淺談園林綠化工程建設檔案管理存在的問題及對策

摘 要：近幾年來，我國生態(tài)文明建設發(fā)展進程加快，各級政府認識到改善環(huán)境、保護生態(tài)的重要性，從而提高了環(huán)境保護力度，園林綠化行業(yè)得到積極發(fā)展，因此，園林綠化檔案管理工作也受到極大重視。園林綠化工程檔案管理就是將園林綠化過程中形成的聲像、文字等材料進行歸納和儲存，是園林綠化工程竣工驗收的前提，也能為園林綠化工程的維護、擴建、改建等提供重要依據(jù)。園林綠化檔案管理作為一項基礎工作，其管理的科學性、有效性、規(guī)范性直接影響著園林綠化工作的整體質量，是促進園林綠化事業(yè)發(fā)展的基礎。園林綠化工程建設能夠為城市居民提供舒適、安全、良好的居住環(huán)境，因此，為了提高園林綠化工程建設效果，就要做好園林綠化工程建設的檔案管理，針對檔案管理中存在的問題進行分析，制定合理的解決對策。目前，雖然園林綠化工程建設檔案管理工作獲得了一定的成果，但是依然存在很多的問題亟待解決。

關鍵詞：園林綠化工程建設；檔案管理；存在問題；解決對策

園林綠化工程檔案管理對促進城市綠化工程的建設具有重要意義，有利于提高城市的宜居性。園林綠化工程檔案具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、動態(tài)性的特點，在宜居城市建設中發(fā)揮著經濟、社會等方面的價值。隨著生活水平的提高，人們對城市環(huán)境綠化水平也提出了更高的要求。在這樣的社會背景下，園林綠化工程建設也受到廣泛關注，在各個城市化建設中推廣并應用。當前的園林綠化工程檔案管理工作依然存在著管理制度不完善、管理人員專業(yè)水平不足、檔案資料不完整等問題，不僅無法為后期綠化工程建設奠定基礎，也無法提高園林綠化工程建設質量。只有針對園林綠化工程檔案管理中存在的問題進行分析，才能保證園林綠化工程建設水平，為城市化發(fā)展提供助力。

一、園林綠化工程檔案管理的應用價值

園林綠化工程檔案作為園林綠化工程建設和發(fā)展中形成的產物，是對具有保存價值的文字、圖片、聲像等專業(yè)載體的記錄。

1.有利于提高園林綠化工程的建設質量

園林綠化工程檔案管理就是從本質上記錄生態(tài)文明發(fā)展歷程，提供有價值、可參考的園林綠化建設成果，致力于提高園林綠化建設質量。比如，在種植某種植物的時候，園林綠化部門可以從檔案中了解該植物的特點、價值、生長環(huán)境要求等，并且也能對植物在園林綠化中應用現(xiàn)狀有基本的掌握，為后期園林科研生產活動的開展奠定基礎。

2.有利于提高園林綠化工程建設的經濟效益

對園林綠化部門來說，不管是新建工程還是改建工程，都需要應用園林綠化工程檔案。園林綠化工程建設的資金投入量較大，成本核算嚴格，參考現(xiàn)有的園林綠化工程建設成果可知，根據(jù)園林綠化種植條件、種植方案制定合理的改建或擴建方案，有效節(jié)約了資金。比如，某園林綠化擴建工程部門發(fā)現(xiàn)了以往同類工程的檔案資料，對新建工程的建設發(fā)揮著指導意義，因此，在園林綠化工程檔案管理部門的幫助下制定了合理的施工方案，節(jié)省了工程建設資金。由此可見，園林綠化工程檔案管理工作對提高園林綠化工程的經濟效益有重要意義。

二、園林綠化工程檔案的特點

1.系統(tǒng)性

園林綠化工程檔案是對園林綠化工程真實的記錄，在工程建設階段，如籌劃、設計、施工、驗收、維護等階段都會產生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)聯(lián)系緊密、環(huán)環(huán)相扣。例如，某園林綠化工程的籌劃方向直接決定了工程的設計思路，設計思路也會影響后期的施工、驗收、維護方案等，各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和信息都對下一環(huán)節(jié)產生一定的影響。因此，檔案管理的系統(tǒng)性決定了園林綠化工程檔案能夠真實地將城市建設的方向和過程記錄下來。

2.專業(yè)性

各種園林綠化工程最終都是為了促進本地城市化建設，因此，需要制定符合城市發(fā)展的設計思路、發(fā)展理念以及技術標準。園林綠化工程從籌備、施工到維護階段，每個環(huán)節(jié)都會涉及一些專業(yè)的知識和信息。園林綠化工程運行基礎上形成的檔案必須由具有專業(yè)園林知識的檔案人員進行收集、保管和使用，也只有這樣才能保證檔案資料全面收集、整理具有邏輯性，提高檔案的應用價值。

3.實效性

園林綠化工程的建設，最終產品不是鋼筋水泥的公共設施，更多的是花草、樹木、湖泊等，而這些產物處于不斷變化過程中，因此，園林綠化工程檔案管理要想保證記錄的有效性、真實性，就要定期進行觀測和研究，從而保證檔案信息及時更新。因此，園林綠化工程檔案作為一項實效性較強的工作，是由于其檔案本身就具有特殊性，檔案管理工作需要形成回看機制，無法一次性做到位。

4.動態(tài)性

園林綠化檔案相比其他工程檔案有很大不同，具有動態(tài)性的特點。這是由于園林綠化檔案的形成無法一次性完成，是隨著園林項目的推進，將產生的信息制作成檔案，同時，園林項目檔案隨著工作需要被調取，從而也形成了新的檔案內容需要進行完善，因此園林綠化工程檔案具有極強的動態(tài)性，是一項復雜、艱巨的工作。

三、園林綠化工程建設檔案管理存在的問題

1.缺乏完善的檔案管理制度

在園林綠化工程實踐中，很多單位依然采取傳統(tǒng)的管理手段，由工作人員口頭傳達各種綠化工程資料信息，然后將其記錄在園林綠化工程的檔案中進行保存、整理、使用，沒有針對檔案工作內容制定合理的管理機制。一些單位雖然制定了管理制度，但是未能對其進行完善和優(yōu)化，導致檔案管理缺乏科學性、合理性，最終阻礙園林綠化工程檔案管理工作的開展。并且，由于檔案管理人員流動性較強，若是發(fā)生人事變動則管理標準也需要做出調整，導致檔案管理效率受到阻礙。園林綠化建設單位未能制定檔案保密制度，也未能明確規(guī)定檔案保管的期限，導致檔案管理中存在很多保存價值較低的資料，一些重要的資料容易發(fā)生丟失、遺漏。由于園林綠化工程涉及很多專業(yè)知識，若是無法對檔案管理給予專業(yè)要求并且制定有效的管理制度，不僅會導致檔案管理存在很多問題，也會導致檔案管理效率降低，影響檔案管理質量。

2.園林綠化工程檔案管理人員綜合素質較差

園林綠化工程檔案管理工作中，通常都存在著檔案管理人員素質較差的問題，綠化單位未能對檔案管理人員進行專業(yè)的技術培訓，因此很多檔案管理人員對工程承包方式、合同簽訂等內容不夠了解，也無法吃透檔案管理制度，從而導致園林綠化工程檔案管理工作非常混亂，甚至出現(xiàn)了檔案管理人員身兼數(shù)職的情況，檔案管理員無法全身心完成檔案管理工作，導致檔案管理工作僅是收集資料，未能對資料內容進行整理和分類，在查找的時候遇到很多困難。

3.園林綠化工程建設檔案資料不夠完整和規(guī)范

園林綠化工程建設檔案的歸檔需要保留文件原件，不過，很多單位無法收集園林工程施工設計圖紙、施工方案、施工技術等資料，導致工程建設的內容、深度、范圍無法滿足園林綠化工程建設的要求。同時，園林綠化工程建設檔案的文件需要進行專業(yè)記錄，要求筆跡、圖樣都清晰、完整，同時還需完整的蓋章手續(xù)。不過在實際的園林綠化工程建設中，很多單位都忽略了這一問題。第一，未能嚴格按照要求執(zhí)行，導致檔案文件的書寫不符合規(guī)定，從而導致園林工程資料缺乏規(guī)范性。第二，竣工資料、圖紙資料存在缺失，從而導致園林工程檔案資料不具有法律效應。第三，立卷未能按照統(tǒng)一標準進行細分和完善，歸檔使用的表格樣式、規(guī)格不同，最終導致園林綠化工程檔案資料混亂，缺乏邏輯性。

4.檔案資料收集難度大

園林綠化工程涉及專業(yè)知識較多，很多都是多項組合而成的，只有協(xié)調好假山、水景、建筑等才能保證園林綠化工程建設質量，提高園林綠化工程的美觀度。不過，由于園林綠化工程量較大，會在建設中產生很多文件資料，而工程較為分散且檔案管理人員的管理意識不強，導致在收集資料的時候經常會出現(xiàn)遺漏的情況。

5.缺乏對檔案管理的重視，未能制定有效的保障機制

園林綠化部門不重視檔案管理工作，無法認識到檔案管理工作在園林綠化工程建設中的重要性，僅僅認為檔案管理是一項基礎工作，從而無法對其投入更多的資金、精力，最終導致檔案管理設施簡陋，甚至沒有一個專門的檔案室，造成檔案管理分散，檔案資料的安全性無法保證的局面。并且，由于檔案管理人員配備上出現(xiàn)問題，很多園林綠化部門未能配備專業(yè)的檔案人員，一名人員身兼數(shù)職的情況比較普遍，導致檔案管理的質量無法保證，檔案資料也無法實現(xiàn)有效的管理和分類，檔案資源無法發(fā)揮自身價值，得不到充分利用。一些單位就算配備了專門的檔案管理員，但是并非專業(yè)人才，綜合素質較差，無法滿足新時期下對園林綠化工程檔案管理工作的要求。

6.管理不規(guī)范，管理手段落后

園林綠化工程的復雜性一定程度上提高了園林綠化工程檔案管理的難度，對檔案的形成、管理都提出了更高的要求。由于園林綠化工程施工單位交叉、施工人員業(yè)務能力與責任意識有差異，導致施工中產生大量的文件重疊、混淆，甚至一些文件未履行審批手續(xù)就落實，檔案資料形成不夠規(guī)范，內容也不夠完整。還有的園林綠化單位的檔案信息化管理水平較差，依然采取傳統(tǒng)的檔案管理手段，檔案數(shù)字化水平不高，無法實現(xiàn)資源共享，不利于檔案資源管理效率和開發(fā)利用效率的提高。園林綠化檔案無法形成層級分明、責任明確的管理體系，從而會嚴重影響園林綠化檔案的質量和檔案管理效率。

四、加強園林綠化工程建設檔案管理水平的對策

1.改變管理意識，促進管理模式的創(chuàng)新

園林綠化部門需要提高對檔案管理的重視度，積極創(chuàng)新檔案管理模式，全面、準確地認識檔案管理工作，了解檔案管理在園林綠化工程建設中的價值，提高在園林綠化建設市場中的核心競爭力。在園林綠化建設的經營和管理中，不僅需要高水平、高標準完成相應指標，還需要加大資金投入力度，從而提高檔案管理效果，為具有良好的競爭能力奠定基礎。園林綠化檔案管理部門需要積極轉變自身的工作方式，從被動管理變?yōu)橹鲃庸芾恚瑥亩玫剡m應園林綠化工作的狀態(tài)，加強與市政、規(guī)劃、文保部門的合作，尤其是要深入一線施工現(xiàn)場進行檔案管理工作指導，保證檔案資料收集的完整性、準確性等。園林綠化工程施工階段，設計人員和施工人員有很大的發(fā)展空間，設計調整會隨時發(fā)生變化，因此，園林綠化部門要開展全面的追蹤服務，從而保證工程施工檔案管理的規(guī)范性和真實性。

2.加強全程監(jiān)督，做好檔案管理的整體把控

園林綠化檔案的管理需要對歸檔過程進行整體管控和監(jiān)督。文件材料收集貫穿在整個施工過程中，要保證檔案的準確度和完整性，就要關注工程的進度，進行動態(tài)追蹤。施工前，施工團隊需要全面、精準地勘察施工現(xiàn)場，可能會發(fā)生設計方案的變化，綠化檔案管理部門要積極參與，確定各個環(huán)節(jié)檔案收集的重點。（1）施工準備階段要收集施工許可證、開工報告等；（2）施工階段需要準備土方登記單、標高復核記錄、施工圖紙和技術交底等；（3）竣工驗收階段要收集竣工報告、工程成本核算、驗收產生的會議記錄和文件等。檔案管理部門要積極配合報關單位，將檔案資料做好妥善分類與管理，保證檔案資料能夠發(fā)揮自身價值。

3.構建完善的管理制度以及良好的管理體系

為了保證檔案管理團隊工作的積極性，調動每個員工的潛力，發(fā)揮每個員工的才華，就要對園林綠化檔案管理制度進行不斷優(yōu)化與完善。首先，構建良好的檔案管理體系、檔案管理理念，以對促進管理思維、管理功能的創(chuàng)新有積極影響。

例如，項目檔案材料形成、整理、歸檔等都要融入綠化工程的管理流程，并且要制定相應的管理機制，促進管理工作有序開展。其次，還要構建檔案管理的保密機制，促進檔案內容、檔案整體的安全性，對園林綠化檔案的入庫、借閱、開發(fā)制度等也要進行規(guī)范。通過完善的管理制度，能夠調動檔案管理人員工作的積極性，營造一個良好的工作氛圍。

4.加大投入力度，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

園林綠化部門需要加大在檔案管理方面的資金投入，購置先進的檔案管理設備，促進檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。首先，配備高性能打印機、掃描儀、計算機等設備，滿足檔案資源規(guī)范化管理要求，將信息技術與現(xiàn)階段的檔案管理措施結合起來，提高檔案信息化管理水平，構建一個園林綠化檔案的大數(shù)據(jù)共享平臺，提高檔案資料的利用率。其次，為了保證園林綠化檔案管理工作穩(wěn)定、有效、系統(tǒng)、全面開展，檔案管理部門要順應時代發(fā)展要求，對檔案管理人員加強專業(yè)的教育和培訓，從而構建一支業(yè)務精湛、綜合素質高的人才隊伍。

5.提高檔案管理人員的綜合素質

第一，檔案管理人員需要對檔案管理工作有全面的認知，認識到自身工作的重要性，能夠嚴格按照管理制度進行工作，發(fā)揮自身崗位優(yōu)勢，有效提高檔案管理的效率。第二，園林綠化單位要定期組織檔案管理人員進行管理知識培訓，針對管理制度、管理方法、園林綠化知識等進行繼續(xù)教育，不僅有利于提高檔案管理人員的專業(yè)能力，還能保證其準確進行檔案資料的歸檔、整理、保管等。第三，要組織檔案管理人員參加信息化培訓，培訓內容主要為檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件、軟件操作、信息化管理理論知識等，提高檔案管理人員使用現(xiàn)代化操作技術的能力。第四，檔案管理人員要提高自學意識，在工作之余積極學習檔案管理專業(yè)知識，掌握檔案管理制度和園林綠化相關知識，提高操作計算機等設備的能力，成為一名專業(yè)的檔案管理人才。

五、結語

園林綠化工程建設檔案管理是一項系統(tǒng)、專業(yè)的工作，只有保證檔案管理的科學性、規(guī)范性，才能有效提高檔案管理工作水平，充分將檔案管理工作的價值發(fā)揮出來，為園林綠化工程建設提供有價值的數(shù)據(jù)，促進園林綠化工程健康發(fā)展，對促進城市化發(fā)展和精神文明建設有重要意義。

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（作者單位：南寧市南湖公園）

作者簡介：曾慶靜（1984—），女，漢族，廣西梧州人，本科，館員，研究方向：園林檔案。