新時(shí)期文書檔案管理的困境及解決措施

饒揚(yáng)錚

(福建省三明市清流縣公安局,福建 三明 365300)

0 引言

如今,社會(huì)經(jīng)濟(jì)正在飛速發(fā)展,相關(guān)的科學(xué)技術(shù)產(chǎn)業(yè)也隨之迭代升級(jí),正在逐步適用于我們生活中每一行業(yè)的每一環(huán)節(jié),大大提高了工作效率、提升了工作的準(zhǔn)確性,推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步,為社會(huì)發(fā)展提供了不竭動(dòng)力。在社會(huì)發(fā)展的過程當(dāng)中,對(duì)于文書檔案的管理工作屬于一項(xiàng)嚴(yán)肅的、不容差錯(cuò)的服務(wù)性質(zhì)工作,高效準(zhǔn)確的完成文書檔案管理工作,不但能夠?yàn)槿罕妿砀叩谋憷?同時(shí)也能夠提升政府工作部門的公信力、權(quán)威力,才能夠讓社會(huì)發(fā)展的行穩(wěn)致遠(yuǎn)。文書檔案作為檔案管理工作當(dāng)中的重中之重,以繁重、復(fù)雜為主要特點(diǎn),這就導(dǎo)致在工作開展過程中很容易出現(xiàn)紕漏,而在信息化的大背景下,利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新,能夠更有效的幫助文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1 文書檔案管理工作當(dāng)中存在的主要問題

1.1 文書檔案管理工作的不足問題

相較于以前的僅靠人工進(jìn)行的文書檔案管理工作,目前已經(jīng)有了一定的調(diào)整與改善。但是在具體的工作操作過程當(dāng)中依然出現(xiàn)了許多的問題,首先,文書檔案管理工作,顧名思義就是文書工作與檔案管理工作,想要能夠做好文書檔案管理工作,就必須將這兩者同時(shí)做好,進(jìn)行統(tǒng)一管理,確保兩項(xiàng)工作之間能夠進(jìn)行協(xié)調(diào)配合,共同溝通。其次,迫切需要打造一個(gè)高效的管理體系,同時(shí)設(shè)立監(jiān)督部門督促與引導(dǎo)二者工作,由于兩個(gè)工作之間需要密切配合,就必須要考慮二者的銜接問題,需要保障管理工作的符合實(shí)際、科學(xué)有效[1]。同時(shí),由于一部分文書檔案涉密性較強(qiáng),使得相當(dāng)一部分檔案難以被有效利用,具體完整的檔案管理制度規(guī)定不完善,不細(xì)化,導(dǎo)致在實(shí)際的工作過程當(dāng)中有的部門在查閱與輸送文書時(shí),不能按期完成工作,背離了文書檔案管理工作需要高效的初衷,并且部分文書檔案管理工作人員難以做到與時(shí)俱進(jìn),不能學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度方法,在整理與裝訂時(shí)過度依賴人為操控,拉低了工作效率、降低了工作的準(zhǔn)確性。

1.2 檔案管理的流程需要進(jìn)行改進(jìn)

進(jìn)行文書檔案的管理工作,需要有嚴(yán)謹(jǐn)完備的工作環(huán)節(jié)以及管理流程,只有這樣才能夠保證文書檔案的準(zhǔn)確性。在具體的流程當(dāng)中應(yīng)該著重注意檔案的查閱、整理、歸檔、分發(fā)、保管以及其他各種重要流程,隨著文書檔案管理工作的不斷發(fā)展,以上流程也難以滿足現(xiàn)實(shí)需要[2]。首先,就是對(duì)于部分文書檔案的歸檔分類不明確,工作人員難以確定如何分類保存各類文書檔案。其次,就是對(duì)文書檔案的真?zhèn)伪鎰e能力差,部分地區(qū)仍然不能積極地運(yùn)用信息化手段對(duì)文書檔案進(jìn)行辨別,辨別手段的落后,直接導(dǎo)致各類新型文書檔案不能夠按時(shí)按量及時(shí)跟進(jìn)。最后,就是對(duì)于文書檔案的管理工作過程當(dāng)中的管理與監(jiān)督力度弱,相關(guān)工作人員缺乏監(jiān)管,導(dǎo)致人浮于事,辦事不認(rèn)真、不盡力,出現(xiàn)有假檔案混入其中的情況,造成工作量持續(xù)增加,效率變得更加低下。

1.3 針對(duì)文書檔案管理工作相關(guān)監(jiān)管部門的管理程度不夠

由于發(fā)展較晚,所以我們的文書檔案管理工作進(jìn)度一直較慢,直到近些年才逐步出現(xiàn)發(fā)展趨勢(shì),相較于其他發(fā)達(dá)地區(qū)有著明顯的劣勢(shì)。依靠信息化手段才逐步開始追趕其他較為先進(jìn)的地區(qū),這就導(dǎo)致相關(guān)的工作人員對(duì)于文書檔案管理工作的重視程度不夠、管理認(rèn)識(shí)不清,對(duì)于文書檔案管理工作過程當(dāng)中的具體流程認(rèn)識(shí)不全面、不理解、不透徹,大部分工作人員并不具備相關(guān)的工作技能,缺乏應(yīng)有的工作素質(zhì),工作時(shí)抱著可有可無的心態(tài),沒有達(dá)到認(rèn)真辦事,盡力辦事的要求,同時(shí)部分人才由于各種因素的限制,可能無法真正發(fā)揮自己的作用。造成這些問題的主要原因有:各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門不夠重視、相關(guān)工作人員缺乏責(zé)任心、工作效率低,這都導(dǎo)致文書檔案管理工作難以進(jìn)行有效推進(jìn),缺乏可以展望的良好前景,監(jiān)管部門的監(jiān)督不到位間接影響了有關(guān)工作人員工作的積極性[3]。

1.4 文書檔案信息化管理水平低

要想真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的飛速發(fā)展,就必須要積極引入信息化管理手段。但是目前我們大部分地區(qū)的文書檔案管理工作仍然處于傳統(tǒng)的管理模式,過度依賴人工操作,迷信自己以往的工作經(jīng)驗(yàn),排斥電子化信息管理手段。除了工作人員的思想沒有與時(shí)俱進(jìn)之外,相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也沒能達(dá)到信息化管理的要求,有的地區(qū)并不具備信息存檔的條件,這就造成了惡性循環(huán),工作人員認(rèn)為信息化管理并不存在明顯優(yōu)勢(shì),反而增加了成本、增加了自己的工作量,更加排斥引進(jìn)信息化管理手段。并且工作人員缺乏積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)、信息化知識(shí)、有關(guān)經(jīng)驗(yàn)的主動(dòng)性,對(duì)于利用技術(shù)手段整理檔案的方式方法不了解,這就造成引進(jìn)信息化手段之后,工作效率反而更加低下[4]。部分工作人員仍然采取以手寫紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存,缺乏整合大數(shù)據(jù)的手段,同時(shí)也導(dǎo)致很多需要利用視頻和聲音保存的文件文書,難以進(jìn)行有效保存。

1.5 文書檔案管理工作人員的自身職業(yè)技能不強(qiáng)

有關(guān)部門的不重視,導(dǎo)致相關(guān)工作人員對(duì)于自身工作的了解性、興趣性都不強(qiáng),并且有些單位的文書檔案管理工作人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí),沒有參與過相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn),不了解文書檔案管理工作的重要性,這就導(dǎo)致在后續(xù)的工作過程當(dāng)中對(duì)于檔案的歸類、查閱等技能不能熟悉掌握。目前雖然加大對(duì)于文書檔案管理人才的培育力度,但是這些人才沒有真正發(fā)揮應(yīng)有的作用,甚至出現(xiàn)能者多干、不能者不干的情況,嚴(yán)重降低了人才的工作積極性,也不符合規(guī)范化工作的理念。

2 解決文書檔案管理過程中存在問題的有效措施

2.1 強(qiáng)化文書管理工作中的不足

對(duì)于文書檔案管理工作來說,是否能夠順利開展與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和其他工作人員有著非常密切的聯(lián)系,所以在工作當(dāng)中一定要重視其地位,尤其是上級(jí)部門和有關(guān)部門要積極予以配合,并給予恰當(dāng)?shù)呢?cái)力、人力、物力的支持,在條件允許的情況下給予更多的幫助,促進(jìn)各部門之間的協(xié)調(diào)配合,互相學(xué)習(xí)、互相交流工作經(jīng)驗(yàn),學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方法,努力提升解決問題的能力。提高管理工作的質(zhì)量,對(duì)于工作中遇到的難題要及時(shí)記錄,盡快解決。

2.2 加強(qiáng)相關(guān)工作人員的自身素質(zhì)培養(yǎng)

由于過去文書檔案管理工作沒有得到足夠的重視,并且發(fā)展時(shí)間比較短,很多工作人員并沒有專業(yè)的知識(shí)和團(tuán)隊(duì)協(xié)作的精神,整體工作隊(duì)伍力量不夠強(qiáng)大,綜合素質(zhì)參差不齊,導(dǎo)致了文書檔案管理工作難以進(jìn)行有效推進(jìn)。在今后的工作當(dāng)中,要提高管理人員的思想認(rèn)識(shí),定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)考核,拓寬知識(shí)面,加強(qiáng)綜合知識(shí)的學(xué)習(xí)。除了職業(yè)技能之外,還要加強(qiáng)工作人員團(tuán)隊(duì)配合的精神,給予工作人員一個(gè)能夠進(jìn)行互相學(xué)習(xí)、互相交流的機(jī)會(huì),通過學(xué)習(xí)來彌補(bǔ)自身的不足之處,學(xué)習(xí)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn),升級(jí)陳舊的管理方式,通過信息化的手段與當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)相接軌,摒棄以往一味依賴紙質(zhì)文書檔案的形式,采用電子制檔保證檔案的完整性,有效的記錄所需要的音視頻檔案文件[5]。加強(qiáng)保護(hù)措施,構(gòu)建一個(gè)嚴(yán)密、高效、科學(xué)、安全的檔案環(huán)境,形成一支高質(zhì)量,高素質(zhì)的文書檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。

2.3 搭建科學(xué)的文書檔案管理信息平臺(tái)

目前各行業(yè)都積極應(yīng)用信息化手段來提升工作效率、提高工作準(zhǔn)確性。文書檔案管理工作的特點(diǎn)就是嚴(yán)謹(jǐn)性、高效性、時(shí)效性,所以更應(yīng)該積極利用信息化手段,依托科學(xué)合理的文書檔案管理信息平臺(tái)為保障,通過強(qiáng)大的線上編輯功能開發(fā)出更適合文書檔案管理工作的軟件系統(tǒng),從根本上解決管理工作者工作量過于繁重的問題,并且利用文書檔案管理信息平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)跨地域性文書檔案的傳送問題,過去的紙質(zhì)檔案在傳送過程中由于物理空間的限制,難免會(huì)出現(xiàn)遺失、缺損的情況,而通過文書檔案管理信息平臺(tái)能夠在線上完成傳送工作,大幅縮短了傳送時(shí)間,提升了傳送效率,保證了文書檔案的安全性。可見,通過構(gòu)建科學(xué)有效的信息化管理平臺(tái),能夠更有力的推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步改革。

2.4 樹立和貫徹信息化管理理念

加強(qiáng)政府部門的引導(dǎo),提升文書檔案管理工作人員的思想觀念水平是解決目前遇到難題的重要舉措之一。讓相關(guān)工作人員充分了解到信息技術(shù)的強(qiáng)大之處以及電子網(wǎng)絡(luò)所帶來的便利性,讓工作人員能夠真正認(rèn)同信息化管理方式,當(dāng)然在適用信息化手段時(shí),應(yīng)該有計(jì)劃、分步驟的開展工作。并且在人力、資金、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面加大投入,讓各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠通過信息化手段簡化工作流程[6]。

2.5 加強(qiáng)新技術(shù)、新手段的研究力度

目前科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度極快,所遇到的問題也更加多樣化、復(fù)雜化,這就要求我們的技術(shù)必須要能夠滿足現(xiàn)實(shí)問題的需要,能夠真切解決遇到的問題,需要加大資金投入、人員投入針對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域、重點(diǎn)難題、重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行攻關(guān),確保所應(yīng)用的信息化手段不會(huì)成為形式主義,能夠成為真正解決實(shí)際問題的“利劍”,由于新技術(shù)應(yīng)用過程當(dāng)中可能存在著成本過高的問題,部分落后地區(qū)無法承受相應(yīng)設(shè)施建設(shè)所帶來的成本,所以信息化設(shè)施還應(yīng)該將努力方向放在降低成本上,爭取能夠做到高效、便捷、經(jīng)濟(jì)。

3 結(jié)語

文書檔案管理工作是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然條件,想要做好文書檔案的管理工作必須要政府部門積極承擔(dān)職責(zé),管理隊(duì)伍積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù),努力提升自我綜合素質(zhì),雙方密切配合,擰成一股繩,利用團(tuán)隊(duì)化的力量來切實(shí)完成科學(xué)化、信息化的全新文書檔案管理工作,助力文書檔案管理工作走向正規(guī)化、現(xiàn)代化,實(shí)現(xiàn)自身的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益,讓文書檔案管理工作能夠得到廣大群眾的認(rèn)可。