學校會計檔案管理的有效實施對策研究

徐靜 燕雪

摘要：學校會計檔案是指學校在進行財務管理和會計核算等活動中所持有的書面材料和會計憑證，是學校的重要檔案，關系著學校的一切財務進賬或支出等會計活動。所以，在學校的管理體系中，會計檔案管理是相當重要的一項工作，學校在管理過程中一定要樹立正確的管理意識，加強管理人員的責任意識，制定周密詳細的會計檔案管理制度，提升管理人員的專業能力，加強管理團隊的職業培訓，促進學校會計檔案管理工作形成管理閉環，通過組織管理人員學習先進的會計檔案管理理念促進會計文件立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等流程制度的建立，加強對于會計工作人員和檔案管理人員的監督，保證會計檔案的妥善保管、有序存放和隨時查閱。

關鍵詞：學校；會計襠案管理；現狀；實施對策

引言

我國《會計法》規定，“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定。”也就是說，學校對于本單位的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他相關資料具有妥善管理、存放、整理的責任，要聘請專業的會計工作人員對上述資料進行整理、歸檔、保管，確保會計信息的準確性和會計資料的完備性。《會計檔案管理辦法》中針對學校會計檔案下了一個明確的定義，即“學校會計檔案是指學校在財務管理和會計核算活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬表和財務報告等會計核算專業資料”。學校會計檔案管理也就是對上述資料進行歸檔整理、妥善管理，保證學校在工作過程中的每一筆支出和進賬都有跡可循、有料所依。

1 學校會計檔案管理相關概述

1.1 會計檔案的定義

會計檔案指的是與會計相關的資料，比如說會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料等，都屬于會計檔案內容。會計檔案是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據，屬于單位重要資料，與企業經濟發展有重要關系。可以說會計檔案是檢查企事業單位過去經濟活動的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。因為會計檔案會對企業經濟相關決策產生一定影響，所以在必須要重視相關問題處理[1]。通俗一點來說，會計檔案就是狹義層面上的相關會計文件，在個人或單位的財務進賬或支出過程中產生的紙質資料，因其具有的會計價值被整理起來，歸檔到同一個檔案袋中，就形成了會計檔案。會計檔案可以很好的反應出一個企業發展情況與過程，比如說企業是否存在違法行為，會計資料是否存在舞弊等，都可以通過會計檔案查詢得知。此外，會計檔案還可以為國家和單位提供詳細的經濟信息，為國家制定宏觀經濟政策和單位作出經營決策提供參考。所以任何企業都應重視會計檔案相關問題解決。

1.2 會計檔案的價值與功能

謝倫伯格（Schllenberg）提出：檔案的價值可以劃分為主要價值和次要價值兩種不同的層次的功能價值。而會計檔案本就屬于檔案的特別形式之一，是指會計管理人員在財務往來過程中整理、歸檔形成的一種檔案，自然也具有主要價值和次要價值，在對財務分析、會計管理的過程中也發揮著不同程度的功能和作用。首先是行政價值。行政價值主要是指會計檔案可以用來支持檔案產生者持續進行行政事務的價值，也就是說會計檔案的作用不是即時性的，而是長期性的，它能夠在后期的行政工作中持續發揮作用，促進行政工作的推進，能夠給會計檔案使用人員提供一定的參考價值，讓財務主管人員和行政管理人員能夠在檔案的基礎上進行決策，大大提升行政部門工作效率。其次是法律價值，會計檔案不僅能給行政工作提供便利，還能在個人或單位產生法律糾紛時提供法律依據，根據檔案中記錄的流水、經濟往來和收入支出，綜合分析企業或者是個人的經濟能力，提供有效的會計檔案作為證據，保障自身合法權益不受侵犯。最后是財務價值，也是會計檔案的本質價值，會計檔案的有效管理不僅可以建立完善的財務信息管理制度，還能提升企業或是個人的可信度，與其他人或其他企業之間建立良好的經濟往來關系，促進個人或是單位的經濟發展。會計檔案的次要價值主要是指證據價值、信息價值、備份價值等，將會計資料、經濟往來記錄在冊、等級整理、歸檔管理，不僅能夠以備不時之需，還能在復盤檔案的過程中發現自身不足，及時調整會計檔案管理方案，促進會計檔案管理工作的規范化、系統化和體系化，充分發揮會計檔案的經濟決策參考作用、經濟事項憑證作用和史料研究作用。

1.3 學校會計檔案管理

根據資料，學校會計檔案管理內容包括： 1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、經濟往來憑證、其他憑證；2.會計賬簿類：總賬、經濟流水賬、固定資產賬、其他會計賬簿；3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、和其他財務報告。除此之外，學校會計檔案管理還包括應該存檔的有關資料或數據等。總之，會計信息錯綜復雜，學校會計檔案的管理工作煩冗而瑣碎，學校應當意識到傳統會計檔案管理過程中的誤區，通過聘請專業的會計檔案管理人員，提升會計檔案管理團隊的專業性，提升會計檔案管理水平，為學校清晰、準確的經濟交易提供明確具體的檔案記錄，促進學校管理水平的提升。

2 學校會計檔案管理的現狀分析

2.1 會計檔案管理制度滯后，無法滿足現代化管理要求

隨著時代的發展，傳統的學校會計檔案管理制度已經不適應當前的會計檔案管理工作，但是學校管理人員仍然沒有意識到這一問題，依舊沿用傳統的制度方法對學校會計檔案進行管理，導致目前大部分學校的會計檔案管理制度相對滯后，不能完全滿足當前學校會計檔案管理現代化的要求。2011年頒布的《會計檔案管理辦法》指出，會計檔案管理的對象主要是針對較為傳統的會計憑證、會計賬簿、會計報表等紙質版會計資料。但隨著近些年來我國的飛速發展，科技領域、教育領域和人們的生活已經可以說是發生了天翻地覆的變化，尤其是隨著信息技術的發展，互聯網、云計算等信息化技術已經被熟練地運用到我國的學校會計檔案管理工作中，在一定程度上推動了我國會計檔案管理工作的信息化和智能化。目前我國大部分學校都已經基本實現了會計電算化，在信息化管理設備和良好互連網絡的有力支撐下產生了大量的以電子文檔、程序文件、數據庫、備份文件等為信息載體的新會計檔案，這也是我國會計檔案管理工作的一大發展和進步。但是會計檔案在不斷向前發展，學校管理制度卻依舊止步不前，學校也沒有意識到二者之間的差距在不斷拉大，沒有制定、出臺相應的管理辦法，導致電子會計檔案在管理過程中經常會出現各種各樣的問題，譬如管理人員不熟悉電腦操作、會計信息搜集不全、會計資料散落在不同的經辦人手中等，嚴重影響了學校會計檔案管理工作的有效推進，影響了學校的綜合發展。所以，學校應當及時注意到這一現狀，積極采取相關政策對自身管理制度進行優化更新，還要根據《中華人民共和國會計法》第十五條規定：“會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料。應當按照國家有關規定建立檔案，妥善保管。”完善自身會計檔案管理制度，提高會計檔案管理人員的信息化水平，讓電子化的會計信息也能夠被準確無誤地被收集、整理、歸檔、收納，通過規范的規章制度加強會計檔案管理人員的培訓，確保學校會計檔案工作能夠科學、有序開展，保障學校會計檔案的安全性、隱私性和完整性[2]。

2.2 管理人員專業素養較低，缺乏相關管理經驗

從管理人員的層次來看，大部分學校對于會計檔案管理工作的重視程度仍然有待進一步提升，由于學校的不重視，在招聘過程中忽略了管理人員的專業性，降低了對于學校會計檔案管理人員的能力要求，導致管理人員自身也沒有樹立起一定的責任意識在工作過程中出現管理意識模糊和專業素養較低的問題。結合實際情況來看，學校在招聘財務管理人員時的首要條件是應聘人員的學歷，卻忽略了更為重要的管理經驗，這就導致學校的財務管理人員雖然具有較高學歷水平，但是在工作過程中由于只掌握了理論知識而沒有一定的實踐經驗，就會出現部分工作人員工作意識不堅定，對會計檔案管理的重要性認識不夠，缺乏會計檔案整理的工作經驗， 難以保證檔案資料的安全性和完整性等問題，最終導致學校會計檔案嚴重失真，會計檔案管理工作也失去了原本的意義。所以，學校在招聘會計檔案管理人員時，一定要注意從各方面靠考察應聘人員的專業性和可靠性，既要具備充分的理論知識儲備，還應當要求一定的社會實踐經驗，最重要的是要具有正確的會計檔案管理意識，要認識到會計檔案管理工作的重要性，還要組織專業的培訓活動提升在職人員的政治素質和業務水平，提高學校會計檔案的管理水平。

3 優化學校會計檔案管理的實施對策

3.1 轉變傳統管理思想，提高管理人員的大局意識

學校會計檔案管理工作難以發揮真正效用的根本原因在于學校自身對于會計檔案管理工作的認識存在偏差，會計檔案管理人員的工作意識也有待加強。思想認識是指導人們實踐活動的理論基礎，所以只有讓學校領導和會計檔案管理人員從思想上認識到自己的錯誤，在認知層面真正對會計檔案管理工作改觀，才能實現學校會計檔案管理工作的優化創新，促進學校管理水平的整體提升。

例如，首先要轉變學校領導者的思想認識，這就需要社會、政府等多領域的人員加大宣傳力度，利用各類專欄和報紙媒體，或者是組織領導參與會計檔案管理工作的相關會議或培訓，讓學校領導充分認識到會計檔案管理的重要性，從而在工作安排中不斷完善會計檔案管理的相關工作。其次是管理團隊層面，只有所有的會計檔案管理人員都齊心協力、團結一心，才能保障會計檔案管理工作的有效推進，所以在人才的選擇、培訓、指導和獎勵等方面，學校領導要基于團隊一體化的視角進行人員管理，充分發揮團隊作用，激發學校會計檔案管理人員的工作熱情，提高管理人員的大局意識，促進學校會計檔案管理水平的提升。

3.2 引進現代化信息技術，實現會計檔案管理信息化建設

現代信息技術在教育領域的影響已經逐漸由教育層面深入到了管理層面，在學校會計檔案管理過程中借助現代化信息技術不僅能夠將紙質檔案的信息進行電子錄入并保存，保障會計資料的永久性存放，還能通過設置防火墻、隱私密碼等措施加強會計檔案管理，大大增加會計檔案管理信息的安全性。所以，除了提高會計檔案管理人員的專業水平，信息技術水平的發展也是極其重要的一環，學校領導要加強對于會計檔案管理人員的信息技能培訓，提升管理人員的信息技術水平，推動會計檔案管理工作的信息化建設[3]。

例如，除了對紙質化會計資料進行收集、整理、歸檔，信息化時代的到來必然會產生信息化的會計資料，管理人員要熟練利用電子軟件將電子化會計信息記錄在冊，避免最后記錄資料的不完全；會計檔案管理人員還可以借助互聯網建立專門的會計資料庫，將不同類型、不同部門、不同時期的會計資料分門別（下接第77頁）

（上接第63頁）類的存放在電子資源庫中，在后續復查、查找的過程中也能省時省力，讓會計檔案管理工作更加高效，提升會計檔案的管理發展水平，還可以為學校提供及時、準確的資源信息。

3.3提升管理人員專業素養，健全會計檔案管理體系

會計檔案管理整體來說專業性較強、工作較為瑣碎且頗具復雜性。因此，會計檔案管理工作就對管理人員的專業能力提出了一定的要求，首先學校會計檔案管理人員必須嚴格遵守學校的規章制度，這也是會計檔案管理工作能夠有效推進的前提保障，其次是學校會計檔案管理人員的專業素質必須過硬，才能夠迅速、準確地將大量會計資料分門別類、準確無誤地進行歸檔整理

例如，在觀念層面，學校會計檔案管理人員必須隨時保持虛心學習的態度，保證自身管理理念的現代化和先進化，其次就是會計檔案管理人員的專業知識和技術能力的培養，學校可以聘請高校的檔案管理學教授為會計檔案管理人員進行專業培訓，增強學校會計檔案管理人員的業務技能，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損和泄密，加強學校會計檔案管理工作的有效性。

結束語

綜上所述，學校會計檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，也是學校財務管理工作的最后一個環節，它的作用不容忽視。在傳統學校管理觀念下，學校會計檔案管理工作沒有引起管理人員的關注和重視，影響到了學校整個財務管理工作的工作質量和管理水平。所以，隨著時代的進步，學校必須認識到經濟發展現狀和自身在會計檔案管理工作中存在的漏洞，提高管理人員的專業水平和管理意識，加強對于學校會計檔案管理工作的有力監督，促進學校會計檔案管理工作的順利開展和有效推進。

參考文獻

[1]張玉雁.推進中職學校電子會計檔案管理工作有效路徑探究[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2021（00）：305-308.

[2]茍于泉，謝巖清，郭宏宇，叢培卓，王剛，王東.電子會計憑證應用研究——以高校財務管理為例[J].沈陽大學學報（社會科學版），2021，23（04）：410-415.

[3]羅慧.試論高校會計檔案信息化管理工作的評價體系——基于社會網絡視角[J].當代會計，2019（03）：109-111.

（作者單位：長春財經學院）