初探干部人事檔案管理及材料快速歸檔

徐曉琳

(濟南市紀檢監察服務保障中心,山東 濟南 250099)

0 引言

干部人事檔案是黨政機關、企事業單位,選人用人、管理干部的重要依據,它包含干部的基本信息、學習經歷、工作經歷、考核評價、獎懲等重要資料。有效的檔案管理能夠提高干部選拔任用的科學性和公正性,保障干部工作的連續性和規范性。而快速歸檔是檔案管理的重要環節,它能夠確保檔案的及時整理和保管,確保干部人事檔案更好的發揮其參謀助手作用。

1 干部人事檔案管理的重要性

干部人事檔案可以客觀地記錄干部的工作履歷、能力素質、考核鑒定等信息,能夠反映一名干部“德、能、勤、績、廉”等多方面情況,這些信息可以客觀的體現干部綜合素質、能力潛力、適應能力等選拔干部的關鍵方面。通過對干部人事檔案的綜合評估和對比分析,可以為干部選拔和晉升提供客觀的評估依據,確保干部選拔任用的公平公正。通過對檔案的管理和審核,可以確保干部信息的準確性和可信度,避免弄虛造假情況的出現。這為組織對干部的監督提供了實質性的依據,增強了監督的有效性和權威性。通過對干部人事檔案的審查和評估,可以發現干部存在的問題和不足,有助于及時發現和解決干部的不良行為和表現,有利于“抓早抓小”,加強對干部的紀律約束和管理。

2 干部人事檔案管理存在的問題

2.1 材料不齊全,手續不完備

干部人事檔案管理中存在材料不齊全、手續不完備等問題是比較常見的。因檔案收集和轉遞不規范等多方面原因,造成的缺少早期或者關鍵性檔案材料的現象屢見不鮮。檔案中缺少必要的材料,可能無法充分了解干部的工作經歷、能力素質、表現評價等重要內容。這會在干部選拔、培養和晉升等決策過程中造成信息不足的情況,無法準確反映干部的能力和潛力,可能導致不適當的選拔和任用決策,影響干部的發展路徑和晉升機會,進而影響單位的運作和發展。但是,從客觀方面來看,受年代久遠、檔案幾經輾轉等因素影響,很多材料存在遺失且無法補充的情形,且大部分情況下并不能歸責于干部本人,這就對干部培養與選任工作造成了不可彌補的影響。況且,因檔案意識薄弱、檔案人員不專業等原因,在收集檔案材料時出現的缺少公章、內容涂改等手續不完備問題也時有發生,致使檔案即使存在,但缺乏真實性和可信度,使檔案的收集過程出現障礙甚至影響單位和個人對干部人事檔案的利用。

2.2 檔案意識薄弱,制度不完善

有些單位的領導和個人不了解干部人事檔案管理的重要性,認為干部人事檔案管理就是單純的收集散材料入檔并查詢。領導對于干部人事檔案在選人用人中起到的重要作用不了解,干部個人對自己檔案管理工作的不積極配合,出現材料補充不及時甚至遺失等問題,都屬于檔案意識薄弱問題。同時,很多單位干部人事檔案管理制度與具體落實存在欠缺。有的單位雖然有著自己的規章制度,但一般只是流于表面形式,不能嚴格的按照制度去執行,出現遺失檔案甚至私自涂改檔案等嚴重現象,對單位和個人都造成惡劣影響[1]。

2.3 信息化水平有待進一步提高

一些單位在干部人事檔案管理方面仍然采用傳統的紙質檔案管理方式,缺乏信息化管理經驗。這導致檔案管理效率低下,信息檢索困難,不利于及時更新和共享。即使有的單位采用了信息化管理系統,但數字化轉型的進展仍然較為緩慢。可能存在著系統功能不完善、使用流程不順暢、數據錄入不規范等問題,導致系統在實際應用中無法充分發揮作用。干部人事檔案管理往往需要借助各種信息技術工具進行處理和分析,如數據提取、區塊鏈等。然而,一些單位可能在技術應用能力上有所欠缺,缺乏專業的人員和資源支持,無法充分利用新技術來提高檔案管理效率和質量。同時,許多單位只是簡單的將干部人事檔案以圖片掃描的方式錄入到計算機當中,運用數字化技術對檔案目錄進行編排以方便檢索,并沒有建立干部人事檔案信息數據庫,干部人事檔案利用程度較低[2]。

3 落實干部人事檔案管理及快速歸檔的措施

3.1 建立完善的干部人事檔案管理制度

一是明確干部人事檔案管理的目標、原則和基本規范,并將其寫入文件或規章制度中。制度應包括檔案收集、整理、歸檔、存儲、檢索、保密和銷毀等方面的工作要求和流程。二是明確干部人事檔案管理部門和崗位對檔案管理的職能和職責。在單位設置檔案管理崗位,并配備專業人員擔任專職檔案管理員,明確管理范圍、權限和層級關系,確保檔案管理責任的明晰和統一。三是建立干部人事檔案管理指導部門,統籌協調檔案管理工作,并制定檔案管理的方針和政策。通過指導部門進行對下指導和培訓,確保檔案管理的高效性、規范性和一致性。四是制定年度或季度的干部人事檔案管理計劃,明確各項任務和工作重點。包括檔案收集、整理、歸檔、檢索、保管和銷毀等方面的具體工作安排,并確保任務按計劃開展,并按期完成落實到位。五是制定干部人事檔案管理規范,并記錄檔案管理的全過程,包括檔案材料移交、審查、分類、編目、歸檔、檢索和銷毀等事項,做到每個步驟時間和責任人可查,責任落實到人有助于監督檔案管理工作的規范性,及時發現和解決問題。

3.2 強化培訓和宣傳

針對干部人事檔案管理人員組織專門的培訓課程,普及檔案管理的知識,提高檔案管理技能,進一步規范檔案管理流程。培訓內容包括干部人事檔案管理的基礎知識、安全保密措施等。安排相關領導和檔案管理人員參加外部培訓課程或參觀交流活動,學習其他單位的檔案管理的先進經驗和做法。通過與其他專業人士的交流和學習,拓寬視野,獲取最新的檔案管理知識和技術。在單位內部組織各部門參與干部人事檔案相關內容的基礎培訓,邀請專業人士或業內專家就干部人事檔案管理的相關議題進行知識普及講解和交流,提供更具體和實際的經驗分享,使單位領導和干部職工進一步了解干部人事檔案管理對單位和干部本人切身利益的重要性。準備宣傳教育材料,例如知識手冊、宣傳冊和海報等,向單位職工宣傳干部人事檔案管理的重要性和方法,并提供實時的問題解答和指導,以便讓領導和個人了解干部人事檔案管理的意義和具體處理方法。設立檔案管理的優秀表彰獎勵機制,激勵和鼓勵優秀的檔案管理工作,以提高檔案管理工作的重視程度和質量。通過強化培訓和宣傳,可以提高領導和干部本人對檔案管理的認識和重視程度,增強他們的檔案管理能力和意識。這將有助于推動檔案管理的標準化和規范化,確保干部人事檔案的管理和歸檔工作得到高效的落實。

3.3 使用信息化工具和技術

評估和選擇適合干部人事檔案管理需求的信息化檔案管理系統。確保系統具有必要的功能,包括檔案收集、整理、歸檔、檢索、共享和保密等方面的支持。通過掃描紙質文件、采用OCR識別等技術將紙質檔案進行數字化轉換,建立電子檔案庫。數字化檔案可以提高檔案管理的效率和準確性,便于存儲、檢索和共享。建立統一的檔案命名和編目規則,并將其應用于干部人事檔案管理系統。這樣可以確保檔案的命名和分類一致,方便檢索和管理。選擇安全可靠的云存儲服務,將電子檔案存儲在云端。云存儲必須保證檔案的安全性和可靠性,同時提供遠程訪問和備份功能,避免數據丟失風險。建立多層級數據庫和備份系統,確保檔案電子數據的保密和安全。利用數據分析工具和技術,對檔案信息進行挖掘和分析。這有助于發現干部發展趨勢、人才培養需求等關鍵信息,為組織決策提供科學依據。利用人工智能技術例如自然語言處理、機器學習等,提升檔案管理的智能化和自動化水平。例如,可以開發智能檢索系統,實現語義搜索和智能推薦功能,提升檔案信息的訪問效率和準確性。采取必要的措施保護檔案信息的安全性和隱私。包括加密通信、訪問控制、權限管理、定期安全審查等措施,確保檔案信息不被未經授權的訪問、篡改和泄露。結合其他干部人事工作信息數據系統建立云平臺,使干部信息更加全面、客觀,能夠繪制出更加全面的干部畫像,供單位領導進行選人用人決策。定期評估信息化系統的使用效果,并根據實際需要進行改進和更新。關注新的技術和工具的發展,并及時應用到干部人事檔案管理中,不斷提升管理效率和質量。

3.4 建立快速歸檔機制

一是規范干部人事檔案歸檔流程。明確歸檔的流程和步驟,涵蓋收到散材料后的接收、登記、驗收、歸檔等環節。確保每個環節都有明確的責任人和時間節點,并嚴格執行。二是設立快速歸檔通道。為重要和緊急散材料建立快速歸檔通道,確保這類文件材料能夠迅速進入歸檔流程。可以設立特定的處理部門或指定專人負責快速歸檔工作。三是采用一些有效的方法提高歸檔的速度和準確性。例如,采用批量處理的方式,對相似類型的散材料進行歸檔;利用自動化工具,如條碼識別、自動索引等技術,簡化歸檔流程。四是設立專職檔案管理人員負責歸檔工作,統籌和管理干部人事檔案歸檔工作。確保專職管檔人員具備專業的知識和技能,能夠熟練操作檔案管理系統,并協調完成歸檔工作。五是定期審查和評估快速歸檔機制的執行情況,發現問題并及時加以改進。根據實際情況,優化歸檔流程和系統,以提高歸檔效率和準確性。

3.5 加強監督和審查

一是建立專門的干部人事檔案管理監督機構或小組,負責監督和審查檔案管理工作的執行情況。該機構由相關負責人任組長,其他相關工作人員任組員,也可以引入外部專業人士進行監督和評估。二是制定監督和審查干部人事檔案管理工作的相關規定和制度。明確監督的對象、頻次、內容和方式,確保規范和全面地對檔案管理工作進行監督和審查。三是定期進行檔案管理工作的檢查和抽查。檢查可以包括檔案核對、檔案整理和歸檔抽查等,以確保干部人事檔案管理的規范和落實情況。四是定期對干部人事檔案管理制度和流程進行審核和評估。審查是否符合法律法規和內部規定的要求,是否能夠滿足干部人事檔案管理的需求,以便進行針對性的改進和調整。五是除了定期檢查外,進行隨機督查和專項檢查。通過隨機選擇一部分檔案進行督查,發現問題并及時糾正;專項檢查可以針對某些具體的檔案管理環節或問題進行深入調查和分析。六是建立舉報檔案管理違規行為的渠道,及時揭示違規問題。

4 結語

綜上所述,干部人事檔案管理及材料快速歸檔是干部人事管理的基礎工作,對單位的正常運轉和干部隊伍建設起著重要的作用。通過加強培訓和宣傳,使用信息化工具和技術,以及加強監督和審查等措施,可以提高干部人事檔案管理的效率和準確性,確保檔案及時整理和歸檔,確保干部人事檔案在選人用人工作中發揮參謀助手作用。