大數據背景下自然資源和規劃檔案信息化建設幾點思考

陳海文 邱玉霞 王藝凝

摘 要：自然資源和規劃檔案包括自然資源和規劃管理工作過程中形成的歷史憑證、法律文書。近年來，日照市自然資源和規劃局高度重視自然資源和規劃檔案工作，建立了主要領導親自抓、分管領導靠上抓、檔案人員具體抓的管理體制，進一步修訂和完善了文件材料歸檔制度，不斷加大對檔案管理工作的資金投入，強化自然資源和規劃檔案工作人員培訓，全面完成了自然資源和規劃檔案數字化，使系統檔案逐步進入現代化管理軌道。

關鍵詞：自然資源和規劃；檔案管理；信息化建設

自然資源系統的專業檔案比較多，特別是不動產、土地規劃、地籍管理、土地供應等資料，是各項工作的真實記錄，具有很高的利用價值、憑證價值和法律效力，對于加強自然資源管理、提升城市規劃水平具有不可替代的獨特作用。近年來，日照市自然資源和規劃局嚴格按照上級的要求對檔案進行整理歸檔，加快檔案數字化步伐，推動檔案工作進入信息化快車道。日照市自然資源和規劃局檔案室成功晉升為省特級檔案室，帶動全市自然資源和規劃檔案工作水平實現整體提升。

1 日照市自然資源檔案信息化建設主要做法

1.1 高度重視檔案信息化建設，完善管理制度

日照市自然資源和規劃局一直致力于提高各類業務信息化水平。通過不斷強化檔案硬件設施建設，完善檔案管理制度建設，設置市自然資源數據中心、綜合業務審批系統、檔案管理系統，切實將自然資源和規劃檔案工作擺上重要議事日程。一是拓展檔案廣度。日照市自然資源和規劃局檔案室設立于1995年，現配備專職檔案人員4人，配有1間辦公室、1間閱卷室、3間庫房，總面積達320平方米，室藏檔案共674456卷。為加強組織管理，日照市自然資源和規劃局成立檔案工作領導小組，形成主要領導親自過問、分管領導直接負責、各職能科室協助配合的檔案管理網絡。局黨組每年對檔案工作進行研究和部署，保證檔案工作的正常進行，特別是檔案升級工作，更是列入工作計劃，使升級工作有布置、有要求、有檢查，切實把檔案管理落到實處。二是打造管理網絡。在全市85個鄉鎮自然資源所均設置檔案崗，配備一至二名檔案員，不斷夯實檔案基層基礎，厚植檔案安全屏障、提升檔案隊伍素能、加大檔案供給力度、拓展檔案服務廣度，在點線面上都有亮點、有突破，在全系統全面形成橫到邊、縱到底的檔案管理網絡，實現緊密配合、協調作戰、齊抓共管的檔案管理工作格局。三是加強制度建設。針對檔案管理晉升為省特級的實際需要，日照市自然資源和規劃局根據《檔案法》和《機關檔案管理規定》等法律、標準，結合工作實際，修訂完善文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統計、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記、檔案數字化管理等15項制度，牢固樹立全系統“一盤棋”思想，在機構改革過程中確保檔案工作不斷檔、更規范，有力地促進了檔案工作制度化。

1.2 強化資金保障，推動檔案信息化建設

日照市自然資源和規劃局不斷加大對檔案管理工作的資金投入，搞好自然資源和規劃檔案工作人員培訓，全面完成自然資源和規劃檔案數字化。一是經費投入到位。經費投入是檔案管理工作的基礎。近年來，日照市自然資源和規劃局在工作經費非常緊張的情況下，積極爭取財政支持，累計投資200余萬元，配備檔案密集架89列，安裝集探測報警、圖像監控和控制管護于一體的多功能智能管理系統。同時，購進電腦、全自動溫濕度記錄儀、二氧化碳滅火器等先進設備，強化檔案實體管控，確保了檔案安全。二是業務培訓到位。結合自然資源和規劃系統“完善體制、提高素質”“規范化建設年”“五個建設”“作風建設年”活動，在集中培訓的基礎上，日照市自然資源和規劃局充分利用周五學習的時間，持續加強對檔案員的教育培訓，及時更新檔案員的業務知識。開展檔案業務建設評價工作，實現了“以評促建、以評促改”，不斷夯實檔案業務基礎。通過學習培訓、知識競答、檔案業務評價、現場操作比武等形式，學習檔案法律法規、檔案業務基本功、計算機應用能力等內容，有效提高了全體檔案工作者綜合素質。三是實施以點帶面。為使基層單位檔案工作更加規劃，采取了“培育試點、提煉經驗、總結推廣”的方法。在試點建設方面，選取檔案工作基礎較好的莒縣店子集自然資源所進行指導，協助整理檔案，對各項檔案進行集中整理、分類、立卷、歸檔、裝訂、編目。召開檔案管理現場會，現場觀摩學習成功做好，受到與會領導的充分肯定?，F場會結束后，及時總結試點經驗，結合自然資源和規劃檔案工作的實際，制定下發《基層自然資源所檔案立卷歸檔規范》，并組織各基層所檔案員到試點所參觀，學習經驗，推動檔案管理工作規范有序開展。同時，市局、縣局檔案室人員及時到各所協助、指導，建立《檔案檢查臺帳》，明確時限，及時整改，逐一消號，全局檔案管理工作整體水平有了很大的提高。截止目前，全市自然資源和規劃系統已有85個所的檔案全部整理結束，共整理基層所檔案17萬余卷（件）。四是加強信息化建設。在做好檔案實體管理的同時，日照市自然資源和規劃局結合業務實際，購買自然資源和規劃檔案管理軟件，成功建成數據交互與共享于一體的數字檔案管理系統，制定自然資源各類檔案數字化工作標準，有效推動檔案信息化建設，為全市自然資源系統檔案互聯互通打下基礎。例如：市國土空間數據中心把檔案利用服務平臺搬到大集上，進一步增強廣大農村群眾的檔案獲得感。數字化檔案管理信息數據庫的建立，極大地提高自然資源和規劃檔案的管理高效性、查閱便捷性、安全保密性，檔案管理服務水平實現質的提升。

1.3 完善管理機制，提高檔案管理水平

管好用好檔案資源，目的是服務大局、服務群眾。為進一步提高基層單位檔案工作規范化水平，推動全系統檔案工作規范化建設，日照市自然資源和規劃局切實做到“一個強化、兩個把關、三個到位”。 一是做到“一個強化”。強化檔案工作職責，在所屬各單位設置檔案崗，明確檔案人員的崗位責任，將檔案工作責任落實到人，做到定人員、定任務、定時間、定質量。加強指導，嚴格監督，認真考核、兌現獎懲，確保各項任務落到實處，對于歸檔文件材料收集不全，檔案整理不規范的，追究有關人員責任，年度內單位和個人取消評先樹優資格；二是做到“兩個把關”。一方面把好文件材料收集齊全完整關，做好文件材料收集整理工作，確保所有文件材料應歸盡歸，持續推進檔案的歸集、移交、進館等工作，認真收集整理，強化質量管控。在做好紙質檔案整理的同時，同步做好電子文件歸檔工作，確保規范有序，為檔案的利用奠定堅實基礎。另一方面把好案卷質量關，按照“分類準確、編排有序、目錄規范、裝訂整齊”的標準，每個案卷要求做到“全、細、準、美”（“全”指檔案材料的收集上要全，“細”指在鑒定上要細，“準”指在分類上要準，“美”指在裝訂上力求美觀）。三是做到“三個到位”。首先是認識到位，通過宣傳引導，形成共識，認識到檔案是自然資源和規劃管理工作中形成的真實記錄，檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業，是自然資源和規劃的基礎工作之一。檔案管理的好壞，是一個單位綜合管理水平的體現，是各項工作必不可少的重要環節。其次是收集整理到位，為使檔案達到數量充足、門類齊全的檔案管理標準，把歸檔制度編入《日照市自然資源和規劃管理應知應會》一書，使全體職工自覺參與到檔案管理當中，強化了全員檔案意識，確保檔案的齊全完整。在集中整理過程中，加強業務指導，本著“認真規范當前，集中整改過去”的原則，加強對自然資源和規劃檔案的規范化管理，改變不規范的操作和做法，使自然資源和規劃檔案工作規范有序。再次是服務到位，從檔案工作的實際出發，積極轉變作風，變被動服務為主動服務，努力拓寬服務領域，提高服務水平，不斷增強服務的主動性和針對性，在確定土地權屬、解決土地糾紛、農業結構調整、土地開發復墾、城區開發及建設社會主義新農村等方面提供大量翔實的資料，充分發揮了檔案工作的服務力。

1.4 做好開發利用，提供優質利用服務

檔案管理的目的在于服務，搞好檔案信息的開發利用，是實現檔案自身價值的唯一途徑。近年來，日照市自然資源和規劃局充分發揮自然資源和規劃檔案為領導決策服務，為調處土地糾紛服務，為經濟建設服務，為土地市場服務，為礦業發展服務的功能，始終把檔案社會利用作為一項特殊任務列入重要議事日程，取得明顯成效。

如2020年初開始，日照市人民政府開始在全縣范圍內編制“十四五”規劃，必須編制《農業發展規劃》《林業發展規劃》《水利建設規劃》《城鎮發展規劃》《交通發展規劃》《土地利用總體規劃》等專項規劃，作為重大決策，需要進行大量的圖件測繪編制工作。各類圖件測繪是一項比較復雜而艱苦的工作，不僅需要常規測繪，而且需要大量的野外調查，需要投入大量的人力、物力、財力，并且技術要求嚴格。如果請專業部門測繪，需要投入大量的資金。通過利用日照市自然資源和規劃局檔案室提供的《土地利用現狀圖》進行各類規劃的編制，不僅精度高，而且節省費用220多萬元資金，縮短了工作時間，取得良好的經濟效益和社會效益。

再如莒縣基本農田土地整理項目，技術人員和檔案人員共同查閱大量的檔案資料，檔案室提供該項目原始資料檔案共計160卷，同步對涉及本次調查所形成和使用的有關文件、基礎數據、成果資料、地形圖、現狀圖、規劃圖、價格資料、權屬證明材料，以及收集的有關部門資料及時進行分類歸檔，建立文件、會議紀要、統計分析資料、圖件資料、圖像影片、成果應用的檔案120卷，保證該項目的順利進行。該項目完成以后，共新增耕地199.70公頃，按照原種植結構種植，可實現年小麥新增產3.74萬元，玉米新增產71.28萬元，花生新增產111.34萬元。新增耕地實現年收入236.36萬元。

據統計，三年來，日照市自然資料和規劃局檔案室共接待服務對象24896人次，查閱檔案資料39783卷（件），利用檔案解決土地礦產糾紛623起（其中宅基地328起），檔案利用率達36%，產生經濟效益近百萬元，有效地服務了經濟社會發展，受到社會各界的一致好評。

2 自然資源檔案信息化建設存在的問題

2.1 檔案利用程度較低，服務模式單一

近年來，日照市自然資源和規劃局檔案室先后參與國家環保督查、全國文明城市創建、脫貧攻堅、全市土地供應等檔案服務工作，但大多為被動性參與，主動性服務意識不強，服務大局的主動性有待提高。同時，為社會大眾主動提供便民化、多樣化服務模式較少，檔案服務社會大眾成效不夠好。

2.2 檔案信息化水平不高，發展不均衡

當前全市自然資源和規劃系統整體檔案信息化、數字化水平不夠高，電子檔案收集、整理、保管不夠規范。檔案信息化發展的短板是在各區縣局和鄉鎮土地所，個別區縣局的檔案室館藏檔案數字化還不到10%。同時，鄉鎮土地所的檔案管理工作起步比較晚，相關工作方式也還處在發展的初級階段。

2.3 對檔案管理工作重視程度不夠

當前普遍存在檔案維護費用投入不足的問題，制約自然資源和規劃檔案事業的發展。同時，縣、鄉層面對自然資源和規劃檔案管理重視程度不夠，檔案管理觀念落后，專業人才缺乏。在傳統的檔案管理理念中，檔案工作只是把文件封存，不能隨意翻閱、外借，以免在使用中丟失、損毀。在文件材料收集方面，只注重單位下發的“紅頭文件”和“中央下發”的政策文件，“民生”方面的“文件”卻很少。很多縣、鄉自然資源和規劃檔案管理員在工作中大多是被動等待資料上門，沒有自覺地搜集、整理資料的概念，這一傳統觀念在新時期對檔案管理工作產生了滯后作用。

3 自然資源檔案信息化建設相關意見建議

3.1 加大自然資源和規劃檔案利用力度

自然資源和規劃檔案不僅要管好，更要用好，管理是手段，利用是目的。應當找準自然資源和規劃檔案工作服務全市和社會的切入點和突破口，為各項事業發展提供歷史的真實檔案資料，以寬廣的視野審視自然資源和規劃檔案惠民助企工作。找準自然資源和規劃檔案與人民群眾、市場主體現實需求的結合點，在不動產、土地規劃、地籍管理、土地供應等方面強化制度供給和便民服務。比如，在民生建設方面，進一步完善土地規劃、精準扶貧、鄉村振興等各個方面的檔案管理服務，使檔案工作贏得廣大群眾及各類市場主體的更多“點贊”。加快推動實現服務信息化、流程便捷化、方式多樣化，切實提升服務群眾效能，推行市、縣、區自然資源和規劃檔案部門開展“異地查檔、跨區域服務”“網上查檔全天候”“預約查檔無假日”等活動，發揚和改進檔案服務模式，讓自然資源和規劃檔案工作惠及更多人民群眾。

3.2 加快自然資源和規劃檔案信息化建設進度

隨著信息化進程的推進，人民的生活發生了巨大的變化，傳統的紙質檔案逐漸被網上的電子信息所取代，網上查詢政府信息和工作進展，已成為當前民生工作中的一個重要渠道，信息化以成為檔案事業轉型發展的主要推手。市自然資源和規劃局作為一個重要行政部門要抓住智慧城市、數字機關建設機遇，盡快融入全市信息化總體格局，開啟“規劃提檔”新征程，以信息化賦能自然資源和規劃檔案工作，持續推進“存量檔案數字化”，積極實施“增量檔案電子化”，提高電子檔案在自然資源和規劃檔案資源體系中的占比。繼續推動自然資源和規劃領域“微改革”“微創新”成果應用，實現市、縣、鄉區域共享和跨地區查詢“一鍵通”，讓廣大群眾和企業感受到更多實實在在的檔案溫度。

3.3 加強對自然資源和規劃檔案工作的領導

習近平總書記在對檔案工作的重要批示中強調“加強黨對檔案工作的領導”，這是做好新時代檔案工作的根本遵循。各級自然資源和規劃檔案部門應當把檔案工作納入單位工作的重要內容，與各項工作一體謀劃、一體部署、一體推進，把檔案工作納入綜合績效考核范疇和督查事項，“一把手”應當親自抓，親自管，及時研究解決檔案工作中遇到的困難和問題。注重與組織、編制、發改、財政、人社等部門的聯系溝通，爭取在隊伍建設、機構設置、人員選配、經費保障、信息化建設等方面向檔案工作傾斜。科學合理核定檔案維護費用，特別是切實保障文件材料收集、檔案信息化和館庫建設等方面的經費需要，切實把檔案工作所需硬件、經費等納入制度化軌道。加強檔案工作人員的政治能力和業務能力建設，加大教育培訓力度，弘揚工匠精神。科學核定人員編制方案，選優配強檔案干部，建立檔案人才專家庫，為檔案工作提供人才支撐。

（作者單位：日照市自然資源和規劃局 日照黃海明珠廣場置業有限公司）