事業單位會計檔案電子化管理現狀與優化策略

任榆琴

摘 要：事業單位會計檔案電子化管理符合檔案高質量發展的要求，對于提高事業單位會計檔案利用效率具有積極意義。但目前會計檔案電子化管理成本較高，且存在一定安全隱患，檔案人員專業水平和勝任力有待提升。為改善這一現狀，有序推進會計檔案電子化管理，應探索自上而下的推廣模式，減少電子化管理成本，同時在技術更新和人員隊伍建設方面為檔案電子化提供全方位支持。

關鍵詞：事業單位；會計檔案；電子化管理；管理標準；勝任力

數字信息技術與事業單位會計檔案管理工作的深度融合，對于會計檔案管理既是機遇，也是挑戰。一方面，數字化、信息化等技術運用，有助于提升事業單位會計檔案管理效率，實現對事業單位會計檔案資源的有效整合，更好地發揮會計檔案在事業為發展中的特殊作用。另一方面，事業單位會計檔案電子化管理也面臨著一些亟待解決的問題。特別是在事業單位會計檔案制度機制建設、人才培養、流程優化等方面還亟待完善和創新。

1 事業單位會計檔案管理內容與電子化管理的必要性

1.1 事業單位會計檔案電子化管理有助于提升會計檔案管理效率

當前隨著現代信息技術的不斷發展，與事業單位會計檔案管理工作實現了深度融合，事業單位在會計檔案管理過程中可以借助大數據、云計算、人工智能等手段，形成功能齊全的事業單位會計檔案管理平臺，將事業單位會計檔案信息收納到大數據庫之中，實現大數據庫與事業單位會計檔案管理平臺的有效互動，對事業單位會計信息進行系統分析，科學管理和高效利用[2]。在這一過程中，隨著越來越多先進技術的融入，事業單位會計檔案電子化管理水平會越來越高，相應的，檔案管理人員對事業單位會計檔案管理平臺和相關技術運用也會越熟練，在事業單位會計檔案電子化管理過程中人機配合也會越來越默契，這在客觀上會提升會計檔案管理效率，實現事業單位會計檔案管理與電子信息技術的深度融合。

1.2 事業單位會計檔案電子化管理有助于轉變傳統檔案管理模式

傳統事業單位會計檔案管理主要采取人工管理方式。在管理過程中紙質檔案仍然占據絕大部分，傳統檔案管理的局限性難以在短時間內打破。而隨著現代信息技術與會計檔案管理的深度融合，會計檔案管理人員可以依托多種設備對事業單位會計檔案進行全流程電子化管理，不僅能有效節省成本，也有助于推動事業單位會計檔案電子化管理發展，解決傳統人工管理模式帶來的弊端。會計檔案電子化管理會借助數字成像、數據庫、多媒體等技術實現對傳統紙質檔案資源的數字化轉型，并利用事業單位會計檔案管理平臺，最大限度對會計檔案信息資源進行高效整合和共享。云環境背景下，會計檔案管理人員還可以將重要的會計檔案信息存儲到云端，既能夠有效保證會計檔案信息資源得到合理利用，也能夠維護會計檔案信息安全，降低會計檔案管理人員工作負擔，最大限度地實現對會計檔案信息資源的合理利用和開發。

1.3 事業單位會計檔案電子化管理適應新時期檔案管理事業發展需要

隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案管理事業也正在向數字化、信息化方向邁進。事業單位會計檔案電子化管理作為檔案事業重要組成部分，理應順應時代發展趨勢。從這一層面看，事業單位會計檔案電子化管理具有其現實的必要性和緊迫性。一方面，事業單位會計檔案電子化管理，能夠為事業單位戰略決策和未來發展提供全面系統的會計檔案信息[3]。另一方面，隨著事業單位會計檔案電子化管理不斷深入，也能夠對事業單位會計檔案電子化管理的相關經驗進行總結，提煉出很多好經驗和好辦法，進而助力檔案管理事業發展。事業單位檔案管理人員在實踐過程中也會對會計檔案電子化管理相關問題進行思考，主動地轉變檔案管理里也優化檔案管理方式，圍繞事業單位會計檔案電子化管理目標主動引進更多元的信息技術手段，滿足事業單位會計檔案電子化管理的應用需求，進一步增強事業單位會計檔案電子管理質量。

2 事業單位會計檔案電子化管理現狀及存在的問題

2.1 會計檔案電子化管理成本較高

傳統事業單位會計檔案管理模式費用主要來源于庫房管理費用和人工費用。而隨著事業單位會計檔案電子化管理，需要事業單位為會計檔案電子化管理引進先進技術，為會計檔案電子化管理搭建基礎設施，營造安全環境，加強人員培訓，這些方面都需要大量的資金投入，這些投入并不是一勞永逸的，隨著會計檔案電子化管理的不斷推進，相應的會計檔案電子化相關技術也需要更新，后期投入的費用會逐年增加，所產生的相應費用需要事業單位來承擔。加之事業單位會計檔案管理成本除了硬件設施、人員以外，還需要對原有的會計檔案管理模式、機構和人員崗位職能進行調整，在這一過程中需要事業單位會計檔案管理人員與具體工作進行重新配置，一旦人員專業素質不達標，還需要外部引入人才，相應也會增加會計檔案電子化管理人力成本。因此，在推進事業單位會計檔案電子化管理過程中要充分考量會計檔案電子化管理所需要的各項成本，一定要在事業單位自身所承擔的范圍之內，有步驟推進會計檔案電子化管理相關工作。

2.2 管理體系不健全存在安全隱患

事業單位會計檔案電子化管理推進過程中，容易出現制度機制建設不健全以及相關安全問題。一是當前針對會計檔案電子化管理制度機制建設落后。由于制度機制建設落后，事業單位會計檔案管理的崗位劃分不夠明確，在具體推進會計檔案電子化管理過程中難免會出現隨意性問題，導致整個會計檔案電子化管理流程不規范，數據容易出現丟失或主觀人為破壞等問題。二是會計檔案電子化管理缺少具體標準。無論是對會計檔案信息收集，還是與其他單位進行會計檔案信息共享都需要嚴格的制度規范和相應的技術標準，才能夠有效地避免在會計檔案信息傳遞過程中因標準不同造成的數據不兼容或數據丟失問題。三是對會計檔案電子化管理缺少日常維護。會計檔案電子化管理是一項長期性工作，在日常管理過程中如果沒有對系統及時地進行更新和維護，難免會出現安全漏洞，既不利于會計檔案信息安全，也會影響會計檔案管理平臺的正常運轉。

2.3 檔案管理人員專業水平和勝任力有待提升

目前事業單位會計檔案電子化管理過程中，檔案管理人員的專業水平和勝任力并沒有達到電子檔案管理的切實訴求。一方面，當前從事單位會計檔案管理人員來源復雜，一部分是事業單位年齡偏大人員調整工作崗位來到檔案管理部門，隨時準備退休，這部分人員工作主動性和積極性不足，認為單位安排檔案崗位就是要準備隨時退休，相應地在具體工作安排和人員調動方面出現了諸多阻礙。另一部分事業單位檔案管理人員是由其他科室調配而來，這些檔案管理人員對會計檔案電子化管理缺乏正確認識，也沒有必要的專業知識和專業技能。因此，無論是在事業單位會計檔案電子化管理創新方面，還是在具體工作開展方面都存在著人手不足，力量薄弱的現實。同時事業單位會計檔案管理工作崗位十分有限，要想從外部吸納新鮮血液，就需要解決編制問題。但由于編制有限，因此要想從外部引進人才也困難重重，從目前的檔案管理人員的專業水平和勝任力角度看還有極大的提升空間。

3 事業單位會計檔案電子化管理的優化策略

新時期，在推進事業單位會計檔案電子化管理過程中，一方面，要充分認識到會計檔案電子化管理的現實必要性和重要性，制定嚴密科學的事業單位會計檔案電子化管理推進實施戰略，進一步明確事業單位會計檔案電子化管理推進的重點和難點，通過成立領導小組，自上而下地對事業單位會計檔案電子化管理工作加以落實和推廣[4]。另一方面，在具體實施過程中，要重視現代信息技術對事業單位會計檔案電子化管理產生的深刻影響，圍繞事業單位會計檔案電子化管理的實際需要，完善制度機制和技術標準，為事業單位會計檔案信息收集整理、開發利用和共享提供全面的技術支撐和標準支持，確保事業單位會計檔案信息能夠得到合理開發和利用，同時要加強對事業單位會計檔案管理人員的教育培訓，進一步提升事業單位會計檔案管理人員的專業水平和勝任力，更好地滿足新時期事業單位會計檔案電子化管理的實際需要。

3.1 自上而下實施和推廣

事業單位要將會計檔案電子化管理作為一項戰略工作加以落實，在具體實施過程中需要主要領導給予足夠關注，成立事業單位會計檔案電子化管理工作領導小組，由單位主要負責人擔任組長，事業單位各部門主要負責人為工作領導小組成員，對當前事業單位會計檔案電子化管理相關工作進行集體研究和系統推進。事業單位會計檔案電子化管理工作領導小組要下設辦公室，具體負責工作領導小組的各項政策執行。事業單位會計檔案電子化管理工作領導小組每月要定期召開專門會議，重點研究事業單位會計檔案電子化管理在推進過程中存在的問題，全面統籌事業單位會計檔案電子化管理工作[5]。一方面，要圍繞事業單位會計檔案電子化管理工作實際需要，加強一線調研，為相關工作推進做好前期準備，購進先進的硬件設施和軟件系統，為事業單位會計檔案電子化管理工作的順利推進提供扎實的物質保障。另一方面，要加強與其他單位交流互動，在人員、技術等層面探討心得和方法，將好經驗、好辦法融入到事業單位會計檔案管理工作之中，進一步提升事業單位會計檔案電子化管理質量。

3.2 健全會計檔案電子化管理標準

新時期，在推進事業單位會計檔案電子化管理過程中，要將健全會計檔案電子化管理標準作為推進事業單位會計檔案電子化管理的重要內容之一。在會計檔案電子化管理標準制定過程中既要主動參考上級部門關于會計檔案電子化管理的相關技術要求，也要在現有的制度機制基礎之上完善電子會計檔案管理標準，對電子會計檔案收集范圍、移交流程、存儲備份、讀取利用等相關領域制定相應的接口標準和存儲標準。確保事業單位會計檔案信息的可靠性、可讀性和真實性。一是要明確事業單位會計檔案電子化管理標準建設重點[6]。要圍繞事業單位會計檔案信息收集、檔案信息移交、檔案信息日常管理、檔案信息查詢下載、檔案信息共享等方面完善相應技術標準，為相關技術落實提供具體參考，切實保障事業單位會計檔案信息安全。二是要嚴格落實電子簽名制度，強化程序，嚴格審核格式和時間，切實保障會計檔案信息的完整性和真實性。三是要建立會計檔案安全管理制度，要求會計檔案管理人員要嚴格按照會計檔案數字化安全管理相關制度開展工作，防堵風險漏洞，切實保障檔案信息安全。

3.3 提高會計檔案工作人員勝任力水平

事業單位會計檔案電子化管理需綜合檔案管理人員作為保障。一是事業單位主要領導要對會計檔案管理工作人員的選用給予足夠重視，要充分認識到推進事業單位會計檔案電子化管理的重要性，（下接第80頁）

（上接第74頁）不能隨意占用檔案管理部門編制，要根據事業單位會計檔案電子化管理的實際需要盡量在人才選拔、編制使用等方面向檔案管理部門傾斜，給予事業單位會計檔案管理工作更大支持。二是要加強對事業單位會計檔案管理人員勝任力培養。要求事業單位會計檔案管理人員有專業的會計知識。也要掌握必要的檔案管理理論和信息素養。在具體培訓過程中，要將通信技術、電子檔案管理技術、網絡技術作為培訓重點，緊跟國家關于會計檔案電子化管理的最新政策要求，不斷地更新事業單位會計檔案管理人員知識結構和理念，切實提升會計檔案管理人員的工作能力和水平。三是要加強對事業單位會計檔案管理人才引進力度。隨著事業單位會計檔案電子化管理愈加重要，需要足夠的人員完成相關工作，因此事業單位要定期拿出足夠編制，面向社會廣納賢才，吸引高素質綜合型人才參與到事業單位會計檔案電子化管理工作之中，為相關工作開展提供扎實的人才保障。

總之，新時期，隨著國家對事業單位會計檔案管理工作不斷重視，事業單位自身也應該主動變革，充分認識到現代信息技術發展對事業單位會計檔案管理工作產生的影響。要圍繞事業單位會計檔案管理工作實際搶抓機遇，乘勢而為，在思想上要改變對事業單位會計檔案電子化管理的傳統認知，進一步明確事業單位會計檔案電子化管理的重點和難點，明確會計你檔案具體崗位職責分工，細化事業單位會計檔案電子化管理具體制度機制，積極與兄弟單位交流經驗，加大對事業單位會計檔案管理工作支持力度，充分發揮制度機制的引領性作用，加大人才培養力度，為事業單位會計檔案電子化管理提供全方位的支持。

參考文獻

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[6]蔡盈芳.會計檔案電子化管理背景、現狀、難點及有關建議——在中國檔案學會電子會計檔案管理研討會上的發言[J].檔案學研究，2018（04）：78-81.

作者簡介：任榆琴，陜西省榆林公路管理局黨辦副主任、館員，研究方向：事業單位財務檔案管理和人事檔案管理。