數字化時代高校檔案管理人員職業能力提升對策研究

摘 要：為適應檔案管理數字化建設的需求，高校必須提高檔案管理人員綜合素質，尤其是提升其文字運用、語言表述能力與非線性編輯軟件使用能力。本文針對目前高校檔案數字化管理現狀與問題，提出具有針對性的對策：一是高校領導和檔案管理人員要轉變觀念，充分認識數字化檔案管理的重要性；二是要加強繼續教育與培訓，提升檔案管理人員適應數字化發展的專業技能；三是要加強績效考核，完善數字化檔案管理工作；四是要加快制度創新，打造高素質人才隊伍。

關鍵詞：檔案數字化；檔案管理人員；職業能力；高校

一、 提出問題

隨著科技的不斷進步，尤其是近年來出現的新興科技，如云運算、物聯網、區塊鏈、 AR虛擬現實、大數據、人工智能等，推動了檔案管理向云端化、數字化、智能化方向發展。可以預見，在數字化時代，高校檔案管理工作的對象、方式、內容以及管理思想都將發生深刻的變革，這對高校檔案管理人員提出了新挑戰。高校檔案管理人員必須提升自身的核心能力，尤其是數字化管理能力。基于數字化時代背景，本文探討檔案管理數字化發展所產生的影響，并構建高校檔案管理人員的專業核心能力體系，闡述高校檔案管理存在的一般性問題，應數字化時代的到來，改進與提升高校檔案管理水平。

二、檔案管理數字化及其影響

檔案管理數字化是利用現代網絡信息技術，對高校在發展過程中形成的一系列有保存價值的檔案信息，經過歸納、整理之后，儲存在計算機網絡之上，以數字代碼的形式形成的檔案資料。顯然，數字化技術與發展使得高校檔案得以用數位形式產生、復制及儲存，對高校檔案管理帶來一系列復雜的影響，主要體現在以下數字化檔案的保存和應用兩大方面。

1.數字化對檔案保存的影響

（1）對實體檔案保存的影響

數字化對于實體檔案的保存，主要有以下影響：一是數字化檔案能有效保護實體檔案，降低檔案使用帶來的各種損傷。顯然，采用數字化檔案后，實體檔案可以放置在檔案庫房中，主要通過數字化影像提供使用者閱覽與復制。在必要時使用者可以調閱檔案原件，這樣就可以大大減少檔案原件的使用率，最大程度減少檔案原件的損傷。二是減少實體檔案調閱數量與人力。在檔案數字化后，只要有3C產品連接網絡，使用者即可上網查詢檔案目錄，進而在線瀏覽或打印檔案全文影像，可減少檔案管理人員的工作負荷。三是有效節省檔案存儲空間。電子檔案存儲主要是通過計算機，其存儲數量巨大。大量使用電子化檔案，將減少紙本檔案與實體檔案，將大大改變檔案存儲空間。四是改變典藏的思考重點。在數字化檔案未產生之前，檔案管理人員特別注重實體檔案的保存。由于數字化文書檔案不具有實體形式，而是通過計算機進行保存和使用，檔案管理人員更注重電腦硬件和軟件如何有效結合，以提高檔案信息的可靠性。

（2）對數字化檔案保存的影響

以數字形式儲存的文書檔案，主要有兩種方式：一種是非原生數字化檔案，即以數字化技術為實體檔案另行復制其數字化物件；一種為原生之數位檔案，即文書檔案之產制直接是以數位形式儲存，并需借助計算機系統檢索使用的文書檔案。這兩種保存方法各有利弊，需要檔案館從實體保存、功能保存、組織保存三方面進行考慮。

2.數字化對檔案應用的影響

檔案管理的最終目的是向社會各界提供應用，以此充分發揮檔案的價值。在數字化時代，檔案應用服務應該如何開發，是一個值得關切的問題。通過對高校檔案館調研，發現各高校提供的整體應用服務主要有展覽、參考服務、微縮閱覽、計算機檢索、復印服務、閱覽、導覽等。其中，計算機檢索是各單位均有提供的服務項目。各高校在將檔案數字化后，多數建有檔案或目錄與數位檔案全文影像系統，因此，在高校設置計算機提供到館使用者檢索目錄或調閱數位檔案全文影像。整體而言，數字化后的文書檔案，更能使檔案應用服務突破傳統方式，提供更便利的服務，產生更好的效益。

三、數字化對高校檔案管理人員職業能力的新要求

職業能力是在20世紀70 年代提出的一個概念，意指做好某一職業所必備的知識、態度和技能。檔案管理作為一項職業，其從業人員必須具備相應的條件。對此，認為檔案管理人員應具備扎實的知識基礎、合理的知識結構，具有良好的心理素質、道德素質、創新意識、創新思維和信息素養等，以及實踐應用能力、溝通能力和自主學習等核心能力。

傳統的檔案管理工作，除了辦理檔案展覽外，幾乎都是用戶提出申請調閱檔案，管理人員為其提供調閱服務，由此可見，檔案工作多屬于靜態文書作業。因此，對高校檔案管理人員的能力要求主要是了解檔案管理要求以及掌握檔案管理技術，如分類、裝訂、裝盒、著錄、復印、傳真等，其技術含量和創新要求并不高。進入數字化時代，高校檔案管理工作將融入更多信息技術元素，這對高校檔案管理人員的職業能力提出新要求，主要體現在以下三個方面：

1.較強的文字運用與書面語言表述能力

在檔案管理中，最基礎的工作是檔案編目工作，是實現檔案高效檢索的前提條件。在檔案管理數字化時代，檔案數量劇增，對檔案編目工作提出更高要求。因此，檔案管理人員必須具備較強的文字運用和語言表述能力，才能準確、高效地做好檔案編目工作。數字檔案編目包括切分與著錄兩項，文字檔案只有著錄一項。從實踐來看，二者雖然都要求著錄，但具體要求存在較大差別。一般來說，文字檔案的著錄相對比較容易，需要著錄的主要內容在檔案上基本都有，管理者只需照抄或稍做總結即可。數字檔案著錄較為復雜，需要管理者自己去概括需要填寫的題名項、主題項和描述項，這就需要管理者必須具有較強的文字運用和語言表述能力。

2.非線性編輯軟件的使用能力

非線性編輯技術是一種應用于音視頻編輯的后期處理技術。非線性編輯技術既需要硬件，也離不開軟件的支撐。目前，已經開發出若干非線性編輯軟件，如非線性編輯軟件Edius6.0。數字化檔案的制作和使用需要檔案管理人員熟悉使用編輯軟件的能力。目前，市場上有多種編輯軟件，對于檔案管理人員來說，至少要熟練掌握一種常用的編輯軟件，尤其是音頻編輯軟件和視頻編輯軟件，如神奇變音器 Amazing Slow Downer、變聲專家、Adobe Audition CS6、Canopus Edius 非線性編輯軟件等等。

3.具有一定的創新能力

在檔案發展史上，檔案數字化發展是一種巨大的進步，本身也是檔案管理創新的體現。對于高校檔案管理人員而言，要應用數字化技術保護和開發檔案，這本身就要求檔案管理人員必須具有一定的創新能力。檔案管理人員應積極利用新技術手段，如新的視聽技術，將普通的檔案材料進行加工，表達出新的主題，挖掘檔案的時代價值，是對檔案管理人員創新能力的挑戰。

四、高校檔案數字化管理中的主要問題

數字化檔案系統建設是高校“數字化校園”建設的重要組成部分。隨著“數字化校園”的加速推進，檔案數字化工作變得尤為重要。目前，大多數高校（尤其是普通院校）檔案數字化工作十分滯后，遠遠不能滿足“數字化校園”的要求。高校檔案數字化管理中存在如下主要問題：

1.對檔案數字化管理認識落后

目前，多數高校不重視檔案管理工作。一是學校領導對檔案管理工作重視程度不高，多數停留在口頭重視，缺乏實際行動；二是高校檔案館自身管理理念滯后，缺乏科學有效的績效考評和獎勵機制；三是檔案工作人員自身工作懈怠，對檔案數字化工作積極性不高，也缺乏相關的技術學習。上述狀況導致高校檔案數字化管理進展不力，很難滿足“數字化校園”的建設要求，制約“智慧校園”的建設。

2.缺乏檔案數字化經費投入

檔案管理數字化是一個系統工程，需要購置專門的硬件設備、管理軟件及相關配套設備，還需要專業的公司進行設計，需要較大經費投入。目前，很多高校由于財政困難，在檔案管理數字化建設上缺乏足夠的資金投入。一是一些高校基本上不投入，其經費僅用于維持檔案管理部門的日常工作；二是分期投入，有錢就做一部分檔案數字化工作，資金短缺就暫停，缺乏整體規劃與協調；三是由于檔案數字化系統運行成本高，不愿意更新和維護，就沿用老版系統，導致嚴重滯后于技術的發展，運行過程中存在諸多不足。

3.檔案數字化管理體制不完善

數字化對包括高校在內的各類組織管理帶來巨大沖擊，目前，許多高校并沒有在體制方面進行必要的變革，滯后于數字化時代的要求。檔案管理作為高校管理的重要環節之一，必然與高校整體管理相匹配，很難單獨進行改革。從實踐來看，目前，大多數高校尤其是一般普通院校，在管理制度方面基本沒有考慮到數字化檔案工作的特殊性和技術性，沿用傳統的管理體制，大大影響數字化檔案管理人員的積極性，亟待進行管理制度改革。

4.檔案管理人員缺乏數字化管理能力

檔案管理數字化需要檔案管理人員必須具備數字化管理能力。從調研來看，目前，大部分高校的檔案工作人員是不具備相應的數字化管理能力的，尤其是缺乏標準的數字化檔案制作能力，對相關的軟件不熟悉，尤其是軟件目前更新較快。大部分檔案館工作人員缺乏相關技能的培訓，坐等專業人員來負責制作，這既增加檔案管理成本，也降低檔案管理效率。

五、提升高校檔案管理人員數字化能力的基本對策

1.更新觀念，提高對檔案管理數字化的認識程度

首先，作為高層管理的主管領導要更新觀念，充分認識到檔案數字化管理對于高校建設的重要意義，把檔案數字化作為“智慧校園”重要組成部分，在資金、人才等方面加大建設力度，有效提高檔案業務處理效率，提升學校的整體管理水平。其次，高校檔案工作人員自身要轉變觀念，主動適應數字化時代的到來，要積極學習檔案管理新技術，不斷提高自身業務水平與技能，尤其是強化對數字化技術的學習。

2.加強繼續教育與培訓，提升檔案管理人員適應數字化發展的專業技能

毫無疑問，大多數檔案管理人員的知識和技能已經老化，不能適應檔案數字化的發展需要。盡管近年來有部分數字化人才補充到高校檔案隊伍中來，但遠遠不能滿足檔案數字化發展的需要。

目前，高校檔案人員呈現出“三多三少”的發展局面：一是做事務性業務的人才較多，力求創新的人才較少；二是掌握計算機基礎知識和檔案管理軟件知識的普通操作型人才較多，能夠進行系統開發、程序維護和咨詢的信息導航型的人才少；三是掌握檔案、歷史或法律的單一型人才較多，能夠既掌握檔案專業知識又具備計算機等相關知識的復合型人才少。因此，高校檔案管理人員必須加強繼續教育，提高素質，才能適應檔案管理數字化工作要求。

3.基于數字化檔案管理工作性質，完善績效考核制度

高校要加強績效考核。目前，許多高校現有績效考核未能考慮數字化檔案管理人員的特殊性，平均主義和大鍋飯現象嚴重，需要調整績效管理制度。高校要進一步完善檔案管理流程，細化每個環節，完善數字化管理職能，統籌好數字化檔案管理的基本流程，促使相關管理人員做好數字化檔案管理，提高工作效率。

4.加快制度創新，打造高素質人才隊伍

高校檔案走向數字化已是大勢所趨。目前，各個高校檔案管理數字化工作進展不一，需要根據實際情況，加強檔案管理人員的數字化檔案管理制度。一是要構建一個完善的數字化檔案管理制度，創新數字化檔案管理體系；二是突出獎勵制度建設，對數字化檔案管理做出貢獻者予以獎勵；三是關注檔案管理人員的薪資問題，合理調整，促使員工主動提升數字化檔案管理技術水平。

針對目前高校中普遍存在的數字化檔案人才不足問題，在做好內部挖潛的同時，大力做好高層次數字化人才的引進工作，為其提供良好的工作條件和環境，并做好引進人才的考核。與此同時，各個高校應積極整合全校力量，并持續加大資金投入，保證數字化檔案建設有充足的資金保障。

六、結語

數字化檔案時代已經到來，高校檔案管理必須迎接這一挑戰，也對高校檔案管理人員提出了新的要求。高校檔案管理部門要提高認識，轉變觀念。要重視培訓，提升高校檔案管理人員的數字化檔案管理水平。要積極打造高素質的數字化檔案人才隊伍，制定有效的數字化檔案人才管理制度和策略。要加大資金投入，并合理分配資金，努力提高資金使用效率。

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（作者單位：海南師范大學檔案館）

作者簡介：劉淑玉（1969—），女，漢族，遼寧綏中人，碩士學位，副研究館員，現任海南師范大學檔案館綜合檔案部主任，研究方向：檔案管理。