提高基層檔案管理工作時效性的方法探討

江長春

(福建省清流縣公安局,福建 三明 365300)

0 引言

原本的傳統(tǒng)的文化檔案管理工作方法,已經(jīng)很難適應現(xiàn)階段工作單位的需要。基層檔案開始向信息化、數(shù)字化方向改革,這一趨勢能夠大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率,但也加大了相關工作難度,對有關工作人員綜合素質(zhì)的要求也比較高,要求能夠正確的將信息化的基層檔案進行歸納與整理。目前一些地區(qū)的基層單位并沒有認識到信息化基層檔案管理的重要性,沒有對檔案管理工作進行及時的改革,導致了單位的檔案管理與當今的時代發(fā)展相脫離,這將影響到基層單位的工作效率,阻礙基層單位的正常發(fā)展建設,因此相關單位需要注意提高基層檔案管理工作實效性,加快推動基層單位檔案管理工作由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化信息化模式方向發(fā)展。

1 基層檔案管理工作概述

檔案是一種具有真實性、準確性和價值的歷史記錄材料,對檔案進行翻閱可以查找到單位成立以來發(fā)展、建設、服務等多方面工作的記錄。認真做好基層黨員管理工作不僅可以完整的記錄單位的發(fā)展歷史,還能夠為單位的工作開展、經(jīng)驗分享提供幫助。并且基層檔案對于單位未來的發(fā)展與建設具有十分重要的意義,是一個單位改革發(fā)展的基礎依據(jù)。在當前信息化時代飛速發(fā)展的背景下,基層檔案的管理工作也受到了很大影響,傳統(tǒng)的基層檔案管理工作開始向信息化方向發(fā)展,基層檔案管理工作的工作模式也在不斷進步,傳統(tǒng)的文字處理檔案開始逐漸變化為現(xiàn)代化、信息化模式的計算機操作管理,現(xiàn)代化的檔案管理工作模式有助于不受空間限制進行網(wǎng)絡檔案共享[1]。

2 基層檔案管理工作的常見風險

如果基層單位領導人員在日常工作過程中忽視了檔案管理工作,或者基層檔案管理人員缺乏責任意識,那么在實際基層檔案管理過程當中更容易出現(xiàn)問題與差錯,造成檔案管理風險引發(fā)一系列問題,基層檔案管理的潛在風險會直接影響到基層單位的正常發(fā)展,所以,領導要加強對基層檔案的管理,要盡可能避免在這個過程中存在的潛在的風險[2]。對當前一些基層單位進行調(diào)查可以發(fā)現(xiàn),基層單位檔案管理工作中常常存在的風險主要存在于以下幾個方面:檔案歸檔、檔案傳遞、檔案保管、檔案管理信息化等。而此類風險的出現(xiàn)主要原因是檔案管理工作人員缺乏足夠的知識儲備,并且在工作當中缺乏責任意識,導致檔案管理過程中出現(xiàn)檔案遺失、損壞等情況。在檔案工作從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒绞降耐瑫r,也極大地提高了基層檔案工作的工作效能,并且信息化檔案方便了檔案的調(diào)閱與查詢,為單位工作提供了極大便利,但是與此同時在基層檔案管理過程當中其信息化風險也隨之增加,因此基層檔案管理工作人員在工作過程當中需要具備更高的能力水平,能夠熟練操作使用信息化的檔案管理系統(tǒng)和硬件設施,盡量避免管理風險的發(fā)生[3]。

3 基層檔案管理工作當中出現(xiàn)問題的原因

做好基層檔案管理工作、保證檔案管理工作的時效性對單位的發(fā)展和進步具有十分重要的意義,但是在當前檔案管理工作過程當中存在著一些不足,導致檔案管理缺乏時效性。

3.1 提高對基層檔案管理的重視程度

想要提高基層檔案管理工作的時效性,首先工作人員需要提高自身思想意識,科學的認識了解到基層檔案管理工作的重要意義,這是提高工作實效性的重要前提。但是在一些地區(qū)的基層單位當中,單位領導和基層檔案管理工作人員都缺乏對檔案管理的認識,這就造成檔案管理工作人員地位低下,工作缺乏積極性和主動性,這也潛在地影響了基層檔案管理的工作效率[4]。基層檔案會對單位內(nèi)的個人簡歷進行記錄,其中包含了工作人員的工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、獎懲記錄等等。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式深入人心,許多領導和工作人員無法及時轉(zhuǎn)變自身意識,受到了傳統(tǒng)檔案管理觀念的約束,沒有認識到信息化基層檔案管理的優(yōu)勢與前景,導致現(xiàn)代化的基層檔案管理工作無法順利開展進行[5]。

3.2 基層檔案管理團隊專業(yè)能力不足

從事基層團管理的工作人員需要具有較高的專業(yè)能力與知識儲備,在當前階段隨著信息化技術的發(fā)展,基層檔案管理模式也隨之不斷升級,這就對檔案管理工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求,應對其自身的素質(zhì)和技術進行持續(xù)的提升。然而,在現(xiàn)實的基層單位的檔案管理工作中,很多工作人員都達不到這一點。很多地方的基層部門因為對檔案工作不夠關注,不注重對檔案管理隊伍的管理和培訓,不能適應現(xiàn)代化發(fā)展的要求,不能適應檔案管理隊伍對經(jīng)費和裝備的要求。并且這些基層單位當中缺乏完善的檔案管理培訓與考核機制[6]。

3.3 基層檔案管理信息化發(fā)展速度過快

在當前階段基層檔案管理向信息化現(xiàn)代化檔案管理方向發(fā)展是必然趨勢,因此加快基層檔案管理方式轉(zhuǎn)變是十分必要的,可是一些地區(qū)的基層單位因為各種原因并沒有完善的信息化檔案管理方式,導致基層檔案管理方式轉(zhuǎn)變出現(xiàn)了問題,嚴重影響了檔案管理的時效性。除此之外,在檔案管理向信息化方向發(fā)展的同時存在著一定的安全隱患問題,由于一些單位和工作人員缺乏風險意識,導致工作人員在檔案管理過程當中未能及時進行風險防范,并且檔案管理部門并沒有完善健全的風險防范機制,這進一步造成基層檔案管理系統(tǒng)安全性大打折扣。并且在一些基層單位當中缺乏檔案管理相關的硬件設施與相關系統(tǒng),加之檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力具有一定差異,這也就造成了基層檔案管理工作效率低下[7]。

3.4 缺乏完善的基層檔案管理監(jiān)督機制

想要基層檔案管理工作能夠高質(zhì)量高效率的完成,相關工作人員需要健全完善當前的基層檔案管理監(jiān)督機制,這一機制能夠及時盡快的發(fā)現(xiàn)工作當中可能出現(xiàn)的問題及風險,在早期階段將問題風險解決可以很大程度降低單位的相關損失。但是在一些地區(qū)的基層部門當中并沒有專門的檔案管理監(jiān)督部門,此任務主要是由單位當中的檔案管理部門承擔,這大大降低了監(jiān)督的客觀性和公平公正性,一些工作人員為了自身利益會隱藏一些問題風險,導致檔案管理監(jiān)督失去了其作用。并且一些基層單位的檔案管理監(jiān)督僅僅是表面工作,并沒有將其確切落實在基層檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)當中,這就導致當管理工作出現(xiàn)問題時無法確切找到問題發(fā)生原因及問題環(huán)節(jié)。

3.5 基層檔案管理部門投入不足

在對許多基層單位進行調(diào)查后可以發(fā)現(xiàn),許多單位當中的基層檔案管理部門出現(xiàn)了投入和開發(fā)不足的問題,其主要原因有以下幾點:首先,上級部門缺乏對檔案管理方面的資金投入[8]。一般情況下基層單位會將絕大多數(shù)資金用于單位的施工建設當中,由于缺乏對檔案管理的重視,針對檔案管理部門進行補款時,并沒有給予足夠的資金支持,并且檔案管理部門缺乏完善科學的檔案管理機制,無法合理正確應用上級撥發(fā)的資金,一些檔案管理部門甚至沒有完善的檔案管理設施。其次,基層的管理部門缺乏人才投入。在當前階段專業(yè)檔案管理人員缺乏問題已經(jīng)十分嚴重,大量的人才流失導致基層檔案管理部門中嚴重缺乏專業(yè)人才,并且單位當中的檔案管理工作人員文化素養(yǎng)和專業(yè)能力水平良莠不齊,這直接影響到了檔案管理的效率和檔案保存的效果。

4 提高基層檔案管理時效性的建議

4.1 提高對基層檔案管理工作的重視程度

想要提高基層檔案管理的時效性,關鍵是要引起各級領導、職工對基層檔案工作的高度關注,從而使其更好地發(fā)揮作用。各部門要加強對基礎檔案管理的宣傳,讓各部門的員工了解到這項工作的重要性,提升檔案管理能力,讓各部門的員工都能主動加入到檔案管理的工作中來,促進各部門的檔案管理工作進行得更順暢,提升檔案管理工作的時效。另外,還需要健全完善當前的檔案管理監(jiān)督機制,從而督促檔案管理工作順利正常進行,盡量規(guī)避工作當中可能出現(xiàn)的風險。最后,單位內(nèi)的領導人員可以邀請相關專業(yè)人才對單位內(nèi)部員工進行檔案管理知識普及,進一步提升檔案管理工作人員的思想水平,創(chuàng)建良好的檔案管理氛圍,讓單位內(nèi)人人都能參與到檔案管理當中。

4.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團隊

目前,信息化的檔案管理工作對檔案管理團隊有了更高的要求和標準,這就要求單位培養(yǎng)創(chuàng)建更加專業(yè)化更加高水平的檔案管理團隊,確保單位內(nèi)的檔案管理具有先進性。首先,各部門要嚴格抓好隊伍的建設,健全部門內(nèi)部的檔案管理工作訓練體系,做好對檔案管理工作的日常檢查,以制定一套科學、行之有效的獎勵和懲罰機制,提升檔案管理工作隊伍的業(yè)務水平,并激發(fā)員工的工作熱情,培養(yǎng)其工作當中的責任意識,從而建設出優(yōu)秀專業(yè)的檔案管理團隊。

4.3 做好檔案管理軟硬件建設

在信息技術飛速發(fā)展的當今,檔案管理模式也出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變,信息化的檔案管理模式開始普及,為了盡快適應這一趨勢、提高檔案管理工作的時效性,就必須要做好檔案管理的軟硬件建設工作。首先,為了完成實體化檔案錄入工作,檔案管理部門需要具備鍵盤、計算機、掃描儀等專業(yè)硬件設施,從而保證實體檔案快速準確的錄入計算機當中。其次,檔案管理部門還需要具備檔案檢索相關軟件,從而提高檔案搜索查詢效率,高效進行檔案歸納分類。最后,檔案管理部門還需要確保檔案的網(wǎng)絡安全,避免網(wǎng)絡安全事故的出現(xiàn)造成檔案破壞遺失。

5 結(jié)語

總之,檔案管理工作在基層單位中發(fā)揮著非常重要的作用。基層的領導者們必須要加強自己對檔案工作的認識,從健全檔案管理機制,改進現(xiàn)有檔案管理工作模式,加強專業(yè)檔案隊伍的培養(yǎng)等方面入手為增強基層檔案館工作的實時性,加速了內(nèi)部檔案館工作的進度。