如何做好電子文件的檔案管理

陳惠林

(清流縣融媒體中心,福建 三明 365300)

0 引言

新時期文件管理系統越發趨向成熟化,與此同時,各領域的發展均涉及大量有價值的信息,這就需要對文件信息進行生命周期管理,更好的銜接文件與檔案之間的聯系。而在文件處理環節,必須要對檔案管理流程進行創新和優化,以此來提高檔案管理體系的科學性,通過代碼形式對不同載體上的文件進行記錄,之后借助電子設備讀取相關信息,整個過程會涉及到文件的傳輸與加密。電子文件與紙質版文件相比,優越性與傳閱性強,但電子文件容易受到光盤、硬盤、軟盤等傳輸載體的限制,為提高電子文件的安全性及保密性,需要更好的開展電子檔案全程管理工作,盡可能創新檔案管理模式,提高檔案管理效率。

1 電子檔案的優勢

1.1 方便快捷,資源共享

傳統多通過人力查閱檔案信息,不僅要花費大量的時間,而且需要付出諸多的人力勞動,而在信息時代背景下,可借助計算機建立交流共享平臺,即使處在不同時間不同地點依然能實現檔案資源的查閱。另外,電子檔案是集存儲、傳輸、查閱共享為一體的信息化模式,傳統檔案在歸檔過程中,一旦發現有缺失現象,就會在無形中增加工作難度與工作量,而電子檔案能很快的用計算機進行整理歸檔,以便于不同領域的人群查閱和共享,從根本上擺脫空間與時間方面的限制。

1.2 存儲量大,方便攜帶,長期保存

紙質版檔案很容易受到氧化劑、溫濕度環境的影響,進而發生氧化或水解反應,嚴重時字跡還會擴散,久而久之,還可能出現破損、丟失等現象。而隨著紙質版檔案的日益增多,配置足夠存儲空間已成為當前管理的難題,電子檔案能夠有效優化傳統檔案管理的空間問題,加之電子檔案體積輕、重量小,并且能夠長時間保存[1]。

1.3 保密性強

在傳統檔案管理工作中,若想查閱某個文件,需要將整卷檔案拿出來,之后從上到下依次查找,這樣一來,就可能為信息的外泄提供機會,而光盤或硬盤中的數字信息是無形的,只有借助計算機才能進行查閱、修改,并且要按照設置的權限和等級有目的的進行操作,無需打開與查閱內容不相關的其它文件,在很大程度上保障了檔案信息的安全。

1.4 提高檔案管理效率

傳統紙質的檔案管理工作人員需要借助人力完成歸檔、建檔、統計等相關工作,這樣一來,就會在很大程度上增加工作強度,降低檔案管理效率,管理人員要把諸多精力與時間花費于建檔、歸檔等相對基礎的工作上,而電子檔案則可有效減輕以上工作負擔,通過利用計算機在短時間內對文字和信息加以處理,既節約了人力勞動、節省了時間,也能有效提高檔案管理效率。

2 電子文件的整理與歸檔

2.1 整理

在開展電子文件整理工作時,一般主要做好以下兩方面內容:一方面,要按照電子檔案的管理標準完成文件分類、組合等相關工作,使各類零散且雜亂的磁性載體處于一種整齊且有序的狀態。在開展檔案整理工作的過程中,著錄標引占據了舉足輕重的地位,其質量的好壞更是影響檔案管理效果[2]。另一方面,完成電子文件的分類及編號工作后,由于電子文件類型多種多樣,要按照不同類型分別管理、科學分類,同時,分類編號方案的制定要與電子文件內容和單位的專業相符,對不同類型的電子文件進行劃分,確保每一類型電子文件有其固定的標碼,之后做好文件的登記工作。

2.2 歸檔

在開展電子文件歸檔工作的過程中,既要求歸檔內容具有真實完整性,又要按照各階段的規定完成鑒定積累工作,對于軟硬件環境要與電子文件歸檔要求相符,同時保障文件格式的通用性。此外,整理后的電子文件要存于光介質上,并通過數據壓縮刻在磁光介質上,在其它網絡環境下備份電子文件,之后完成文件的歸檔工作,最終存儲于光介質上。

3 電子檔案管理面臨的主要問題

由于電子檔案管理工作處于初級發展階段,難以避免會受到些許不利因素的影響和制約,綜合來看當前電子檔案管理現狀,其管理問題主要體現在以下幾個方面。

3.1 檔案管理體系不健全

有調查顯示,各企業、單位在制定檔案管理體系的過程中,仍存在一定的不足和問題,追根究底,未根據各單位和企業的發展優勢建立檔案管理組織與制度,整體的管理工作缺乏創新性和獨立性,在以上情況下,檔案管理工作的深入開展就會受到重重阻礙[3]。雖然大部分單位都建立了檔案管理系統,但是整個管理工作趨于形式化,管理效率不高,缺乏健全完善的檔案管理組織,在檔案集中管理與保密過程中面臨較為嚴峻的安全問題,同時也加大了檔案管理人員的工作難度。

3.2 檔案管理人員缺乏良好的認知

受到檔案管理人員綜合素質、教育水平、專業能力與年齡等多方面因素的影響,檔案管理效果參差不齊,具體來講,在實際檔案管理環節,并未根據時代發展現狀轉變檔案管理模式,但管理手段缺乏創新性,加之檔案管理人員專業能力欠缺,在很大程度上影響了檔案管理的時效性,在檔案收集、整理與分類過程中仍存在較大的缺陷與不足[4]。

4 電子檔案管理問題的應對策略

4.1 構建電子文件檔案全程管理體系

在開展電子檔案管理工作的過程中,全程管理作為一種新型管理模式,是以電子檔案邏輯為起點而采取的精細化管理方式,以區塊鏈技術為準則,打造不同區塊的電子檔案,而且每個區塊均能夠在電子檔案管理過程中加以控制,與此同時,詳細且準確的記錄各區塊之間的批改意見及信息變更流程,并將信息完整存儲于整個區塊之中,最后生成區塊哈希值。另外,每兩個相互關聯的區塊,均能夠有效追溯并開展全程控制管理工作,使電子檔案與數據信息融合為一體。在傳輸電子文件信息的過程中,能夠對批改意見與結果等信息起到固化性作用,最終形成無法被外界修改的靜態源數據,這樣一來,就能有效提高電子檔案管理的真實性及有效性,保障電子檔案的安全性。

4.2 強化管理人員的保護意識

電子檔案具備多樣化、多種化及復雜性等特點,在實際檔案管理過程中,一定要強化檔案管理人員的管理意識,使其思想實現由傳統到現代化的轉變,明確認識到檔案管理工作的重要性[5]。另外,可通過專業培訓強化管理人員的專業能力與技術水平,確保檔案管理人員能夠勝任電子檔案的管理工作。為使電子檔案信息得到最大限度的利用,提高電子檔案的安全性與可靠性很是關鍵,要培養檔案管理人員具備一定的責任意識,秉承認真負責的工作態度,逐步提高檔案管理效果。

4.3 提升檔案管理存證的有效性

綜合來看現階段的法律體系,無論是紙質檔案還是電子檔案,其保存與憑證價值均有一致性,其中電子印章及簽名作為防偽的首要技術之一,必不可少數字證書的積極性作用。在實際檔案管理過程中,通過利用區塊鏈技術加以創新,能夠統一不同節點的權限內容,進一步完成相關數據的存儲及記錄工作,同時也能保證各節點及時更新,不斷提高電子檔案管理效率。區塊鏈技術的應用,既能在整個檔案管理系統中起到共識作用,也能夠以點帶面的實現信息共享,因此,需進一步完成檔案數據的核實及分析工作,確保每個檔案信息安全無誤。不僅如此,在每個節點上利用分布式儲存技術,能夠保障各項數據的安全性,如其中一個節點受到損壞或攻擊,其它節點仍然能夠完整備份且提供信息數據,進而增強電子檔案存證的有效性。

4.4 打造自動化檔案管理服務

區塊鏈技術的作用優勢主要表現在電子檔案系統融合后自動化服務體系方面,通過應用區塊鏈技術,管理人員能夠對電子檔案元數據進行預先設置,再將各個信息分布到每個節點內,一旦有用戶需要查詢或采集信息時,即可通過輸入工作號等信息在短時間內調取預設事件,要在自動化服務過程中即可自動完成電子檔案的下載、打印等操作,這一自動化模式能夠在很大程度上監督、運行并管理電子檔案系統,不需額外的人員輸入和監督,促使檔案管理由制度向技術方面轉型,不斷提高電子檔案管理系統的運行效率[6]。

4.5 營造數據分權管理體系

紙質版檔案和電子檔案的內容具有相同性,電子檔案也要分為不同的類型,尤其在智能管理過程中,要有針對性的對部分隱私信息或重要信息進行有效分類,具體區塊應根據實際數據內容進行劃分,一般包括以下三種類型:第一,公有鏈。并不涉及相關人員的信息,是一種能夠滿足不同人民群眾實際需求的共享電子檔案。第二,私有鏈。主要包括一些個人或機關的保密性信息。第三,聯盟鏈。像銀行一樣,為相關人員提供一些固定信息管理服務,通過對指定范圍內的信息進行共享,盡可能減少外界對信息數據的干擾和影響。

5 電子檔案管理過程中區塊鏈技術的應用

首先,為進一步滿足新世紀電子檔案管理需求,就要做到技術方面的革新與發展,通過應用區塊鏈技術,大大提高電子檔案管理的安全性及有效性,一般會涉及到智能合約,逐漸增強檔案管理工作的透明度,同時,搭配加密算法,使檔案管理模式具備完整性,最終起到以點帶面的作用,同時也能在不改變文件本身的基礎上,提高數據傳輸的安全性,為檔案管理建造完善的數據存儲庫,通過全網式的備份和保存降低數據丟失概率,并且有效抵御外部的侵入,以滿足不同電子文件的管理需求[7]。其次,區塊鏈技術是打造自動化管理系統的主要技術之一,不僅僅能夠優化電子檔案管理流程,提高管理效率,而且能夠為其打造完整的管理鏈條,節約不必要成本的輸出。在數據共享與關聯的過程中,每一節點打造良好的維護和監管體系,多方主體共同參與進來,營造一種安全可靠的管理平臺。最后,區塊鏈技術推動了檔案管理制度的創新與發展,使檔案管理大環境由制度向技術方面轉型,依法依規對現有檔案管理法進行健全完善,確保檔案管理工作的規范化發展。

6 結語

綜上所述,當前電子檔案管理工作仍存在一定的缺陷和不足,需在信息技術的幫助與作用下實現智能化管理。區塊鏈技術作為智能化管理的主要內容之一,不僅承載著信息安全與共享等責任和義務,而且在很大程度上決定電子檔案的管理效率與管理質量,基于此,有關機構就要強化區塊鏈技術的研究力度,打造與新時期電子檔案管理模式相符的技術方案,這樣一來,既能推進檔案管理工作的創新和發展,也能從根本上凸顯電子檔案的作用與價值。