的成功經驗和不足之處。通過這種方式，教學秘書可以借鑒其他學校的成功經驗，避免重復工作和犯錯，提高工作效率和質量。同時，也可以通過這種方式加深對自身工作的認識，發現自身的不足之處，從而有針對性地進行學習和提升；其次，經驗交流活動可以促進教學秘書之間的溝通和合作，增強團隊協作能力。在活動中，教學秘書可以互相交流學習，相互啟發，共同探討問題，共同解決問題。這樣可以增強團隊協作能力，提高團隊工作效率；最后，經驗交流活動還可以促進教學秘書的職業發展。通過與其他教學秘書交流，教學秘書可以了解不同的職業發展路徑和前景，從而更好地規劃自己的職業生涯，不斷提升自己的職業素養和能力。總之，開展經驗交流活動是提升教學秘書職業能力的一條非常重要的路徑。通過不斷的學習和交流，教學秘書可以不斷提升自己的專業素質和管理能力，為學校的發展貢獻更大的力量。

3.2 強化業務培訓

在提升教學秘書職業能力的路徑中，強化業務培訓也是非常關鍵的一步。教學秘書需要具備豐富的專業知識和業務技能，包括教學管理、學籍管理、教學統計、教學評估等方面。因此，開展針對教學秘書的業務培訓，可以有效提升其職業能力和工作水平。具體來說，強化業務培訓應該注重實際操作和案例分析。培訓內容應緊貼教學秘書的實際工作需要，以問題為導向，針對性地進行培訓。例如，可以組織專業人士或有經驗的教學秘書開展培訓，分享他們在實際工作中遇到的問題和解決方法，讓教學秘書能更好地理解和掌握相關業務知識。此外，培訓過程中要注重實際操作和案例分析，讓教學秘書能通過模擬操作和案例分析等方式，深入理解和掌握相關業務知識。通過這種方式，教學秘書可以更好地應對實際工作中的各種挑戰和問題，提升工作效率和水平，為民辦高校的發展作出更大的貢獻。

3.3 強化責任意識

教學秘書作為學校管理團隊中的核心成員之一，其工作涉及學生、教師、管理部門等多個方面，需要具備較高的責任心和敬業精神。因此，加強教學秘書的責任意識培養，是提升其職業素養和工作能力的關鍵。首先，教學秘書應牢固樹立責任意識，認識到其工作對學校教學管理的重要性，深刻理解其工作的影響和責任；其次，加強對工作流程和標準的學習和掌握，做到工作程序合理、流程規范。同時，教學秘書應主動承擔工作責任，積極主動地解決工作中的問題，推進工作的開展，確保工作質量；最后，教學秘書還應定期檢查工作，發現問題及時解決，并對工作進行總結和反思，不斷提高自身工作水平和質量。總之，加強教學秘書的責任意識培養，對提升其職業素養和工作能力具有重要意義。只有不斷增強責任感，才能更好地完成自己的工作，為學校的教學管理作出更大的貢獻。

3.4 保持健康心態

保持健康心態是提升教學秘書職業能力的重要路徑之一。教學秘書工作的繁忙和復雜性常常會給教學秘書的身心健康帶來一定的壓力。因此，教學秘書需要具備良好的心理素質和情感控制能力，以保持健康的心態和情緒，從而更好地完成工作任務。為了保持健康心態，教學秘書可以通過多種方式來緩解工作壓力和消除負面情緒。例如，可以通過參加體育鍛煉、旅游度假、閱讀等方式來放松身心，增強身體的抵抗力。此外，積極與朋友和家人交流溝通，尋求幫助和支持，也可以有效緩解工作和生活中的壓力。在日常工作中，教學秘書還可以通過優化工作流程、提高工作效率等方式來減少工作壓力，同時也要學會適當調整工作和生活的平衡，保持良好的工作狀態和健康的生活習慣，這有助于提高工作效率和質量，更好地增強教學秘書的職業能力。

4 結語

綜上所述，在現今的高校教育體系中，民辦高校扮演著越來越重要的角色，而教學秘書作為民辦高校中不可或缺的一部分，其職責也日益凸顯。本文就民辦高校教學秘書的工作現狀及提升路徑進行了研究，提出了一些具有可行性的建議。未來，隨著社會和高校教育的不斷發展，民辦高校教學秘書的職業前景將會更加廣闊。所以教學秘書需要不斷學習和適應新的技術和方法，與時俱進，為高校教育的發展作出自己的貢獻。同時，教學秘書需要關注行業趨勢和發展方向，不斷提高自己的專業能力和管理能力，以適應未來民辦高校教育的發展需要。